Doug Hadden, VP de Produtos
As organizações governamentais reduzem o risco ao adquirirem soluções ERP de nível 1 em vez de alternativas? Muitos consultores e decisores de compras parecem pensar que existe menos risco ao comprar aos "2 grandes" fornecedores de ERP em vez de, por exemplo, a um especialista em Planeamento de Recursos Governamentais (GRP) como a FreeBalance. No entanto, um estudo de 2012 da Software informático avançado no REINO UNIDO constatou uma baixa satisfação com o ERP na administração pública Mais de metade dos inquiridos utilizavam software ERP de nível 1. O inquérito revelou que a satisfação com o ERP de nível 1 é muito inferior à das soluções alternativas. Os utilizadores de soluções ERP não pertencentes à Categoria 1 tinham 4 vezes mais probabilidades de classificar a sua solução como excedendo as expectativas em qualquer uma das 5 dimensões e metade das probabilidades de classificar a sua solução como pior do que o esperado.
- 63%: O sistema ERP não correspondeu às expectativas em pelo menos 1 domínio
- 60%: Escolheria uma empresa diferente para implementar o ERP se tivesse de o fazer de novo
- 50%: Os custos de implementação do ERP de nível 1 são mais elevados do que o previsto
- 45%: A implementação do Tier 1ERP demorou mais tempo do que o previsto
- 43%: Escolheria um software diferente do ERP implementado se tivesse de o fazer de novo
- 40%: Capacidade do ERP de nível 1 para cumprir os requisitos governamentais sem personalização inferior ao esperado
- 39%: A facilidade de utilização do sistema ERP de nível 1 é pior do que o previsto
- 25%:Capacidade do ERP de nível 1 para satisfazer as necessidades do governo após a personalização inferior ao esperado
- 20%: O sistema ERP teve um impacto negativo na organização
- 20%: Voltaria a efectuar uma implementação ERP semelhante
Onde está o risco?
Existem numerosas áreas de risco identificadas no estudo The Advanced Computer Software e noutros estudos:
- Excesso de orçamento
- Tarde
- Não atingir os resultados esperados
- Dificuldade de utilização
- Custos de manutenção elevados (TCO)
- Dificuldade de adaptação à mudança de processos
Depois de ler sobre mais um fracasso do ERP no governo , analista Frank Scavo recomendou que os governos adoptassem uma abordagem baseada no risco Vale a pena adoptar os seus 5 pontos sobre a gestão do risco no ERP.
O segredo aberto do ERP na Administração Pública
Temos vindo a recolher cada vez mais histórias públicas sobre falhas de ERP na administração pública, actualizando uma das páginas do blogue. A reacção da comunidade tecnológica a estes fracassos tende a centrar-se nas deficiências dos consultores ou dos clientes. Raramente o software em si é posto em causa. Isso pode ser o resultado de se assumir que um software tão amplamente adoptado nos sectores público e privado tem de ser eficaz. Já para não falar da propaganda dos fornecedores de nível 1.
Há uma observação no Software informático avançado que o ERP de nível 1 foi desenvolvido para o sector privado e não é aplicável ao sector público. Parece haver uma percepção crescente de que o ERP de Nível 1 é altamente arriscado e excessivamente caro no sector público.
Além disso, o ERP está a desperdiçar dinheiro público numa era de austeridade orçamental.
Porque é que o GRP é menos arriscado do que o ERP de nível 1 na Administração Pública?
A abordagem GRP aborda directamente os 6 elementos de risco:
- Orçamentos: O software GRP não está sobrecarregado com funcionalidades do sector privado, exige menos esforço de consultoria e tem menos necessidades em termos de centros de dados do que o software ERP
- Tempo: O software GRP é desenvolvido para o domínio governamental com planos definidos para permitir implementações mais rápidas
- Expectativas: Os fornecedores de GRP, como a FreeBalance, estabelecem expectativas adequadas e empregam peritos em GFP para ajudar a orientar os profissionais da administração pública
- Facilidade de utilização: O software GRP foi desenvolvido para utilização governamental e é mais intuitivo para a funcionalidade de contabilidade de compromissos, como o tratamento de múltiplos controlos orçamentais agregados
- TCOA utilização da configuração em vez da personalização do código acelera a implementação e reduz a carga de manutenção, tornando o software mais sustentável do ponto de vista financeiro
- Adaptabilidade: a configuração também permite a mudança, ou aquilo a que chamamos activação progressiva
Além disso, no nosso caso, os governos lidam directamente com o fabricante de GRP. Isto coloca-nos na estrutura de governação e garante que estamos empenhados no sucesso da implementação. Também participamos em todas as implementações para eliminar o incentivo para gerar receitas de personalização.
Como é que as administrações públicas se devem proteger durante a adjudicação de contratos?
Os concursos públicos para sistemas de gestão financeira incluem requisitos sobre os fornecedores. Estes incluem um montante mínimo para o volume de negócios total, número de implementações ou número de utilizadores. Muitos destes requisitos pouco contribuem para reduzir o risco. Alguns são irrelevantes. Outros asseguram que o governo assumirá um risco elevado. Seguem-se algumas sugestões de requisitos alternativos ao Pedido de Proposta (RFP) para proteger as administrações públicas de riscos elevados:
- Montante total das receitas dos sistemas de GFP (porque as receitas do sector privado não são relativas)
- Não especifique a necessidade de "ERP" nem chame ao projecto "ERP" (porque é isso que vai acabar por fazer e terá uma concorrência reduzida)
- Experiência em GFP em circunstâncias semelhantes (porque o "sucesso" em países mais desenvolvidos, em diferentes níveis de governo ou no sector privado não é relativo)
- Disponibilidade do fabricante do software para se comprometer com os pedidos de funcionalidades (para reduzir ou eliminar o elevado custo a longo prazo da personalização)
- Sucesso comprovado com múltiplas alterações de configuração, actualizações e adição de módulos (porque o TCO tem de ser medido ao longo do tempo)
- Custos chave-na-mão e TCO de 5 anos num contrato a preço fixo (para que o fornecedor não possa apresentar uma proposta baixa e sobrecarregar o governo com custos de pedidos de alteração)
- Visita de estudo: vá e veja o software em acção - ficaria surpreendido com o facto de um grande número de "histórias de sucesso" de ERP na administração pública estarem longe de ser bem sucedidas