Cómo evitar el fracaso en la adquisición de FMIS
Como Gestión de las finanzas públicas (PFM) y Planificación de recursos gubernamentales (GRP), FreeBalance ha trabajado en cientos de propuestas de contratación pública. Es comprensible que los gobiernos se muestren recelosos a la hora de implantar un Sistema de Información de Gestión Financiera (FMIS), ya que el proyecto entraña riesgos indiscutibles. A menudo, esto da lugar a complejos procesos de contratación pública que aparentemente reducen el riesgo, pero que en realidad se convierten en una tragedia griega: en el proceso de reducción del riesgo de fracaso, el fracaso se convierte en una certeza.
En este blog compartimos nuestra experiencia desde la primera fila con una serie de consideraciones que los gobiernos deberían tener en cuenta a la hora de planificar un plan de acción. sistema de información de gestión financiera adquisición y ejecución.
¿Cuáles son los problemas más comunes en la adquisición de un SIFF?
Los problemas más comunes están relacionados con las prácticas de "mitigación de riesgos" que utilizan los gobiernos en los procesos de adquisición de FMIS, a saber:
- El uso de consultores externos construir los requisitos de la licitación
- Estricto especificaciones de funcionalidad
- Estricto gestión de proyectos metodologías e hitos
Cada uno de ellos está plagado de sus propios riesgos.
Consultores externos
Cuando contrate a consultores externos para elaborar los requisitos de la licitación, reconozca que el:
- Puede que no disponga de Contexto de la GFP en su gobierno, especialmente sobre prácticas informales
- Confiar en entrevistar a funcionarios públicos, algunos de los cuales pueden resistirse al cambio.
- Aprovechar las evaluaciones externas, como la del Gasto Público y la Rendición de Cuentas Financieras (PEFA), que pueden haber dejado de ser precisas.
- Tienen una experiencia que les habrá creado sesgos y prejuicios que pueden no ser aplicables a su gobierno
- Puede no estar familiarizado con diferentes Tipos de soluciones FMIS que son apropiados para su gobierno
- Rara vez poseen conocimientos tanto de PFM como de TI, lo que da lugar a requisitos contradictorios.
- A menudo se copian requisitos de otras licitaciones que pueden no ser apropiados para su país.
Funcionalidad del SIGF
A la hora de diseñar los requisitos del SIFM, hay que tener en cuenta que:
- Muchas "mejores prácticas" de gestión de las finanzas públicas pueden ser inadecuadas para su gobierno, mientras que muchos requisitos pueden estar anclados en procesos heredados inadecuados que deberían cambiar.
- Algunas implantaciones "arrancan y sustituyen" demasiados sistemas heredados con demasiada rapidez
- Muchos proveedores pueden no estar dispuestos a presentar ofertas si los requisitos de la licitación son vagos y no están vinculados a objetivos claros del gobierno.
- A menudo, los requisitos hacen que los proveedores no cumplan los requisitos, aunque puedan satisfacer plenamente todas las necesidades subyacentes.
- Algunos cambios en los procesos de gestión de las finanzas públicas requieren una reforma jurídica, mientras que otros no.
- El nivel de precisión y exactitud de los requisitos rara vez es bueno, muchas necesidades quedan al descubierto durante la aplicación
- Algunos requisitos son demasiado rígidos, mientras que otros son tan vagos que no se entiende bien su alcance, lo que da lugar a precios de oferta elevados debido a los riesgos percibidos.
- Los requisitos de profundidad a menudo difieren, con algunas funciones críticas de las finanzas públicas descritas a un nivel demasiado alto
- Hay límites a la cantidad de cambio y reforma que pueden consumir los gobiernos en periodos de tiempo determinados
- Su gobierno también podría sufrir fatiga de reformas e incapaz de mantener el ritmo del cambio
- Las fases de la reforma de la gestión de las finanzas públicas y de los sistemas financieros podrían no coincidir con las necesidades reales del gobierno.
- El diseño de los proyectos a veces deja poco margen para desarrollo de capacidades y gestión del cambio - factores muy críticos para el gobierno
- Las infraestructuras informáticas existentes no están descritas adecuadamente, lo que provoca problemas inesperados de rendimiento y fiabilidad.
- A menudo se prefieren en el diseño los costosos middleware y sistemas propietarios a los sistemas abiertos y de código abierto, que ofrecen a la Administración más posibilidades de elección.
- Reforma y modernización posteriores a la aplicación rara vez se tiene en cuenta en el análisis de las licitaciones, lo que da lugar a SIFM que no pueden soportar la modernización.
- Modularidad, nube desplegabilidad, metadatos gestión y extensibilidad tampoco suelen tenerse en cuenta en los análisis de las licitaciones, lo que limita la flexibilidad para cumplir nuevos requisitos.
Gestión de proyectos
Al especificar la metodología y los hitos, hay que reconocer que:
- La mayoría de los vendedores tienen metodologías probadas que no coincidirá necesariamente con la especificada en una licitación
- Los expertos cualificados tienen dificultades para implantarlo cuando las metodologías de los proveedores no están adaptadas a la Administración y el proveedor tiene un conocimiento limitado del sector público.
- Los equipos de proyecto de las administraciones públicas a veces desconocen las buenas prácticas de gestión de proyectos
- Los procesos en cascada y los enfoques "big bang" se asocian a bajos índices de éxito, mientras que ágil los procesos se asocian a buenos porcentajes de éxito
- Los contratos inflexibles llevan a los proveedores a trabajar según el contrato, en lugar de según las verdaderas necesidades del gobierno.
- Código personalización se asocia a una ralentización del tiempo hasta la obtención de resultados y a un aumento de los costes a largo plazo o de la Coste total de propiedad
- Algunos fabricantes de Commercial-Off-The-Shelf (COTS) hacen afirmaciones inexactas y extravagantes sobre la facilidad de adaptación con poca personalización
- Separar la experiencia en silos, como tesorería, compras, software y consultores de TI, a menudo conduce a silos e implementaciones desconectadas.
- El incentivo para algunos proveedores de integración de sistemas es aumentar la facturación mediante la personalización innecesaria del código o la generación de grandes cantidades de documentación.
Conclusión
La conclusión es que, a la hora de adquirir un sistema de gestión financiera, los gobiernos deben permitir que los consultores comprendan mejor sus requisitos, determinen qué es lo más importante para el éxito definiendo las necesidades críticas de alta prioridad vinculadas al contexto del gobierno y del país, y aprovechen las prácticas de implementación utilizadas con éxito en gobiernos que comparten circunstancias similares.
Consulte nuestro siguiente blog para obtener recomendaciones sobre cómo superar los problemas aquí planteados
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