Los gobiernos actuales se enfrentan a numerosos retos a la hora de gestionar sus finanzas con eficacia y transparencia. Por ejemplo, los gobiernos pueden tener problemas con:
- Niveles inadecuados de transparencia y responsabilidad en la gestión de las finanzas públicas (PFM).
- Gestión de datos financieros complejos a gran escala
- Resistencia cultural a la modernización de los procesos tradicionales de gestión financiera basados en papel.
- Recursos limitados y presupuestos ajustados
- Capacidad y conocimientos técnicos limitados.
Para resolver estos problemas, los gobiernos recurren a Sistemas de planificación de recursos gubernamentales (GRP). En ventajas de implantar un sistema GRP son de gran alcance y afectan a funcionarios, profesionales de las finanzas y ciudadanos. Pero, como ocurre con cualquier programa de cambio, todas las miradas estarán puestas en el equipo encargado de garantizar que el proyecto cumpla los plazos y presupuestos, y que la nueva herramienta dé sus frutos.
Siga leyendo para obtener orientación sobre buenas prácticas* para implantar un GRP con facilidad y éxito. Estos pasos pueden ayudar a maximizar la eficacia del cambio a un nuevo sistema de GRP.
(*Se pregunta por qué hemos utilizado específicamente "bien práctica", no "mejor práctica"? Descúbralo en El problema de las buenas prácticas en la reforma de la gestión de las finanzas públicas)
1. Planificación previa a la aplicación y participación de las partes interesadas
Implique a las partes interesadas clave en las primeras fases del proceso de implantación del sistema de GRP. De este modo se garantiza la alineación con los objetivos organizativos de toda la empresa y se ayuda a los departamentos afectados por el programa de implantación a establecer prioridades.
Un compromiso temprano también ayuda a garantizar la participación de las partes interesadas de la organización. El tono que se establezca con las partes interesadas en las primeras fases del proyecto influirá en su disposición a aportar ideas e información, responder a preguntas o preocupaciones y actuar como embajadores del nuevo sistema a medida que se vaya utilizando de forma habitual.
También es el momento de elaborar planes de proyecto. Elabore un plan integral de ejecución del PRG que incluya plazos, asignación de recursos y estrategias de comunicación, y compártalo con las partes interesadas pertinentes para asegurarse de que se identifican y abordan todos los problemas o barreras que impiden el éxito.
2. Migración de datos y estrategias de integración de sistemas
Para ser eficaces, los sistemas GRP deben poder consultar datos de años anteriores (y, por tanto, de sistemas anteriores). Dar prioridad al desarrollo de estrategias de migración de datos para garantizar una transición fluida de los sistemas heredados al nuevo sistema GRP.
Los sistemas de GRP también resultan más útiles para una organización cuando consolidan la información a través de una serie de departamentos y sistemas para proporcionar una visión verdaderamente completa. Por lo tanto, es fundamental establecer protocolos eficaces de integración de sistemas que permitan el flujo de datos entre diversas fuentes.
La planificación en este punto reduce la posibilidad de que surjan problemas de integración de datos cuando el sistema entre en funcionamiento en toda la organización.
3. Iniciativas de gestión del cambio
Es fácil centrarse en los requisitos técnicos de un proyecto de implantación técnica. Sin embargo, los programas de este tipo triunfan o fracasan en función de cambiar la culturano sólo la tecnología.
Una práctica clave para implantar con éxito un sistema de GRP es incorporar estrategias eficaces de gestión del cambio. Más allá de los aspectos técnicos, es importante gestionar la adaptación de las personas al nuevo sistema. Utilizando estas estrategias, se puede hacer frente a la resistencia al cambio y animar a todos a adoptar el nuevo sistema. La comunicación abierta y clara es una parte importante de esto, ya que ayuda a crear un ambiente positivo en el que la gente está entusiasmada con el cambio. Este enfoque garantiza una transición fluida al sistema de GRP y contribuye a crear una cultura organizativa más positiva.
Para garantizar los mejores resultados de su implantación, incorpore estrategias de gestión del cambio. Estas estrategias deben abordar la resistencia al cambio y promover la adopción por parte de los usuarios. La comunicación continua es fundamental y debe ajustarse al plan de participación de las partes interesadas elaborado en las primeras fases del proyecto.
4. Programas de apoyo y formación
Más allá de la mera introducción del nuevo sistema, es crucial dotar a los funcionarios de los conocimientos necesarios para utilizarlo con eficacia. Desarrollar programas integrales de formacióny la formación de los usuarios, garantiza que todo el mundo esté bien preparado. creación de capacidad dentro del gobierno permite un uso sostenible del sistema una vez finalizada la implantación.
La asistencia técnica continua garantiza además que el sistema de GRP se utilice de forma óptima, superando cualquier posible laguna de conocimientos entre los equipos responsables de su funcionamiento cotidiano.
Estas iniciativas desempeñan un papel fundamental para garantizar una transición fluida al nuevo sistema y maximizar sus beneficios en toda la organización.
5. Seguimiento y evaluación permanentes para la mejora continua
Una vez completado el calendario de implantación principal, puede resultar tentador felicitar a todas las partes interesadas y pasar al siguiente gran proyecto de cambio. Sin embargo, para sacar el máximo partido de la implantación de GRP y garantizar que se obtienen los beneficios prometidos, es importante supervisar y evaluar continuamente el rendimiento del sistema GRP para identificar áreas de mejora.
Puede hacerlo evaluando periódicamente las opiniones de los usuarios, realizando auditorías y perfeccionando los procesos para mejorar la eficacia y maximizar los beneficios del sistema. Incluir hitos de evaluación del proyecto en las primeras fases de planificación puede ayudar a reforzar esta práctica.
Estudio de caso: Apoyo a la reforma económica en Guyana con la rendición de cuentas FreeBalanceTM Suite
En 2004, FreeBalance introdujo con éxito un completo sistema integrado de gestión financiera y contabilidad (IFMAS) en todos los organismos del Gobierno de Guyana. El paquete de contabilidad FreeBalanceTM apoyó el programa de reforma económica del país y contribuyó a modernizar el sistema de gestión de las finanzas públicas de Guyana.
La eficacia de los procesos de planificación y ejecución fue clave para el éxito de este programa, como reconoció el Ministro de Hacienda, quien afirmó: "Dados los retos y riesgos asociados a un proyecto tan ambicioso, es notable que hayamos sido capaces de lograr tanto tan rápidamente. El equipo del IFMAS fue capaz de gestionar eficazmente el proyecto desde su concepción hasta su ejecución y mantiene su compromiso de demostrar resultados en cada etapa del proceso."
Para saber más sobre las repercusiones de la implantación de un sistema de GRP en Guyana, lea nuestro Caso de éxito de Guyana.
A-i3+qM™: La metodología integral y probada de FreeBalance para el éxito
Estos consejos clave para la implantación dan una idea de cómo agilizar y evitar problemas en la implantación de un sistema genérico de planificación de recursos de la administración pública. Sin embargo, cada implantación es diferente y es poco probable que un servicio de implantación genérico satisfaga sus necesidades de GRP.
FreeBalance dispone de un sistema propio con certificación ISO-9001:2015. Metodología de aplicación del PRG que ofrece implantación de software, personalización de software para clientes y desarrollo de productos de software. Conocido como A-i3+qMTMes única en el mercado y se basa en 40 años de experiencia en el diseño de sistemas de gestión de las finanzas públicas. Esta metodología respalda la transformación digital de las administraciones públicas a través de una entrega coherente de calidad mediante un enfoque ágil y acelerado y una comprensión específica de las necesidades de los sistemas del sector público y los contextos de implantación.
Esta metodología específica para cada gobierno ofrece resultados de alta calidad y garantiza que se puedan aprovechar plenamente las ventajas de implantar un GRP.
Adoptar sistemas de GRP para una gestión financiera pública transparente y eficiente
La implantación de sistemas de GRP en el gobierno es un paso fundamental para lograr la transparencia, la responsabilidad y la eficiencia en la gestión de las finanzas públicas.
Con una estrategia de implantación adecuada, una gestión eficaz del cambio y un seguimiento continuo, los gobiernos pueden realizar con éxito la transición a los sistemas GRP, revolucionando sus procesos de gestión financiera e impulsando la transparencia y la eficiencia en el sector público.
Más información sobre la metodología de implantación de FreeBalance, ponerse en contacto con uno de nuestros expertos en PFM.