Os contratos públicos são o principal motor das operações governamentais. A nível mundial, os governos gastam $13 triliões por ano em contratos públicos. Por cada $3 de despesa pública, $1 vai para contratantes privados encarregados de implementar projectos governamentais. Os contratos públicos podem representar cerca de 13% a 15% do PIB. Isto significa que um bom processo de contratos públicos está no coração de um bom funcionamento sistema de gestão das finanças públicas.
As aquisições governamentais abrangem todas as actividades relacionadas com a aquisição de bens, serviços e obras por parte do governo. Um bom sistema de contratos públicos assegura que as necessidades dos utilizadores finais são satisfeitas, maximizando simultaneamente a relação custo-benefício para os contribuintes. Do mesmo modo, devido ao quantum de financiamento envolvido, sistemas de compras governamentais devem seguir legislação e regulamentos específicos que assegurem transparência e responsabilidade. Um sistema de contratos públicos mal gerido pode ter um impacto negativo nas operações governamentais e amortecer o crescimento económico.
Ao contrário do sector privado, os orçamentos governamentais estão sujeitos às leis do país e são geridos através de contabilidade de compromisso. Os contratos públicos representam um risco de corrupção mas, ao mesmo tempo, é também um grande contribuinte para uma gestão eficaz do investimento público.
O que é a Contratação Pública Electrónica?
Aquisição electrónica, ou eProcurementNo governo refere-se à utilização das tecnologias da informação (TI) nos contratos públicos. Alguns governos utilizam inicialmente as TI para uma ou mais etapas de aquisições antes de uma implementação completa. Com o tempo, as reformas governamentais de eProcurement geralmente expandem-se para uma cobertura de ponta a ponta.
O objectivo da utilização de eProcurement governamental é aumentar a eficiência do processo de aquisição através da redução de processos manuais. Isto pode potencialmente poupar o dinheiro dos contribuintes através da redução de erros que podem levar a atrasos e falhas nos processos de aquisição.
Componentes de um Sistema de Compras Públicas Electrónicas
Embora os quadros legais de aprovisionamento variem por país, todos os sistemas governamentais de aprovisionamento electrónico partilham algumas funções básicas comuns e têm módulos interligados, racionalizando a gestão do processo.
As seguintes funções correspondem às várias fases do processo de eProcurement do governo:
- Inscrição: O sistema deve proporcionar um meio de acesso seguro para o pessoal governamental envolvido no processo de aquisição.
- Planeamento de aquisições: A maioria dos quadros jurídicos exige a preparação de um plano anual de aquisições. Este é normalmente afixado no domínio público. Um sistema governamental de eProcurement facilita a preparação e publicação do plano de aquisições e liga-o aos outros módulos relevantes do sistema.
- Afixação e Notificação: Utilizadores de entidades adjudicantes colocam oportunidades de licitação através do sistema. Da mesma forma, os potenciais licitantes acedem aos documentos de licitação através do portal de compras ligado ao sistema governamental eProcurement.
- Procura de oportunidades de licitação: Combinar eficazmente as necessidades de um governo com o que pode ser fornecido pelo sector privado é crítico nos contratos públicos. Um portal web devidamente indexado, pesquisável e de fácil utilização aumenta a probabilidade de muitos contratantes potenciais encontrarem as oportunidades de contratação correctas.
- Concurso: Um bom módulo de eTendering permite às entidades adjudicantes e aos potenciais concorrentes esclarecer detalhes da proposta, preparar as suas propostas, e carregar com segurança os documentos necessários no sistema.
- Avaliação e Prémio: Este módulo permite às entidades adjudicantes abrir, decifrar, e avaliar propostas, bem como adjudicar contratos aos concorrentes vencedores.
Como é que um Sistema Governamental de Compras Públicas Electrónicas melhora as Compras Públicas?
Porque o sistema está integrado com o sistema governamental sistema de gestão financeira (IFMIS), a sua interoperabilidade reforça os controlos internos, promove a transparência, e reduz o potencial de erros. Além disso, o sistema prevê o seguinte:
- Estatutos que determinam as regras de aquisição, como as modalidades e o período de tempo que as propostas devem estar disponíveis para os vendedores, são automatizadas com base no plano de aquisição
- Licitações são automaticamente criados com base em regras e são afixados em sites de compras electrónicas durante o período de tempo adequado
- Contratos e ordens de compra são automaticamente criadas com base em concursos, e estão em conformidade com os regulamentos de aquisição
- Fornecedores são verificados para assegurar o cumprimento fiscal
- Processos de aquisição reflectem automaticamente os estatutos.
- Commodity As compras são automaticamente rastreadas e são colocadas no inventário.
- Inventário As tendências são seguidas e podem ser utilizadas para informar os planos de aquisição.
- Imobilizado são colocados automaticamente em registos, as despesas contra activos são rastreadas, e a depreciação dos activos é calculada automaticamente.
- Os activos fixos são automaticamente atribuídos a funcionários públicos.
- Registos de bens pode ser utilizado para informar os planos de aquisição de substitutos.
Porque é importante a Interoperabilidade?
A interoperabilidade entre o sistema de eProcurement do governo e o IFMIS significa que a integração é automatizada, sem necessidade de qualquer processo de interface manual. O potencial para práticas de corrupção é, portanto, reduzida. Através da integração de metadados, tais como o Plano de contasOs fornecedores, catálogos e organogramas são partilhados entre as aplicações financeiras que, por sua vez, partilham controlos tais como controlos de compromissos e a segregação de funções.
A integração das Compras Públicas Electrónicas e o IFMIS apoia o planeamento orçamental ligando o seguinte:
- Plano de aquisições para o orçamento: As dotações orçamentais podem ser postas de lado como compromissos brandos em antecipação dos próximos contratos públicos.
- Adjudicação de Contratos a Ordens de Compra: Os fundos para as obrigações são reservados após a conclusão do ciclo de aprovisionamento.
- Gestão de contratos para pagamento: Recibos de mercadorias, recibos de despesas e pagamentos em conformidade com os requisitos do contrato.
- Contratos plurianuais para Orçamentação a Médio Prazo: Processos de fim de ano para transitar orçamentos com base em regras, incluindo o apoio de compromissos plurianuais.
- Catálogo de Vendedores para orçamentação de custos: Os catálogos de fornecedores no sistema eProcurement podem ser utilizados para criar factores de custo.
Um sistema integrado de eProcurement ajuda os governos com contabilidade de compromisso e controlos internos de várias maneiras:
- As unidades de aquisição só podem adquirir quando têm o orçamento para tal
- A segregação assegura que as mercadorias adequadas são devidamente recebidas de vendedores certificados
- Só serão contabilizados os bens recebidos
- A informação dos fornecedores, incluindo catálogos e acordos-quadro, será automaticamente utilizada para obter preços mais baixos
Mais importante ainda, os processos de compromissos, des-compromissos, obrigações, e desobrigações, são totalmente automatizados.
Gestão do Desempenho das Compras Públicas Electrónicas
Ligar o eProcurement ao IFMIS também ajuda na gestão do desempenho. A informação sobre aquisições, tal como a variação entre o orçamento e o preço do contrato, fornece uma dimensão de custo-benefício aos relatórios de desempenho. Os relatórios de estado das aquisições também fornecem o contexto das realizações e resultados do orçamento. Do mesmo modo, a automatização da gestão de contratos, tal como o seguimento de marcos, melhora a gestão da execução do orçamento.
A interoperabilidade também melhora a auditoria ao permitir auditorias informadas dos riscos. Os auditores podem poupar tempo e energia ao concentrarem-se em itens de alto valor. Do mesmo modo, um sistema de eProcurement interoperável do governo permite aos auditores acompanhar facilmente as transacções através dos sistemas. Um sistema integrado pode também evitar pagamentos problemáticos ligados a potenciais fornecedores não conformes.
O FreeBalance Accountability Suite™ é um planeamento de recursos governamentais (GRP) que apoia a integração do ciclo de aprovisionamento com o orçamento. Através de uma concepção unificada, o GRP apoia a integração sem descontinuidades do processo de aprovisionamento de um governo com o seu ciclo de gestão financeira - fazendo com que o FreeBalance solução interoperável superior a muitos sistemas de aquisições comerciais e autônomas.