Les gouvernements d'aujourd'hui sont confrontés à de nombreux défis lorsqu'il s'agit de gérer leurs finances de manière efficace et transparente. Par exemple, les gouvernements peuvent être confrontés aux problèmes suivants
- Niveaux insuffisants de transparence et de responsabilité dans la gestion des finances publiques (GFP)
- Gestion de données financières complexes à grande échelle
- Résistance culturelle à la modernisation des processus traditionnels de gestion financière sur papier
- Ressources limitées et budgets restreints
- Expertise et capacité techniques limitées.
Pour faire face à ces problèmes, les gouvernements se tournent vers Systèmes de planification des ressources gouvernementales (GRP). Les avantages de la mise en œuvre d'un système GRP sont de grande envergure et ont un impact sur les fonctionnaires, les professionnels de la finance et les citoyens. Mais comme pour tout programme de changement, tous les regards seront tournés vers l'équipe en charge pour s'assurer que le projet respecte les délais et les budgets, et que le nouvel outil est à la hauteur.
Vous trouverez ci-après des conseils sur les bonnes pratiques* pour mettre en œuvre un PRV facilement et avec succès. Ces étapes peuvent contribuer à maximiser l'efficacité du passage à un nouveau système de PRV.
(*C'est à se demander pourquoi nous avons utilisé spécifiquement "bon pratique", et non "meilleur pratique" ? Découvrez-le dans Le problème des meilleures pratiques en matière de réforme de la GFP)
1. Planification préalable à la mise en œuvre et engagement des parties prenantes
Impliquer les principales parties prenantes dès le début du processus de mise en œuvre du système GRP. Cela permet d'aligner les objectifs de l'entreprise sur ceux de l'organisation et d'aider les services concernés par le programme de mise en œuvre à établir des priorités.
Un engagement précoce permet également d'obtenir l'adhésion des parties prenantes de l'organisation. Le ton donné aux parties prenantes dès les premières étapes du projet aura une incidence sur leur volonté d'apporter des idées et des informations, de faire remonter les questions ou les préoccupations, et d'agir en tant qu'ambassadeurs du nouveau système au fur et à mesure qu'il sera utilisé de manière habituelle.
C'est également le moment d'élaborer des plans de projet. Élaborez un plan de mise en œuvre complet du PRG, comprenant des calendriers, l'affectation des ressources et des stratégies de communication, et partagez-le avec les parties prenantes concernées afin de vous assurer que tous les problèmes ou obstacles à la réussite sont identifiés et résolus.
2. Migration des données et stratégies d'intégration des systèmes
Pour être efficaces, les systèmes GRP doivent pouvoir se référer aux données des années précédentes (et donc aux systèmes précédents). Il convient d'accorder la priorité à l'élaboration de stratégies de migration des données afin d'assurer une transition sans heurts entre les systèmes existants et le nouveau système PRV.
Les systèmes de PRV sont d'autant plus utiles à une organisation qu'ils consolident les informations provenant d'une série de départements et de systèmes afin de fournir une vue d'ensemble. Il est donc essentiel d'établir des protocoles efficaces d'intégration des systèmes pour permettre la circulation des données entre les différentes sources.
La planification à ce stade réduit les risques de problèmes d'intégration des données lorsque le système devient opérationnel dans l'ensemble de l'organisation.
3. Initiatives de gestion du changement
Il est facile de se concentrer sur les exigences techniques d'un projet de mise en œuvre technique. Cependant, les programmes de ce type réussissent ou échouent en fonction changer la cultureet pas seulement la technologie.
L'intégration de stratégies efficaces de gestion du changement est une pratique clé pour la mise en œuvre réussie d'un système de PRV. Au-delà des aspects techniques, il est important de gérer l'adaptation des personnes au nouveau système. En utilisant ces stratégies, vous pouvez gérer la résistance au changement et encourager tout le monde à adopter le nouveau système. Une communication ouverte et claire joue un rôle important à cet égard, en contribuant à créer une atmosphère positive dans laquelle les gens sont enthousiasmés par le changement. Cette approche garantit une transition en douceur vers le système PRV et contribue à créer une culture organisationnelle plus positive.
Pour que votre mise en œuvre soit la plus réussie possible, intégrez des stratégies de gestion du changement tout au long du processus. Celles-ci devraient permettre de lutter contre la résistance au changement et de promouvoir l'adoption par les utilisateurs. La communication continue est essentielle et doit être alignée sur le plan d'engagement des parties prenantes élaboré au cours des premières étapes du projet.
4. Programmes de soutien et de formation
Au-delà de l'introduction du nouveau système, il est essentiel de doter les fonctionnaires des compétences nécessaires pour l'utiliser efficacement. Développer des programmes de formation completsy compris l'accueil et la formation des utilisateurs, permet de s'assurer que tout le monde est bien préparé, et renforcement des capacités au sein du gouvernement permet une utilisation durable du système une fois la mise en œuvre achevée.
L'assistance technique permanente garantit en outre une utilisation optimale du système GRP, en comblant les lacunes éventuelles en matière d'expertise au sein des équipes chargées de son fonctionnement quotidien.
Ces initiatives jouent un rôle essentiel pour assurer une transition en douceur vers le nouveau système et maximiser ses avantages dans l'ensemble de l'organisation.
5. Suivi et évaluation continus en vue d'une amélioration permanente
Une fois le calendrier de mise en œuvre terminé, il peut être tentant de féliciter toutes les parties prenantes et de passer au prochain grand projet de changement. Cependant, pour garantir que la mise en œuvre du PRG soit la plus rentable possible et que les avantages promis se concrétisent, il est important de contrôler et d'évaluer en permanence les performances du système PRG afin d'identifier les domaines à améliorer.
Vous pouvez le faire en évaluant régulièrement le retour d'information des utilisateurs, en menant des audits et en affinant les processus afin d'améliorer l'efficacité et de maximiser les avantages du système. Le fait d'inclure des étapes d'évaluation de projet dans les premières phases de planification peut contribuer à renforcer cette pratique.
Étude de cas : Soutenir la réforme économique en Guyane avec la responsabilité de FreeBalanceTM Suite
En 2004, FreeBalance a introduit avec succès un système intégré de gestion financière et de comptabilité (IFMAS) dans toutes les agences du gouvernement de la Guyane. La suite de comptabilité FreeBalanceTM a soutenu le programme de réforme économique du pays et a contribué à moderniser le système de gestion des finances publiques de la Guyane.
L'efficacité des processus de planification et de mise en œuvre a été la clé de la réussite de ce programme, comme l'a reconnu le ministre des finances, qui a déclaré "Compte tenu des défis et des risques associés à un projet aussi ambitieux, il est remarquable que nous ayons pu réaliser autant de choses aussi rapidement. L'équipe de l'IFMAS a été en mesure de gérer efficacement le projet, de sa conception à son exécution, et reste déterminée à obtenir des résultats à chaque étape du processus."
Pour en savoir plus sur l'impact de la mise en œuvre d'un système de PEB en Guyane, lisez notre article sur le PEB. Témoignage d'un client guyanais.
A-i3+qM™ : La méthodologie complète et éprouvée de FreeBalance pour réussir
Ces conseils clés pour la mise en œuvre donnent une indication sur la manière de rationaliser et de résoudre les problèmes liés à la mise en œuvre d'un système générique de planification des ressources de l'administration. Cependant, chaque mise en œuvre est différente et un service de mise en œuvre générique a peu de chances de répondre à vos besoins en matière de GRP.
FreeBalance dispose d'un système propriétaire, certifié ISO-9001:2015. Méthodologie de mise en œuvre des PRV qui assure la mise en œuvre de logiciels, la personnalisation de logiciels pour les clients et le développement de produits logiciels. Connu sous le nom de A-i3+qMTMCette méthodologie, unique sur le marché, est basée sur 40 ans d'expérience dans la conception de systèmes de gestion des finances publiques. Cette méthodologie soutient la transformation numérique du gouvernement par une livraison cohérente de la qualité via une approche agile et accélérée et une compréhension spécifique des besoins du système du secteur public et des contextes de mise en œuvre.
Cette méthodologie spécifique au gouvernement fournit des résultats de haute qualité et garantit que les avantages de la mise en œuvre d'un PRG peuvent être pleinement exploités.
Adopter les systèmes GRP pour une gestion transparente et efficace des finances publiques
La mise en œuvre de systèmes de PRG dans les administrations publiques est une étape essentielle pour assurer la transparence, la responsabilité et l'efficacité de la gestion des finances publiques.
Avec une bonne stratégie de mise en œuvre, une gestion efficace du changement et un suivi permanent, les gouvernements peuvent passer avec succès aux systèmes GRP, révolutionner leurs processus de gestion financière et favoriser la transparence et l'efficacité dans le secteur public.
Pour en savoir plus sur la méthodologie de mise en œuvre éprouvée de FreeBalance, prendre contact avec l'un de nos experts PFM.