Por que tantos projetos de transformação digital e de sistema de informações de gestão financeira (FMIS) do governo não conseguem atingir seus objetivos?
Causa principal: O gerenciamento de mudanças nas finanças públicas e a transformação digital são geralmente vistos como funções autônomas separadas que são aproveitadas periodicamente. O processo e a transformação digital precisam ser parte integrante da implementação do projeto para qualquer transformação digital. planejamento de recursos governamentais (GRP) sistema.
A implementação de uma nova solução GRP ou FMIS tem um impacto significativo em muitas organizações do setor público. Mesmo quando esses projetos não são chamados de "transformação digital", as operações financeiras públicas cotidianas são transformadas. Esses processos continuam a mudar durante as implementações e evoluem em ciclos futuros de aprimoramento de processos e reforma legal.
A incorporação de um entendimento do contexto organizacional e do gerenciamento de mudanças na implementação desses projetos ajuda a garantir que eles sejam bem-sucedidos. Os futuros ciclos de melhoria contínua devem ser apoiados pelo GRP.
Escopo da transformação
Em um artigo anterior, exploramos a jornada de da digitalização à transformação digital. A digitalização, a digitalização e a transformação digital exigem diferentes níveis de gerenciamento de mudanças.
O desafio da mudança do processo governamental vem da combinação de TI de grande porte, software complicado de classe empresarial e transformação organizacional.
A transformação das finanças públicas é frequentemente combinada com a transformação digital. O FMIS sistema de registro torna-se o núcleo digital para a transformação funcional em toda a sistemas de engajamento, sistemas de inteligênciae sistemas de inovação. Finanças públicas digitais As abordagens de implementação diferem dependendo da prontidão digital da organização. A implementação de um novo FMIS geralmente é considerada de grande escopo com pequenas mudanças, ou "digitalização tradicional”:
- EscopoPlanejamento orçamentário: normalmente abrange planejamento orçamentário, tesouraria, contabilidade de compromissos, ativos e inventário; muitos também incluem recursos humanos, folha de pagamento, compras, subsídios e transparência fiscal
- Mudança: normalmente baseado nas práticas atuais, com mudanças no processo e no design de acordo com a recente reforma legal
As implementações de vários anos do FMIS às vezes incluem digitalização para automação de processos de ponta a ponta com o uso de técnicas ágeis para o futuro fiscal transformação digital. É seguro concluir que esses produtos digitais serão necessários no futuro, mesmo que não estejam especificados nos contratos do FMIS.
Desafios de gerenciar mudanças em projetos de transformação digital de PFM
Continuação da entrega de negócios como de costume
Os projetos de FMIS e de transformação digital envolvem mudanças significativas na forma como os funcionários públicos trabalham. Geralmente, há a necessidade de:
- processos e atividades de revisão
- considerar as funções e como elas se relacionam com os processos e as tarefas
- aprender novas maneiras de prestar serviços.
Essas atividades consomem muito tempo e afastam os funcionários das tarefas cotidianas.
Envolvimento de vários departamentos
Para muitos governos, a reforma da gestão das finanças públicas envolverá uma série de funções, equipes e até mesmo departamentos. A realização de mudanças não apenas em uma área, mas em toda a organização, torna as coisas mais complicadas, pois aumenta o número de pessoas e processos envolvidos. A compreensão de como as equipes e os processos de equipe interagem torna-se importante, e equilibrar as diferentes prioridades das diferentes partes interessadas pode ser um desafio.
A tecnologia de classe empresarial também exige um grau de mudança maior do que uma adição de menor escala à pilha de tecnologia.
Envolvimento entre projetos
Também pode haver uma transformação organizacional mais ampla em andamento em vários projetos ao mesmo tempo. Ter vários projetos em execução ao mesmo tempo gera o máximo de impacto em um período de tempo relativamente curto, mas traz complexidade para as partes interessadas em um projeto, pois elas são afetadas (mesmo que indiretamente) pelos outros projetos. Muitas vezes, também haverá uma gama maior de participantes internos e externos envolvidos, o que aumenta a necessidade de comunicação e priorização eficazes.
Por exemplo, a FreeBalance está envolvida em Transformando digitalmente a gestão de despesas públicas da Costa RicaO projeto de reforma da gestão financeira da Costa Rica (PFM), que é um dos três projetos de reforma da PFM que o governo costarriquenho está realizando atualmente, faz parte de seu programa mais amplo de reforma da gestão financeira. Esse é um dos três projetos de reforma da GFP que o governo da Costa Rica está realizando atualmente, como parte de seu programa mais amplo de Hacienda Digital (Tesouro Digital). Cada projeto tem seus próprios marcos e resultados, no entanto, o Hacienda Digital é, por natureza, um programa mais complexo de gerenciar do que qualquer um dos três, independentemente.
Envolvimento das partes interessadas
A mudança em um nível organizacional é perturbadora. Mesmo que as formas atuais de trabalho não sejam ideais, os usuários finais dos sistemas financeiros ainda podem se sentir desconfortáveis com as mudanças propostas. Isso pode resultar em objeções à mudança de processos informais ou existentes ("como sempre fizemos as coisas") e à possível introdução da responsabilidade individual (por meio de trilhas de auditoria de projetos). Acrescente a isso a possível ameaça da automação e as preocupações sobre se eles têm habilidades e conhecimentos para lidar com as novas demandas, e um projeto de tecnologia pode gerar fortes reações emocionais (ansiedade, medo, desinteresse) que talvez não tenham sido previstas.
Grandes projetos também atraem a atenção externa. Também pode haver intervenções políticas que afetam o progresso e a entrega. E há muito mais partes interessadas a serem consideradas, consultadas e mantidas atualizadas. Cidadãos, organizações da sociedade civil, empresas, doadores, agências de crédito, partidos de oposição e funcionários terão interesse no projeto, e o envolvimento regular com esses públicos ajuda a facilitar o caminho para a entrega do projeto. Isso pode ser um desafio devido às restrições do governo, incluindo a burocracia e a disponibilidade de recursos, além de equilibrar as diferentes motivações das partes interessadas.
Uma abordagem integrada
Com tantas armadilhas em potencial, como os líderes de projeto podem manter as implementações no caminho certo? O segredo é tornar o gerenciamento de mudanças organizacionais e o desenvolvimento de capacidades parte integrante do projeto. Esses aspectos são essenciais e não podem ser fornecidos de forma fragmentada.
Gerenciamento de mudanças
Gerenciamento de mudanças ajuda as pessoas que usam qualquer novo sistema a usá-lo de forma eficaz, com o mínimo de preocupação ou interrupção do serviço. Uma atividade bem-sucedida de gerenciamento de mudanças reconhece que as funções individuais, os processos, as aprovações e, possivelmente, as estruturas de equipe podem ser alterados como resultado da implementação e ajuda os funcionários a trabalharem com isso de forma estruturada e inclusiva.
Um exemplo disso em ação são os workshops de gerenciamento de mudanças, que estabelecem o precedente de como a mudança é vista dentro da organização. Eles desenvolvem a capacidade de negócios e habilidades interpessoais que ajudam os indivíduos e as equipes a trabalharem juntos para garantir uma implementação bem-sucedida.
Desenvolvimento de capacidade
A capacitação das organizações governamentais desde o início ajuda a superar a resistência à mudança e reduz a personalização desnecessária do código. As melhorias no conhecimento e na compreensão também podem definir a cadência esperada para a modernização contínua do FMIS (que chamamos de 'ativação progressiva')
O aprimoramento das habilidades de gestão financeira pública em geral e de um IFMIS especificamente pode ser realizado de várias maneiras, incluindo Cursos de treinamento em PFMworkshops e sessões de treinamento de instrutores. Essas atividades práticas ajudam a desenvolver habilidades e conhecimentos, tanto no aspecto geral quanto nos detalhes.
Fornecer acesso a configurações de GRP de prova de conceito e atualizações incrementais de progresso é uma ferramenta adicional que pode ser útil. Isso ajuda a aumentar a compreensão do projeto, das ferramentas e do impacto esperado. A demonstração do progresso e dos ganhos rápidos também ajuda a superar a resistência à mudança, pois as partes interessadas podem ver como um novo IFMIS funcionará na realidade e têm a oportunidade de fazer perguntas e comentários.
Comunicação
Além de fornecer treinamento e suporte contínuos para desenvolver a capacidade e gerenciar a mudança, a comunicação eficaz também deve ser considerada parte integrante da execução bem-sucedida do projeto.
Fornecer atualizações regulares, programadas e consistentes aos funcionários sobre o que esperar ajuda a acalmar os receios e a gerenciar proativamente as objeções antes que elas sejam levantadas.
É importante lembrar que as partes interessadas fora do projeto também precisam se envolver regularmente. O estabelecimento de canais de comunicação contínuos e transparentes com cidadãos, empresas, doadores e organizações da sociedade civil gera confiança de que o investimento no projeto trará os retornos esperados e pode ajudar a reduzir o risco de cobertura negativa da mídia.
Apoiando a mudança na Costa Rica
Há muito tempo, a FreeBalance defende uma abordagem integrada para a realização de mudanças transformadoras, e isso tem sido um fator crítico em nossa sucesso do cliente com implementações.
Mais recentemente, o governo da Costa Rica reconheceu a necessidade desse tipo de abordagem integrada ao planejar a transformação digital do seu Ministério da Fazenda. Desde o início, o governo especificou a necessidade, em qualquer implementação de programa, de atividades de gerenciamento de mudanças, alinhamento organizacional e transformação não apenas das operações digitais, mas também da cultura organizacional.
Como resultado, os especialistas em gerenciamento de mudanças estão localizados nos escritórios da FreeBalance na Costa Rica, fornecendo suporte operacional às partes interessadas no projeto. Garantir uma operação coesa e estrategicamente alinhada é o foco principal da equipe do projeto, trabalhando a partir de excelentes bases criadas na recente reunião de lançamento do projeto do Ministério das Finanças e da FreeBalance em janeiro de 2024.
Conclusão
Em resumo, o desenvolvimento de conhecimento em novas tecnologias e a incorporação de habilidades para lidar mais amplamente com as mudanças ajudam os usuários finais e os gerentes a incorporar as abordagens digitais transformadas e a perceber os benefícios das novas ferramentas. Essas habilidades, juntamente com a comunicação interna e externa eficaz, nunca devem ser consideradas um complemento da implementação. Em vez disso, devem ser parte integrante da entrega do projeto. Isso ajuda a reduzir o risco de atrasos, desinteresse ou não entrega (falha) do projeto.
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