Doug Hadden, VP Produits
Les organisations gouvernementales réduisent-elles les risques en acquérant des solutions ERP de niveau 1 plutôt que des alternatives ? De nombreux consultants et décideurs en matière d'achat semblent penser qu'il y a moins de risques à acheter auprès des "Big 2" fournisseurs d'ERP plutôt que, par exemple, auprès d'un spécialiste de la planification des ressources gouvernementales (GRP) comme FreeBalance. Pourtant, une étude réalisée en 2012 par Logiciels informatiques avancés dans le ROYAUME-UNI Plus de la moitié des personnes interrogées utilisaient un logiciel ERP de niveau 1. L'enquête a montré que la satisfaction à l'égard des ERP de niveau 1 est bien inférieure à celle des solutions alternatives. Les utilisateurs de solutions ERP autres que celles de niveau 1 étaient quatre fois plus susceptibles d'estimer que leur solution dépassait leurs attentes sur l'une des cinq dimensions et deux fois moins susceptibles d'estimer que leur solution était moins bonne que prévu.
- 63% : Le système ERP n'a pas répondu aux attentes dans au moins 1 domaine
- 60% : Si c'était à refaire, vous choisiriez une autre entreprise pour la mise en œuvre de l'ERP.
- 50% : Les coûts de mise en œuvre de l'ERP de niveau 1 plus élevés que prévu
- 45% : La mise en œuvre de la solution ERP de niveau 1 a pris plus de temps que prévu
- 43% : Si c'était à refaire, je choisirais un autre logiciel que l'ERP mis en place.
- 40% : La capacité de l'ERP de niveau 1 à répondre aux exigences du gouvernement sans personnalisation est inférieure aux prévisions.
- 39% : La facilité d'utilisation du système ERP de niveau 1 est moins bonne que prévu
- 25%:La capacité de l'ERP de niveau 1 à répondre aux besoins du gouvernement après personnalisation est inférieure aux attentes
- 20% : Le système ERP a eu un impact négatif sur l'organisation
- 20% : Recommencerait une mise en œuvre similaire de l'ERP
Où est le risque ?
De nombreux domaines de risque ont été identifiés dans l'étude sur les logiciels informatiques avancés et ailleurs :
- Dépassement du budget
- En retard
- Ne pas atteindre les résultats escomptés
- Difficulté d'utilisation
- Coûts de maintenance élevés (TCO)
- Difficile de s'adapter à l'évolution des processus
Après avoir lu des articles sur les un nouvel échec de l'ERP au sein du gouvernement , analyste Frank Scavo a recommandé aux gouvernements d'adopter une approche fondée sur les risques Ses 5 points sur la gestion des risques dans l'ERP valent la peine d'être adoptés.
Le secret de polichinelle de l'ERP dans l'administration publique
Nous avons recueilli de plus en plus d'histoires publiques sur les échecs de l'ERP dans les administrations publiques en mettant à jour l'une des pages de notre blog. La réaction de la communauté technologique à ces échecs a tendance à se concentrer sur les déficiences des consultants ou des clients. Le logiciel lui-même est rarement mis en cause. Cela peut s'expliquer par le fait que l'on suppose qu'un logiciel aussi largement adopté dans les secteurs public et privé doit être efficace. Sans parler du battage médiatique des fournisseurs de niveau 1.
Il y a une observation dans le Logiciels informatiques avancés Il semble que l'on se rende de plus en plus compte que l'ERP de niveau 1 a été développé pour le secteur privé et qu'il n'est pas applicable au secteur public. Il semble que l'on se rende de plus en plus compte que l'ERP de niveau 1 est très risqué et excessivement coûteux dans les administrations publiques.
De plus, l'ERP est un gaspillage d'argent public à une époque d'austérité budgétaire.
Pourquoi le GRP est-il moins risqué que l'ERP de niveau 1 dans les administrations publiques ?
L'approche GRP aborde directement les 6 éléments de risque :
- Budgets: Le logiciel GRP n'est pas encombré par les fonctionnalités du secteur privé et nécessite moins d'efforts de conseil et un centre de données moins important que le logiciel ERP.
- L'heure: Le logiciel GRP est développé pour le domaine gouvernemental avec des plans prédéfinis afin de permettre des mises en œuvre plus rapides.
- Attentes: Les fournisseurs de PRG, tels que FreeBalance, définissent des attentes appropriées et emploient des experts de la GFP pour aider à encadrer les professionnels du gouvernement.
- Facilité d'utilisation: Le logiciel GRP est développé pour l'usage gouvernemental et est plus intuitif pour les fonctionnalités de comptabilité d'engagement telles que la gestion de plusieurs contrôles budgétaires agrégés.
- TCOle recours à la configuration plutôt qu'à la personnalisation du code accélère la mise en œuvre et réduit le fardeau de la maintenance, ce qui rend le logiciel plus durable sur le plan financier
- AdaptabilitéLa configuration permet également le changement, ou ce que nous appelons l'activation progressive.
En outre, dans notre cas, les gouvernements traitent directement avec le fabricant du PRV. Cela nous place dans la structure de gouvernance et garantit que nous sommes engagés dans la réussite de la mise en œuvre. Nous participons également à toutes les mises en œuvre afin d'éliminer l'incitation à générer des revenus de personnalisation.
Comment les gouvernements doivent-ils se protéger lors de la passation des marchés ?
Les appels d'offres des pouvoirs publics pour des systèmes de gestion financière comportent des exigences concernant les fournisseurs. Il s'agit notamment d'un montant minimum pour le chiffre d'affaires total, le nombre de mises en œuvre ou le nombre d'utilisateurs. Nombre de ces exigences ne contribuent guère à réduire les risques. Certaines ne sont pas pertinentes. D'autres garantissent que le gouvernement prendra un risque élevé. Voici quelques suggestions d'exigences alternatives aux appels d'offres pour protéger les gouvernements d'un risque élevé :
- Montant total des recettes provenant des systèmes de gestion des finances publiques (car les recettes du secteur privé ne sont pas prises en compte)
- Ne spécifiez pas le besoin d'un "ERP" et n'appelez pas le projet "ERP" (parce que c'est ce que vous obtiendrez et que vous aurez une concurrence réduite).
- Expérience de la GFP dans des circonstances similaires (car la "réussite" dans des pays plus développés, à différents niveaux de gouvernement ou dans le secteur privé n'est pas relative).
- Volonté du fabricant de logiciels de s'engager à répondre aux demandes de fonctionnalités (afin de réduire ou d'éliminer le coût élevé à long terme de la personnalisation).
- Réussite avérée en matière de changements de configuration, de mises à niveau et d'ajouts de modules (car le coût total de possession doit être mesuré sur la durée).
- Coûts clés en main et TCO sur 5 ans dans le cadre d'un contrat à prix fixe (afin que le fournisseur ne puisse pas faire une offre basse et submerger le gouvernement avec des coûts de modification).
- Visite d'étude : allez voir le logiciel en action - vous seriez surpris de constater qu'un grand nombre de "success stories" de l'ERP dans l'administration sont loin d'être des réussites.