La gestion des dépenses fait référence au processus de planification, de budgétisation, d'exécution et de suivi des dépenses d'une organisation. Dans les gouvernements, ce processus est généralement connu sous le nom de public La gestion des dépenses est différente des pratiques du secteur privé. En effet, les gouvernements ont souvent des besoins spécifiques, tels que les contrôles du budget et des engagements, qui vont au-delà des processus traditionnels de comptabilité fournisseurs du secteur privé et nécessitent une gestion supplémentaire.
Gestion efficace des dépenses publiques est importante car elle garantit que les fonds publics sont utilisés de manière efficace, transparente et conforme aux politiques et objectifs du gouvernement. Une gestion saine des finances publiques (GFP), dont le contrôle des dépenses est un élément essentiel, joue un rôle vital dans le développement et la stabilité des nations, ainsi que dans la santé et le bien-être des citoyens d'un pays.
Les arguments en faveur d'une réforme de la gestion des dépenses publiques
Il est donc clair que les gouvernements devraient faire de la gestion efficace des dépenses publiques une priorité pour contribuer à la performance fiscale globale. Toutefois, le chemin à parcourir pour y parvenir peut être complexe. La multiplicité des parties prenantes, les budgets serrés et les ressources techniques limitées au sein de l'organisation peuvent constituer des obstacles à la réforme des processus et des modèles de fonctionnement.
Face à ces obstacles, il peut être utile de renforcer les arguments en faveur d'une réforme de la gestion des dépenses publiques. Les principaux avantages de la réforme sont les suivants
Transparence et responsabilité accrues
De nombreux gouvernements sont confrontés à des difficultés pour assurer la transparence et la responsabilité de leurs dépenses. Savoir combien a été dépensé, pour quoi, quand et combien il reste dans le budget peut être entravé par des mécanismes d'information inadéquats, des procédures complexes et un accès limité aux données financières. Cela empêche une prise de décision efficace et ouvre la voie à la corruption et à la mauvaise gestion.
Une gestion transparente des dépenses publiques favorise la confiance entre les gouvernements et les citoyens. En veillant à ce que les décisions de dépenses soient enregistrées avec précision et de manière accessible au public, il devient plus facile de détecter et de prévenir la corruption, ce qui renforce la responsabilité et la confiance dans le gouvernement.
Gestion de données financières complexes
La gestion de données complexes sur les dépenses est un point sensible pour les fonctionnaires. Les processus traditionnels, basés sur le papier, rendent difficile la tenue de dossiers précis, l'analyse des données et la production de rapports budgétaires en temps voulu. Cette complexité est souvent source d'erreurs, d'inefficacité et de retards dans le paiement des fournisseurs, ce qui brouille l'image des ressources financières qu'il reste à investir.
La réforme des méthodes de collecte, de gestion, d'examen et de sortie des données offre des possibilités d'amélioration et réduit les difficultés rencontrées. En particulier, le passage de processus de dépenses sur papier à une solution technique avec des exigences d'approbation et des fonctionnalités de reporting faciles à utiliser garantit la conformité avec les politiques organisationnelles relatives aux dépenses, libère du temps pour les professionnels de la finance et facilite la prise de décision.
Allocation efficace des ressources, personnel efficace
L'engagement des gouvernements en faveur de la transparence et de la réforme fiscales peut être entravé par des ressources limitées et des budgets restreints. Dans ce contexte, il peut être tentant de retarder la réforme des pratiques de gestion des dépenses, mais le retour sur investissement de la réforme peut être significatif et avoir un impact opérationnel très positif.
Au niveau de l'économie, une budgétisation et un contrôle des dépenses efficaces génèrent un rendement optimal des ressources disponibles. Cela permet d'améliorer la prestation des services publics, le développement des infrastructures et les programmes de protection sociale.
Au sein des équipes financières gouvernementales, les budgets serrés et les effectifs limités peuvent également s'avérer difficiles. Investir des ressources dans un projet de réforme des dépenses peut être perçu comme une pression supplémentaire inutile tout en répondant aux besoins quotidiens de l'entreprise. Cependant, les responsables financiers doivent s'assurer que leurs processus et outils de gestion des dépenses sont efficaces afin que les employés ne perdent pas de temps et d'efforts inutilement. Les processus obsolètes et le manque de compétences techniques des employés peuvent ralentir la gestion des dépenses, ce qui a un impact sur l'équipe et sur l'ensemble des opérations gouvernementales. La réforme des systèmes de gestion des dépenses publiques, soutenue par une formation complète visant à renforcer le moral et à garantir les compétences techniques, peut atténuer ces difficultés.
Comment réformer la gestion des dépenses publiques
La réforme de la gestion des dépenses publiques au sein d'un gouvernement n'est pas une solution miracle. Pour réussir, ce type de programme d'amélioration nécessite une planification minutieuse, l'engagement des parties prenantes et l'adoption de solutions modernes.
Voici quelques lignes directrices pour réformer la gestion des dépenses publiques :
Planifier des tactiques alignées sur les objectifs stratégiques
Le processus de réforme doit être fondé sur les objectifs politiques du gouvernement. Cela permet de donner la priorité à d'autres activités utiles, mais pas nécessairement essentielles.
Il convient d'élaborer une stratégie claire, qui fixe des objectifs et des indicateurs de performance et définit les rôles et les responsabilités des principales parties prenantes.
S'engager en faveur d'un leadership visible et de l'engagement des parties prenantes
La réforme d'un domaine aussi important que la gestion des dépenses publiques exige un leadership fort et une participation active des parties prenantes. Les raisons de la réforme, comme indiqué ci-dessus, doivent être communiquées clairement et régulièrement par ceux qui dirigent le projet de réforme, depuis les premières étapes de la planification jusqu'à l'achèvement du projet.
Un engagement régulier avec les principaux décideurs, les personnes d'influence et les utilisateurs permettra d'acquérir une compréhension commune des exigences et des défis, de favoriser la collaboration et d'éliminer les obstacles au changement. En travaillant de cette manière pendant la mise en œuvre, les nouveaux processus de gestion des dépenses ont plus de chances de réussir une fois qu'ils sont utilisés au quotidien.
Adopter la technologie et l'innovation
Les processus obsolètes de gestion des dépenses sont gourmands en ressources, sujets à l'erreur humaine et ouverts à la mauvaise gestion involontaire ou à la fraude intentionnelle. L'utilisation de la technologie pour automatiser et rationaliser les processus de gestion financière permet d'atténuer ces risques et d'améliorer la transparence et la précision.
L'utilisation d'un outil de gestion des dépenses spécifique au gouvernement, configuré en fonction des besoins de votre organisation, facilite la transparence et l'efficacité des opérations. Les systèmes configurables et adaptables, tels que la FreeBalance Accountability SuiteTMLes solutions techniques de gestion des dépenses permettent également de modifier à l'avenir la manière dont les dépenses sont gérées. Cela signifie que vous pouvez assurer l'avenir de vos opérations financières ; lorsque la gestion fiscale évolue, votre solution technique peut évoluer avec elle.
Contrôler minutieusement les progrès réalisés tout au long de la mise en œuvre
Une transition en douceur des processus existants vers de nouveaux systèmes améliorés repose sur la mise en œuvre diligente des plans antérieurs, sur une attention particulière aux détails et sur une collaboration efficace entre les équipes et les disciplines.
La communication et le suivi continus sont essentiels tout au long de la mise en œuvre et cette période est particulièrement gourmande en ressources. Le suivi permanent de la mise en œuvre des réformes et l'évaluation de leur efficacité par rapport aux indicateurs de performance clés convenus permettront de maintenir le programme sur la bonne voie, d'identifier les goulets d'étranglement et de procéder aux ajustements nécessaires.
Le respect des méthodologies de mise en œuvre établies peut contribuer à minimiser les risques lors de la mise en œuvre et à garantir que les nouveaux systèmes s'intègrent avec succès dans l'organisation.
Renforcer les capacités grâce à une formation solide
La mise en œuvre d'une solution technique dans le cadre de la réforme de la gestion des dépenses publiques améliorera considérablement la transparence des dépenses, réduira les processus manuels et gérera le risque de fraude.
Cependant, un nouveau système de gestion des dépenses doit être utilisé par des employés expérimentés et qualifiés. En investissant dans le renforcement des capacités techniques des fonctionnaires, on s'assure que le système peut produire des résultats aujourd'hui et à l'avenir.
Les utilisateurs du nouveau système doivent bénéficier d'une formation approfondie et d'un soutien permanent. En offrant aux employés et aux utilisateurs du système des possibilités de développement professionnel continu, on s'assure qu'ils restent au fait des évolutions et des innovations du secteur. L'instauration d'une culture de l'apprentissage continu et du développement des compétences, par le biais d'une formation cohérente au niveau de l'équipe, permet également à l'organisation de s'adapter à l'évolution des pratiques et des technologies de gestion financière.
Comment FreeBalance peut aider les gouvernements à réformer la gestion des dépenses publiques ?
FreeBalance a 40 ans d'expérience dans le domaine de la gestion des finances publiques et du soutien aux gouvernements en matière de gestion des dépenses. Nos experts comprennent les défis auxquels sont confrontés les fonctionnaires et fournissent des solutions conviviales, évolutives et faciles à mettre en œuvre qui s'alignent sur vos besoins.
Outils de gestion des dépenses publiques
Il existe un large éventail de systèmes de planification des ressources sur le marché, mais seule la FreeBalance Accountability Suite est disponible.TM est spécialement conçu pour les utilisateurs du secteur public (et la gestion des dépenses publiques). Notre système de gestion financière en ligne est conçu pour améliorer la transparence, l'efficacité et la responsabilité dans la gestion des finances publiques. Le système comprend des fonctionnalités de gestion des dépenses publiques conçues spécifiquement pour le gouvernement, qui vont au-delà des fonctionnalités standard des progiciels de gestion intégrés.
L'un des principaux piliers de la suite de responsabilisation FreeBalanceTM est la gestion des dépenses publiques (PEM). Cela comprend :
- Contrôles du budget et des engagementsLe système de gestion des dépenses, qui garantit que toutes les dépenses sont approuvées par les employés au niveau hiérarchique approprié et qu'elles ne dépassent pas le budget convenu ou les affectations fixées dans le système.
- Configuration des méthodes d'achat qui gère une série de types d'achats tels que les commandes locales, la petite caisse, les contrats ouverts, les offres permanentes et les contrats spéciaux, afin de garantir un suivi efficace de tous les types d'achats.
- Outils de gestion des fournisseurs y compris l'autorisation, les certifications et les évaluations des fournisseurs
- Fonctionnalité des prestations sociales qui donne l'assurance que les pensions, les soins de santé, l'assurance-emploi et les prestations sociales de l'État sont gérés efficacement
- Achat d'outils pour le cycle qui gèrent avec précision le cycle général des achats, y compris les demandes d'achat, les bons de commande, les réceptions et les retours de marchandises, afin de garantir une vue d'ensemble de tous les achats
- Fonctionnalité des marchés publics qui fournit des informations détaillées sur les marchés publics, y compris les appels d'offres, l'évaluation des offres, les litiges avec les fournisseurs et la gestion des contrats
- Gestion des subventionsla surveillance des subventions, des prêts et des contributions accordés par le gouvernement aux particuliers, aux établissements d'enseignement, aux ONG et aux entreprises
- Outils de transfert intergouvernementalqui garantissent des transferts de fonds rapides et faciles entre les gouvernements.
Soutien à la mise en œuvre et à la durabilité
Comme nous l'avons vu plus haut, la technologie n'est qu'une partie du puzzle de la réforme de la gestion des dépenses publiques. Pour réussir, il faut mise en œuvre de la réforme de la gestion des dépenses et soutenir à long terme repose sur des gestion du changement approches, le renforcement des capacitéset un soutien continu.
FreeBalance utilise une méthode agile, certifiée ISO-9001:2015, qui lui est propre. méthodologie de mise en œuvre appelé A-i3+qM™. Les clients de FreeBalance bénéficient de la mise en œuvre de logiciels spécifiques au gouvernement, de la personnalisation et du développement de produits.
La longue expérience de FreeBalance dans le soutien aux gouvernements pour la réforme de la gestion des finances publiques nous permet de partager les meilleures pratiques à travers le monde, et notre expertise en matière de gestion des finances publiques nous permet d'être à la pointe de la technologie. Académie FreeBalance l'équipe de formation et l'ensemble des cours de gestion des finances publiques s'assurer que les fonctionnaires disposent de toutes les informations dont ils ont besoin pour tirer parti de tous les avantages de la FreeBalance Accountability SuiteTM.
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