La gestión del gasto se refiere al proceso de planificación, presupuestación, ejecución y control del gasto de una organización. En los gobiernos suele denominarse público gestión del gasto, y es diferente de las prácticas del sector privado. Esto se debe a que los gobiernos suelen tener necesidades únicas, como los controles presupuestarios y de compromisos, que van más allá de los procesos tradicionales de cuentas por pagar del sector privado, y requieren una gestión adicional.
Gestión eficaz del gasto público es importante porque garantiza que los fondos públicos se utilicen de forma eficiente, transparente y en consonancia con las políticas y objetivos del gobierno. La buena gestión de las finanzas públicas (GFP), de la que el control del gasto es una parte fundamental, desempeña un papel vital en el desarrollo y la estabilidad de las naciones, así como en la salud y el bienestar de los ciudadanos de un país.
Reforma de la gestión del gasto público
Está claro, pues, que los gobiernos deben tener como prioridad una gestión eficaz del gasto público para contribuir al rendimiento fiscal global. Sin embargo, el camino para lograrlo puede ser complejo. Múltiples partes interesadas, presupuestos ajustados y recursos técnicos limitados dentro de la organización pueden ser obstáculos para reformar los procesos y los modelos operativos.
Ante estos obstáculos, puede ser útil reforzar los argumentos a favor de la reforma de la gestión del gasto público. Los principales beneficios de la reforma son:
Mayor transparencia y responsabilidad
Muchos gobiernos tienen dificultades para garantizar la transparencia y la rendición de cuentas en sus gastos. Saber cuánto se ha gastado, en qué, cuándo y cuánto queda dentro del presupuesto puede verse obstaculizado por mecanismos de información inadecuados, procedimientos complejos y un acceso limitado a los datos financieros. A su vez, esto impide una toma de decisiones eficaz y abre la posibilidad de corrupción y mala gestión.
Una gestión transparente del gasto público fomenta la confianza entre los gobiernos y los ciudadanos. Al garantizar que las decisiones de gasto se registran con exactitud y de forma que el público pueda acceder a ellas, resulta más fácil detectar y prevenir la corrupción, mejorando así la rendición de cuentas y la confianza en el gobierno.
Gestión de datos financieros complejos
La gestión de datos complejos sobre gastos es un punto muy delicado para los funcionarios públicos. Los procesos tradicionales, basados en papel, dificultan el mantenimiento de registros precisos, el análisis de datos y la generación de informes presupuestarios puntuales. Esta complejidad suele dar lugar a errores, ineficiencias y retrasos en el pago a proveedores, lo que nubla la imagen de los recursos financieros que quedan por invertir.
Reformar las formas en que se cotejan, gestionan, revisan y emiten los datos brinda la oportunidad de mejorar y reduce las molestias experimentadas. En concreto, pasar de los procesos de gasto basados en papel a una solución técnica con requisitos de aprobación y funciones de elaboración de informes fáciles de usar garantiza el cumplimiento de las políticas organizativas relacionadas con el gasto, libera tiempo a los profesionales de las finanzas y facilita la toma de decisiones.
Asignación eficiente de recursos, personas eficaces
El compromiso de los gobiernos con la transparencia y la reforma fiscal puede verse obstaculizado por la escasez de recursos y los presupuestos ajustados. En este contexto, puede resultar tentador retrasar la reforma de las prácticas de gestión del gasto; sin embargo, el rendimiento de la inversión de la reforma puede ser significativo y tener un impacto operativo muy positivo.
A nivel económico, una presupuestación y un control del gasto eficaces generan un rendimiento óptimo de los recursos disponibles. Esto conduce a una mejor prestación de servicios públicos, desarrollo de infraestructuras y programas de bienestar social.
Dentro de los equipos financieros de las administraciones públicas, los presupuestos ajustados y el número limitado de personal también pueden resultar difíciles. Invertir recursos en un proyecto de reforma del gasto puede percibirse como una presión adicional inútil al tiempo que se atienden las necesidades cotidianas de la empresa. Sin embargo, los responsables financieros deben asegurarse de que sus procesos y herramientas de gestión del gasto son eficientes para que los empleados no pierdan tiempo y esfuerzo innecesariamente. Los procesos obsoletos y la falta de competencia técnica de los empleados pueden ralentizar la gestión del gasto, lo que repercute en el equipo y en el funcionamiento general de la Administración. La reforma de los sistemas de gestión del gasto público, con el apoyo de una formación completa que refuerce la moral y garantice la competencia técnica, puede paliar estos problemas.
Cómo reformar la gestión del gasto público
Reformar la gestión del gasto público en un gobierno no es una solución rápida. Para tener éxito, este tipo de programa de mejora requiere una planificación cuidadosa, la participación de las partes interesadas y la adopción de soluciones modernas.
He aquí algunas directrices clave para reformar la gestión del gasto público:
Tácticas del plan alineadas con los objetivos estratégicos
El proceso de reforma debe basarse en los objetivos políticos del gobierno. Esto permite dar prioridad a otras actividades útiles, pero no necesariamente críticas.
Debe desarrollarse una estrategia clara que establezca objetivos e indicadores de rendimiento y defina las funciones y responsabilidades de las principales partes interesadas.
Compromiso con un liderazgo visible y la participación de las partes interesadas
Reformar algo tan importante como la gestión del gasto público requiere un liderazgo fuerte y la participación activa de las partes interesadas. Las razones de la reforma, como ya se ha señalado, deben ser compartidas con claridad y regularidad por quienes dirigen el proyecto de reforma, desde las fases iniciales de planificación hasta su conclusión.
El compromiso periódico con los principales responsables de la toma de decisiones, las personas influyentes y los usuarios contribuirá a la comprensión conjunta de las necesidades y los retos, fomentará la colaboración y eliminará los obstáculos al cambio. Trabajar de este modo durante la implantación significa que los nuevos procesos de gestión del gasto tendrán más probabilidades de éxito una vez que se utilicen en el día a día.
Adoptar la tecnología y la innovación
Los procesos anticuados de gestión del gasto consumen muchos recursos, son propensos al error humano y están abiertos a la mala gestión involuntaria o al fraude intencionado. Aprovechar la tecnología para automatizar y agilizar los procesos de gestión financiera ayuda a mitigar estos riesgos y mejora la transparencia y la precisión.
El uso de una herramienta de gestión del gasto pública específica, configurada según las necesidades de su organización, facilita el funcionamiento transparente y eficaz. Los sistemas configurables y adaptables, como FreeBalance Accountability SuiteTMtambién permiten cambios futuros en la forma de gestionar el gasto. Esto significa que puede preparar sus operaciones financieras para el futuro; a medida que evoluciona la gestión fiscal, su solución técnica puede evolucionar con ella.
Supervisar minuciosamente los avances en la aplicación
Una transición fluida de los procesos existentes a sistemas nuevos y mejorados depende de la aplicación diligente de los planes anteriores, prestando especial atención a los detalles y colaborando eficazmente entre equipos y disciplinas.
La comunicación y el seguimiento continuos son fundamentales a lo largo de toda la aplicación, y se trata de un momento especialmente intensivo en recursos. El seguimiento continuo de la aplicación de las reformas y la evaluación de su eficacia con respecto a los indicadores clave de rendimiento acordados mantendrán el programa en el buen camino, detectarán los cuellos de botella y realizarán los ajustes necesarios.
Seguir las metodologías de implantación establecidas puede ayudar a minimizar el riesgo durante la implantación y garantizar que los nuevos sistemas se integren con éxito en la organización.
Capacitar mediante una formación sólida
La implantación de una solución técnica en el marco de la reforma de la gestión del gasto público mejorará considerablemente la transparencia del gasto, reducirá los procesos manuales y gestionará el riesgo de fraude.
Sin embargo, un nuevo sistema de gestión del gasto debe ser utilizado por empleados experimentados y cualificados. Invertir en la capacitación técnica de los funcionarios garantizará que el sistema pueda dar resultados ahora y en el futuro.
Los usuarios del nuevo sistema deben recibir una formación completa y un apoyo continuo. Ofrecer oportunidades de desarrollo profesional continuo a los empleados y usuarios del sistema garantiza que se mantengan al día de los avances e innovaciones del sector. Implantar una cultura de aprendizaje continuo y desarrollo de competencias, a través de una formación coherente a nivel de equipo, también permite a la organización adaptarse a los cambios en las prácticas y tecnologías de gestión financiera.
¿Cómo puede FreeBalance ayudar a los gobiernos a reformar la gestión del gasto público?
FreeBalance cuenta con 40 años de experiencia en la gestión de las finanzas públicas y el apoyo a las administraciones públicas en la gestión del gasto. Nuestros expertos entienden los retos a los que se enfrentan los funcionarios públicos y ofrecen soluciones fáciles de usar, escalables y fáciles de implementar que se adaptan a sus necesidades.
Herramientas de gestión del gasto público
En el mercado existe una amplia gama de sistemas de planificación de recursos, pero sólo FreeBalance Accountability SuiteTM está diseñado específicamente pensando en los usuarios del sector público (y en la gestión del gasto público). Nuestro sistema web de gestión financiera está diseñado para mejorar la transparencia, la eficacia y la responsabilidad en la gestión de las finanzas públicas. El sistema incluye funciones de gestión del gasto público diseñadas específicamente para las administraciones públicas, que van más allá de las funciones estándar de planificación de recursos empresariales.
Uno de los pilares básicos del paquete de contabilidad FreeBalanceTM es (PEM) Gestión del Gasto Público. Esto incluye:
- Controles presupuestarios y de compromisosGarantizar que todos los gastos sean aprobados por empleados con el nivel de antigüedad adecuado y que no superen el presupuesto acordado o las asignaciones establecidas en el sistema.
- Configuración de los métodos de compra que gestiona una serie de tipos de compras, como los pedidos locales, la caja para gastos menores, los contratos abiertos, las ofertas permanentes y los contratos especiales, para garantizar un seguimiento eficaz de todos los tipos de compras.
- Herramientas de gestión de proveedores incluida la autorización de proveedores, certificaciones y calificaciones
- Funcionalidad de las prestaciones sociales que garantiza la gestión eficaz de las pensiones públicas, la asistencia sanitaria, el seguro de desempleo y las prestaciones sociales.
- Herramientas del ciclo de compra que gestionan con precisión el ciclo general de compras, incluidas las solicitudes de compra, los pedidos de compra, la recepción de mercancías y las devoluciones de mercancías, para garantizar una visión completa de todas las compras.
- Funciones de adquisición que ofrece información detallada sobre contratación pública, incluidos concursos, evaluación de licitaciones, litigios entre proveedores y gestión de contratos.
- Gestión de subvenciones, que permite supervisar las subvenciones, préstamos y contribuciones públicas a particulares, instituciones educativas, ONG y empresas.
- Instrumentos de transferencia intergubernamentalque garantizan la rapidez y facilidad de las transferencias entre gobiernos.
Apoyo a la aplicación y la sostenibilidad
Como se ha establecido anteriormente, la tecnología es sólo una parte del rompecabezas de la reforma de la gestión del gasto público. Con éxito aplicación de la reforma de la gestión del gasto y mantener a largo plazo depende de la solidez gestión del cambio enfoques, desarrollo de capacidadesy apoyo continuo.
FreeBalance utiliza un sistema propio ágil con certificación ISO-9001:2015. metodología de aplicación denominado A-i3+qM™. Los clientes de FreeBalance se benefician de la implementación, personalización y desarrollo de productos de software específicos para el gobierno.
La larga experiencia de FreeBalance en el apoyo a los gobiernos en la reforma de la gestión de las finanzas públicas nos permite compartir las mejores prácticas de todo el mundo, y nuestra Academia FreeBalance equipo de formación y conjunto de cursos de gestión de las finanzas públicas garantizar que los funcionarios públicos dispongan de toda la información necesaria para aprovechar todas las ventajas de FreeBalance Accountability SuiteTM.
Más información
Descargar más información sobre FreeBalance Herramientas de gestión del gasto públicoo lea más sobre nuestra metodología propia de implantación ágilen nuestro sitio web.