Doug Hadden, Vicepresidente de Productos
Muchos sistemas de gestión financiera siguen infrautilizados en los gobiernos. Hay pruebas significativas en los países en vías de desarrollo donde puede haber brechas importantes entre el "sistema tal y como se diseñó" y el "sistema tal y como se utiliza". Esto se manifiesta en todo el espectro de la gestión financiera, incluidos la planificación presupuestaria, los controles, la tesorería, la deuda, la contabilidad, los ingresos, los gastos y los sistemas de nóminas. En muchos gobiernos, algunos de los subsistemas financieros están bien utilizados, mientras que otros no lo están. Esto incluye software desarrollado a medida y Commercial Off-the-Shelf (COTS).
Hay muchas teorías para explicar este desfase. Los estudios suelen apuntar a una falta de "voluntad política" por parte de los dirigentes gubernamentales. Muchos estudios suelen apuntar a una mala gestión de los proyectos, sobre todo en la "gestión del cambio" organizativo y técnico. En general se acepta que la tecnología no es el problema. Mi opinión es que un análisis de la "causa raíz" muestra que la tecnología: la solución de software utilizada y la infraestructura tecnológica subyacente añaden una carga significativa al cambio y al liderazgo. He realizado un ejercicio de "causa raíz" basado en los problemas encontrados en la literatura y en los comentarios recibidos en conferencias.
1. Los sistemas son demasiado complejos
Los sistemas demasiado complejos pueden introducirse debido a unas prácticas deficientes de gestión del cambio. El "producto" elegido puede introducir problemas importantes, sobre todo si el producto es complejo en primer lugar. ¿Y si el producto está configurado para satisfacer las necesidades de la Administración y se ha utilizado eficazmente en un contexto similar?
2. Falta de capacidad humana
Las soluciones que funcionan en gobiernos con una capacidad humana y una contabilidad pública similares (es decir, con un Índice de Desarrollo Humano más bajo, en situación de posconflicto, de la Commonwealth británica) no suelen ser demasiado "complejas de utilizar", a menos que no se haya formado a los funcionarios públicos. Es cierto que el desarrollo de capacidades no puede superar los problemas utilizando soluciones muy complejas, pero estas soluciones no deberían utilizarse. El reto de utilizar una solución de gestión financiera adecuada es la gestión del cambio. El problema típico en este caso es pensar que el desarrollo de capacidades consiste únicamente en formación. Y, tratar de reducir el coste de la formación. El desarrollo de capacidades también incluye la tutoría y la certificación. Y los problemas de capacidad pueden ser diferentes según el contexto: por ejemplo, puede haber problemas de capacidad informática o de capacidad contable.
Suponiendo que los sistemas sean adecuados y que haya habido un buen programa de capacitación, ¿qué podría explicar que no se utilice el sistema correctamente?
3. Falta de incentivos
Puede que no haya incentivos eficaces para utilizar el sistema. Se trata de un problema de liderazgo y de cambio.
Los líderes deben "predicar con el ejemplo" y "hablar con el ejemplo" sobre el cumplimiento del uso de los sistemas financieros. Debe existir un entorno de responsabilidad y recompensa proporcionales. Este es uno de los retos de cambio más difíciles: socializar el cambio por un lado (porque muchos funcionarios públicos no entenderán los beneficios de ese cambio) y proporcionar beneficios mediante la gestión del rendimiento o programas de certificación.
Suponiendo que haya incentivos adecuados, ¿qué podría explicar que no se utilice el sistema correctamente?
4. 4. Falta de confianza
Los funcionarios pueden desconfiar del sistema financiero. Esto plantea una serie de problemas.
- Cambio: sospecha de que el sistema se diseñó para sustituir a personas o implicarlas injustamente por corrupción. Suele haber desconfianza hacia los vendedores extranjeros.
- Producto: la mala calidad y el elevado coste hacen que los sistemas sean menos fiables
- Liderazgo: un mal gobierno del proveedor y la gestión de un proyecto como si fuera una implantación genérica de TI tiene consecuencias desastrosas.
- Tecnología: una infraestructura o seguridad deficientes pueden llevar a muchos funcionarios a desconfiar de la eficacia del sistema financiero; muchos recurrirán al papel y a otras soluciones.
Suponiendo que exista un entorno de confianza, ¿qué podría explicar que no se utilice correctamente el sistema?
5. No hay forma de garantizar el cumplimiento
Los funcionarios pueden recurrir a viejas costumbres si el sistema no está preparado para cumplirlas. Puede tratarse de una deficiencia del proyecto por no utilizar correctamente las funciones del sistema. O podría tratarse de limitaciones del producto. Hay que tener en cuenta que, en muchos países, una parte importante del gasto es "extrapresupuestario", y no forma parte en absoluto del sistema financiero.
Resumen de las categorías de causas
Está claro que el fracaso a la hora de utilizar eficazmente el software de gestión financiera en la administración pública no tiene que ver únicamente con el cambio y el liderazgo. Las metodologías de proyecto tradicionales pueden verse seriamente cuestionadas por las limitaciones del producto y la tecnología. La idea de que el fracaso de la planificación de recursos gubernamentales (GRP) "no tiene que ver con la tecnología" (es decir, todo tiene que ver con las personas) es errónea.