La mise en œuvre de systèmes a un impact sur l'ensemble de l'organisation, et les personnes sont au cœur de ces changements. Au cours des 40 dernières années, FreeBalance a tiré de nombreux enseignements sur l'importance de la gestion du changement dans le cadre de l Planification des ressources publiques (GRP). Alors que la gestion de projet est responsable de la livraison du système, la gestion du changement gère l'aspect humain du changement que le système apporte. Pour garantir le succès, FreeBalance préconise l'intégration de la gestion du changement à la gestion de projet.
La mise en œuvre d'un système intégré d'information sur la gestion financière (SIGF) tel que le FreeBalance Accountability Suite™ va au-delà de la modification des systèmes informatiques. Il s'agit d'une entreprise de transformation qui comprend des processus remaniés, des rôles professionnels révisés, des changements réglementaires et même une éventuelle restructuration organisationnelle. L'impact n'est pas sur la technologie, mais sur les personnes qui utilisent et font fonctionner le système. La gestion du changement est cruciale pour sensibiliser, susciter le désir, transférer les connaissances et démontrer la capacité et la compétence. Cela permet d'accélérer l'adoption et l'utilisation finale du système.
Les personnes sont les utilisateurs finaux de tout nouveau système et il est essentiel de les préparer au changement pour accélérer le retour sur investissement, raccourcir le délai de réalisation des avantages organisationnels, aligner les calendriers et éviter les retards dans l'achèvement du projet.
L'approche de FreeBalance
Les implémentations de systèmes de FreeBalance intègrent notre méthodologie d'implémentation certifiée ISO. A-i3+qM™. Ayant mis en œuvre des systèmes dans plus de 25 pays, nous comprenons la résistance à laquelle ce type de projet est confronté et nous avons développé une méthodologie exclusive pour susciter l'engagement et aider les acteurs gouvernementaux à passer de leur état actuel à l'état futur qu'ils souhaitent. La méthodologie A-i3+qM™ intègre la gestion de projet et la gestion du changement et comprend des méthodes et des outils basés sur l'interaction d'éléments facilitateurs importants appelés les 3C : Coordination, Communication et Renforcement des capacités.
Coordination
Une stratégie de coordination solide est nécessaire pour garantir le succès. Les mises en œuvre de FreeBalance insistent sur le leadership du gouvernement au sein du bureau de gestion de projet (PMO), ce qui favorise l'appropriation du projet de transformation. La structure de gouvernance du PMO ainsi que l'exploitation et la maintenance du nouveau système sont indispensables au sein du gouvernement, ou du moins de l'institution dirigeante. L'adoption commence par l'engagement actif et visible des cadres de l'administration en tant que promoteurs du projet, l'identification des champions du changement et la création d'une équipe dédiée à la gestion du projet et aux opérations pour soutenir la gestion du changement. Ces équipes de coordination doivent être identifiées, les rôles et responsabilités définis, et les programmes et activités harmonisés. Des ateliers de gestion du changement sont organisés pour les équipes afin de recueillir des informations de base, de comparer l'état actuel à l'état futur, d'évaluer les impacts et de procéder à la planification stratégique et à la définition des orientations.
Communication
Stratégies de communication inclusive Il est nécessaire de mettre en place des stratégies de communication qui soient responsabilisantes, transparentes et ouvertes à tous pour sensibiliser au changement et susciter le désir de le réaliser. FreeBalance veille à ce que de multiples canaux de communication et tactiques soient identifiés, présentés et mis en œuvre pour transmettre les messages clés. Il est particulièrement important de s'assurer que les personnes qui peuvent faire ou défaire la mise en œuvre, et dont le retour d'information est considéré comme critique pour le succès, comprennent parfaitement les objectifs et les messages clés du projet. Les trois principaux niveaux de communication sont les suivants
- Sensibilisation de haut niveau pour les cadres et les dirigeants du gouvernement
- Ateliers d'approfondissement pour les gestionnaires de personnel et les superviseurs
- Des briefings sur les systèmes avec des démonstrations de bout en bout pour tous les utilisateurs finaux.
Divers programmes et matériels de soutien sont ensuite fournis pour diffuser et ancrer les messages de changement dans l'ensemble de l'organisation.
Renforcement des capacités
Le renforcement des capacités locales est au cœur de l'approche ciblée de FreeBalance, et nos implémentations investissent donc fortement dans le transfert de connaissances et le perfectionnement des fonctionnaires. Les équipes de gestion du changement, tant de FreeBalance que du gouvernement, aident à la mise en place de sessions de formation et au développement de matériel de formation. Notre objectif final est de rendre le gouvernement autosuffisant et les gens compétents dans l'exploitation, le soutien et le maintien du SIGIF. Le projet phare de FreeBalance Diriger - Assister - Guider comprend des sessions de familiarisation, la formation des formateurs et des utilisateurs finaux, le mentorat et la formation en cours d'emploi.
Des taux de réussite plus élevés
Tous ces programmes et activités liés à la gestion du changement facilitent une adoption plus rapide du changement. En faisant prendre conscience du nouveau système et des changements qu'il apporte, en créant le désir de s'engager et de participer au processus de changement, en fournissant les connaissances et les compétences nécessaires pour mettre en œuvre le changement, et en mettant à disposition toutes les ressources pour soutenir et pérenniser le changement, les mises en œuvre de FreeBalance ont atteint des taux de réussite plus élevés que d'autres fournisseurs d'ERP de niveau 1.
Exemples de projets de gestion du changement de FreeBalance
La méthodologie de gestion du changement de FreeBalance a été mise en œuvre avec succès dans de nombreux projets et mises à niveau, y compris dans le pays de notre client le plus récent, Tunisieoù l'intégration de la gestion des projets et du changement dès le départ devrait renforcer la coordination, sensibiliser et ouvrir la voie à une mise en œuvre plus harmonieuse.
Gouvernement du Timor-Leste
FreeBalance a commencé à travailler avec le Gouvernement du Timor-Leste En 2000, le gouvernement du Timor-Leste a mis en place un système de gestion des ressources humaines, et depuis 23 ans, les systèmes de FreeBalance sont utilisés par 80 ministères, départements et agences, représentant quatre niveaux hiérarchiques au sein du gouvernement. FreeBalance a travaillé avec le gouvernement du Timor-Leste pour mettre en place un système de gestion de l'information. Feuille de route de la GFP qui comprenait un plan pluriannuel pour la mise en œuvre et le déploiement des objectifs stratégiques et des plans tactiques d'exécution. Cette feuille de route a utilisé une approche par étapes pour la mise en œuvre des objectifs stratégiques et des plans tactiques. activation progressive pour faciliter le processus de déploiement dans tous les ministères et départements. Cette approche a donné le temps nécessaire à la formation des utilisateurs et a permis au ministère de soutenir durablement le système une fois en production.
Trinité-et-Tobago
À Trinité-et-Tobago, l'intégration de la gestion du changement et de la gestion de projet a facilité le déploiement du SIGIF, permettant à 40 ministères, agences et départements d'intégrer le système en l'espace de cinq mois seulement.
Conclusion
L'approche de la gestion du changement de FreeBalance n'est pas limitée aux mises en œuvre ou aux mises à niveau du système de gestion de l'information de FreeBalance. FreeBalance Accountability Suite™ et peut être appliquée à tout programme de réforme de la gestion des finances publiques (GFP). L'assistance est disponible sous la forme d'un service de conseilen tant que composante de mise en œuvre du projetLe projet de loi sur l'égalité entre les femmes et les hommes a été adopté par le Parlement européen, afin de contribuer à l'enracinement de la la durabilité d'une solution, ou en tant qu'élément séparé Réforme de la GFP initiative. Nos consultants qualifiés et nos praticiens certifiés s'engagent à fournir des services de qualité. la gestion du changement organisationnel à tout gouvernement.
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