Geleerde lessen: Berekening van de totale kosten van eigendom [financiële duurzaamheid] voor de planning van overheidsmiddelen

Geplaatst op 15 augustus 2012 in PFM

Doug Hadden, VP Producten

Waarom is Total Cost of Ownership (TCO) zo belangrijk?

• Overheden implementeren software voor Government Resource Planning (GRP) of Enterprise Resource Planning (ERP) om de begrotingsdiscipline en de efficiëntie van de overheid te verbeteren en de Value for Money (V4M) te vergroten.
• De initiële kosten voor bedrijfssoftware weerspiegelen mogelijk niet de totale kosten of Totale kosten van eigendom (TCO) die overheidsorganisaties ervaren. Overheden kunnen fiscale VFM-discipline aan de dag leggen door alle interne en externe aanschaf- en onderhoudskosten van GRP over meerdere jaren te analyseren.
• Veel overheidsorganisaties berekenen niet de vele interne kosten op lange termijn die nodig zijn om GRP-software gedurende vele jaren te gebruiken, te beheren en te onderhouden.
• TCO is van cruciaal belang voor financiële duurzaamheid omdat de regeringen bezig zijn met een voortdurende hervorming van het openbaar financieel beheer. TCO moet meer omvatten dan het handhaven van een "stabiele toestand".

De gemiddelde kosten per categorie voor bedrijfssoftware verschillen tussen analisten, afhankelijk van de volledigheid van de gegevens, de definities van de categorieën en de geanalyseerde duur. Niettemin tonen studies aan dat consulting voor implementatie de hoogste kosten met zich meebrengt.

Waarom is TCO zo'n probleem bij bedrijfssoftware?

• Matig tot hoge uitvoeringskosten variërend van een 1:1 verhouding in de particuliere sector tot 3:1 tot 15:1 in de publieke sector met voorbeelden waar diensten aanzienlijk hoger dan andere kosten.
• Gemiddelde TCO gemeten op meer dan $50.000 per gebruiker in een studie van een analist. waardoor deze kosten van wezenlijk belang zijn voor de overheidsbegrotingen. Overheden zijn wettelijk "budget-gedreven" en hoge TCO en onverwachte kostenoverschrijdingen kunnen aanvullende begrotingen vereisen of het onttrekken van middelen aan andere prioriteiten.
• Hoge onderhoudskosten die afkomstig zijn van het onderhouden van complexe code en het oplossen van problemen, en moeilijke upgrades die de TCO kunnen verhogen na de eerste implementatie.
• Hoge upgradekosten de TCO verhogen wanneer ERP-upgrades worden geschat op ½ van de waarde van de oorspronkelijke licentiekosten en 20% van de oorspronkelijke implementatiekosten. waarbij deskundigen waarschuwen dat organisaties moeten verwachten om zo veel als 3 keer de oorspronkelijke ERP-software kosten te betalen om te upgraden naar nieuwe technologie
• Onverwachte risicokosten waren gemiddelde uitvoeringsverschillen van 2 en 4 maanden ten opzichte van het schema in één studie, gemiddelde variantie voor ERP-projecten was 230% van de planning in een andere studie, en tot 80% van ERP overschrijden de tijd- en begrotingsramingen in een derde studie.
• Extra duurzaamheidskosten voor personeelsbehoud en certificering. Sommige ERP-oplossingen hebben dure functionele en technische opleidingen om overheidspersoneel te certificeren. Overheidsmedewerkers kunnen deze certificering gebruiken om bij particuliere bedrijven te gaan werken. Overheden hebben programma's nodig om talent te behouden en deze "brain drain" te voorkomen.

Wat zijn de aanschafkosten voor GRP Software?

• Intern personeelskosten en advieskosten voor behoeftenanalyse en de ontwikkeling en handhaving van een verzoek om voorstel. Aanbestedingskosten, inclusief het inschakelen van financiële en IT-deskundigen gedurende het hele proces. De aanbestedingscycli van de overheid voor GRP zijn meestal lang.
• Computer hardware, netwerken en vereiste bandbreedte voor de computerinfrastructuur ter ondersteuning van het GRP. Dit omvat uitwijklocaties, een testcentrum, de levering van betrouwbare stroom en langlopende telecommunicatiecontracten. Dit omvat ook de personeelskosten om zendingen van apparatuur in ontvangst te nemen.
• Middleware software, waaronder beveiliging, database, load-balancing, besturingssystemen en systeembeheerinstrumenten die nodig zijn ter ondersteuning van de implementatie.
• De GRP-software licentiekosten zijn doorgaans gebaseerd op het aantal (genoemde of gelijktijdige) gebruikers of de omvang van de overheid.

Wat zijn de uitvoeringskosten van het GRP?

• Kosten voor projectbeheer inclusief toegewijde medewerkers voor het project, het programmabeheersbureau, communicatie en vergaderingen.
• Installatie, bevoorrading en instelling van de GRP-software en de middleware.
• Interne personeelskosten en kosten van consultants om de huidige bedrijfsprocessen, wettelijke vereisten, formulieren en rapporten vereisten.
• Interne personeelskosten en kosten van consultants voor eventuele wijzigingen in de huidige processen die door de software of goede praktijken worden vereist. Dit kan omvatten uitgebreide re-engineering van bedrijfsprocessen en aanvullende personeelsopleiding.
• Kosten van gegevensconversie met inbegrip van kwaliteitsborging. Dit kan ook inhouden analyse van de volledigheid van de gegevens waar informatie die niet in het huidige systeem zit, uit andere bronnen moet worden gehaald.
• Interne personeelskosten en kosten van consultants voor het beheer van oud en nieuw systemen in parallel.
• Configuratie- en aanpassingskostenDit gebeurt meestal door externe consultants of softwareleveranciers. Dit omvat de aanpassing van de kernsoftware en de integratie, rapporten en formulieren.
• Interne personeels- en consultantkosten voor testen, analyseren en acceptatietesten volgens kwaliteitsborgingsprocessen.
• Technisch training voor middleware, netwerken, computers en systeembeheer. Functionele training voor GRP gebruikers.
• Ontwikkeling van een speciale documentatie of gebruikersgidsen die de overheidsprocessen beschrijven en hoe deze in de software worden uitgevoerd
• Extra uitvoeringsfasen kunnen zich voordoen, zoals het toevoegen van extra softwaremodules, meer gebruikers of nieuwe overheidsinstanties.

Wat zijn de lopende kosten voor GRP?

• Onderhoudskosten voor alle aankopen van hardware en software, inclusief klantenondersteuning door de leverancier. Dit is meestal een jaarlijks contract.
• Overheidspersoneel dat optreedt als eerstelijnsondersteuning voor apparatuur en software. Dit omvat ook case management om bugs en verbeteringen op te sporen en tegelijkertijd de relatie met de leverancier te onderhouden.
• Systeem afstemming van databases, besturingssystemen en netwerken naarmate het aantal transacties toeneemt.
• Wijzigingen in configuratie en aanpassing van verslagen of formulieren die door intern personeel of consultants zijn opgesteld.
• Bandbreedte, telecommunicatie, elektriciteit en huur/huur/ruimte kosten.
• Nieuw boekjaar verwerking met inbegrip van de overdracht van middelen van vorig jaar, uitgevoerd door intern personeel of consultants
• Upgrade kosten in verband met de overgang naar nieuwere softwareversies. Dit omvat wijzigingsbeheer om ervoor te zorgen dat alle aanpassingen die in de vorige versie zijn gemaakt, worden toegevoegd aan de volgende versie, testen en acceptatie.

Wat zijn de verborgen kosten in GRP?

De totale kosten veranderen gedurende de levenscyclus van het gebruik van GRP wanneer de uitvoering
mentatiekosten zijn hoger dan de extra kosten per jaar. De extra kosten per jaar kunnen oplopen door software-upgrades, modernisering van de overheid en onverwachte kosten.

• Verloren productiviteit aangezien de systemen parallel lopen en de werknemer leercurve.
• Verminderde efficiëntie door zogenaamde "best-practices" toe te voegen die de bestaande processen complexer maken.
• Beheer van veranderingen kosten voor nieuwe overheidsvoorschriften en opleiding voor processen binnen de software.
• Ramp, verloren gegevens, bedrijfsonderbreking door late implementatie of systeemfouten, met inbegrip van verstoring van audits en verslaglegging.
• Reis- en onkostenvergoedingen voor gebruikersconferenties en opleidingen om op de hoogte te blijven van softwareveranderingen.
• Licentiecontroles wanneer de verkoper aanvullende betalingen eist
• Onderhoudsopties kunnen extra betaling vereisen om de noodzakelijke service om problemen te overwinnen.
• Onverwachte toevoegingen wanneer het productassortiment niet aan alle eisen voldoet.
• Veranderingen in de middleware zoals besturingssysteem of databases buiten de upgradeperiode van het GRP-systeem.

Welke TCO-factoren zijn bij de overheid belangrijker dan in de particuliere sector?

• Het aanpassen van een financieel systeem uit de particuliere sector voor de overheid vergroot vaak het maatwerk om juridische processen en financiële normen van de publieke sector te ondersteunen. Software die voor de particuliere sector is ontworpen, vereist doorgaans aanzienlijke aanpassingskosten vooraf.
• Grotere technische voetafdruk van ERP-systemen betekent dat er meerdere computers en applicatieservers nodig zijn en dat er grote hoeveelheden schijfruimte worden verbruikt, waardoor de TCO hoger uitvalt dan de initiële kosten. De complexiteit van de grotere technische voetafdruk vereist meer interne ondersteuning, betere softwaretools en een grotere technische capaciteit.
• Minder technische capaciteit in de openbare dienst in sommige landen kan de TCO verhogen. Sommige ERP-toepassingen vereisen aanzienlijke technische kennis om te implementeren en te ondersteunen, inclusief systeembeheer en databasetuning, waarvoor vaak permanent externe consultants moeten worden ingehuurd.
• Lagere boekhoudkundige functionele capaciteit van de overheidsdienst in sommige landen kan een aanvullende opleiding in financieel beheer nodig zijn. Sommige systemen zijn ontworpen voor een complexere boekhouding op transactiebasis. Andere systemen hebben complexe bedrijfsprocessen die door ambtenaren moeten worden gevolgd.

Software ontworpen voor de overheid, GRP, heeft meestal een lagere TCO dan software ontworpen voor de particuliere sector, ERP. Op basis van een analyse van turnkey TCO-voorstellen is FreeBalance vergeleken met Tier 1 ERP-leveranciers.

Hoe beïnvloedt de keuze van GRP- of ERP-software de TCO?

• Aanpassingsvermogen: aanpassing van de code (inclusief softwarecode, call-outs, scripting) kost meer dan configuratie voor implementatie en aanzienlijk meer voor software-upgrades omdat aangepaste code moet worden onderhouden.
• Footprint: hardware en bandbreedte, waaronder replicatiediensten, kunnen de kosten voor ruimte, apparatuur en elektriciteit aanzienlijk verhogen.
• Hefboom: het belang van de overheidsmarkt voor de softwarefabrikant is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat productupgrades voldoen aan de nieuwe behoeften, anders stijgen de aanpassingskosten van jaar tot jaar.
• Bestuur: veel GRP-projecten creëren beheersstructuren met Systems Integration bedrijven maar niet met de software fabrikant. Dit vermindert het engagement om op termijn aan de behoeften van de overheid te voldoen.

Wat is een risicobeheersaanpak voor GRP TCO?

• Een risicomanagementbenadering identificeert risicofactoren, risicobereidheid en risicobeperkende strategieën. Voorbeelden van risicofactoren zijn: organisatiecapaciteit, succesratio van leveranciers, mate van verwacht maatwerk.
• Risicofactoren kunnen worden gebruikt om een verwachte budgetoverschrijding te berekenen. Risicobeperkende strategieën brengen kosten met zich mee. Beide factoren kunnen worden gebruikt bij het bepalen van de potentiële TCO voor elke software-aankoop.

Wat zijn enkele TCO in GRP Good Practices?

1. Een risicobeheerbenadering op basis van de ervaring van de industrie met soortgelijke projecten, de omvang van het vereiste maatwerk en de mate van betrokkenheid van de softwarefabrikant bij de overheidsmarkt en bij de overheidsklant kan worden gebruikt om de verwachte budgetoverschrijdingen te berekenen. Sommige verborgen kosten kunnen worden geraamd. Bestuursstructuren en hefboomwerking bij de softwarefabrikant moeten in de risicoberekening worden meegenomen.
2. Een langetermijnprojectaanpak moet de toegenomen kosten per jaar per upgradepad van de versie van de leverancier en het upgradebeleid identificeren. Het meerjarenprojectplan moet dienen als input voor het IT-budget.
3. De ervaringen van de overheid met softwareleveranciers moeten worden gemodelleerd om de verwachte implementatie- en onderhoudskosten te bepalen.
4. Een "kant-en-klare" aanpak moet worden gebruikt door één enkele leverancier of consortium te belasten met een schema met vaste prijzen.
5. De interne kosten moeten worden gemodelleerd als onderdeel van de TCO-berekening. Dit omvat de verwachte kosten voor aanvullende opleiding en certificering. (Prijzen voor cursussen zijn openbaar beschikbaar.) Het behoud en verloop van werknemers moet worden geanalyseerd.
6. De aanpassingskosten voor de eerste implementatie moeten worden gebruikt als uitgangspunt voor de berekening van toekomstige software-upgrades en aanpassingen. Voor de gemiddelde duur van upgrades moeten cijfers uit de sector worden gebruikt.