Porque é que tantos projectos de transformação digital e de sistemas de informação de gestão financeira (FMIS) da administração pública não conseguem atingir os objectivos?
Causa principal: A gestão da mudança nas finanças públicas e a transformação digital são muitas vezes vistas como funções autónomas separadas que são periodicamente aproveitadas. O processo e a transformação digital devem ser parte integrante da implementação do projeto para qualquer planeamento dos recursos públicos (GRP) sistema.
A implementação de uma nova solução GRP ou FMIS tem um impacto significativo em muitas organizações do sector público. Mesmo quando estes projectos não são designados por "transformação digital", as operações diárias das finanças públicas são transformadas. Estes processos continuam a mudar ao longo das implementações e evoluem ao longo de futuros ciclos de melhoria de processos e reformas legais.
A incorporação de uma compreensão do contexto organizacional e da gestão da mudança na implementação destes projectos ajuda a garantir o seu êxito. Os futuros ciclos de melhoria contínua devem ser apoiados pelo GRP.
Âmbito da transformação
Num artigo anterior, explorámos a viagem de da digitalização à transformação digital. A digitalização, a digitalização e a transformação digital requerem diferentes níveis de gestão da mudança.
O desafio da mudança de processos na administração pública resulta da combinação de TI de grande dimensão, software complicado de classe empresarial e transformação organizacional.
A transformação das finanças públicas é frequentemente combinada com a transformação digital. O FMIS sistema de registo torna-se o núcleo digital para a transformação funcional em sistemas de compromisso, sistemas de inteligênciae sistemas de inovação. Finanças públicas digitais As abordagens de implementação diferem consoante o grau de preparação digital da organização. A implementação de um novo sistema de gestão financeira (FMIS) é geralmente considerada de grande alcance com pequenas alterações, ou "digitalização tradicional”:
- Âmbito: abrange normalmente o planeamento orçamental, a tesouraria, a contabilidade das autorizações, os activos e o inventário; muitos incluem também os recursos humanos, os salários, as aquisições, as subvenções e a transparência fiscal
- Alterar: tipicamente baseado nas práticas actuais com alterações de processo e de conceção em conformidade com a recente reforma jurídica
As implementações plurianuais do FMIS incluem por vezes digitalização para a automatização de processos de ponta a ponta, com a utilização de técnicas ágeis para o futuro exercício fiscal transformação digital. É seguro concluir que estes produtos digitais serão necessários no futuro, mesmo que não estejam especificados nos contratos do sistema FMIS.
Desafios da gestão da mudança em projectos de transformação digital da GFP
Continuação da atividade normal de entrega
Os projectos do FMIS e de transformação digital implicam mudanças substanciais na forma como os funcionários públicos trabalham. Normalmente, é necessário
- processos e actividades de revisão
- considerar as funções e a forma como estas se relacionam com os processos e as tarefas
- aprender novas formas de prestar serviços.
Estas actividades consomem muito tempo e afastam os empregados das tarefas quotidianas.
Envolvimento de vários departamentos
Para muitos governos, a reforma da gestão das finanças públicas envolverá uma série de funções, equipas e até departamentos. A realização de mudanças não apenas numa área, mas em toda a organização, torna as coisas mais complicadas, uma vez que aumenta o número de pessoas e processos envolvidos. É importante compreender a forma como as equipas e os processos das equipas interagem e equilibrar as diferentes prioridades dos diferentes intervenientes pode ser um desafio.
A tecnologia de classe empresarial também requer um maior grau de mudança do que uma adição de menor escala à pilha tecnológica.
Participação em projectos cruzados
Pode também haver uma transformação organizacional mais ampla em curso em vários projectos ao mesmo tempo. Ter vários projectos a decorrer em simultâneo permite obter o máximo impacto num período de tempo relativamente curto, mas traz complexidade para os intervenientes num projeto, uma vez que são afectados (mesmo indiretamente) pelos outros projectos. Muitas vezes, há também um maior número de intervenientes internos e externos envolvidos, o que aumenta a necessidade de uma comunicação e definição de prioridades eficazes.
Por exemplo, a FreeBalance está envolvida em transformar digitalmente a gestão das despesas públicas da Costa RicaO projeto de reforma da gestão das finanças públicas (GFP), que visa a criação de um novo sistema digital, centrado no cidadão, para o planeamento, a orçamentação, a despesa pública, a contabilidade, a gestão dos recursos humanos, a apresentação de relatórios e a tesouraria. Este é um dos três projectos de reforma da GFP que o Governo da Costa Rica está atualmente a realizar, no âmbito do seu programa mais vasto de Hacienda Digital (Tesouro Digital). Cada projeto tem os seus próprios marcos e resultados, mas o Hacienda Digital é, por natureza, um programa mais complexo de gerir do que qualquer um dos três, independentemente.
Envolvimento das partes interessadas
A mudança a nível organizacional é perturbadora. Mesmo que as actuais formas de trabalhar não sejam ideais, os utilizadores finais dos sistemas financeiros podem sentir-se desconfortáveis com as mudanças propostas. Isto pode resultar em objecções à mudança de processos informais ou existentes ("como sempre fizemos as coisas") e à potencial introdução da responsabilidade individual (através de pistas de auditoria de projectos). Se juntarmos a isto a ameaça potencial da automatização e a preocupação de saber se têm competências e conhecimentos para lidar com as novas exigências, um projeto tecnológico pode gerar fortes reacções emocionais (ansiedade, medo, desinteresse) que podem não estar previstas.
Os grandes projectos também atraem a atenção do exterior. Pode também haver intervenções políticas que afectam o progresso e a realização. E há muitas mais partes interessadas a ter em conta, a consultar e a manter actualizadas. Os cidadãos, as organizações da sociedade civil, as empresas, os doadores, as agências de crédito, os partidos da oposição e os funcionários terão todos um interesse no projeto, e o envolvimento regular com estes públicos ajuda a facilitar o caminho para a realização do projeto. Isto pode ser um desafio devido às restrições governamentais, incluindo a burocracia e a disponibilidade de recursos, bem como ao equilíbrio entre as diferentes motivações das partes interessadas.
Uma abordagem integrada
Com tantas armadilhas potenciais, como podem os líderes de projeto manter as implementações no bom caminho? A chave é tornar a gestão da mudança organizacional e o desenvolvimento de capacidades parte integrante do projeto. Estes aspectos são críticos e não podem ser fornecidos de forma fragmentada.
Gestão da Mudança
Gestão de mudanças ajuda as pessoas que utilizam qualquer novo sistema a utilizá-lo eficazmente, com o mínimo de preocupações ou perturbações no serviço. Uma atividade de gestão da mudança bem sucedida reconhece que as funções individuais, os processos, as aprovações e, potencialmente, as estruturas das equipas podem ser alteradas em resultado da implementação, e ajuda os empregados a ultrapassarem esta situação de uma forma estruturada e inclusiva.
Um exemplo disto em ação são os workshops de gestão da mudança, que estabelecem o precedente para a forma como a mudança é vista dentro da organização. Criam capacidades na empresa e competências transversais que ajudam os indivíduos e as equipas a trabalhar em conjunto para garantir uma implementação bem sucedida.
Criação de capacidades
O desenvolvimento de capacidades nas organizações governamentais ajuda a ultrapassar a resistência à mudança e reduz a personalização desnecessária do código. Melhorias no conhecimento e compreensão também podem definir a cadência esperada para a modernização contínua do FMIS (que chamamos de 'activação progressiva')
O reforço das competências em matéria de gestão das finanças públicas em geral e de um IFMIS em particular pode ser efectuado de várias formas, nomeadamente Cursos de formação em GFPworkshops e sessões de formação de formadores. Estas actividades práticas ajudam a desenvolver competências e conhecimentos, tanto a nível geral como a nível dos pormenores.
O acesso a configurações GRP de prova de conceito e a actualizações progressivas dos progressos é uma ferramenta adicional que pode ser útil. Isto ajuda a aumentar a compreensão do projeto, das ferramentas e do impacto esperado. Demonstrar o progresso e as vitórias rápidas também ajuda a ultrapassar a resistência à mudança, uma vez que as partes interessadas podem ver como um novo IFMIS funcionará na realidade e têm a oportunidade de fazer perguntas e comentários.
Comunicação
Para além de proporcionar formação e apoio contínuos para reforçar as capacidades e gerir a mudança, a comunicação eficaz deve também ser considerada parte integrante de uma execução bem sucedida do projeto.
Fornecer actualizações regulares, programadas e consistentes aos empregados sobre o que esperar ajuda a acalmar os receios e a gerir proactivamente as objecções antes de estas serem levantadas.
É importante lembrar que as partes interessadas fora do projeto também precisam de ser regularmente envolvidas. O estabelecimento de canais de comunicação contínuos e transparentes com os cidadãos, as empresas, os doadores e as organizações da sociedade civil cria confiança de que o investimento no projeto vai ter o retorno esperado e pode ajudar a mitigar o risco de uma cobertura negativa por parte dos meios de comunicação social.
Apoiar a mudança na Costa Rica
A FreeBalance há muito que defende a adoção de uma abordagem integrada para a realização de mudanças transformacionais, e este tem sido um fator crítico na nossa sucesso do cliente com implementações.
Mais recentemente, o Governo da Costa Rica reconheceu a necessidade deste tipo de abordagem integrada ao planear a transformação digital do seu Ministério das Finanças. Desde o início, o Governo especificou a necessidade, no âmbito da implementação de qualquer programa, de actividades de gestão da mudança, alinhamento organizacional e transformação não só das operações digitais, mas também da cultura organizacional.
Como resultado, os especialistas em gestão da mudança estão localizados nos escritórios da FreeBalance na Costa Rica, fornecendo apoio operacional às partes interessadas do projeto. Garantir uma operação coesa e estrategicamente alinhada é um foco fundamental para a equipa do projeto, trabalhando a partir de excelentes bases criadas na recente reunião de lançamento do projeto do Ministério das Finanças e da FreeBalance em janeiro de 2024.
Conclusão
Em suma, a aquisição de conhecimentos sobre as novas tecnologias e a incorporação de competências para lidar mais amplamente com a mudança ajudam os utilizadores finais e os gestores a incorporar as abordagens digitais transformadas e a perceber os benefícios das novas ferramentas. Estas, juntamente com uma comunicação interna e externa eficaz, nunca devem ser consideradas um complemento da implementação. Pelo contrário, devem ser parte integrante da execução do projeto. Isto ajuda a reduzir o risco de atrasos, desinteresse ou não entrega (fracasso) do projeto.
Para obter mais informações sobre os produtos FreeBalance serviços de consultoria de implementaçãoincluindo a nossa metodologia de implementação ágil A-i3+qM™ proprietária e certificada pela ISO-9001:2015, entrar em contacto com um dos nossos especialistas em GFP.