Os governos atuais enfrentam inúmeros desafios quando se trata de gerenciar suas finanças de forma eficaz e transparente. Por exemplo, os governos podem ter dificuldades com:
- Níveis inadequados de transparência e responsabilidade na gestão financeira pública (PFM)
- Gerenciar dados financeiros complexos em grande escala
- Resistência cultural à modernização dos processos de gerenciamento financeiro tradicionais, baseados em papel
- Recursos limitados e orçamentos apertados
- Conhecimento técnico e capacidade limitados.
Para resolver esses problemas, os governos estão recorrendo a Sistemas de planejamento de recursos governamentais (GRP). O Benefícios da implementação de um sistema GRP são abrangentes e afetam funcionários do governo, profissionais de finanças e cidadãos. Mas, como em qualquer programa de mudança, todos os olhos estarão voltados para a equipe responsável para garantir que o projeto cumpra os prazos e os orçamentos, e que a nova ferramenta seja eficaz.
Continue lendo para obter orientações de boas práticas* sobre como implementar um GRP de forma fácil e bem-sucedida. Essas etapas podem ajudar a maximizar a eficácia de uma mudança para um novo sistema de GRP.
(*Perguntando-se por que usamos especificamente "bom prática", e não "melhor prática"? Descubra em O problema com as práticas recomendadas de reforma da GFP)
1. Planejamento pré-implementação e envolvimento das partes interessadas
Envolva as principais partes interessadas no início do processo de implementação do sistema GRP. Isso garante o alinhamento com as metas organizacionais em toda a empresa e ajuda os departamentos afetados pelo programa de implementação a definir prioridades.
O engajamento inicial também ajuda a garantir a adesão dos participantes da organização. O tom estabelecido com os participantes nos estágios iniciais do projeto afetará a disposição deles em contribuir com ideias e informações, fazer comentários sobre dúvidas ou preocupações e agir como embaixadores do novo sistema à medida que ele passa a ser usado normalmente.
Esse também é o momento de elaborar planos de projeto. Desenvolva um plano abrangente de implementação do GRP, incluindo cronogramas, alocação de recursos e estratégias de comunicação, e compartilhe-o com as partes interessadas relevantes para garantir que todos os problemas ou barreiras ao sucesso sejam identificados e resolvidos.
2. Estratégias de migração de dados e integração de sistemas
Para serem eficazes, os sistemas GRP precisam ser capazes de fazer referência a dados de anos anteriores (e, portanto, a sistemas anteriores). Priorize o desenvolvimento de estratégias de migração de dados para garantir uma transição perfeita dos sistemas legados para o novo sistema GRP.
Os sistemas de GRP também se tornam mais úteis para uma organização quando consolidam informações de vários departamentos e sistemas para oferecer uma visão realmente abrangente. Portanto, é fundamental estabelecer protocolos eficazes de integração de sistemas para permitir o fluxo de dados entre várias fontes.
O planejamento nesse momento reduz a chance de problemas de integração de dados quando o sistema se tornar operacional em toda a organização.
3. Iniciativas de gerenciamento de mudanças
É fácil se concentrar nos requisitos técnicos de um projeto de implementação técnica. No entanto, programas como esse são bem-sucedidos ou fracassam com base em Mudando a culturae não apenas a tecnologia.
Uma prática fundamental para a implementação bem-sucedida de um sistema GRP é a incorporação de estratégias eficazes de gerenciamento de mudanças. Além dos aspectos técnicos, é importante gerenciar como as pessoas se adaptam ao novo sistema. Ao usar essas estratégias, você pode lidar com a resistência à mudança e incentivar todos a adotarem o novo sistema. A comunicação aberta e clara é uma parte importante desse processo, ajudando a criar uma atmosfera positiva em que as pessoas estejam entusiasmadas com a mudança. Essa abordagem garante uma transição tranquila para o sistema GRP e ajuda a moldar uma cultura organizacional mais positiva.
Para garantir os resultados mais bem-sucedidos de sua implementação, inclua estratégias de gerenciamento de mudanças em todo o processo. Elas devem abordar a resistência à mudança e promover a adoção pelo usuário. A comunicação contínua é fundamental e deve estar alinhada ao plano de envolvimento das partes interessadas desenvolvido nos estágios anteriores do projeto.
4. Programas de suporte e treinamento
Além de apenas introduzir o novo sistema, é fundamental equipar os funcionários do governo com as habilidades necessárias para usá-lo de forma eficaz. Desenvolvimento de programas de treinamento abrangentesincluindo a integração e o treinamento de usuários, garante que todos estejam bem preparados, e desenvolvimento de capacidade dentro do governo permite o uso sustentável do sistema após a conclusão da implementação.
A assistência técnica contínua garante ainda que o sistema GRP seja utilizado de forma otimizada, superando quaisquer possíveis lacunas de conhecimento entre as equipes responsáveis por suas operações diárias.
Essas iniciativas desempenham um papel fundamental para garantir uma transição perfeita para o novo sistema e maximizar seus benefícios em toda a organização.
5. Monitoramento e avaliação contínuos para melhoria contínua
Quando o cronograma principal de implementação estiver concluído, pode ser tentador parabenizar todas as partes interessadas e passar para o próximo grande projeto de mudança. No entanto, para garantir o melhor valor da implementação do GRP e que os benefícios prometidos estejam sendo concretizados, é importante monitorar e avaliar continuamente o desempenho do sistema GRP para identificar áreas de melhoria.
Isso pode ser feito avaliando regularmente o feedback dos usuários, realizando auditorias e refinando os processos para aumentar a eficiência e maximizar os benefícios do sistema. A inclusão de marcos de avaliação do projeto nos estágios iniciais de planejamento pode ajudar a reforçar essa prática.
Estudo de caso: Apoio à reforma econômica na Guiana com a prestação de contas da FreeBalanceTM Suíte
Em 2004, a FreeBalance introduziu com sucesso um sistema abrangente e integrado de gerenciamento financeiro e contabilidade (IFMAS) em todas as agências do governo da Guiana. O pacote de prestação de contas do FreeBalanceTM apoiou o programa de reforma econômica do país e ajudou a modernizar o sistema de gestão de finanças públicas da Guiana.
Processos eficazes de planejamento e implementação foram fundamentais para o sucesso desse programa, conforme reconhecido pelo Ministro das Finanças, que afirmou: "Considerando os desafios e os riscos associados a um projeto tão ambicioso, é notável que tenhamos conseguido realizar tanto e tão rapidamente. A equipe do IFMAS conseguiu gerenciar o projeto com eficiência desde a concepção até a execução e continua comprometida em demonstrar resultados em cada etapa do processo."
Para saber mais sobre o impacto da implementação de um sistema GRP na Guiana, leia nosso História de sucesso do cliente da Guiana.
A-i3+qM™: A metodologia abrangente e comprovada da FreeBalance para o sucesso
Essas dicas importantes para a implementação dão uma indicação de como agilizar e tornar à prova de problemas a implementação de um sistema genérico de planejamento de recursos governamentais. Entretanto, cada implementação é diferente e é improvável que um serviço de implementação genérico atenda às suas necessidades de GRP.
A FreeBalance tem um sistema proprietário, certificado pela ISO-9001:2015 Metodologia de implementação do GRP que oferece implementação de software, personalização de software para clientes e desenvolvimento de produtos de software. Conhecido como A-i3+qMTMA metodologia de desenvolvimento de sistemas de gestão financeira pública (Public Financial Management) é única no mercado e se baseia em 40 anos de experiência no projeto de sistemas de gestão financeira pública. Essa metodologia apoia a transformação digital do governo por meio da entrega consistente de qualidade por meio de uma abordagem ágil e acelerada e de uma compreensão específica das necessidades do sistema do setor público e dos contextos de implementação.
Essa metodologia específica para o governo oferece resultados de alta qualidade e garante que os benefícios da implementação de um GRP possam ser totalmente aproveitados.
Adotando sistemas GRP para uma gestão financeira pública transparente e eficiente
A implementação de sistemas de GRP no governo é uma etapa fundamental para alcançar transparência, responsabilidade e eficiência na gestão financeira pública.
Com a estratégia de implementação correta, o gerenciamento eficaz de mudanças e o monitoramento contínuo, os governos podem fazer uma transição bem-sucedida para os sistemas GRP, revolucionando seus processos de gerenciamento financeiro e promovendo a transparência e a eficiência no setor público.
Para saber mais sobre a metodologia de implementação comprovada da FreeBalance, entre em contato com um de nossos especialistas em PFM.