As implementações de sistemas têm impacto em toda a organização, e as pessoas estão no centro destas mudanças. Ao longo dos últimos 40 anos, FreeBalance tem aprendido muitas lições sobre a importância da Gestão da Mudança em Planeamento de Recursos Governamentais (GRP) implementações. Enquanto a Gestão de Projectos é responsável pela entrega do sistema, a Gestão de Alterações gere o lado pessoal da mudança que o sistema traz. Para garantir o sucesso, a FreeBalance defende a integração da Gestão da Mudança com a Gestão de Projectos.
A implementação de um Sistema Integrado de Informação de Gestão Financeira (IFMIS), tal como o FreeBalance Accountability Suite™ vai para além da mudança dos sistemas informáticos. É um empreendimento transformador que inclui processos de reengenharia, funções de trabalho revistas, alterações regulamentares, e mesmo uma possível reestruturação organizacional. O impacto não é na tecnologia, mas nas pessoas que utilizam e operam o sistema. A mudança gerida é crucial para criar consciência, activar o desejo, transferir conhecimentos, e demonstrar capacidade e proficiência. Isto facilita a adopção mais rápida e a utilização final do sistema.
As pessoas são os utilizadores finais de cada novo sistema e prepará-las para a mudança é fundamental para acelerar o retorno do investimento, encurtar o lead time para alcançar benefícios organizacionais, alinhar os prazos, e evitar atrasos na conclusão do projecto.
A abordagem do FreeBalance
As implementações do sistema FreeBalance incorporam a nossa metodologia de implementação certificada ISO - A-i3+qM™. Tendo implementado sistemas em mais de 25 países, compreendemos a resistência que este tipo de projectos enfrentam e desenvolvemos uma metodologia própria para construir o compromisso e ajudar os intervenientes governamentais a fazer a transição do seu estado actual para o seu estado futuro desejado. O A-i3+qMA metodologia ™ integra a Gestão de Projectos e a Gestão da Mudança e inclui métodos e conjuntos de ferramentas baseados na interacção de viabilizadores significativos chamados 3Cs: Coordenação, Comunicação, e Capacitação.
Coordenação
Uma estratégia de coordenação robusta é necessária para garantir o sucesso. As implementações FreeBalance insistem na liderança governamental no seio do Gabinete de Gestão de Projectos (PMO) que promove a propriedade do projecto de transformação. A estrutura de governação do PMO, bem como a operação e manutenção do novo sistema, é uma obrigação do governo, ou pelo menos da instituição líder. A adopção começa com o envolvimento activo e visível dos executivos governamentais como Patrocinadores do Projecto, a identificação de Campeões da Mudança, e a criação de uma equipa dedicada à gestão de projectos e operações de apoio à gestão da mudança. Estas equipas de coordenação devem ser identificadas, funções e responsabilidades definidas, e os programas e actividades harmonizados. São realizados Workshops de Gestão da Mudança para que as equipas recolham informação de base, mapeiem o estado actual com o futuro, avaliem impactos, e façam planeamento estratégico e definição de direcções.
Comunicação
Estratégias de comunicação inclusivas que são fortalecedoras, transparentes e abertas a todos são necessárias para construir a consciência e assegurar o desejo de mudança. A FreeBalance assegura que múltiplos canais e tácticas de comunicação são identificados, embalados e implementados para entregar mensagens chave. É particularmente importante assegurar que as pessoas que poderiam fazer ou quebrar a implementação, e cujo feedback é considerado crítico para o sucesso, compreendam plenamente os objectivos e mensagens chave para o projecto. Os três principais níveis de comunicação são:
- Sensibilização de alto nível para executivos governamentais e líderes seniores
- Workshops de mergulho profundo para gestores e supervisores de pessoas
- Briefings do sistema com demonstrações de ponta-a-ponta para todos os utilizadores finais.
Vários programas e materiais de apoio são então fornecidos para entregar e enraizar mensagens de mudança em toda a organização.
Capacitação
O desenvolvimento de capacidades locais é central para a abordagem da FreeBalance, pelo que as nossas implementações investem fortemente na transferência de conhecimentos e na requalificação dos funcionários públicos. As Equipas de Gestão da Mudança, tanto da FreeBalance como do Governo, ajudam na realização de sessões de formação e no desenvolvimento de materiais de formação. O nosso objectivo final é tornar o governo auto-suficiente e o povo proficiente em operar, apoiar e sustentar o IFMIS. O porta-estandarte do FreeBalance Chumbo - Ajuda - Guia O programa inclui sessões de familiarização, formação de formadores e utilizadores finais, tutoria, e formação no trabalho.
Taxas de sucesso mais elevadas
Todos estes programas e actividades relacionados com a gestão da mudança facilitam a adopção mais rápida da mudança. Ao criar consciência do novo sistema e das mudanças que ele traz, criando o desejo de se envolver e participar no processo de mudança, fornecendo os conhecimentos e competências necessários para implementar a mudança, e disponibilizando todos os recursos para apoiar e sustentar a mudança, as implementações da FreeBalance alcançaram taxas de sucesso mais elevadas do que outros fornecedores de ERP Tier 1.
Exemplos de Projectos de Gestão de Mudanças FreeBalance
A metodologia FreeBalance Change Management foi implementada com sucesso em numerosos projectos e actualizações, incluindo o nosso mais recente país cliente, Tunísia, onde se espera que a integração da gestão de projectos e mudanças no início reforce a coordenação, aumente a consciencialização e prepare o caminho para uma implementação mais suave.
Governo de Timor-Leste
FreeBalance começou a trabalhar com o Governo de Timor-Leste em 2000 e nos últimos 23 anos, os sistemas da FreeBalance têm sido utilizados em 80 ministérios, departamentos e agências, representando quatro níveis de hierarquia no governo. A FreeBalance trabalhou com o Governo de Timor-Leste para estabelecer um Roteiro da GFP que envolveu um plano plurianual para a implementação e implementação de objectivos estratégicos e planos tácticos de execução. Este Roteiro utilizou um plano faseado activação progressiva para facilitar o processo de roll out a todos os Ministérios e Departamentos. Esta abordagem proporcionou o tempo necessário para a formação dos utilizadores e permitiu ao ministério apoiar de forma sustentável o sistema uma vez em produção.
Trindade e Tobago
Em Trinidad e Tobago, a integração da gestão da mudança e da gestão de projectos facilitou o lançamento do IFMIS, permitindo que 40 ministérios, agências e departamentos de linha entrassem no sistema em apenas cinco meses.
Conclusão
A abordagem de Gestão de Mudanças FreeBalance não se limita a implementações ou actualizações do FreeBalance Accountability Suite™ e pode ser aplicada a qualquer programa de reforma da Gestão das Finanças Públicas (GFP). A assistência está disponível como um programa dedicado serviço de aconselhamentocomo uma componente de implementação do projectopara ajudar a consolidar o sustentabilidade de uma solução, ou como uma solução separada Reforma da GFP iniciativa. Os nossos consultores qualificados e profissionais certificados estão empenhados em fornecer qualidade gestão da mudança organizacional a qualquer governo.
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