Os governos actuais enfrentam inúmeros desafios quando se trata de gerir as suas finanças de forma eficaz e transparente. Por exemplo, os governos podem debater-se com:
- Níveis inadequados de transparência e responsabilização no âmbito da gestão das finanças públicas (GFP)
- Gestão de dados financeiros complexos em grande escala
- Resistência cultural à modernização dos processos de gestão financeira tradicionais, baseados em papel
- Recursos limitados e orçamentos apertados
- Competências e capacidades técnicas limitadas.
Para resolver estes problemas, os governos estão a recorrer a Sistemas de Planeamento de Recursos Governamentais (GRP). O benefícios da implementação de um sistema GRP são muito abrangentes e têm impacto nos funcionários públicos, nos profissionais das finanças e nos cidadãos. Mas, tal como acontece com qualquer programa de mudança, todos os olhos estarão postos na equipa responsável para garantir que o projeto cumpre os prazos e os orçamentos e que a nova ferramenta cumpre os objectivos.
Continue a ler para obter orientações de boas práticas* sobre como implementar um GRP de forma fácil e bem sucedida. Estes passos podem ajudar a maximizar a eficácia de uma mudança para um novo sistema GRP.
(*Pergunto-me porque é que utilizámos especificamente "bom prática", e não "melhor prática"? Descubra em O problema das boas práticas da reforma da GFP)
1. Planeamento da pré-implementação e envolvimento das partes interessadas
Envolver as principais partes interessadas no início do processo de implementação do sistema GRP. Isto assegura o alinhamento com os objectivos organizacionais em toda a empresa e ajuda os departamentos afectados pelo programa de implementação a definir prioridades.
O envolvimento precoce também ajuda a garantir a adesão das partes interessadas da organização. O tom estabelecido com as partes interessadas nas fases iniciais do projeto terá impacto na sua vontade de contribuir com ideias e informações, responder a questões ou preocupações e atuar como embaixadores do novo sistema à medida que este passa a ser utilizado normalmente.
Esta é também a altura certa para elaborar planos de projeto. Desenvolva um plano abrangente de implementação do PRF, incluindo calendários, atribuição de recursos e estratégias de comunicação, e partilhe-o com os intervenientes relevantes para garantir que quaisquer problemas ou obstáculos ao êxito são identificados e resolvidos.
2. Migração de dados e estratégias de integração de sistemas
Para serem eficazes, os sistemas GRP têm de ser capazes de se referir a dados de anos anteriores (e, por conseguinte, de sistemas anteriores). Dar prioridade ao desenvolvimento de estratégias de migração de dados para assegurar uma transição sem descontinuidades dos sistemas antigos para o novo sistema GRP.
Os sistemas GRP também se tornam mais úteis para uma organização quando consolidam as informações de vários departamentos e sistemas para proporcionar uma visão verdadeiramente abrangente. Por conseguinte, é fundamental estabelecer protocolos de integração de sistemas eficazes para permitir o fluxo de dados entre várias fontes.
O planeamento nesta fase reduz a possibilidade de quaisquer problemas de integração de dados quando o sistema se tornar operacional em toda a organização.
3. Iniciativas de gestão da mudança
É fácil concentrarmo-nos nos requisitos técnicos de um projeto de implementação técnica. No entanto, programas como este têm sucesso ou falham com base em mudar a culturae não apenas a tecnologia.
Uma prática fundamental para implementar um sistema GRP com êxito é a incorporação de estratégias eficazes de gestão da mudança. Para além dos aspectos técnicos, é importante gerir a forma como as pessoas se adaptam ao novo sistema. Ao utilizar estas estratégias, pode lidar com a resistência à mudança e encorajar toda a gente a adotar o novo sistema. A comunicação aberta e clara é uma parte importante deste processo, ajudando a criar uma atmosfera positiva em que as pessoas estão entusiasmadas com a mudança. Esta abordagem assegura uma transição suave para o sistema GRP e ajuda a criar uma cultura organizacional mais positiva.
Para garantir os melhores resultados para a sua implementação, inclua estratégias de gestão da mudança em todo o processo. Estas devem abordar a resistência à mudança e promover a adoção pelos utilizadores. A comunicação contínua é fundamental e deve ser alinhada com o plano de envolvimento das partes interessadas desenvolvido nas fases anteriores do projeto.
4. Programas de apoio e formação
Para além da simples introdução do novo sistema, é fundamental dotar os funcionários públicos das competências necessárias para o utilizarem eficazmente. Desenvolver programas de formação abrangentesincluindo a integração e a formação dos utilizadores, garante que todos estão bem preparados e reforço das capacidades no seio do governo permite uma utilização sustentável do sistema uma vez concluída a implementação.
A assistência técnica contínua garante ainda que o sistema GRP é utilizado da melhor forma possível, colmatando eventuais lacunas de competências entre as equipas responsáveis pelo seu funcionamento quotidiano.
Estas iniciativas desempenham um papel fundamental na garantia de uma transição perfeita para o novo sistema e na maximização dos seus benefícios em toda a organização.
5. Acompanhamento e avaliação contínuos para uma melhoria contínua
Quando o cronograma de implementação principal estiver concluído, pode ser tentador felicitar todos os intervenientes e passar para o próximo grande projeto de mudança. No entanto, para garantir o melhor valor da implementação do GRP e que os benefícios prometidos estão a ser concretizados, é importante monitorizar e avaliar continuamente o desempenho do sistema GRP para identificar áreas de melhoria.
Pode fazê-lo avaliando regularmente o feedback dos utilizadores, realizando auditorias e aperfeiçoando processos para melhorar a eficiência e maximizar os benefícios do sistema. A inclusão de etapas de avaliação do projeto nas fases iniciais do planeamento pode ajudar a reforçar esta prática.
Estudo de caso: Apoiar a reforma económica na Guiana com a responsabilidade da FreeBalanceTM Suite
Em 2004, a FreeBalance introduziu com êxito um sistema integrado de gestão financeira e contabilística (IFMAS) em todas as agências do Governo da Guiana. O conjunto de prestação de contas FreeBalanceTM apoiou o programa de reforma económica do país e ajudou a modernizar o sistema de gestão das finanças públicas da Guiana.
O planeamento eficaz e os processos de implementação foram fundamentais para o sucesso deste programa, tal como reconhecido pelo Ministro das Finanças, que afirmou: "Dado os desafios e riscos associados a um projeto tão ambicioso, é notável que tenhamos sido capazes de alcançar tanto e tão rapidamente. A equipa do IFMAS foi capaz de gerir eficazmente o projeto desde a conceção até à execução e continua empenhada em demonstrar resultados em cada fase do processo."
Para saber mais sobre o impacto da implementação de um sistema GRP na Guiana, leia o nosso História de sucesso do cliente da Guiana.
A-i3+qM™: A metodologia abrangente e comprovada da FreeBalance para o sucesso
Estas dicas-chave para a implementação dão uma indicação de como agilizar e tornar à prova de problemas uma implementação genérica de um sistema de planeamento de recursos governamentais. No entanto, cada implementação é diferente e é pouco provável que um serviço de implementação genérico satisfaça as suas necessidades de GRP.
A FreeBalance possui um sistema proprietário, certificado pela ISO-9001:2015 Metodologia de implementação do GRP que fornece implementação de software, personalização de software para clientes e desenvolvimento de produtos de software. Conhecido como A-i3+qMTMA metodologia de desenvolvimento de sistemas é única no mercado e baseia-se em 40 anos de experiência na conceção de sistemas de gestão das finanças públicas. Esta metodologia apoia a transformação digital da administração pública através de uma entrega consistente de qualidade através de uma abordagem ágil e acelerada e de uma compreensão específica das necessidades do sistema do sector público e dos contextos de implementação.
Esta metodologia específica do governo fornece resultados de alta qualidade e garante que os benefícios da implementação de um GRP podem ser totalmente realizados.
Adoção de sistemas GRP para uma gestão transparente e eficiente das finanças públicas
A implementação de sistemas GRP no governo é um passo fundamental para alcançar a transparência, a responsabilidade e a eficiência na gestão das finanças públicas.
Com a estratégia de implementação correcta, uma gestão eficaz da mudança e uma monitorização contínua, os governos podem fazer uma transição bem sucedida para os sistemas GRP, revolucionando os seus processos de gestão financeira e promovendo a transparência e a eficiência no sector público.
Para saber mais sobre a metodologia de implementação comprovada da FreeBalance, entrar em contacto com um dos nossos especialistas em GFP.