Les organisations gouvernementales ont de plus en plus besoin d'entretenir des relations significatives avec un large éventail de parties prenantes. Les systèmes d'engagement sont apparus comme une force de transformation au cours de la dernière décennie, permettant aux gouvernements d'établir des liens transparents avec les parties prenantes, de rationaliser les processus financiers et d'améliorer les capacités de contrôle. Ils ont un rôle clé à jouer pour aider les gouvernements à adopter des solutions numériques et constituent un élément essentiel de la transformation numérique des gouvernements.
Qu'est-ce qu'un système d'engagement ?
Les systèmes d'engagement sont un type de système d'information conçu spécifiquement pour faciliter les interactions entre les organisations gouvernementales et leurs parties prenantes. Une communication et une interaction efficaces, non seulement avec les publics internes (employés) mais aussi avec les publics externes (tels que les citoyens, les entreprises, les médias et les parties prenantes au sein d'autres organisations publiques), sont devenues primordiales pour que les gouvernements puissent gérer les fonds publics de la manière la plus efficace possible.
Les systèmes d'engagement peuvent englober un large éventail de technologies, notamment des applications mobiles, des plateformes de médias sociaux, des solutions basées sur l'informatique en nuage et des outils de communication en temps réel. Ces technologies peuvent être utilisées de multiples façons pour améliorer la manière dont le personnel et les citoyens interagissent avec l'administration dans les domaines liés à la gestion financière.
Le terme a été inventé pour la première fois en 2011 dans le livre blanc "Les systèmes d'engagement et l'avenir de l'informatique d'entreprise"écrit par Geoffrey Moore. Depuis lors, les systèmes d'engagement sont devenus plus courants et le concept a été développé plus avant avec l'émergence des systèmes d'intelligence et des systèmes d'innovation.
Principales caractéristiques des systèmes d'engagement
Contrairement aux systèmes d'enregistrementAlors que les systèmes d'engagement sont principalement axés sur le stockage et la gestion de données en arrière-plan, ils sont destinés à être utilisés dans des contextes de première ligne. Ils donnent la priorité aux interactions en temps réel et à l'engagement des utilisateurs, permettant aux citoyens, aux entreprises et aux fonctionnaires de collaborer, d'échanger des informations et de contribuer à des décisions financières éclairées.
Les systèmes d'engagement se caractérisent par plusieurs éléments clés qui les distinguent des systèmes informatiques traditionnels :
- Architecture décentralisée : les systèmes d'engagement ne sont pas des dépôts centralisés de données, mais plutôt des systèmes décentralisés qui permettent aux utilisateurs d'interagir et de collaborer en fonction de leurs besoins et de leurs rôles spécifiques.
- Échange de données en temps réel : les systèmes d'engagement facilitent l'échange de données en temps réel, ce qui permet aux organisations d'obtenir des informations immédiates et de prendre des décisions éclairées dans l'instant.
- Conception centrée sur l'utilisateur : Au cœur d'un bon système d'engagement se trouve une philosophie centrée sur l'utilisateur. Ils facilitent l'engagement et la collaboration entre les employés, les clients, les partenaires et les autres parties prenantes, et donnent la priorité à l'accessibilité, à la facilité d'utilisation et à une expérience utilisateur transparente. Tout cela favorise la transparence et la responsabilité dans la gestion des finances publiques.
- Capacités mobiles : les systèmes d'engagement tiennent compte de la mobilité croissante de la main-d'œuvre et permettent d'accéder aux outils et aux informations de n'importe où et à tout moment.
Les avantages des systèmes d'engagement pour les gouvernements
Dans le secteur public, les systèmes d'engagement peuvent jouer un rôle transformateur en améliorant l'engagement des citoyens, en renforçant la transparence du gouvernement et en rationalisant les services publics. Par exemple, les systèmes d'engagement peuvent
- Impliquer les citoyens dans l'élaboration des politiques : les systèmes d'engagement peuvent fournir des plates-formes permettant aux citoyens de participer aux discussions sur les politiques, en fournissant un retour d'information précieux et en influençant les décisions du gouvernement.
- Améliorer la transparence des gouvernements : les systèmes d'engagement peuvent rendre les données et les informations des gouvernements plus accessibles aux citoyens, ce qui favorise la confiance et la responsabilité.
- Rationaliser les services publics : les systèmes d'engagement peuvent faciliter les demandes en ligne, la prise de rendez-vous et le partage de documents, réduisant ainsi la bureaucratie et améliorant l'expérience des citoyens.
- Améliorer la collaboration entre les organismes publics : les systèmes d'engagement peuvent éliminer les cloisonnements entre les organismes publics, ce qui permet un partage transparent de l'information et une prestation coordonnée des services.
En ce qui concerne plus particulièrement la gestion des finances publiques, les systèmes d'engagement, centrés sur l'utilisateur et interactifs, contribuent à accroître la transparence des finances publiques, ce qui permet aux citoyens de comprendre plus facilement comment l'argent de leurs impôts est dépensé. Cela favorise à son tour une plus grande responsabilisation des fonctionnaires et renforce la confiance du public.
La mise en œuvre d'un système d'engagement pour la GFP peut apporter une myriade d'avantages aux gouvernements, notamment
- Amélioration de la transparence et de la responsabilité : Les systèmes d'engagement de la GFP suppriment les cloisonnements et favorisent l'ouverture des canaux de communication, ce qui permet aux citoyens, aux entreprises et aux autres parties prenantes d'accéder en toute transparence aux informations financières.
- Amélioration de l'engagement des citoyens : Les systèmes d'engagement de la GFP fournissent des plateformes permettant aux citoyens de participer au processus budgétaire, de donner leur avis sur les politiques financières et de suivre l'affectation des fonds publics.
- Renforcement du contrôle et de l'audit : Les systèmes d'engagement de la GFP permettent aux acteurs externes, tels que les assemblées législatives et les agences d'audit, de contrôler plus efficacement les finances publiques, de détecter les irrégularités potentielles et de garantir une utilisation correcte des fonds publics.
- Des processus financiers rationalisés : Les systèmes d'engagement de la PFM automatisent les tâches, fournissent des données en temps réel et rationalisent les canaux de communication, ce qui rend les processus financiers plus efficaces et moins sujets aux erreurs.
- Prise de décision fondée sur les données : Les systèmes d'engagement de la GFP rassemblent, analysent et présentent les données financières de manière conviviale, ce qui permet aux fonctionnaires de prendre des décisions éclairées sur la base d'informations actualisées.
Défis et considérations pour la mise en œuvre de systèmes d'engagement dans le cadre de la gestion des finances publiques
Bien que les systèmes d'engagement offrent des avantages considérables, les gouvernements doivent tenir compte de certains défis. Premièrement, tout comme les systèmes d'enregistrement, les systèmes d'engagement traitent des données complexes et sensibles, et les protocoles de sécurité doivent donc être robustes. Deuxièmement, les systèmes d'engagement se superposent et complètent les systèmes d'enregistrement et peuvent dépendre d'autres systèmes pour bien fonctionner. L'intégration avec d'autres systèmes existants doit être harmonieuse afin de garantir un flux de données continu, d'éviter les silos de données et de garantir une expérience utilisateur unifiée ; il ne s'agit pas seulement du nouveau système, mais de la manière dont il interagit avec d'autres systèmes, dont il les soutient et dont il est soutenu par eux.
L'être humain est l'un des principaux facteurs de la mise en œuvre d'un système informatique. Le passage à un système d'engagement dans le cadre de la PFM nécessitera probablement un changement non seulement dans les processus départementaux, mais aussi dans la culture organisationnelle. Les gouvernements doivent élaborer un plan complet de gestion du changement pour communiquer les avantages des nouveaux systèmes, répondre aux préoccupations des parties prenantes et fournir une formation et un soutien adéquats. Enfin, les plans de durabilité et de maintenance doivent être convenus dès le départ. Assurer la viabilité et la maintenance à long terme d'un système d'engagement de la GFP est crucial pour sa réussite. Les gouvernements doivent allouer des ressources adéquates à la maintenance, aux mises à jour et au soutien afin de garantir que les systèmes restent efficaces et à jour.
Les systèmes d'engagement de la GFP en pratique
Les systèmes d'engagement sont au cœur d'un certain nombre de stratégies gouvernementales modernes, notamment l'administration intelligente, l'administration ouverte et la planification collaborative des ressources.
Dans chaque cas, le système d'engagement qui permet ces approches s'appuie sur un système d'information efficace. solution de planification des ressources gouvernementales (GRP)tels que le FreeBalance Accountability SuiteTM:
- Les technologies de l'administration et de la ville intelligentes s'appuient sur les données de transaction GRP, les données "non structurées" de la gestion des dossiers, les journaux logiciels, les dispositifs de l'internet des objets (IoT) et les courriels, les textes et les flux de médias sociaux. Bien que ces technologies soient accueillies avec enthousiasme, certains projets pilotes n'ont pas été en mesure de s'étendre avec succès parce qu'ils ne disposaient pas d'une solution GRP sous-jacente efficace
- La transparence des données ouvertes et les technologies d'engagement n'ont pas tenu leurs promesses initiales, car la plupart des initiatives étaient basées sur des communications à sens unique entre le gouvernement et les citoyens. Cela change lorsque le partage d'informations est facilité par un outil GRP précis et convivial, et que l'engagement se fait dans les deux sens
- Les systèmes et sous-systèmes GRP ont été développés à l'origine pour améliorer le traitement des transactions, mais ils offrent la possibilité d'accroître l'efficacité lorsqu'ils sont utilisés en collaboration dans un contexte donné. Le PRV ne doit pas être utilisé de manière isolée : les utilisateurs doivent avoir accès aux systèmes de connaissances, aux politiques et aux procédures, ainsi qu'aux systèmes d'apprentissage "juste à temps". Ils doivent interagir avec leurs collègues pour effectuer des transactions. Et l'étendue de la collaboration en matière de transactions s'accroît avec les mécanismes de gouvernement ouvert. Par exemple, le flux de travail d'une question concernant un fournisseur au cours d'un cycle d'approvisionnement en ligne bénéficie de l'intégration du front-office et du back-office.
La suite de responsabilité FreeBalanceTM est spécifiquement conçu pour les gouvernements. Elle offre une gamme de solutions de planification des ressources gouvernementales qui soutiennent une approche de systèmes d'engagement tout au long du cycle budgétaire.
Par exemple, le FreeBalance (PFM) Outil de gestion des finances publiques permet aux gouvernements de publier leurs rapports financiers statutaires en ligne rapidement et facilement. (GTM) Gestion de la trésorerie du gouvernement fournit des fonctionnalités de rapport de conformité et (CSM) Gestion de la fonction publique propose des outils interactifs de recrutement, de présélection et d'intégration pour garantir l'embauche et la fidélisation du meilleur personnel.
Conclusion
En adoptant des systèmes d'engagement, les gouvernements peuvent combler le fossé entre leurs opérations internes et leurs employés, citoyens et parties prenantes. Les systèmes d'engagement de la GFP contribuent à favoriser des liens significatifs, à améliorer la collaboration et à faire en sorte que les gouvernements deviennent plus centrés sur les citoyens, plus transparents et plus réactifs aux besoins des communautés qu'ils servent.
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