Não é segredo: os grandes projectos de TI não correspondem frequentemente às expectativas dos clientes. Um estudo realizado em 2003 demonstrou que apenas 34% dos grandes projectos de TI foram bem sucedidos, enquanto outro sobre projectos de Planeamento de Recursos Empresariais (ERP) revelou uma variação média de 182% do custo estimado e 230% do tempo previsto.
Na melhor das hipóteses, as organizações de elevada capacidade utilizam software concebido especificamente para os seus mercados. Isto acontece em parte para minimizar os riscos envolvidos na implementação de soluções que não são especializadas ou comprovadas para as suas necessidades específicas.
O que é que isto diz dos projectos IFMIS para o governo dos países emergentes? Por um lado, os vendedores estão prontos com um portefólio de razões para culpar o cliente. Culpar a vítima.
Nesta carteira de culpa, a vítima é acusada de:
- Ter expectativas desmesuradas - queria demasiado, demasiado cedo.
- Falta de um número adequado de pessoal formado.
- Não estar suficientemente empenhado.
- Demonstração de uma má gestão de projectos.
- Mudança frequente de direção
- Não articular eficazmente o processo comercial.
- Relutância em gerir a mudança organizacional.
Não há dúvidas quanto à gravidade destes riscos. Mas quando os governos apresentam pedidos de propostas pormenorizados que exigem que os vendedores demonstrem qualificações suficientes e quando os vendedores apresentam propostas para contratos de preço fixo, como é que é justo atribuir aos governos a responsabilidade por todos estes riscos?
O sucesso não se encontra apenas na implementação, mas também na sustentável implementação. É por isso que cabe aos fornecedores de software e às empresas de consultoria trabalhar em conjunto com os governos para mitigar estes riscos, para que não se tornem fracturas permanentes.
- Expectativas irrealistas. O software proposto deve ser capaz de cumprir o calendário de implementação do cliente. Se o software IFMIS demorar três anos a ser implementado quando os requisitos exigem um ano, é altura de repensar o software.
- Pessoal formado. Na nossa experiência, o desenvolvimento de capacidades é um fator determinante para o sucesso. É tentador cortar na formação para reduzir os custos da proposta, mas não se trata apenas do software - trata-se da qualidade da gestão das finanças públicas e de uma formação mais alargada em TI. Os fornecedores devem, portanto, insistir na formação.
- Não suficientemente empenhado. Qualquer mudança organizacional testa o empenhamento. São necessários sucessos rápidos e tangíveis para promover o empenhamento.
- Gestão de projectos. O fornecedor deve fornecer uma equipa especializada que ajude e oriente a equipa governamental de gestão de projectos - e não o contrário.
- Mudança frequente de opinião. Os governos emitem especificações de propostas com base nas condições existentes na altura. Não se pode esperar que os governos saibam como os problemas actuais podem ser ultrapassados ou resolver novos problemas que são introduzidos através da utilização do software. Os fornecedores devem esperar mudanças.
- Articulação de processos empresariais. Os governos adquirem o IFMIS para alterar os processos empresariais. Os fornecedores devem ter experiência nas funções da administração pública e não devem ter de fazer perguntas genéricas sobre os processos empresariais. Em vez disso, devem ajudar a facilitar a adoção de boas práticas pelo governo.
- Relutância em mudar. Poucas pessoas gostam de mudanças - este é um facto da vida. Só os consultores empenhados e apaixonados podem motivar eficazmente a mudança.
Seria de esperar que os vendedores já tivessem aprendido a maximizar o sucesso. Mas, infelizmente, os fornecedores que negam a sua responsabilidade pelo fracasso raramente aprendem. Ao analisar a razão pela qual nos saímos muito melhor do que os padrões da indústria, conseguimos codificar abordagens bem sucedidas, melhorar os nossos processos e conceber métodos para mitigar eficazmente esses riscos. Compreendemos que o programador de software tem de estar intimamente envolvido e empenhado no sucesso do projeto IFMIS. Trabalhamos com os nossos parceiros de consultoria para garantir o sucesso. Valorizamos a capacidade do nosso software para satisfazer melhor os requisitos dos governos de economias emergentes.