Pourquoi tant de projets de système d'information de gestion financière (SIGF) et de transformation numérique des administrations publiques n'atteignent-ils pas leurs objectifs ?
Cause première : La gestion du changement et la transformation numérique des finances publiques sont souvent considérées comme des fonctions autonomes distinctes qui sont périodiquement mises à profit. La transformation des processus et la transformation numérique doivent faire partie intégrante de la mise en œuvre du projet pour tout projet de transformation numérique. la planification des ressources gouvernementales (PRG) système.
La mise en œuvre d'une nouvelle solution GRP ou d'un FMIS a un impact significatif dans de nombreuses organisations du secteur public. Même lorsque ces projets ne sont pas qualifiés de "transformation numérique", les opérations quotidiennes des finances publiques sont transformées. Ces processus continuent de changer tout au long des mises en œuvre, et évoluent à travers les futurs cycles d'amélioration des processus et de réforme juridique.
L'intégration d'une compréhension du contexte organisationnel et de la gestion du changement dans la mise en œuvre de ces projets contribue à leur réussite. Les futurs cycles d'amélioration continue devraient être soutenus par le PRG.
Champ d'application de la transformation
Dans un article précédent, nous avons exploré le voyage de la de la numérisation à la transformation numérique. La numérisation, la digitalisation et la transformation numérique nécessitent différents niveaux de gestion du changement.
Le défi que représente le changement des processus gouvernementaux provient de la combinaison d'une informatique importante, d'un logiciel d'entreprise complexe et d'une transformation organisationnelle.
La transformation des finances publiques est souvent associée à la transformation numérique. Le SIGF système d'enregistrement devient le cœur numérique de la transformation fonctionnelle dans l'ensemble de l'Union européenne. systèmes d'engagement, les systèmes d'intelligenceet systèmes d'innovation. Finances publiques numériques Les approches de mise en œuvre diffèrent en fonction de l'état de préparation numérique de l'organisation. La mise en œuvre d'un nouveau SIGF est généralement considérée comme un projet de grande envergure avec peu de changements, ou " ...numérisation traditionnelle" :
- Champ d'applicationLes services d'appui aux entreprises : ils couvrent généralement la planification budgétaire, la trésorerie, la comptabilité d'engagement, les actifs et l'inventaire ; de nombreux services incluent également les ressources humaines, les salaires, les achats, les subventions et la transparence fiscale.
- ChangerLes procédures d'évaluation des risques : typiquement basées sur les pratiques actuelles avec des changements de processus et de conception en ligne avec la récente réforme juridique.
La mise en œuvre du FMIS sur plusieurs années comprend parfois numérisation pour l'automatisation des processus de bout en bout avec l'utilisation de techniques agiles pour les futurs exercices fiscaux. transformation numérique. On peut en conclure que ces produits numériques seront nécessaires à l'avenir, même s'ils ne sont pas spécifiés dans les contrats du SIGF.
Les défis de la gestion du changement dans les projets de transformation numérique de la GFP
Poursuite des activités habituelles
Les projets de FMIS et de transformation numérique impliquent des changements matériels dans la façon dont les fonctionnaires travaillent. Il est généralement nécessaire de :
- processus et activités d'examen
- prendre en compte les rôles et la manière dont ils sont liés aux processus et aux tâches
- apprendre de nouvelles méthodes de prestation de services.
Ces activités prennent du temps et détournent les employés de leurs tâches quotidiennes.
Participation de plusieurs départements
Pour de nombreux gouvernements, la réforme de la gestion des finances publiques impliquera toute une série de rôles, d'équipes et même de départements. Le fait d'apporter des changements non seulement dans un domaine, mais aussi dans l'ensemble de l'organisation, complique les choses en augmentant le nombre de personnes et de processus impliqués. Il devient important de comprendre comment les équipes et les processus d'équipe interagissent, et il peut être difficile de trouver un équilibre entre les différentes priorités des différentes parties prenantes.
Les technologies d'entreprise requièrent également un degré de changement plus élevé qu'un ajout à plus petite échelle à la pile technologique.
Participation à plusieurs projets
Il se peut également qu'une transformation organisationnelle plus large soit en cours dans le cadre de plusieurs projets à la fois. L'exécution simultanée de plusieurs projets permet d'obtenir un impact maximal dans un laps de temps relativement court, mais entraîne une certaine complexité pour les parties prenantes d'un projet, car elles sont touchées (même indirectement) par les autres projets. Souvent, un plus grand nombre de parties prenantes internes et externes sont également impliquées, ce qui accroît la nécessité d'une communication efficace et d'une hiérarchisation des priorités.
Par exemple, FreeBalance est impliqué dans Transformer numériquement la gestion des dépenses publiques du Costa RicaIl s'agit de l'un des trois projets de réforme de la gestion des finances publiques actuellement menés par le gouvernement costaricain, dans le cadre d'un programme plus large de réforme de la gestion des finances publiques. Il s'agit de l'un des trois projets de réforme de la gestion des finances publiques actuellement menés par le gouvernement costaricien, dans le cadre de son programme plus large de réforme de la gestion des finances publiques. Hacienda Digital (Trésorerie numérique). Chaque projet a ses propres étapes et ses propres résultats, mais Hacienda Digital est par nature un programme plus complexe à gérer que n'importe lequel de ces trois projets pris séparément.
Participation des parties prenantes
Le changement au niveau de l'organisation est perturbateur. Même si les méthodes de travail actuelles ne sont pas idéales, les utilisateurs finaux des systèmes financiers peuvent encore être mal à l'aise avec les changements proposés. Cela peut se traduire par des objections à la modification des processus informels ou existants ("comment nous avons toujours fait les choses") et à l'introduction potentielle de la responsabilité individuelle (par le biais des pistes d'audit du projet). Si l'on ajoute à cela la menace potentielle de l'automatisation et les inquiétudes concernant les compétences et les connaissances nécessaires pour faire face aux nouvelles exigences, un projet technologique peut susciter des réactions émotionnelles fortes (anxiété, peur, désengagement) que l'on n'aurait pas anticipées.
Les grands projets attirent également l'attention de l'extérieur. Il peut également y avoir des interventions politiques qui ont un impact sur l'avancement et la réalisation du projet. Et il y a beaucoup plus de parties prenantes à prendre en compte, à consulter et à tenir au courant. Les citoyens, les organisations de la société civile, les entreprises, les donateurs, les organismes de crédit, les partis d'opposition et les employés ont tous un intérêt dans le projet, et un engagement régulier avec ces publics aide à faciliter la réalisation du projet. Cela peut s'avérer difficile en raison des contraintes gouvernementales, notamment la bureaucratie et la disponibilité des ressources, ainsi que de l'équilibre à trouver entre les différentes motivations des parties prenantes.
Une approche intégrée
Avec autant d'écueils potentiels, comment les chefs de projet peuvent-ils maintenir la mise en œuvre sur la bonne voie ? La clé est de faire de la gestion du changement organisationnel et du renforcement des capacités une partie intégrante du projet. Ces éléments sont essentiels et ne peuvent pas être mis en œuvre de manière fragmentaire.
Gestion du changement
Gestion du changement aide les personnes qui utilisent un nouveau système à s'en servir efficacement, avec un minimum d'inquiétude ou de perturbation du service. Une activité de gestion du changement réussie reconnaît que les rôles professionnels individuels, les processus, les approbations et éventuellement les structures d'équipe peuvent tous être modifiés à la suite de la mise en œuvre, et aide les employés à y travailler d'une manière structurée et inclusive.
Les ateliers de gestion du changement en sont un exemple concret : ils créent un précédent dans la manière dont le changement est perçu au sein de l'organisation. Ils renforcent les capacités de l'entreprise et les compétences non techniques qui aident les individus et les équipes à travailler ensemble pour garantir une mise en œuvre réussie.
Renforcer les capacités
Le renforcement des capacités au sein des organisations gouvernementales permet de surmonter la résistance au changement et de réduire la personnalisation inutile du code. L'amélioration des connaissances et de la compréhension peut également définir la cadence prévue pour la modernisation continue du SIGF (que nous appelons "modernisation des systèmes d'information financière" ou "modernisation des systèmes d'information financière").activation progressive')
Le renforcement des compétences en matière de gestion des finances publiques en général et d'un SIGP en particulier peut se faire de différentes manières, notamment Cours de formation sur la gestion des finances publiquesCes activités pratiques permettent de renforcer les compétences et les connaissances, tant au niveau de la vue d'ensemble qu'au niveau des détails. Ces activités pratiques permettent d'acquérir des compétences et des connaissances à la fois dans les grandes lignes et dans les détails.
L'accès à des configurations de PRV de démonstration et à des mises à jour progressives de l'état d'avancement est un outil supplémentaire qui peut être utile. Cela permet de mieux comprendre le projet, les outils et l'impact attendu. La démonstration des progrès et des gains rapides permet également de surmonter la résistance au changement, car les parties prenantes peuvent voir comment un nouveau SIGP fonctionnera dans la réalité et ont la possibilité de poser des questions et de formuler des commentaires.
Communication
Outre la formation continue et le soutien au renforcement des capacités et à la gestion du changement, une communication efficace doit également être considérée comme faisant partie intégrante de la réussite d'un projet.
Le fait d'informer régulièrement les employés sur ce qui les attend permet d'apaiser les craintes et de gérer de manière proactive les objections avant qu'elles ne soient soulevées.
Il est important de se rappeler que les parties prenantes extérieures au projet doivent également être régulièrement impliquées. L'établissement de canaux de communication permanents et transparents avec les citoyens, les entreprises, les donateurs et les organisations de la société civile renforce la confiance dans le fait que l'investissement dans le projet va produire les résultats escomptés et peut contribuer à atténuer le risque d'une couverture médiatique négative.
Soutenir le changement au Costa Rica
FreeBalance préconise depuis longtemps l'adoption d'une approche intégrée pour mener à bien le changement transformationnel, et cela a été un facteur essentiel dans notre stratégie de changement. succès du client avec des mises en œuvre.
Plus récemment, le gouvernement du Costa Rica a reconnu la nécessité de ce type d'approche intégrée lors de la planification de la transformation numérique de son ministère des finances. Dès le départ, le gouvernement a spécifié la nécessité, dans le cadre de la mise en œuvre de tout programme, d'une activité de gestion du changement, d'un alignement organisationnel et d'une transformation non seulement des opérations numériques, mais aussi de la culture organisationnelle.
En conséquence, les spécialistes de la gestion du changement sont situés dans les bureaux de FreeBalance au Costa Rica, fournissant un soutien opérationnel aux parties prenantes du projet. Assurer une opération cohésive et stratégiquement alignée est un objectif clé pour l'équipe du projet, travaillant sur d'excellentes bases créées lors de la récente réunion de lancement du projet du ministère des Finances et de FreeBalance en janvier 2024.
Conclusion
En résumé, l'acquisition de connaissances dans le domaine des nouvelles technologies et l'intégration de compétences permettant de faire face plus largement au changement aident les utilisateurs finaux et les gestionnaires à intégrer les approches numériques transformées et à réaliser les avantages des nouveaux outils. Ces éléments, ainsi qu'une communication interne et externe efficace, ne devraient jamais être considérés comme un ajout à la mise en œuvre. Au contraire, ils devraient faire partie intégrante de la réalisation du projet. Cela permet d'atténuer les risques de retard, de désengagement ou de non-livraison (échec) du projet.
Pour en savoir plus sur le programme FreeBalance, cliquez ici. services de conseil en matière de mise en œuvre, y compris notre méthodologie de mise en œuvre agile exclusive, certifiée ISO-9001:2015, A-i3+qM™, prendre contact avec l'un de nos experts PFM.