¿Qué es mejor para la Administración: ERP o GRP?
Cada vez son más los gobiernos que buscan en la tecnología soluciones a sus problemas más acuciantes de gestión de las finanzas públicas. Un Sistema Integrado de Información de Gestión Financiera (IFMIS) hace más eficaz la gestión de las finanzas públicas al eliminar los procesos manuales. Estos sistemas de gestión de las finanzas públicas se construyen generalmente utilizando Planificación de recursos empresariales (ERP) o Planificación de recursos gubernamentales (GRP), como el FreeBalance Accountability Suite™.
Con un IFMIS, los gobiernos pueden hacer cumplir las normas fiscales y los controles financieros, reducir los errores y mejorar la seguridad de los datos. Pero con tantas opciones en el mercado actual, ¿qué tipo de solución es mejor para un gobierno: ERP o GRP?
Cómo elegir un software ERP gubernamental para su ministerio, departamento o agencia gubernamental
Los gobiernos que desean modernizar su sistema presupuestario disponen de varias opciones para implantar un IFMIS. Por lo general, estas opciones se dividen en dos categorías: la construcción desde cero o la adquisición de un sistema comercial listo para usar (COTS).
Un sistema totalmente a medida puede desarrollarse internamente en la Administración o externamente, a través de un proveedor privado. También es posible reutilizar un IFMIS existente de otra administración. Un sistema a medida se adapta a las necesidades de la Administración. Sin embargo, como se construye desde cero, puede ser caro y propenso a retrasos, lo que lo convierte en una opción poco atractiva para quienes buscan mejoras inmediatas. Además, la dependencia de programadores con determinadas habilidades puede convertirse en un amenaza para la continuidad a lo largo del tiempo.
Debido a los importantes riesgos y costes que conlleva el desarrollo de un IFMIS a medida, muchos gobiernos optan por adquirir un sistema ya preparado. Commercial-Off-The-Shelf (COTS). Estos productos COTS suelen denominarse sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). El software ERP es un sistema informático integrado que se utiliza para gestionar una empresa. Recopila, agrega, almacena, gestiona y analiza los datos empresariales. La aplicación integra todas las funciones y unidades de la empresa. El ERP se originó en el sector manufacturero como herramienta para maximizar los beneficios mediante la identificación y reducción de ineficiencias en los procesos de producción y distribución de una empresa.
¿Qué es el software ERP gubernamental?
¿Cómo funciona el software ERP gubernamental?
Como sistema originalmente diseñado para su uso en el sector privado, La ERP no encaja a la perfección como un IFMIS gubernamental. Las funciones integradas de un ERP se ajustan a los requisitos de las empresas privadas, no de los gobiernos. Aunque los proveedores renombren estos sistemas como software ERP gubernamental, siguen siendo simplemente ERP. A diferencia de las empresas, los gobiernos no pueden adoptar muchas de estas funciones integradas porque pueden contradecir las políticas y los marcos legales existentes. Por lo tanto, amplia personalización es necesaria cuando se implanta un software ERP para la administración pública.
La personalización del software ERP gubernamental conlleva costes adicionales y retrasos en el proyecto. El proveedor de ERP tendrá que analizar, traducir y asignar los requisitos del gobierno a las funcionalidades existentes de su sistema. En la mayoría de los casos, estos proveedores de ERP no están acostumbrados al ritmo de cambio de las administraciones públicas. A diferencia del sector privado, donde los cambios en los procesos empresariales son casi instantáneos, la reingeniería de procesos en la administración pública es mucho más lenta debido a las diversas normas y políticas que sustentan las prácticas existentes. Los proveedores de ERP no tienen ni la experiencia ni los recursos necesarios para llevar a cabo la gestión del cambio necesaria para implantar con éxito un sistema ERP gubernamental.
Los sistemas ERP también son demasiado complicados de utilizar y mantener para las administraciones públicas. Estos sistemas requieren usuarios con conocimientos técnicos muy específicos y, como suelen estar construidos con código propietario y heredado, su mantenimiento es difícil y caro.
Leer: Fallos de ERP en la Administración
Así que, si el desarrollo de un sistema a medida lleva demasiado tiempo y el software ERP gubernamental COTS requiere una personalización y un mantenimiento demasiado caros, ¿qué otras opciones existen?
¿Qué es la planificación de recursos gubernamentales?
A Planificación de recursos gubernamentales (GRP) como el FreeBalance Accountability Suite™ es esencialmente un software ERP para las administraciones públicas. A diferencia de un ERP convencional, todas las funciones del GRP, incluidas las futuras actualizaciones, se corresponden con las funciones existentes de un gobierno. No tiene la hinchazón innecesaria de los ERP, por lo que en lugar de costosas personalizaciones, los módulos de GRP sólo requieren configuración. Con un alcance adecuado de los requisitos, una GRP puede configurarse e implantarse en una fracción del tiempo y el coste que lleva personalizar un ERP.
Leer: ¿Por qué son diferentes las implantaciones de IFMIS de GRP?
El software de planificación de recursos gubernamentales (GRP) tiene en cuenta el presupuesto
Software GRP tiene en cuenta el presupuesto. Habla el lenguaje de PFM. Esta es la mayor ventaja de la GRP sobre la ERP. Se basa en los elementos esenciales de la GFP, como la Plan contableEl presupuesto y el libro mayor. Esto se basa en el entendimiento de que cada proyecto y actividad en el gobierno es un generador de costes vinculado a una fuente de fondos. Por lo tanto, cada acción de la Administración puede remontarse al presupuesto que la sustenta. GRP se centra en la gestión de un presupuesto y vincula todas sus funcionalidades a este objetivo principal. Es lo suficientemente sencillo y flexible como para manejar las sofisticadas normas financieras y prácticas presupuestarias de los gobiernos.
Ventajas del software GRP
Conseguir el sistema adecuado, implantarlo eficazmente y garantizar la gestión local de la solución tiene muchas ventajas. beneficios y es un facilitador fundamental de la reforma sostenible de la gestión de las finanzas públicas, entre otras cosas:
- Transparencia y responsabilidad para reducir fraude y corrupción
- Mejora de la asignación de presupuestos
- Mejorado gasto eficiencia y eficacia
- Más creíble presupuestos
- Mejora fiscal disciplina
Además, el coste total de la implantación de un Solución GRP es significativamente menor que la adopción de un ERP, ya que el enfoque de configuración implica que las implantaciones son más rápidas.
