Doug Hadden, VP Producten
Gartner heeft de laatste nagel aan de doodskist van grote Enterprise Resource Planning (ERP) software waarde. Als Gartner zegt dat "zwaar aangepaste" grote ERP-software nu "legacy" is - dan is het roest. Wat betekent dit voor overheidsbrede ERP shared services? Slecht idee. Slechte prijs-kwaliteitverhouding. Gartner noemt het een "anker". (Het doet me denken aan de beoordeling van een Oost-Europese auto in de jaren 80.) "hij accelereert alsof hij aan de garage vastgeketend zit".
Gartner beweert dat de bedrijfssoftware-industrie in een "postmoderne" fase is beland. Laten we eens "deconstrueren" wat Gartner zegt. En de implicatie voor gedeelde overheidsdiensten.
Zware aanpassing
Zwaar ERP maatwerk = gebrek aan flexibiliteit om te veranderen en aan te passen aan wettelijke hervormingen en verbeterde fiscale processen. Het idee dat gedeelde ERP-diensten flexibiliteit bieden, is een mythe. ERP-standaardisatie kan de administratiekosten verlagen bij de kosten van flexibiliteit. Software voor Government Resource Planning (GRP) vereist daarentegen geen zware aanpassingen - het draait allemaal om configuratie.
En laat je niet misleiden door het idee van "vanille" implementaties bij overheden. Het is nogal schokkend hoe gelijksoortig afdelingssystemen van dezelfde fabrikant met dezelfde versie zijn bij overheden. De kosten om de aanpassingen te onderhouden, nieuwe aanpassingen toe te voegen om veranderende regelgeving te weerspiegelen en deze aanpassingen te beheren tijdens een versie-upgrade zijn verschrikkelijk.
Een waarnemer van de Canadese overheid suggereerde dat alle FreeBalance-implementaties uniek maatwerk waren. Slechts 1 van de 28. De software was anders geconfigureerd en er waren enkele aangepaste rapporten en interfaces, maar geen aangepaste code in de financiële kernfuncties.
Strak tot los gekoppeld
Grote ERP-leveranciers verkopen het begrip "geïntegreerde oplossingen". Dit is logisch omdat je zou denken dat softwaremodules van dezelfde leverancier "naadloos" zouden integreren. Dat is een bewering die alom wordt geloofd. Toch merken ERP-klanten dat ze "metadata management" tools nodig hebben voor integratie. Want blijkbaar zijn de gegevensdefinities in de ene module niet verenigd met definities in andere modules.
Op de vraag over "metadatabeheer" in de FreeBalance Accountability SuiteIk wijs op de configuratieschermen. We hoefden geen oplossing of "workaround" te vinden voor een slecht softwareontwerp. (Sommige Tier 2 ERP-leveranciers hebben uniforme metadata).
Gartner voorspelt dat oplossingen losjes zullen worden gekoppeld tussen applicaties op locatie en in de cloud. Deze dunne integratiemethode maakt flexibiliteit tussen softwarekeuzes mogelijk. Het is ook handig voor maatwerkapplicaties wanneer overheidsregels te uniek zijn voor commerciële applicaties. Het blijkt dat standaardondersteuning voor integratie een administratieve last wegneemt. (Sommige ERP- en cloudleveranciers ondersteunen integratiestandaarden en losjes gekoppelde interfaces).
Mythe van de allesomvattende ERP voor de overheid
Gartner wijst erop dat grote leveranciers van bedrijfssoftware zoveel overnames hebben gedaan dat het onmogelijk is om naadloze integratie te bereiken. ERP-leveranciers verkochten dit idee ooit om meer spullen aan dezelfde klant te kunnen verkopen. (Een vriend van mij noemt het LUFO of "load up and -well, you'll need to fill in the blanks.)
De grote ERP-leveranciers hebben zoveel horizontale en verticale toepassingen overgenomen. Zoveel middleware. Met veel zakelijke partners die extra functionaliteit toevoegen. Toch kunnen ze niet volledig voldoen aan de behoeften van klanten in een groot aantal sectoren zonder duur maatwerk.
Er is veel misleiding geweest door de marketingafdelingen van deze grote leveranciers. Er is veel creatief werk verricht om "innovatie" te herdefiniëren als extra functies. Of "cloud" als wat ze al hebben.
Ik ben deze opvatting tegengekomen dat ERP "beproefd en waar" is. Het is geprobeerd en het is echt ingewikkeld en duur. Met hoge mislukkingspercentages en kostenoverschrijdingen, vooral bij de overheid.
Mythe van de Onderneming
Ik heb veel toespraken gehoord voor IT- en financiële professionals bij overheden over het idee van de overheid behandelen als een onderneming. Het heeft de neiging om veel weerklank te vinden bij politici. (Ik denk dat het past in het verhaal van regeringen die inefficiënt zijn en een sterke politieke hand nodig hebben).
Het feit dat een softwareklasse het woord "enterprise" in zich heeft, betekent niet dat een softwareklasse met het woord "overheid" geen "enterprise scale" is. Eerlijk gezegd, als de categorie oorspronkelijk BRP had geheten, dan zouden de grote leveranciers praten over hoe overheden gerund moeten worden als bedrijven.
Het streven van regeringen om te werken als bedrijven is misplaatst. Bedrijven werken om winst te maken. Overheden werken om maatschappelijke resultaten te behalen waarbij budgetten het belangrijkste financiële concept zijn. ERP-software heeft overheden belemmerd in het beheren van budgetten. Er zijn landen die ERP hebben voor financieel beheer, maar het niet gebruiken voor budgetbeheer. Er zijn landen die geautomatiseerd budgetbeheer hebben, dankzij ERP, dat verouderd is. En het aantal keren dat ik heb gehoord over ERP-toepassingen die per ongeluk het budget overschreden, is deprimerend. (Een voormalig financieel ambtenaar vertelde me hoe het was om naar het parlement te gaan om toe te geven dat ze meer hadden uitgegeven dan gestemd. Dat was geen pretje).
Wat moeten regeringen doen?
- Onderzoek het portfolio van behoeften niet door het in een product van een leverancier te proppen - gebruik de business component mapping proces om te bepalen waar waarde kan worden geoptimaliseerd, wat vanille moet zijn, wat via de cloud kan worden verworven, wat kan worden aangepast en wat op maat moet worden gebouwd
- Gebruik open standaarden en open source voor ontwikkeling op maat of gebruik een softwareplatform van de overheid
- Ontwikkel nieuwe standaarden voor integratie die industriestandaarden zoals webservices erkennen en losjes gekoppelde interfaces bieden
- Ontwikkel een migratieplan om van elke applicatie af te komen die maatwerk vereist in een propriëtaire taal - stap over op Java, Ruby, Python, C++, zelfs C#
- Een migratieplan ontwikkelen om over te stappen op pure webapplicaties - niet de huidige generatie ERP-applicaties die oude client/server-code web-enable maken
- Kijk naar de huidige investering en de werkelijke kosten in plaats van de potentiële kosten van het kopen of huren van iets nieuws en vergelijk de Total Cost of Ownership over 5 of 10 jaar. Een investering van $1M in nieuwe technologie kan een besparing opleveren van $500.000 aan jaarlijkse kosten voor het huidige ERP-systeem.
- Wees veeleisender ten opzichte van verkopers - het is publiek geld. Accepteer geen tweederangs inspanningen. Accepteer niet het idee dat de softwarefabrikant geen deel zou moeten uitmaken van de beheerstructuur. Een fabrikant die niet bereid is om met je samen te werken heeft geen commitment.