La implantación de sistemas afecta a toda la organización, y las personas están en el centro de estos cambios. En los últimos 40 años, FreeBalance ha aprendido muchas lecciones sobre la importancia de la gestión del cambio en Planificación de recursos gubernamentales (GRP). Mientras que la Gestión de Proyectos es responsable de la entrega del sistema, la Gestión del Cambio gestiona el lado humano del cambio que conlleva el sistema. Para garantizar el éxito, FreeBalance aboga por la integración de la Gestión del Cambio con la Gestión de Proyectos.
La implantación de un Sistema Integrado de Información de Gestión Financiera (SIGIF) como el FreeBalance Accountability Suite™ va más allá de cambiar los sistemas informáticos. Se trata de una empresa transformadora que incluye procesos rediseñados, funciones laborales revisadas, cambios normativos e incluso una posible reestructuración organizativa. El impacto no recae en la tecnología, sino en las personas que utilizan y manejan el sistema. El cambio gestionado es crucial para crear conciencia, activar el deseo, transferir conocimientos y demostrar capacidad y competencia. Esto facilita una adopción más rápida y la utilización final del sistema.
Las personas son los usuarios finales de todo nuevo sistema y prepararlas para el cambio es clave para acelerar el retorno de la inversión, acortar el plazo para lograr beneficios organizativos, alinear los plazos y evitar retrasos en la finalización del proyecto.
Enfoque de FreeBalance
Las implantaciones de sistemas de FreeBalance incorporan nuestra metodología de implantación certificada por ISO - A-i3+qM™. Tras haber implantado sistemas en más de 25 países, comprendemos la resistencia a la que se enfrentan este tipo de proyectos y hemos desarrollado una metodología propia para fomentar el compromiso y ayudar a las partes interesadas de la Administración a pasar de su estado actual al estado futuro deseado. La metodología A-i3+qMLa metodología ™ integra la Gestión de Proyectos y la Gestión del Cambio e incluye métodos y conjuntos de herramientas basados en la interacción de facilitadores significativos llamados las 3Cs: Coordinación, Comunicación y Desarrollo de Capacidades.
Coordinación
Para garantizar el éxito es necesaria una sólida estrategia de coordinación. Las implantaciones de FreeBalance insisten en el liderazgo gubernamental dentro de la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO), que promueve la apropiación del proyecto de transformación. La estructura de gobernanza de la PMO, así como el funcionamiento y mantenimiento del nuevo sistema, es un requisito indispensable en el gobierno, o al menos en la institución líder. La adopción comienza con el compromiso activo y visible de los ejecutivos de la administración como patrocinadores del proyecto, la identificación de los promotores del cambio y la creación de un equipo de gestión de proyectos y operaciones dedicado al apoyo de la gestión del cambio. Estos equipos de coordinación deben ser identificados, las funciones y responsabilidades definidas, y los programas y actividades armonizados. Se organizan talleres de gestión del cambio para que los equipos recopilen información de referencia, comparen la situación actual con la futura, evalúen las repercusiones y lleven a cabo una planificación estratégica y establezcan directrices.
Comunicación
Estrategias de comunicación inclusiva que sean empoderadoras, transparentes y abiertas a todos son necesarias para concienciar y afianzar el deseo de cambio. FreeBalance se asegura de que se identifiquen, combinen y apliquen múltiples canales y tácticas de comunicación para transmitir los mensajes clave. Es especialmente importante asegurarse de que las personas que pueden hacer o deshacer la implantación, y cuya opinión se considera fundamental para el éxito, entienden perfectamente los objetivos y mensajes clave del proyecto. Los tres niveles principales de comunicación son:
- Sensibilización de alto nivel para ejecutivos gubernamentales y altos dirigentes
- Talleres de profundización para gestores y supervisores de personal
- Sesiones informativas sobre el sistema con demostraciones de principio a fin para todos los usuarios finales.
A continuación, se ofrecen diversos programas y materiales de apoyo para difundir y afianzar los mensajes de cambio en toda la organización.
Refuerzo de las capacidades
El desarrollo de la capacidad local es fundamental para el enfoque de FreeBalance, por lo que nuestras implantaciones invierten mucho en la transferencia de conocimientos y la mejora de las competencias de los funcionarios. Los equipos de gestión del cambio, tanto de FreeBalance como del Gobierno, colaboran en la impartición de las sesiones de formación y en la elaboración del material didáctico. Nuestro objetivo final es conseguir que el gobierno sea autosuficiente y que los ciudadanos sean competentes en el funcionamiento, el apoyo y el mantenimiento del IFMIS. El buque insignia de FreeBalance Dirigir - Asistir - Guiar incluye sesiones de familiarización, formación de formadores y usuarios finales, tutoría y formación en el puesto de trabajo.
Mayores tasas de éxito
Todos estos programas y actividades relacionados con la gestión del cambio facilitan una adopción más rápida del cambio. Al concienciar sobre el nuevo sistema y los cambios que conlleva, crear el deseo de comprometerse y participar en el proceso de cambio, proporcionar los conocimientos y habilidades necesarios para implantar el cambio y poner a disposición todos los recursos para apoyar y sostener el cambio, las implantaciones de FreeBalance han logrado tasas de éxito superiores a las de otros proveedores de ERP de primer nivel.
Ejemplos de proyectos de gestión del cambio de FreeBalance
La metodología de gestión de cambios de FreeBalance se ha aplicado con éxito en numerosos proyectos y actualizaciones, incluido nuestro cliente más reciente, TúnezSe espera que la integración de la gestión de proyectos y del cambio desde el principio refuerce la coordinación, fomente la concienciación y allane el camino para una ejecución más fluida.
Gobierno de Timor Oriental
FreeBalance empezó a trabajar con el Gobierno de Timor Oriental en 2000 y, durante los últimos 23 años, los sistemas de FreeBalance se han utilizado en 80 ministerios, departamentos y organismos, que representan cuatro niveles jerárquicos del gobierno. FreeBalance trabajó con el Gobierno de Timor Oriental para establecer un Hoja de ruta de la GFP que implicaba un plan plurianual de implantación y despliegue de objetivos estratégicos y planes tácticos de ejecución. Esta hoja de ruta utilizaba un activación progresiva para facilitar el proceso de implantación en todos los ministerios y departamentos. Este enfoque proporcionó el tiempo necesario para la formación de los usuarios y permitió al Ministerio apoyar de forma sostenible el sistema una vez en producción.
Trinidad y Tobago
En Trinidad y Tobago, la integración de la gestión del cambio y la gestión de proyectos facilitó el despliegue del IFMIS, permitiendo a 40 ministerios, agencias y departamentos incorporar el sistema en sólo cinco meses.
Conclusión
El enfoque de gestión de cambios de FreeBalance no se limita a las implantaciones o actualizaciones del FreeBalance Accountability Suite™ y puede aplicarse a cualquier programa de reforma de la gestión de las finanzas públicas. La asistencia está disponible como servicio de asesoramientocomo componente de ejecución del proyectopara ayudar a afianzar el sostenibilidad de una solución, o como Reforma de la gestión de las finanzas públicas iniciativa. Nuestros consultores cualificados y profesionales certificados se comprometen a ofrecer calidad gestión del cambio organizativo a ningún gobierno.
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