¿Por qué medir los KPI en el sector público?
Muchas grandes organizaciones tienen dificultades para determinar y aplicar Indicadores Clave de Rendimiento (KPI). No todos los indicadores están relacionados con el rendimiento y no todos los indicadores de rendimiento son "clave". No obstante, las empresas tienen la ventaja de poder determinar los KPI en función de los beneficios o las pérdidas. El sector público, en cambio, no dispone de esa cuenta de resultados.
Gestión del rendimiento de las administraciones públicas es compleja. Los responsables políticos disponen de muchas fuentes de datos. Sin embargo, estas fuentes de datos, con su multitud de mediciones, pueden no ser relevantes para mejorar el rendimiento del gobierno en la búsqueda de objetivos políticos. Sin embargo, ros indicadores clave de rendimiento son fundamentales para la rendición pública de cuentas.
¿Qué son los indicadores clave de rendimiento en la Administración?
Los indicadores clave de rendimiento pueden servir para simplificar la toma de decisiones de la Administración y dar sentido a la naturaleza de entrada-salida-resultado del rendimiento.
Entradas representan las asignaciones presupuestarias y el gasto. El gasto se traduce en salidas como "el número de personas atendidas, servicios prestados o unidades producidas por un programa o servicio". A veces se denominan medidas de actividad.(1). Resultados se ajustan a los objetivos porque las mediciones de los insumos y los resultados demuestran el esfuerzo realizado y el número de personas atendidas, pero revelan poco sobre si estas intervenciones están marcando o no la diferencia.(2). Los resultados del sector público incluyen la mortalidad infantil, las tasas de abandono escolar, el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la satisfacción de los ciudadanos con los servicios. Sin embargo, los resultados son el resultado de presupuestos como insumos y productos como actividades.
¿Cómo se mide la buena gobernanza en una organización gubernamental?
Indicadores clave de rendimiento (KPI) alineados con Factores críticos de éxito (CSF) para permitir a las organizaciones gubernamentales determinar qué resultados deben rastrearse hasta los presupuestos, fundamento de la buena gobernanza. Esto ayuda a los gobiernos a medir el coste de mejorar los resultados por unidades de resultados. Conseguir que el personal se centre cada día en los CSF de la organización es el objetivo último de la gestión(3).
¿Qué son los KPI y en qué se diferencian de otros indicadores?
Existen numerosos indicadores de medición en los sistemas de gestión del rendimiento incluidos los Indicadores Clave de Resultados (KRI) que miden los resultados importantes, los Indicadores de Resultados (RI) que miden las actividades, los Indicadores de Rendimiento (PI) que diagnostican lo que puede mejorarse y los KPI que miden cómo puede mejorarse significativamente el rendimiento.
Los KPI difieren de otros indicadores(4):
- No financiero
- Mediciones frecuentes
- Importante para alcanzar los objetivos
- Relevante para la alta dirección
- Prescribir la acción
- Vinculados a equipos
- Impacto positivo en los funcionarios para mejorar su rendimiento
Por tanto, los KPI no son los únicos indicadores que deben medirse en el sector público. Los KPI son los que más influyen en la mejora del rendimiento.
¿Qué son los indicadores de retraso y de ventaja?
Existe un acuerdo general sobre los conceptos de KPI, salvo en lo que respecta a los indicadores "rezagados" y "adelantados". Los indicadores rezagados se miden con poca frecuencia para mostrar si se han alcanzado los objetivos, mientras que los indicadores adelantados se miden con más frecuencia para determinar cómo pueden mejorarse los resultados.(5). El contexto organizativo del sector público determina si los conceptos de retraso y liderazgo son pertinentes.
Cómo desarrollar los KPI gubernamentales
Los KPI pueden integrarse bien en las metodologías modernas de gestión del rendimiento del sector público, como la cuadro de mando integral. La complejidad asociada a los resultados de la Administración requiere un enfoque riguroso. Los KPI eficaces se elaboran determinando la pertinencia de los resultados, la coherencia de las referencias y la relevancia para las partes interesadas.
Los gobiernos pueden utilizar escenarios para determinar KPI que tengan en cuenta:
- Poder de decisión
- Plausibilidad
- Alternativas
- Coherencia
- Diferenciación
- Memorabilidad
- Desafío
¿Cuántos KPI debe utilizar un gobierno?
Las organizaciones del sector público podrían verse abrumadas por las mediciones. Menos es más" en los KPI. Menos KPI permiten centrarse mejor.
Las recomendaciones de los expertos (Baroudi, 2014; Parmenter, 2012; Marr, 2008; PwC, 2007) sugieren:
- 5 a 8 LCR
- De 4 a 10 KPI organizativos
- De 15 a 25 KPI agregados entre unidades organizativas
- Menos de 80 medidas de rendimiento y presentación de informes en todos los niveles de una organización gubernamental.
Al igual que muchas características de la gestión en la Administración, un mayor rigor y tiempo dedicado a la planificación de los KPI tiene importantes beneficios a largo plazo. Los KPI seleccionados por su fácil medición o por la falta de trazabilidad entre resultados, productos e insumos generan ruido informativo para los responsables de la toma de decisiones.
Referencias
Baroudi, R. Indicadores clave de rendimiento: Consejos ganadores y retos comunes. Rendimiento de EYmayo de 2014. http://performance.ey.com/wp-content/uploads/downloads/2014/05/EY-Performance-Key-performance-indicators.pdf
Marr, B. Managing and Delivering Performance, How government, public sector and not-for-profit organizations can measure and manage what really matters. Butterworth-Heinemann, 2008. http://www.sciencedirect.com/science/book/9780750687102
Marr, B. Key Performance Indicators For Dummies. Wiley, 2015. http://www.wiley.com/WileyCDA/WileyTitle/productCd-111891323X.html
Niven, P. Balanced Scorecard Step-by-Step for Government Nonprofit Agencies. WileySegunda edición, 2008. http://www.wiley.com/WileyCDA/WileyTitle/productCd-0470180021.html
Parmenter, D. Key Performance Indicators for Government and Non Profit Agencies. Wiley, 2012. http://www.wiley.com/WileyCDA/WileyTitle/productCd-1118235304.html
Parmenter, D. Indicadores clave de rendimiento: Developing, Implementing, and Using Winning KPIs. WileyTercera edición, 2015. http://www.wiley.com/WileyCDA/WileyTitle/productCd-1118925106.html
-Guía para la elaboración de indicadores clave de resultados pertinentes para los informes del sector público. Oficina del Auditor General de Columbia Británica, 10 de diciembre de 2010. http://www.bcauditor.com/sites/default/files/publications/2010/report_10/report/OAGBC_KPI_2010_updated.pdf
-Guía de indicadores clave de rendimiento. PwC, 2007. https://www.pwc.com/gx/en/audit-services/corporate-reporting/assets/pdfs/uk_kpi_guide.pdf