Porquê escolher a solução GRP FreeBalance?
Esta é a parte 2 de 3 postos:
- Porque é que as implementações GRP FMIS são diferentes?
- O que é que o FreeBalance faz de diferente?
- Conselhos práticos sobre a optimização do seu projecto FreeBalance GRP
Planeamento de Recursos Governamentais (GRP) para implementação de Sistemas de Informação de Gestão Financeira (FMIS) governamentais diferem das alternativas tais como os sistemas de Planeamento de Recursos Empresariais (ERP) concebidos para o sector privado. O software de Planeamento de Recursos do Governo, como o FreeBalance Accountability Suite™é um software de classe empresarial Concebido exclusivamente para governos.
Os projectos governamentais FMIS são transformacional. Não são apenas uma iniciativa técnica de back-office. Os projectos FMIS transformam a forma como um governo é gerido. A implementação do som Gestão das Finanças Públicas (GFP) práticas exigem frequentemente tanto reformas legais como a reestruturação das organizações governamentais.
Desafios comuns nas implementações do FMIS
- Lacunas na Capacidade Humana: Novo software sofisticado, combinado com processos fiscais actualizados, pode tributar as capacidades da função pública
- Mudança Organizacional: A automatização da gestão financeira, controlos e relatórios substitui processos tecnológicos manuais e antigos que perturbam os requisitos do trabalho, as estruturas hierárquicas e as relações de poder - especialmente a utilização da tecnologia para impor a responsabilização
- Mudança da Reforma Legal: A reforma das finanças públicas requer uma reforma legal e estatutária que perturbe ainda mais as exigências do trabalho, as estruturas hierárquicas e as relações de poder - especialmente em torno da transparência fiscal
- Impacto abrangente: O software financeiro é implementado em todas as entidades governamentais, agravando a capacidade e as questões de mudança, ao mesmo tempo que perturba a percepção de autonomia organizacional
Qualquer projecto FMIS governamental vem com alto risco de transformação, mas também com altas recompensas de transformação. A reforma da GFP é apoiada por transformação digital do governo proporciona muitos benefícios, incluindo:
- Transparência e responsabilização para reduzir a fraude (USAID) e corrupção (U4)
- Melhor atribuição de orçamentos (Banco Mundial)
- Melhoria da eficiência e eficácia das despesas (Banco Mundial)
- Orçamentos mais credíveis (U4) e (IBP)
- Melhoria da disciplina fiscal (Secretariado da PEFA)
Quais são os benefícios do software GRP da FreeBalance?
FreeBalance's enfoque exclusivo em PFM permitiu à empresa compreender plenamente a promessa transformacional de um FMIS governamental. Como resultado, a nossa Software GRP e metodologia de implementação são concebidas para optimizar os benefícios transformacionais, minimizando ao mesmo tempo os riscos.
O que torna diferentes (e melhores) as implementações do GRP FreeBalance?
FreeBalance's implementações GRP globais diferem das abordagens tradicionais de três formas fundamentais:
- Governação de Projectos: Como a FreeBalance actua como fornecedor de software e parceiro de implementação, somos responsáveis tanto pela adequação do produto como pelo sucesso do projecto
- Glocal: O nosso compromisso de construir equipas locais significa que somos capazes de oferecer aos governos dos clientes custos óptimos e melhorar a eficácia específica do governo através da combinação do pessoal de projectos internacionais e locais da FreeBalance
- Sustentabilidade: Uma solução FreeBalance oferece acessibilidade económica durante muitos anos, o que proporciona sustentabilidade fiscal. A nossa abordagem de activação progressiva significa que o FMIS pode ser facilmente adaptado para apoiar a modernização futura, o que contribui para a sustentabilidade da iniciativa de reforma da GFP.
Muitos fornecedores de soluções FMIS, que não têm software de planeamento de recursos governamentais, reivindicam frequentemente benefícios semelhantes. Abaixo está a nossa análise dos principais diferenciadores nas implementações de FMIS:
- Abordagem Tradicional:
- Legado, ou tradicional, abordagem às implementações do FMIS
- Contexto à medida:
- Raciocínio para a abordagem herdada do FMIS desenvolvido à medida
- Contexto do ERP:
- Raciocínio para a abordagem do legado do software ERP
- Contexto GRP:
- Razões pelas quais o software GRP permite abordagens mais eficazes
- Abordagem de FreeBalance:
- Abordagem utilizada pela FreeBalance para o planeamento de recursos governamentais
1. Governação de Projectos
Abordagem Tradicional
As estruturas de governação de projectos podem ser muito complexas nas implementações do FMIS devido à mistura de intervenientes governamentais, financiadores e fornecedores. Esta estrutura é ainda mais complicada devido aos diferentes incentivos entre as partes interessadas.
A boa prática de criação de um gabinete de gestão de programas (gestão corrente) com um comité de direcção do projecto (supervisão e decisões importantes) é geralmente implementada em todos os cenários.
Outras boas práticas de governação de projectos comuns entre as abordagens FMIS incluem:
- Assegurar o compromisso da liderança
- Fornecer equipas de projecto governamentais dedicadas e autorizadas a tomar decisões
- Envolver as partes interessadas e os utilizadores cedo e frequentemente
- Reconhecer a natureza transformacional do FMIS que requer supervisão do ministério das finanças, e não apenas supervisão tecnológica
- Foco nos resultados e não no calendário do projecto, especialmente quando novas provas são descobertas
- Plano de resistência à mudança e reforço contínuo da capacidade
Leia: Conselhos Práticos sobre a Optimização do seu Projecto GRP
Contexto à medida
Os projectos desenvolvidos à medida, ou "por medida", incluem muitas considerações, incluindo a selecção de plataformas tecnológicas, arquitecturas, e métodos de desenvolvimento. Por conseguinte, é necessária uma gestão granular do projecto com supervisão e rastreabilidade desde requisitos de alto nível até à qualidade do código individual
Os governos seleccionam frequentemente plataformas tecnológicas para projectos à medida, mesmo quando é contratada a subcontratação de software. Por outras palavras, há uma flexibilidade limitada para as empresas especializadas seleccionarem tecnologias com maior probabilidade de sucesso.
Os governos exigem um mínimo de especialização por parte de outsourcers de desenvolvimento de software e de programadores individuais. Educação, experiência e certificações reconhecidas para ferramentas de software, qualidade, e gestão de projectos.
Esta prática de especificar os níveis de competências foi considerada uma "melhor prática".
- Teoria: certificações validam os níveis de competência, o que significa que o risco é reduzido, tal como a necessidade de supervisão granular
- Realidade: as certificações não validam competências para compreender as necessidades únicas do governo, nem validam a capacidade de gerir projectos dentro do governo com tantos intervenientes
Os níveis de risco são muito mais elevados em projectos por medida do que em projectos de Commercial-Off-The-Shelf (COTS). Por exemplo, refactoring quando as especificações são consideradas imprecisas, má qualidade do produto dada a falta de testes em comparação com as opções comerciais, e dificuldades de engenharia para mudanças futuras.
Contexto do ERP
Os fabricantes de ERP raramente fazem parte das estruturas de gestão de implementação de projectos FMIS. Os governos lidam directamente com empresas de integração de sistemas que são autorizadas a gerir projectos por fabricantes de ERP. Os integradores de sistemas têm um incentivo para adicionar horas facturáveis para personalização de código que muitas vezes é desnecessária. No entanto, a pontualidade e a capacidade de manutenção dos projectos são possibilitadas pela redução da personalização. Por conseguinte, gestão de projectos centrada em reduzir a personalização do código é fundamental.
Software ERP foi desenvolvido para o sector privado. A funcionalidade do sector público foi acrescentada a estes conjuntos de produtos. A personalização do código será necessária para uma implementação FMIS porque os governos necessitam de uma reforma legal para apoiar muitos processos padrão no software ERP.
Os governos exigem uma concepção significativa na fase inicial para as opções por medida e ERP. É tipicamente utilizada uma abordagem de gestão de projectos de "cascata" que consiste na documentação:
- As-Is descrevendo como as funções financeiras públicas são actualmente processadas, que aplicações de software são utilizadas, benefícios e problemas
- To-Be descrevendo como as funções serão melhoradas, os problemas ultrapassados, as aspirações alcançadas, e a recente reforma legal
- Fit-Gap descrevendo o grau de ajuste com o software COTS, e como as lacunas serão ultrapassadas através da personalização do código
- Requisitos de software com especificações de personalização completas
Cada etapa é aprovada utilizando a estrutura de governação. Os métodos ágeis de gestão de projectos ERP não são considerados uma prática útil devido ao impacto negativo a jusante de qualquer código desenvolvido que necessite de refactoring.
O O método das quedas de água é considerado uma "melhor prática" para qualquer implementação de ERP.
- Teoria: os requisitos podem ser conhecidos durante a concepção, totalmente articulados e compreendidos, com alterações limitadas a jusante
- Realidade: os requisitos de concepção são frequentemente incorrectos por não compreenderem completamente os processos informais, a documentação complexa é frequentemente mal compreendida, e o tempo necessário para completar a documentação e os sign-offs aumenta a resistência às mudanças e as exigências de personalização desnecessária do código
Os governos tentam ultrapassar as limitações de capacidade contratando consultores de terceiros para supervisionar.
A utilização de consultores especializados em GFP para ajudar a supervisão governamental de projectos ERP é considerada uma "melhor prática".
- Teoria: Os consultores da PFM têm experiência em muitos projectos semelhantes e compreendem as capacidades dos pacotes ERP
- Realidade: Em muitos governos existe um risco significativo à medida que os consultores tomam decisões sem compreender totalmente os contextos, exigem documentação e reuniões desnecessárias para atrasar projectos, ou tentam aumentar as horas facturáveis
Leia: Falhas do ERP no Governo
Contexto GRP
Implementações GRP quase sempre incluir o fabricante como parte da estrutura de governação. Por conseguinte, a projecto beneficia do conhecimento combinado de produtos e domínios de fornecedores de GRP. Contudo, a prática de utilizar a governação de projectos de cascata pode ser um constrangimento. As aplicações GRP são altamente configurável o que significa que a maioria da documentação de desenho é inútil quando a funcionalidade pode ser demonstrada em workshops. A imposição de práticas de cascata resulta em todos os problemas associados às implementações de ERP, excepto que a fase de configuração e personalização é muito mais rápida.
Abordagem de FreeBalance
Nas implementações do FreeBalance, os nossos incentivos estão alinhados com os nossos clientes do governo. A responsabilização dos fornecedores é melhorada quando o fabricante do GRP também está envolvido na implementação e faz parte da estrutura de governação.
A natureza da configuração do FreeBalance Accountability Suite™ apoia implementação ágil. A configuração sem código e o fluxo de trabalho de baixo código podem ser adaptados sem refactores. Não há necessidade de fornecer as-is ou a ser documentação quando os resultados são totalmente demonstráveis. Interfaces e relatórios também podem ser implementados de forma iterativa.
Processos mais rígidos para o desenvolvimento personalizado são recomendados pela FreeBalance, embora os requisitos e os processos de gestão da mudança de software permaneçam ágeis.
2. Abordagem da Equipa Glocal
Abordagem Tradicional
As empresas de integração de sistemas normalmente executam projectos FMIS governamentais. Estas empresas têm incentivos para aumentar as horas facturáveis. Os conhecimentos especializados nestas empresas são frequentemente compartimentados.
Contexto à medida
Os projectos desenvolvidos à medida ou "por medida" são complexos. Os requisitos e especificações têm de ser desenvolvidos a fundo e as plataformas tecnológicas têm de ser seleccionadas. Por conseguinte, são necessárias competências tecnológicas significativas cobrindo arquitectura, concepção, documentação, ambientes de desenvolvimento, programação, normas de código, revisões de código, testes, garantia de qualidade, e liberação (alguns destes elementos podem ser certificados). E tudo isto precisa de ser incrementado pelo conhecimento do domínio das finanças públicas.
Os projectos desenvolvidos à medida são mais frequentemente desenvolvidos por empresas de integração de sistemas, utilizando principalmente local pessoal do país, especialmente em Economia de Mercado Emergente e Desenvolvimento (EMDE) países. O complemento de pessoal inclui programadores de software e peritos na matéria. Estes peritos são frequentemente profundos conhecedores da GFP nesses países, mas muitas vezes não estão familiarizados com a vasta gama de potenciais reformas futuras. Entretanto, os programadores de software concentram-se em conter o âmbito, muitas vezes a funcionalidade "hard-coding".
A falta de global a perícia limita as taxas de sucesso dos projectos. Os sistemas personalizados implementados com sucesso raramente resistem à modernização.
A prática de utilizar fornecedores locais tem sido considerada uma "melhor prática".
- Teoria: a capacidade local de TI será construída e o código fonte será fornecido ao governo
- Realidade: os governos lutam com numerosos sistemas de software financeiro com diferentes plataformas tecnológicas, arquitecturas e metadados, enquanto a propriedade do código fonte permite fraudes futuras e reduz a qualidade do código para cada personalização adicional
Contexto do ERP
As implementações de ERP são complexas e requerem a compreensão total dos requisitos para eliminar funcionalidades desnecessárias do sector privado enquanto se desenvolvem especificações para códigos personalizados. Os integradores de sistemas, em vez de fabricantes de ERP, fornecem personalização de código. Por conseguinte, são necessários conhecimentos significativos de produtos ERP e de personalizaçãoincluindo as boas práticas de desenvolvimento de software, juntamente com Conhecimento da GFP para eliminar a funcionalidade do sector privado.
Os sistemas ERP são geralmente implementados por integradores de sistemas globais ou regionais de grande dimensão nos países EMDE. Estes integradores alavancam global peritos, muitas vezes a preços elevados, para executar projectos e fornecer conhecimentos especializados na matéria. Estes peritos incluem especialistas em ERP com conhecimentos governamentais limitados ou conhecimentos governamentais noutros países. Os especialistas na matéria estão mais frequentemente familiarizados com a GFP em países mais avançados. São destacadas grandes equipas com silos de especialização, o que requer uma coordenação de projectos complexa.
Local Os recursos são muitas vezes utilizados para preencher projectos, desenvolver documentação, e fornecer algum contexto governamental.
A utilização de integradores de sistemas para implementações governamentais do FMIS é considerada uma "melhor prática".
- Teoria: os integradores de sistemas são "independentes", e mais aptos a fornecer conselhos objectivos
- Realidade: os integradores de sistemas constroem práticas de vendedor, não há independência
Contexto GRP
As implementações GRP requerem uma personalização limitada do código porque estes sistemas são altamente configuráveis. Por conseguinte, a compreensão sólida de A GFP é mais importante. Contudo, as metodologias de projecto utilizadas em implementações por medida e ERP são frequentemente impostas aos fornecedores de GRP.
- Teoria: as "melhores práticas" de gestão de projectos devem aplicar-se a qualquer implementação de FMIS, independentemente do tipo de solução, começando com uma concepção minuciosa
- Realidade: práticas padrão de gestão de projectos FMIS levam a sistemas excessivamente personalizados, documentação de projectos desnecessária e maior resistência à mudança - tudo isto pode ser evitado com o GRP mas não com ERP ou alternativas à medida
Abordagem de FreeBalance
Há uma razão pela qual os clientes governamentais da FreeBalance desfrutam de melhores taxas de sucesso do que as alternativas. Na realidade, existem quatro razões:
- O desenvolvimento FreeBalance compromete-se a qualquer código personalizado no núcleo FreeBalance Accountability Suite™ - este código é totalmente suportado (em vez de código "órfão" desenvolvido por integradores de sistemas).
- O FreeBalance é internacional, equipa multicultural dá início a projectos no país, aproveitando a experiência em países semelhantes. A FreeBalance contrata então pessoal local e cria escritórios de projectos locais. É criada capacidade para novos funcionários, orientados por peritos globais da FreeBalance. O pessoal local fornece perspectivas nacionais e culturais. Este pessoal assume mais responsabilidade ao longo de todo o projecto, e fornece apoio sustentável pós-implementação. Um subproduto desta abordagem é a redução dos custos, graças às taxas de pessoal local e aos custos de transporte mais baixos.
- Os consultores individuais FreeBalance têm normalmente experiência em gestão de projectos, produtos, GFP e tecnologias de informação. Isto permite equipas mais pequenas e mais eficazes com menos despesas gerais de coordenação de projectos.
- O conhecimento de circunstâncias semelhantes permite às equipas de projecto FreeBalance alinharem-se melhor com as necessidades reais porque os requisitos fornecidos durante os concursos raramente são precisos, completos, ou reflectem processos informais. Algumas aspirações do projecto são irrealistas durante a vida do projecto.
3. Sustentabilidade
Abordagem Tradicional
As implementações do FMIS são consideradas projectos. Os projectos terminam, normalmente após cerca de cinco anos. Estes projectos são considerados "chave na mão" - espera-se que os governos assumam a gestão das implementações do FMIS. No entanto, muitas implementações não são sustentáveis pelos governos.
- Sustentabilidade financeira: acessibilidade de preços para operar, manter, actualizar, actualizar e formar - um elevado Custo Total de Propriedade (TCO)
- Sustentabilidade da reforma: adaptabilidade à modernização de processos futuros e à reforma jurídica
Contexto à medida
Os governos operam como organizações de desenvolvimento de software com gestão de produtos, engenharia de software, e disciplinas de garantia de qualidade. Por conseguinte, é necessário construir capacidade de desenvolvimento de produtos e os funcionários-chave precisam de ser retidos.
A criação de capacidade de desenvolvimento de software no governo é uma prática recomendada para alguns governos.
- Teoria: os custos globais serão reduzidos evitando licenças onerosas de manutenção de software COTS e desenvolvendo apenas o necessário, ao mesmo tempo que se dá aos governos mais controlo para apoiar a reforma e a modernização
- Realidade:
- Os custos para aumentar a capacidade de desenvolvimento de software e reter empregados são, na maioria das vezes, muito mais caros do que alavancar os COTS, comprometendo a qualidade = desafio à sustentabilidade financeira
- Adaptar o código-fonte para responder à reforma e modernização é muitas vezes mais demorado do que reconfigurar em software COTS = desafio para reformar a sustentabilidade
Os sistemas de planificação orçamental, de folhas de pagamento, de recursos humanos, de aprovisionamento, de bens e de planeamento orçamental do governo utilizam frequentemente plataformas tecnológicas diferentes (em numerosas épocas tecnológicas) e não partilham metadados ou controlos. Isto compromete a interoperabilidade, ao mesmo tempo que acrescenta complexidade aos funcionários públicos que utilizam mais do que uma aplicação.
O desenvolvimento de aplicações desenvolvidas à medida do silo é considerado uma prática aceitável.
- TeoriaAplicações de silo alinhadas com a funcionalidade principal autónoma enquanto apoiam a reforma da PFM nesse domínio autónomo sem grande impacto para outras funções FMIS
- Realidade:
- Não existe uma funcionalidade independente nas finanças governamentais. Algumas aplicações financeiras requerem metadados rigorosos, controlos e integração de relatórios que causam erros, introduzem processos manuais, permitem fraudes = desafia a sustentabilidade financeira
- A reforma jurídica num domínio financeiro exige quase sempre alterações noutros domínios financeiros = desafia a sustentabilidade da reforma
Contexto do ERP
Os sistemas ERP são altamente complexos de manter. É necessária uma formação significativa para utilizadores e administradores, particularmente para aqueles que gerem códigos personalizados. Os governos precisam frequentemente de construir equipas de engenharia de software, semelhantes à opção por medida, a uma escala ligeiramente menor.
Os fornecedores de ERP forçam actualizações para novas versões de software. (Ou, suportar versões anteriores de software a custos de manutenção mais elevados.) Cada actualização requer uma análise de todos os códigos personalizados que possam ter de ser alterados, e qualquer nova funcionalidade que possa não estar em conformidade com os regulamentos governamentais. Por conseguinte, A capacidade do ERP precisa de ser construída dentro do governo caso contrário, serão necessários consultores externos para funções operacionais e consultivas.
O desenvolvimento de organizações governamentais de "serviços partilhados" ERP com as capacidades necessárias precisa de ser construído .
- Teoria: organizações de serviços partilhados reúnem capacidades ERP para operação, manutenção, actualização, manutenção e testes de produtos
- Realidade:
- As organizações de serviços partilhados têm dificuldade em manter empregados capazes, muitas vezes exigindo a contratação de consultores externos = desafia a sustentabilidade financeira
- Estes empregados carecem frequentemente dos conhecimentos de GFP necessários para apoiar a reforma, e a integração = desafia a sustentabilidade da reforma
Contexto GRP
O GRP é muito menos complexo do que as opções personalizadas ou ERP.
Os sistemas GRP requerem Conhecimento da GFP e compreensão dos processos governamentais. Para gerir estes sistemas são necessárias competências básicas em tecnologia da informação. A configuração é o principal método para apoiar a reforma e a modernização. Por conseguinte, a A pegada de manutenção e gestão do PRFV está contida o que permite a sustentabilidade financeira. Ao mesmo tempo, a reforma é activado progressivamente o que permite a sustentabilidade da reforma. No entanto, os governos criam frequentemente organizações de apoio GRP desnecessárias que reflectem as necessidades do contexto personalizado ou ERP. Na realidade, O GRP não requer despesas gerais significativas.
Abordagem de FreeBalance
A sustentabilidade do produto é a nossa missão como empresa orientada para o objectivo. Existimos para melhorar a vida dos cidadãos em todo o mundo através da reforma da GFP que importa. A FreeBalance apoia a sustentabilidade financeira e da reforma:
- Regras governamentais, flexibilidade de tradução, campos adicionais, terminologia e ajuda personalizada apoiada através parâmetros e configuração
- Fluxo de trabalho do processo suportado através de um código baixo ferramenta
- Apoio total a qualquer código e elaboração personalizada novas funções disponíveis para todos os países
- Desenvolvimento de capacidades e programas de mentoria, incluindo A Academia FreeBalance certificações, cursos personalizados, e engajamento através do FreeBalance International Steering Committee para partilhar boas práticas
- Preço baseado no valor modelo que torna as licenças de software adicionais acessíveis
- Estratégico serviços de sustentabilidade disponível para aumentar o governo em curtos períodos de tempo enquanto se desenvolve a capacidade
- Sem actualizações forçadasembora o suporte para as últimas versões de middleware possa necessitar de actualizações
- Sistema aberto e fonte aberta apoio ao fornecimento de opções de middleware aos governos para reduzir os custos tecnológicos
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