As organizações governamentais têm uma necessidade cada vez maior de promover relacionamentos significativos com uma ampla gama de partes interessadas. Os sistemas de engajamento surgiram como uma força transformadora na última década, permitindo que os governos estabelecessem conexões perfeitas com as partes interessadas, simplificassem os processos financeiros e aprimorassem os recursos de supervisão. Eles têm um papel fundamental a desempenhar no apoio aos governos para que adotem soluções digitais e são um elemento fundamental para a transformação digital do governo.
O que são sistemas de engajamento?
Os sistemas de engajamento são um tipo de sistema de informação projetado especificamente para facilitar as interações bidirecionais entre as organizações governamentais e suas partes interessadas. A comunicação e a interação eficazes, não apenas com o público interno (funcionários), mas também com o público externo (como cidadãos, empresas, mídia e partes interessadas de outras organizações públicas), tornaram-se fundamentais para que os governos gerenciem os recursos públicos de forma mais eficaz.
Os sistemas de engajamento podem abranger uma ampla gama de tecnologias, incluindo aplicativos móveis, plataformas de mídia social, soluções baseadas em nuvem e ferramentas de comunicação em tempo real. Essas tecnologias podem ser usadas de várias maneiras para melhorar a forma como a equipe e os cidadãos interagem com o governo em questões relacionadas à gestão financeira.
O termo foi cunhado pela primeira vez no white paper de 2011 "Sistemas de engajamento e o futuro da TI empresarial", escrito por Geoffrey Moore. Desde então, os sistemas de engajamento se tornaram mais predominantes e o conceito foi ampliado com o surgimento de sistemas de inteligência e sistemas de inovação.
Principais características dos sistemas de engajamento
Ao contrário do tradicional sistemas de registroEnquanto os sistemas de engajamento são mais voltados para o armazenamento e gerenciamento de dados de "back office", os sistemas de engajamento são para uso em contextos de "linha de frente". Eles priorizam as interações em tempo real e o envolvimento do usuário, capacitando cidadãos, empresas e funcionários do governo a colaborar, trocar informações e contribuir para decisões financeiras informadas.
Os sistemas de engajamento são caracterizados por vários recursos importantes que os diferenciam dos sistemas de TI tradicionais:
- Arquitetura descentralizada: os sistemas de engajamento não são repositórios centralizados de dados, mas sim sistemas descentralizados que capacitam os usuários a interagir e colaborar com base em suas necessidades e funções específicas
- Troca de dados em tempo real: os sistemas de engajamento facilitam a troca de dados em tempo real, permitindo que as organizações obtenham percepções imediatas e tomem decisões informadas no momento
- Design centrado no usuário: No centro de um bom sistema de engajamento está uma filosofia centrada no usuário. Eles facilitam o envolvimento e a colaboração entre funcionários, clientes, parceiros e outras partes interessadas, e priorizam a acessibilidade, a usabilidade e uma experiência de usuário perfeita. Tudo isso promove a transparência e a responsabilidade na gestão das finanças públicas.
- Recursos habilitados para dispositivos móveis: os sistemas de engajamento reconhecem a força de trabalho cada vez mais móvel e fornecem acesso a ferramentas e informações de qualquer lugar, a qualquer momento.
Os benefícios dos sistemas de engajamento para os governos
No setor público, os sistemas de engajamento podem desempenhar um papel transformador na melhoria do engajamento dos cidadãos, no aumento da transparência do governo e na otimização dos serviços públicos. Por exemplo, os sistemas de engajamento podem:
- Envolver os cidadãos na elaboração de políticas: os sistemas de engajamento podem fornecer plataformas para que os cidadãos participem de discussões sobre políticas, fornecendo feedback valioso e moldando as decisões do governo
- Aumentar a transparência do governo: os sistemas de engajamento podem tornar os dados e as informações do governo mais acessíveis aos cidadãos, promovendo a confiança e a responsabilidade
- Agilizar os serviços públicos: os sistemas de engajamento podem facilitar os aplicativos on-line, o agendamento de compromissos e o compartilhamento de documentos, reduzindo a burocracia e melhorando a experiência do cidadão
- Melhorar a colaboração entre os órgãos públicos: os sistemas de engajamento podem acabar com os silos entre os órgãos governamentais, permitindo o compartilhamento contínuo de informações e a prestação coordenada de serviços.
No que se refere especificamente à gestão financeira pública, o foco interativo e centrado no usuário dos sistemas de engajamento ajuda a aumentar a transparência nas finanças do governo, facilitando para os cidadãos a compreensão de como o dinheiro de seus impostos está sendo gasto. Isso, por sua vez, promove uma maior responsabilidade por parte dos funcionários do governo e aumenta a confiança do público.
A implementação de um sistema de engajamento para a PFM pode gerar uma infinidade de benefícios para os governos, incluindo
- Maior transparência e responsabilidade: Os sistemas de engajamento da GFP eliminam silos e promovem canais de comunicação abertos, permitindo o acesso contínuo a informações financeiras para cidadãos, empresas e outras partes interessadas
- Maior participação dos cidadãos: Os sistemas de engajamento da GFP fornecem plataformas para que os cidadãos participem do processo orçamentário, ofereçam feedback sobre políticas financeiras e acompanhem a alocação de fundos públicos
- Supervisão e auditoria fortalecidas: Os sistemas de engajamento da GFP facilitam para os agentes externos, como legislaturas e agências de auditoria, a realização de uma supervisão mais eficaz das finanças do governo, detectando possíveis irregularidades e garantindo o uso adequado dos fundos públicos
- Processos financeiros simplificados: Os sistemas de engajamento de GFP automatizam tarefas, fornecem dados em tempo real e simplificam os canais de comunicação, tornando os processos financeiros mais eficientes e menos propensos a erros
- Tomada de decisões com base em dados: Os sistemas de engajamento da GFP reúnem, analisam e apresentam dados financeiros de maneira fácil de usar, permitindo que os funcionários do governo tomem decisões informadas com base em informações atualizadas.
Desafios e considerações para a implementação de sistemas de engajamento em ambientes de gestão financeira pública
Embora os sistemas de engajamento ofereçam benefícios significativos, há alguns desafios que os governos precisam considerar. Em primeiro lugar, assim como os sistemas de registro, os sistemas de engajamento lidam com dados complexos e confidenciais, portanto, os protocolos de segurança precisam ser robustos. Em segundo lugar, os sistemas de engajamento se sobrepõem e complementam os sistemas de registro e podem depender de outros sistemas para funcionar bem. A integração com outros sistemas existentes precisa ser tranquila para garantir um fluxo contínuo de dados, evitar silos de dados e garantir uma experiência unificada para o usuário; não se trata apenas do novo sistema, mas de como ele interage com outros sistemas, oferece suporte a eles e é suportado por eles.
Os seres humanos são um dos maiores fatores em qualquer implementação de sistema de TI. A mudança para um sistema de engajamento no PFM provavelmente exigirá uma mudança não apenas nos processos departamentais, mas também na cultura organizacional. Os governos precisam desenvolver um plano abrangente de gerenciamento de mudanças para comunicar os benefícios dos novos sistemas, abordar as preocupações das partes interessadas e fornecer treinamento e suporte adequados. E, por fim, os planos de sustentabilidade e manutenção precisam ser acordados antecipadamente. Garantir a sustentabilidade e a manutenção a longo prazo de um sistema de engajamento de GFP é fundamental para o seu sucesso. Os governos precisam alocar recursos adequados para manutenção, atualizações e suporte contínuos para garantir que os sistemas permaneçam eficazes e atualizados.
Sistemas de engajamento de PFM na prática
Os sistemas de engajamento estão no centro de várias estratégias governamentais modernas, incluindo o governo inteligente, o governo aberto e o planejamento colaborativo de recursos.
Em cada caso, o sistema de engajamento que permite essas abordagens depende de um solução de planejamento de recursos governamentais (GRP), como o FreeBalance Accountability SuiteTM:
- As tecnologias de governo e cidades inteligentes aproveitam os dados de transações de GRP, dados "não estruturados" de gerenciamento de registros, registros de software, dispositivos da Internet das Coisas (IoT) e feeds de e-mail, texto e mídia social. Embora essas tecnologias sejam recebidas com entusiasmo, alguns pilotos não conseguiram se expandir com sucesso porque não tinham uma solução de GRP subjacente eficaz
- As tecnologias de transparência e engajamento de dados abertos não conseguiram cumprir sua promessa inicial, porque a maioria das iniciativas se baseou em comunicações unidirecionais do governo para os cidadãos. Isso muda quando o compartilhamento de informações é facilitado por uma ferramenta GRP precisa e fácil de usar, e o envolvimento é bidirecional
- Os sistemas e subsistemas de GRP foram originalmente desenvolvidos para aprimorar o processamento de transações, mas oferecem a oportunidade de criar maior eficiência quando usados de forma colaborativa no contexto. O GRP não é para ser usado isoladamente: os usuários precisam acessar sistemas de conhecimento, políticas e procedimentos e sistemas de aprendizagem "just-in-time". Eles precisam interagir com colegas para concluir transações. E o escopo da colaboração nas transações aumenta com os mecanismos de governo aberto. Por exemplo, o fluxo de trabalho de uma pergunta de fornecedor durante um ciclo de compras eletrônicas se beneficia da integração entre o front e o back-office.
A suíte FreeBalance AccountabilityTM é especificamente projetado para governos. Oferece uma gama de soluções de planejamento de recursos governamentais que suportam uma abordagem de sistemas de engajamento em todo o ciclo orçamentário.
Por exemplo, o Ferramenta de gerenciamento de finanças públicas FreeBalance (PFM) permite que os governos publiquem relatórios financeiros estatutários on-line de forma rápida e fácil. (GTM) Gestão de Tesouraria do Governo fornece funcionalidade de relatório de conformidade e (CSM) Gestão do Serviço Civil oferece ferramentas interativas de recrutamento, seleção e integração para garantir que os melhores funcionários sejam contratados e mantidos.
Conclusão
Ao adotar sistemas de engajamento, os governos podem reduzir a distância entre suas operações internas e seus funcionários, cidadãos e partes interessadas. Os sistemas de engajamento da GFP ajudam a promover conexões significativas, aprimoram a colaboração e garantem que os governos se tornem mais centrados no cidadão, transparentes e responsivos às necessidades das comunidades que atendem.
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