Doug Hadden, Vicepresidente de Productos
¿Las organizaciones gubernamentales reducen el riesgo adquiriendo soluciones ERP de primer nivel en lugar de alternativas? Muchos consultores y responsables de la toma de decisiones de compra parecen pensar que hay menos riesgo cuando se compra a los "2 grandes" proveedores de ERP en lugar de, por ejemplo, a un especialista en planificación de recursos gubernamentales (GRP) como FreeBalance. Sin embargo, un estudio realizado en 2012 por Programas informáticos avanzados en el REINO UNIDO encontró una baja satisfacción con el ERP en la administración pública Más de la mitad de los encuestados utilizaban software ERP de nivel 1. La encuesta mostró que la satisfacción con el ERP de nivel 1 es mucho menor que con soluciones alternativas. Los usuarios de soluciones ERP que no son de nivel 1 tenían 4 veces más probabilidades de calificar su solución como superior a las expectativas en cualquiera de las 5 dimensiones y la mitad de probabilidades de calificar su solución como peor de lo esperado.
- 63%: El sistema ERP no cumplió las expectativas en al menos 1 área
- 60%: Elegiría otra empresa para implantar el ERP si tuviera que volver a hacerlo
- 50%: Los costes de implantación del ERP de primer nivel son mayores de lo previsto
- 45%: La implantación de Tier 1ERP llevó más tiempo del previsto
- 43%: Elegiría un software diferente al ERP implantado si tuviera que volver a hacerlo
- 40%: La capacidad del ERP de nivel 1 para cumplir los requisitos gubernamentales sin personalización es inferior a la esperada
- 39%: La facilidad de uso del sistema ERP de nivel 1 es peor de lo esperado
- 25%:La capacidad del ERP de nivel 1 para satisfacer las necesidades de la Administración tras la personalización es inferior a la esperada
- 20%: El sistema ERP tuvo un impacto negativo en la organización
- 20%: Volvería a realizar una implantación de ERP similar
¿Dónde está el riesgo?
Existen numerosas áreas de riesgo identificadas en el estudio The Advanced Computer Software y en otros lugares:
- Por encima del presupuesto
- Tarde
- No lograr los resultados esperados
- Dificultad de uso
- Elevados costes de mantenimiento (TCO)
- Dificultad para adaptarse a procesos cambiantes
Después de leer otro fracaso de ERP en el gobierno , analista Frank Scavo recomendó que los gobiernos adoptaran un enfoque basado en el riesgo Merece la pena adoptar sus 5 puntos sobre la gestión de riesgos en ERP.
El secreto a voces de la ERP en la Administración
Hemos estado recopilando cada vez más historias públicas sobre fracasos de ERP en la administración pública actualizando una de las páginas del blog. La reacción de la comunidad tecnológica ante estos fracasos tiende a centrarse en las deficiencias de la consultoría o del cliente. Rara vez se cuestiona el propio software. Esto puede deberse a que se asume que un software tan ampliamente adoptado en los sectores público y privado debe ser eficaz. Por no hablar del bombo publicitario de los proveedores de primer nivel.
Hay una observación en el Programas informáticos avanzados que el ERP de nivel 1 se desarrolló para el sector privado y no es aplicable al sector público. Parece que cada vez se es más consciente de que el ERP de nivel 1 es muy arriesgado y excesivamente caro en la administración pública.
Además, ERP está malgastando el dinero público en una época de austeridad presupuestaria.
¿Por qué el GRP es menos arriesgado que el ERP de nivel 1 en la Administración?
El enfoque GRP aborda directamente los 6 elementos de riesgo:
- Presupuestos: El software GRP está libre de funcionalidades del sector privado, requiere menos esfuerzo de consultoría y necesita menos centros de datos que el software ERP.
- Tiempo: El software GRP se desarrolla para el ámbito gubernamental con planos establecidos para permitir implantaciones más rápidas.
- Expectativas: Los proveedores de GRP, como FreeBalance, establecen expectativas adecuadas y emplean a expertos en PFM para ayudar a orientar a los profesionales de la administración pública.
- Facilidad de uso: El software GRP se ha desarrollado para uso gubernamental y es más intuitivo para las funciones de contabilidad de compromisos, como la gestión de múltiples controles presupuestarios agregados.
- TCOel uso de la configuración en lugar de la personalización del código acelera la implantación y reduce la carga de mantenimiento, lo que hace que el software sea más sostenible desde el punto de vista financiero
- Adaptabilidad: la configuración también permite el cambio, o lo que llamamos activación progresiva
Además, en nuestro caso los gobiernos tratan directamente con el fabricante de GRP. Eso nos sitúa en la estructura de gobierno y garantiza nuestro compromiso con el éxito de la implantación. También participamos en todas las implantaciones para eliminar el incentivo de obtener ingresos por personalización.
¿Cómo deben protegerse los gobiernos durante la contratación pública?
Las licitaciones públicas para sistemas de gestión financiera incluyen requisitos sobre los proveedores. Esto incluye una cantidad mínima para la facturación total, el número de implantaciones o el número de usuarios. Muchos de estos requisitos contribuyen poco a reducir el riesgo. Algunos son irrelevantes. Otros garantizan que el gobierno asumirá un alto riesgo. A continuación se sugieren algunos requisitos alternativos a las solicitudes de propuestas (RFP) para proteger a las administraciones públicas de los riesgos elevados:
- Importe total de los ingresos de los sistemas de GFP (porque los ingresos del sector privado no son relativos)
- No especifiques la necesidad de "ERP" ni llames al proyecto "ERP" (porque eso es lo que tendrás al final y reducirás la competencia)
- Experiencia en gestión de las finanzas públicas en circunstancias similares (porque el "éxito" en países más desarrollados, diferentes niveles de gobierno o en el sector privado no es relativo).
- Voluntad del fabricante de software de comprometerse con las peticiones de funciones (para reducir o eliminar el elevado coste a largo plazo de la personalización).
- Éxito demostrado con múltiples cambios de configuración, actualizaciones y adición de módulos (porque el coste total de propiedad debe medirse a lo largo del tiempo).
- Costes llave en mano y 5 años de TCO en un contrato de precio fijo (para que el vendedor no pueda ofertar a la baja y abrumar al gobierno con costes de órdenes de cambio).
- Visita de estudio: vaya y vea el software en acción; le sorprendería saber que un gran número de "casos de éxito" publicitados de ERP en la Administración están lejos de ser un éxito.