A gestão das despesas refere-se ao processo de planeamento, orçamentação, execução e controlo das despesas de uma organização. Nas administrações públicas, este processo é geralmente conhecido como público gestão das despesas, e é diferente das práticas do sector privado. Tal deve-se ao facto de as administrações públicas terem muitas vezes necessidades específicas, tais como controlos orçamentais e de autorizações, que ultrapassam os processos tradicionais de contas a pagar do sector privado e exigem uma gestão adicional.
Gestão eficaz das despesas públicas é importante porque garante que os fundos públicos são utilizados de forma eficiente, transparente e em conformidade com as políticas e os objectivos do governo. Uma boa gestão das finanças públicas (GFP), da qual o controlo das despesas é uma parte fundamental, desempenha um papel vital no desenvolvimento e na estabilidade das nações, bem como na saúde e no bem-estar dos cidadãos de um país.
O caso da reforma da gestão das despesas públicas
É, pois, evidente que os governos devem ter como prioridade uma gestão eficaz das despesas públicas, a fim de contribuir para o desempenho orçamental global. No entanto, o caminho para alcançar este objetivo pode ser complexo. Múltiplas partes interessadas, orçamentos apertados e recursos técnicos limitados dentro da organização podem constituir obstáculos à reforma dos processos e modelos operacionais.
Quando confrontados com estes obstáculos, pode ser útil reforçar os argumentos a favor da reforma da gestão das despesas públicas. Os principais benefícios da reforma são:
Aumento da transparência e da responsabilidade
Muitos governos enfrentam desafios para garantir a transparência e a responsabilização das suas despesas. Saber quanto foi gasto, em quê, quando e quanto resta no orçamento pode ser dificultado por mecanismos de informação inadequados, procedimentos complexos e acesso limitado a dados financeiros. Por sua vez, este facto impede a tomada de decisões eficazes e abre a possibilidade de corrupção e má gestão.
Uma gestão transparente das despesas públicas fomenta a confiança entre os governos e os cidadãos. Ao garantir que as decisões de despesa são registadas com exatidão e de uma forma acessível ao público, torna-se mais fácil detetar e prevenir a corrupção, reforçando assim a responsabilização e a confiança no governo.
Gestão de dados financeiros complexos
A gestão de dados complexos sobre as despesas é um fator de grande dificuldade para os funcionários públicos. Os processos tradicionais, baseados em papel, dificultam a manutenção de registos precisos, a análise de dados e a produção de relatórios orçamentais atempados. Esta complexidade conduz muitas vezes a erros, ineficiências e atrasos nos pagamentos aos fornecedores, obscurecendo a imagem dos recursos financeiros que restam para investir.
A reforma da forma como os dados são recolhidos, geridos, revistos e divulgados oferece a oportunidade de melhoria e reduz as dificuldades sentidas. Em particular, a passagem de processos de despesas baseados em papel para uma solução técnica com requisitos de aprovação e uma funcionalidade de elaboração de relatórios fácil de utilizar garante a conformidade com as políticas organizacionais relacionadas com as despesas, liberta tempo aos profissionais de finanças e facilita a tomada de decisões.
Atribuição eficiente de recursos, pessoas eficazes
Os compromissos assumidos pelo governo em matéria de transparência e reforma orçamentais podem ser prejudicados por recursos limitados e orçamentos apertados. Neste contexto, pode ser tentador adiar a reforma das práticas de gestão das despesas, mas o retorno do investimento da reforma pode ser significativo e ter um impacto operacional muito positivo.
A nível económico, uma orçamentação e um controlo das despesas eficazes permitem otimizar o rendimento dos recursos disponíveis. Isto conduz a uma melhor prestação de serviços públicos, ao desenvolvimento de infra-estruturas e a programas de bem-estar social.
Nas equipas de finanças públicas, os orçamentos apertados e o número limitado de efectivos podem também revelar-se difíceis. Investir recursos num projeto de reforma das despesas pode ser entendido como uma pressão adicional inútil, ao mesmo tempo que se satisfazem as necessidades quotidianas da empresa. No entanto, os responsáveis financeiros têm de garantir que os seus processos e ferramentas de gestão das despesas são eficientes para que os funcionários não percam tempo e esforço desnecessariamente. Os processos desactualizados e a falta de competência técnica dos funcionários podem atrasar a gestão das despesas, afectando a equipa e o funcionamento geral da administração pública. A reforma dos sistemas de gestão das despesas públicas, apoiada por uma formação abrangente que reforce o moral e assegure as competências técnicas, pode atenuar estes desafios.
Como reformar a gestão das despesas públicas
A reforma da gestão da despesa pública num governo não é uma solução rápida. Para ser bem sucedido, este tipo de programa de melhoria requer um planeamento cuidadoso, a participação das partes interessadas e a adoção de soluções modernas.
Eis algumas orientações fundamentais para reformar a forma como a despesa pública é gerida:
Planear tácticas alinhadas com os objectivos estratégicos
O processo de reforma deve basear-se nos objectivos políticos do governo. Isto permite dar prioridade a outras actividades úteis, mas não necessariamente críticas.
Deve ser desenvolvida uma estratégia clara, que estabeleça objectivos e indicadores de desempenho e defina as funções e responsabilidades dos principais interessados.
Comprometer-se com uma liderança visível e com o envolvimento das partes interessadas
A reforma de algo tão importante como a gestão das despesas públicas exige uma liderança forte e a participação ativa das partes interessadas. Os motivos da reforma, tal como acima referido, devem ser partilhados clara e regularmente pelos responsáveis pelo projeto de reforma, desde as fases iniciais de planeamento até à sua conclusão.
O envolvimento regular com os principais decisores, influenciadores e utilizadores permitirá uma compreensão conjunta dos requisitos e desafios, promoverá a colaboração e eliminará os obstáculos à mudança. Trabalhar desta forma durante a implementação significa que os novos processos de gestão de despesas têm mais probabilidades de serem bem sucedidos quando estiverem a ser utilizados no dia a dia.
Abraçar a tecnologia e a inovação
Os processos desactualizados de gestão de despesas consomem muitos recursos, são propensos a erros humanos e estão abertos a má gestão não intencional ou fraude intencional. O recurso à tecnologia para automatizar e racionalizar os processos de gestão financeira ajuda a reduzir estes riscos e aumenta a transparência e a exatidão.
A utilização de uma ferramenta de gestão das despesas públicas específica, configurada de acordo com as necessidades da sua organização, facilita o funcionamento de uma forma transparente e eficaz. Sistemas configuráveis e adaptáveis, como o FreeBalance Accountability SuiteTMAs soluções técnicas, como o sistema de gestão financeira, também permitem alterações futuras na forma como as despesas são geridas. Isto significa que pode preparar as suas operações financeiras para o futuro; à medida que a gestão fiscal evolui, a sua solução técnica pode evoluir com ela.
Monitorizar exaustivamente os progressos realizados durante a implementação
Uma transição suave dos processos existentes para sistemas novos e melhorados assenta na implementação diligente de planos anteriores, prestando muita atenção aos pormenores e colaborando eficazmente entre equipas e disciplinas.
A comunicação e o acompanhamento contínuos são fundamentais ao longo de toda a execução, sendo este um período particularmente intensivo em termos de recursos. O acompanhamento contínuo da execução das reformas e a avaliação da sua eficácia em relação aos indicadores-chave de desempenho acordados permitirão manter o programa no bom caminho, identificar os estrangulamentos e efetuar os ajustamentos necessários.
Seguir as metodologias de implementação estabelecidas pode ajudar a minimizar o risco através da implementação e garantir que os novos sistemas sejam incorporados com sucesso na organização.
Reforçar as capacidades através de uma formação sólida
A implementação de uma solução técnica como parte da reforma da gestão das despesas públicas melhorará significativamente a transparência das despesas, reduzirá os processos manuais e gerirá o risco de fraude.
No entanto, um novo sistema de gestão das despesas deve ser utilizado por funcionários experientes e qualificados. O investimento no reforço das capacidades técnicas dos funcionários públicos garantirá que o sistema possa produzir resultados agora e no futuro.
Os utilizadores do novo sistema têm de receber formação completa e apoio permanente. Proporcionar oportunidades de desenvolvimento profissional contínuo aos funcionários e utilizadores do sistema garante que estes se mantêm actualizados sobre os desenvolvimentos e inovações do sector. A incorporação de uma cultura de aprendizagem contínua e de desenvolvimento de competências, através de uma formação consistente ao nível das equipas, também permite que a organização se adapte às práticas e tecnologias de gestão financeira em constante mudança.
Como é que a FreeBalance pode ajudar os governos a reformar a gestão das despesas públicas?
A FreeBalance tem 40 anos de experiência em GFP e no apoio a governos na gestão de despesas. Os nossos especialistas compreendem os desafios enfrentados pelos funcionários públicos e fornecem soluções fáceis de utilizar, escaláveis e de fácil implementação que se alinham com as suas necessidades.
Instrumentos de gestão das despesas públicas
Existe uma vasta gama de sistemas de planeamento de recursos no mercado, mas apenas o FreeBalance Accountability SuiteTM foi concebido especificamente a pensar nos utilizadores do sector público (e na gestão das despesas públicas). O nosso sistema de gestão financeira baseado na Web foi concebido para aumentar a transparência, a eficiência e a responsabilidade na gestão das finanças públicas. O sistema inclui uma funcionalidade de gestão das despesas públicas concebida especificamente para a administração pública, que vai além da funcionalidade normal de planeamento de recursos empresariais.
Um dos principais pilares do FreeBalance Accountability SuiteTM é a gestão das despesas públicas (PEM). Isto inclui:
- Controlos orçamentais e de autorizaçõesgarantir que todas as despesas são aprovadas por funcionários com o nível de antiguidade adequado e não excedem o orçamento acordado ou as dotações definidas no sistema
- Configuração dos métodos de compra que gere uma série de tipos de aquisições, tais como ordens de compra locais, caixa pequena, contratos em aberto, ofertas permanentes e contratos especiais, para garantir que todos os tipos de aquisições podem ser eficazmente controlados
- Ferramentas de gestão de fornecedores incluindo autorização, certificações e classificações de fornecedores
- Funcionalidade das prestações sociais que garante que as pensões do Estado, os cuidados de saúde, o seguro de emprego e os pagamentos da segurança social são geridos de forma eficaz
- Ferramentas do ciclo de compras que gerem com precisão o ciclo geral de compras, incluindo requisições de compra, ordens de compra, entrada de mercadorias e devolução de mercadorias, para garantir uma visão global de todas as compras
- Funcionalidade de aquisição que fornece informações aprofundadas sobre contratos públicos, incluindo concursos, avaliação de propostas, litígios com fornecedores e gestão de contratos
- Gestão de subvençõesque permite o controlo das subvenções, empréstimos e contribuições do Estado a particulares, instituições de ensino, ONG e empresas
- Instrumentos de transferência intergovernamentalque asseguram pagamentos de transferências rápidos e fáceis entre governos.
Apoio à implementação e sustentabilidade
Como já foi referido, a tecnologia é apenas uma parte do puzzle da reforma da gestão das despesas públicas. O sucesso da aplicação da reforma da gestão das despesas e que sustenta a longo prazo depende de uma gestão da mudança abordagens, desenvolvimento de capacidadese apoio contínuo.
A FreeBalance utiliza um sistema de gestão ágil e certificado ISO-9001:2015. metodologia de implementação denominado A-i3+qM™. Os clientes FreeBalance beneficiam da implementação de software específico para o governo, da personalização e do desenvolvimento de produtos.
A experiência de longa data da FreeBalance no apoio aos governos com a reforma da gestão das finanças públicas permite-nos partilhar as melhores práticas de todo o mundo, e a nossa Academia FreeBalance equipa de formação e conjunto de cursos de gestão das finanças públicas garantir que os funcionários públicos dispõem de todas as informações necessárias para tirar partido de todas as vantagens da FreeBalance Accountability SuiteTM.
Saiba mais
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