Encore des résultats décevants pour les services partagés de technologie du gouvernement - cette fois : Canada. Retards dans la mise en œuvre du courrier électronique à l'échelle du gouvernement a donné lieu à une processus d'examen indépendant à Services partagés Canada. Dans le même temps, le déploiement d'un système de paie d'un grand fournisseur d'ERP a permis de sous-payer de nombreux fonctionnaires. La décision des responsables gouvernementaux de réaliser des économies grâce à la normalisation et au partage des technologies est tout à fait logique. La mise en œuvre de ces idées a toutes les caractéristiques d'une tragédie grecque : la stratégie visant à réduire le risque d'échec s'est traduite par des tactiques qui ont été utilisées dans le but d'améliorer la qualité de la vie. problèmes garantis.
Ce n'est pas la première fois que le gouvernement services partagés et ce ne sera probablement pas la dernière. Ne vous méprenez pas, je ne suis pas opposé aux services partagés, Je suis contre les services partagés mal utilisés.
Nous avons une idée de ce qui suit les services partagés, car c'est ainsi que la majorité de nos mises en œuvre sont déployées. De plus, nous connaissons très bien la situation au Canada, où nous sommes basés. Sans parler des conseils que nous avons donnés en 2011.
En voici quelques-uns mis à jour "Leçons tirées de l'expérience des chefs de gouvernement :
1. Les services partagés : un fournisseur plutôt qu'une demande
Les principaux défenseurs des services partagés dans les administrations publiques sont les grands intégrateurs de systèmes et les sociétés de logiciels d'entreprise. C'est un signal d'alarme. Les grands fournisseurs considèrent les services partagés comme un moyen de déloger les fournisseurs en place. En d'autres termes, les avantages de la consolidation des technologies et de la normalisation des logiciels d'entreprise profitent souvent davantage aux fournisseurs qu'aux gouvernements. (Voir point 2)
2. Une justification convaincante ne constitue pas une analyse de rentabilité
Il est logique de penser que la consolidation des technologies permet d'économiser de l'argent. Il s'agit là d'une soupçonné l'analyse de rentabilité. Une véritable analyse de rentabilité exige des coûts réalistes pour l'acquisition, la conversion, le recyclage et la gestion du changement. Tous les aspects de la consolidation technologique n'auront pas un résultat financier positif. Par exemple, la standardisation de logiciels plus complexes peut entraîner des coûts supplémentaires importants pour les petites organisations gouvernementales.
3. L'orgueil n'est pas une façon de mener un projet
Il semble y avoir un modèle dans les échecs des services partagés : plus les fonctionnaires sont convaincus qu'ils éviteront les problèmes, plus ils risquent d'en créer. Nous devons tirer les leçons des succès et des échecs du monde entier. La question n'est pas de savoir si des problèmes seront rencontrés. C'est une certitude. Les gouvernements ont besoin d'un plan de gestion des risques qui permette de surveiller et d'atténuer les risques.
4. Il n'est pas possible de réduire ou d'éliminer les risques par des contrats astucieux
Les gouvernements essaient d'utiliser des dispositions contractuelles afin de réduire les risques liés à la mise en œuvre. Des pénalités peuvent être imposées aux fournisseurs en cas de retard de livraison. (Attention, cela n'empêche pas les vendeurs d'utiliser le système juridique pour blâmer les gouvernements pour tout retard.). En d'autres termes, faire payer les fournisseurs n'élimine pas le risque de défaillances informatiques comme l'incapacité à payer correctement les fonctionnaires.
5. De la rouille à l'héritage
La nécessité de remplacer équipements anciens afin de réduire la dette technique est une impulsion pour les services partagés. Nous reconnaissons tous que les logiciels fonctionnant sur des disquettes et des ordinateurs 8 bits sont risqués. Pourtant, de nombreux gouvernements cherchent à remplacer des systèmes très anciens par d'autres systèmes anciens - du super héritage à l'héritage. Cela n'a aucun sens de moderniser la technologie des années 1990 - des systèmes client/serveur enveloppés dans le web et des systèmes propriétaires. C'est ce que l Groupe Gartner appels héritage. En d'autres termes, ce n'est qu'une question d'années avant que le logiciel choisi pour les services partagés ne doive être remplacé.
6. Ce n'est pas une question de technologie, c'est une question de gestion du changement organisationnel
Très peu d'utilisateurs adhèrent aux changements technologiques majeurs. Plus le changement est important, plus les gestion du changement Plus la charge de travail est lourde et plus la perception de perte d'emploi ou de changement massif d'emploi est élevée. Pourtant, de nombreux responsables de la mise en œuvre des politiques publiques semblent partir du principe que tout le monde s'alignera, parce qu'il le faut.
7. Ne gaspillez pas l'opportunité de transformation des services partagés
Pour beaucoup, les services partagés sont avant tout une tactique de réduction des coûts. Le retour sur investissement peut être long et relativement faible en raison de tous les coûts initiaux. Cependant, le retour sur la transformation peut être significatif (si le point 9 est pris en compte). Le retour sur le coût de la gestion du changement organisationnel peut être optimisé lors de la réorganisation des processus gouvernementaux.
8. Diminution des rendements de la normalisation
La normalisation des processus, des technologies et des logiciels est présentée comme un avantage des services partagés. De nombreux processus de l'administration publique peuvent être normalisés. D'autres processus sont soit uniques en vertu de la loi (voir point 9), soit nécessitent une complexité supplémentaire qui n'est pas nécessaire. De nombreuses applications logicielles d'entreprise sont beaucoup plus difficiles à utiliser, à administrer et à intégrer que celles qui sont utilisées aujourd'hui dans les administrations publiques. Il est souvent plus coûteux d'administrer une suite de logiciels d'un grand fournisseur que de multiples applications "best of breed".
9. Les meilleures pratiques ne sont souvent pas
Une autre raison d'être des services partagés est la mise en œuvre de "meilleures pratiques" dans l'ensemble des administrations. Ces "Meilleures pratiquesSouvent, les " meilleurs " ne sont pas " les meilleurs ", mais simplement ce que l'application fournit - et pas les meilleurs dans le contexte gouvernemental. Il existe souvent des différences au niveau de la loi et du mandat (voir point 10). Par exemple, la comptabilité d'exercice est considérée comme une meilleure pratique, mais elle peut ne pas être légale ou souhaitable. Autre exemple, la meilleure pratique pour les achats militaires n'est pas la meilleure pratique pour tous les achats.
10. Chacun est unique, certains plus que d'autres
Chaque organisation gouvernementale est unique d'une manière ou d'une autre. "Les secteurs d'activité, les budgets et la taille de l'organisation diffèrent considérablement. De nombreuses unités organisationnelles ont des obligations légales. Il est donc difficile de procéder à une normalisation générale. Par conséquent, la création de services partagés pour des organisations similaires est logique : municipalités au sein d'une province, organisations de sécurité publique ou commissions indépendantes. Il est également plus judicieux de normaliser les fonctions non essentielles.
11. Des services partagés facultatifs aux services partagés obligatoires
De nombreuses administrations publiques proposent des offres de services partagés en option. Le nombre d'organisations gouvernementales qui choisissent d'acquérir ces services est une indication de la qualité du service si ces services deviennent obligatoires. En d'autres termes, une organisation de services partagés qui a peu de clients a peu de chances de soutenir efficacement un grand nombre de clients. Il pourrait en résulter une incapacité à consolider les fruits les plus faciles à cueillir que sont les centres de données et le courrier électronique.
12. La gratuité n'est pas la gratuité
Tous les fournisseurs de logiciels d'entreprise proposent des licences logicielles pour l'ensemble de l'administration. Celles-ci peuvent être configurées de manière à ce que les utilisateurs supplémentaires n'augmentent pas les coûts de licence. Ces techniques sont utilisées par les fournisseurs de logiciels de base de données, de messagerie, de gestion de documents, de portails et d'ERP. La notion de "gratuité" est une erreur conceptuelle typique. Remplacer un logiciel que vous avez déjà payé ne réduit pas les coûts. De plus, le le coût total de la formation, du conseil, de l'assistance et de l'administration de ce logiciel "gratuit" peut être important.
13. Le grand n'est pas le meilleur
De nombreux responsables gouvernementaux pensent que les risques sont moindres lorsqu'ils choisissent de grands fournisseurs informatiques. Il s'agit d'un point de vue général selon lequel "personne n'a été licencié en achetant..." Il s'agit de réduire les risques pour ceux qui choisissent la technologie, et non les risques que les gouvernements assument. Les produits des très grands fournisseurs ont tendance à être très généralisés et complexes, ce qui se traduit par des risques relativement élevés. taux d'échec dans le gouvernement, et dans la le secteur privé.