A gestão de despesas refere-se ao processo de planejamento, orçamento, execução e monitoramento dos gastos de uma organização. Nos governos, isso geralmente é conhecido como público gestão de despesas, e é diferente das práticas do setor privado. Isso ocorre porque os governos geralmente têm necessidades exclusivas, como controles de orçamento e compromisso, que vão além dos processos tradicionais de contas a pagar do setor privado e exigem gerenciamento adicional.
Gestão eficaz das despesas públicas é importante porque garante que os fundos públicos sejam usados de forma eficiente, transparente e de acordo com as políticas e os objetivos do governo. A boa gestão financeira pública (PFM), da qual o controle de despesas é uma parte fundamental, desempenha um papel vital no desenvolvimento e na estabilidade das nações, bem como na saúde e no bem-estar dos cidadãos de um país.
O caso da reforma da gestão de despesas públicas
Fica claro, portanto, que os governos devem ter como prioridade a gestão eficaz dos gastos públicos para contribuir com o desempenho fiscal geral. No entanto, o caminho para alcançar esse objetivo pode ser complexo. Várias partes interessadas, orçamentos apertados e recursos técnicos limitados dentro da organização podem ser barreiras para a reforma de processos e modelos operacionais.
Ao se deparar com essas barreiras, pode ser útil reforçar os argumentos a favor da reforma da gestão dos gastos públicos. Os principais benefícios da reforma são:
Aumento da transparência e da responsabilidade
Muitos governos enfrentam desafios para garantir a transparência e a responsabilidade em seus gastos. Saber quanto foi gasto, em quê, quando e quanto resta no orçamento pode ser prejudicado por mecanismos inadequados de relatórios, procedimentos complexos e acesso limitado a dados financeiros. Por sua vez, isso impede a tomada de decisões eficazes e abre a possibilidade de corrupção e má administração.
A gestão transparente dos gastos públicos promove a confiança entre os governos e os cidadãos. Ao garantir que as decisões de gastos sejam registradas com precisão e de uma forma que o público possa acessar, fica mais fácil detectar e prevenir a corrupção, aumentando assim a responsabilidade e a confiança no governo.
Gerenciamento de dados financeiros complexos
O gerenciamento de dados de despesas complexas é um ponto problemático significativo para as autoridades governamentais. Os processos tradicionais, baseados em papel, dificultam a manutenção de registros precisos, a análise de dados e a geração de relatórios orçamentários em tempo hábil. Essa complexidade geralmente leva a erros, ineficiências e atrasos no pagamento aos fornecedores, obscurecendo a imagem dos recursos financeiros que restam para investir.
Reformar as maneiras pelas quais os dados são coletados, gerenciados, revisados e divulgados oferece a oportunidade de melhoria e reduz os problemas enfrentados. Em particular, a mudança de processos de despesas baseados em papel para uma solução técnica com requisitos de aprovação e funcionalidade de relatório fácil de usar garante a conformidade com as políticas organizacionais relacionadas a despesas, libera tempo para os profissionais de finanças e facilita a tomada de decisões.
Alocação eficiente de recursos, pessoas eficazes
Os compromissos do governo com a transparência e a reforma fiscal podem ser prejudicados por recursos limitados e orçamentos apertados. Nesse ambiente, pode ser tentador adiar a reforma das práticas de gerenciamento de despesas, mas o retorno sobre o investimento da reforma pode ser significativo e ter um impacto operacional muito positivo.
No âmbito da economia, o orçamento e o controle de despesas eficazes geram um retorno ideal dos recursos disponíveis. Isso leva a uma melhor prestação de serviços públicos, desenvolvimento de infraestrutura e programas de bem-estar social.
Nas equipes financeiras do governo, os orçamentos apertados e o número limitado de funcionários também podem ser difíceis. Investir recursos em um projeto de reforma de despesas pode ser visto como uma pressão adicional inútil, além de atender às necessidades diárias da empresa. No entanto, os líderes financeiros precisam garantir que seus processos e ferramentas de gerenciamento de despesas sejam eficientes para que os funcionários não percam tempo e esforço desnecessariamente. Processos desatualizados e a falta de proficiência técnica dos funcionários podem atrasar a gestão de despesas, afetando a equipe e a operação geral do governo. A reforma dos sistemas de gerenciamento de despesas do governo, apoiada por um treinamento abrangente para aumentar o moral e garantir a habilidade técnica, pode aliviar esses desafios.
Como reformar a gestão de despesas públicas
Reformar a gestão dos gastos públicos em um governo não é uma solução rápida. Para ser bem-sucedido, esse tipo de programa de melhoria exige um planejamento cuidadoso, o envolvimento das partes interessadas e a adoção de soluções modernas.
Aqui estão algumas diretrizes importantes para reformar a forma como os gastos do governo são gerenciados:
Planejar táticas alinhadas aos objetivos estratégicos
O processo de reforma deve se basear nos objetivos da política governamental. Isso permite a priorização de outras atividades úteis, mas não necessariamente essenciais.
Deve-se desenvolver uma estratégia clara, que estabeleça objetivos e indicadores de desempenho e defina as funções e responsabilidades dos principais interessados.
Comprometer-se com a liderança visível e o envolvimento das partes interessadas
Reformar algo tão importante como a gestão de despesas públicas exige uma liderança forte e o envolvimento ativo das partes interessadas. Os motivos da reforma, conforme observado acima, precisam ser compartilhados de forma clara e regular por aqueles que lideram o projeto de reforma, desde os estágios iniciais de planejamento até a conclusão.
O envolvimento regular com os principais tomadores de decisão, influenciadores e usuários criará um entendimento conjunto dos requisitos e desafios, promoverá a colaboração e removerá as barreiras à mudança. Trabalhar dessa forma durante a implementação significa que os novos processos de gerenciamento de despesas têm maior probabilidade de serem bem-sucedidos quando estiverem sendo usados no dia a dia.
Adotar a tecnologia e a inovação
Os processos desatualizados de gerenciamento de despesas consomem muitos recursos, são propensos a erros humanos e podem levar a uma má administração não intencional ou a fraudes intencionais. O uso da tecnologia para automatizar e otimizar os processos de gestão financeira ajuda a reduzir esses riscos e aumenta a transparência e a precisão.
O uso de uma ferramenta de gerenciamento de despesas específica do governo, configurada de acordo com as necessidades de sua organização, facilita a operação de forma transparente e eficaz. Sistemas configuráveis e adaptáveis, como o FreeBalance Accountability SuiteTMAlém disso, as soluções técnicas, como o sistema de gerenciamento de gastos, também permitem mudanças futuras na forma como os gastos são gerenciados. Isso significa que você pode preparar suas operações financeiras para o futuro; à medida que o gerenciamento fiscal evolui, sua solução técnica pode evoluir com ele.
Monitore minuciosamente o progresso durante a implementação
Uma transição tranquila dos processos existentes para sistemas novos e aprimorados depende da implementação diligente de planos anteriores, da atenção aos detalhes e da colaboração eficaz entre equipes e disciplinas.
A comunicação e o monitoramento contínuos são fundamentais durante toda a implementação, e esse é um período que exige muitos recursos. O monitoramento contínuo da implementação das reformas e a avaliação de sua eficácia em relação aos principais indicadores de desempenho acordados manterão o programa no caminho certo, identificarão os gargalos e farão os ajustes necessários.
Seguir as metodologias de implementação estabelecidas pode ajudar a minimizar os riscos durante a implementação e garantir que os novos sistemas sejam incorporados com sucesso à organização.
Desenvolver a capacidade por meio de treinamento robusto
A implementação de uma solução técnica como parte da reforma do gerenciamento de gastos públicos melhorará significativamente a transparência dos gastos, reduzirá os processos manuais e gerenciará o risco de fraude.
No entanto, um novo sistema de gerenciamento de despesas precisa ser usado por funcionários experientes e qualificados. Investir no desenvolvimento da capacidade técnica dos funcionários do governo garantirá que o sistema possa produzir resultados agora e no futuro.
Os usuários do novo sistema precisam ser treinados e receber suporte de forma contínua e completa. A oferta de oportunidades de desenvolvimento profissional contínuo para funcionários e usuários do sistema garante que eles se mantenham atualizados sobre os desenvolvimentos e inovações do setor. A incorporação de uma cultura de aprendizado contínuo e desenvolvimento de habilidades, por meio de treinamento consistente em nível de equipe, também permite que a organização se adapte às mudanças nas práticas e tecnologias de gestão financeira.
Como o FreeBalance pode ajudar os governos a reformar a gestão de despesas públicas?
A FreeBalance tem 40 anos de experiência em PFM e no apoio a governos no gerenciamento de despesas. Nossos especialistas entendem os desafios enfrentados pelos funcionários do governo e oferecem soluções fáceis de usar, escalonáveis e de fácil implementação que se alinham às suas necessidades.
Ferramentas de gerenciamento de despesas públicas
Há uma grande variedade de sistemas de planejamento de recursos no mercado, mas somente o FreeBalance Accountability SuiteTM foi projetado especificamente para os usuários do setor público (e para a gestão de despesas públicas). Nosso sistema de gerenciamento financeiro baseado na Web foi projetado para aumentar a transparência, a eficiência e a responsabilidade no gerenciamento das finanças públicas. O sistema inclui a funcionalidade de gerenciamento de despesas públicas projetada especificamente para o governo, que vai além da funcionalidade padrão de planejamento de recursos empresariais.
Um dos principais pilares do FreeBalance Accountability SuiteTM é o gerenciamento de despesas públicas (PEM). Isso inclui:
- Controles de orçamento e compromissogarantir que todas as despesas sejam aprovadas pelos funcionários no nível de senioridade adequado e não excedam o orçamento acordado ou as alocações definidas no sistema
- Configuração dos métodos de compra que gerencia uma série de tipos de compras, como pedidos de compra locais, caixa pequeno, contratos em aberto, ofertas permanentes e contratos especiais, para garantir que todos os tipos de compra possam ser efetivamente rastreados
- Ferramentas de gerenciamento de fornecedores incluindo autorização, certificações e classificações de fornecedores
- Funcionalidade de benefícios sociais que garante que os pagamentos de pensões, assistência médica, seguro-desemprego e bem-estar do governo sejam gerenciados de forma eficaz
- Ferramentas do ciclo de compras que gerenciam com precisão o ciclo geral de compras, incluindo requisições de compra, pedidos de compra, recebimento de mercadorias e devolução de mercadorias, para garantir uma visão abrangente de todas as compras
- Funcionalidade de aquisição que fornece informações detalhadas sobre compras governamentais, incluindo licitações competitivas, avaliação de propostas, disputas com fornecedores e gerenciamento de contratos
- Gerenciamento de subsídiosA Comissão de Valores Mobiliários, que permite a supervisão de subsídios, empréstimos e contribuições do governo para indivíduos, instituições educacionais, ONGs e empresas
- Ferramentas de transferência intergovernamentalque garantem pagamentos de transferência rápidos e fáceis entre governos.
Suporte à implementação e sustentabilidade
Conforme estabelecido acima, a tecnologia é apenas parte do quebra-cabeça da reforma da gestão dos gastos públicos. Com sucesso implementação da reforma da gestão de despesas e sustentando a longo prazo, depende de uma gestão de mudanças abordagens, desenvolvimento da capacidadee suporte contínuo.
A FreeBalance usa um sistema ágil e certificado pela ISO-9001:2015. metodologia de implementação chamado A-i3+qM™. Os clientes da FreeBalance se beneficiam da implementação de software específico para o governo, da personalização e do desenvolvimento de produtos.
A longa experiência da FreeBalance no apoio a governos com a reforma da gestão financeira pública nos permite compartilhar as melhores práticas de todo o mundo, e nosso Academia FreeBalance equipe de treinamento e conjunto de cursos de gestão de finanças públicas garantir que os funcionários públicos tenham todas as informações necessárias para aproveitar todos os benefícios do FreeBalance Accountability SuiteTM.
Saiba mais
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