De toekomst van IFMIS, of Government Resource Planning (GRP), kwam aan de orde op de Inter-Amerikaanse Ontwikkelingsbank werkplaats, De geavanceerde informatietechnologie voor het beheer van de overheidsfinanciën in december. Presentatoren, zoals ikzelf, moesten 7 vragen beantwoorden. Er was niet veel tijd om in detail te treden, dus hier is een uitgebreid antwoord. Hoewel de workshop was toegespitst op Latijns-Amerika en het Caribisch gebied, kunnen regeringen overal ter wereld hieruit lessen trekken. We moeten ons allemaal zorgen maken over de gebrek aan vooruitgang in het GRP in de regio.
De vragen hadden betrekking op GRP-capaciteiten, IT-toekomst en overheidsprestaties.
Nieuwe en toekomstige IFMIS-mogelijkheden
Welke zijn de nieuwe functionele en technologische opties die kunnen worden onderzocht en welk effect kunnen ontwikkelaars verwachten in termen van de ontwikkeling van geïntegreerde IFMIS, ondersteund door verschillende informatiesystemen/platforms die moeten kunnen voldoen aan de specifieke eisen van elk kernproces (begroting, boekhouding, kasbeheer en schuldenbeheer) terwijl zij een gemeenschappelijke financiële informatiestructuur delen?
- Unified: Overgang van zogenaamde "geïntegreerde" suites waar functies zoals begroting, boekhouding en schatkist kunnen werken met inconsistente metadata naar uniforme ontwerpen waarbij functies, besturingselementen en metadata in alle toepassingen worden ondersteund. Dit betekent dat commerciële functionaliteit in toepassingen zoals de kan worden hergebruikt in alle toepassingen, ook die welke op maat zijn ontwikkeld op objectgeoriënteerde platforms. (Dit is de aanpak van de FreeBalance Verantwoordingsplatform.) Overheden die op maat ontwikkelde systemen nodig hebben, zullen merken dat hybride benaderingen van het gebruik van commerciële overheidsspecifieke platforms zal de problemen op het gebied van kosten, vertraging en wendbaarheid ondervangen die zich voordoen wanneer alleen technische platforms worden gebruikt.
- Budgetbewust: Integratie van begrotingscontroles in alle financiële subsystemen. De traditionele silo-aanpak, waarbij afzonderlijke systemen voor salarisadministratie, inkoop, activa en schulden worden aangeschaft, heeft geleid tot achterstanden bij de overheid en gebrekkige naleving van controles. Overheden overschrijden vaak budgetten wanneer controles niet geïntegreerd zijn en toepassingen niet budgetbewust zijn.
- Verschillende platforms: Het gebruik van verschillende technische platforms en programmeertalen heeft geleid tot silo's in de implementatie van financiële subsystemen in Latijns-Amerika. Deze systemen hebben vaak verschillende metadata die geen gemakkelijke integratie mogelijk maken. Veel van deze platforms maken gebruik van verouderde technologie. Er is dus geen elegante manier om deze verschillende platforms te gebruiken om tot een uniform ontwerp te komen. Voor hulpmiddelen voor het beheer van metadata zal kerncode moeten worden gewijzigd in op maat ontwikkelde financiële systemen en subsystemen. Er is een risicobenadering nodig om te bepalen welke toepassingen moeten worden vervangen, welke achteraf kunnen worden aangepast en welke stand-alone kunnen functioneren. Een platformbenadering is nodig om dit te bepalen.
Hoe kan de flexibiliteit van het IFMIS worden vergroot en de ontwikkeling/integratie van nieuwe technologieën worden versneld, gelet op de reeds gedane investeringen?
- Nul-budgettering: De kosten voor ondersteuning van legacy-technologie kunnen hoger zijn dan de kosten voor vervanging. De "reeds gedane investering" kan dus de verkeerde manier zijn om naar flexibiliteit te kijken. De belangrijkste beheersoefening is het vergelijken van de kosten van de hervorming en modernisering van het beheer van de overheidsfinanciën met de huidige systemen versus modernere systemen.
- Flexibiliteit en progressieve activering: Er is geen gebrek aan flexibiliteit in op maat ontwikkelde financiële systemen of ERP. Het probleem is het "gemak van verandering". Code aanpassenen niet de configuratie is de boosdoener. Flexibiliteit om functies aan te passen vereist een configuratie-aanpak.
- Nieuwe technologieën ondersteunen: Nieuwe technologieën zoals cloud computing, slimme overheid, big data en mobiliteit zijn veelbelovend om de efficiëntie en effectiviteit van de overheid te verbeteren. En, er liggen nieuwe technologieën om de hoek. De technologiekeuzes uit het verleden bepalen de flexibiliteit van het heden en de toekomst. Daarom is het van cruciaal belang dat overheden open technologieën gebruiken die open normen respecteren, in plaats van eigen software.
Hoe kunnen we gebruiksvriendelijker zijn en de toegang tot financiële operaties (zowel wat het innen van inkomsten als wat betalingen door de overheid betreft) vergemakkelijken zonder aan betrouwbaarheid en veiligheid in te boeten?
- Niet-functionele overwegingen: Er zou geen verband mogen bestaan tussen meer gebruiksgemak en minder betrouwbaarheid en veiligheid. Veel IFMIS-implementatieprojecten zijn meer gericht op het voldoen aan functionele eisen dan op niet-functionele eisen zoals compatibiliteit, betrouwbaarheid, veiligheid, bruikbaarheid, onderhoudbaarheid en overdraagbaarheid. Het is vaak op deze niet-functionele gebieden waar overheden problemen ondervinden. Daarom is het belangrijk dat deze gebieden beter worden gedefinieerd.
- Gebruiksgemak: Het is geen mysterie om het gebruiksgemak van financiële toepassingen te verbeteren. Het grootste probleem bij veranderingsbeheer is dat veel gebruikers nieuwe systemen zien in het licht van oudere systemen. Dit betekent vaak dat systemen moeilijker te gebruiken zijn door ingewikkelde processen uit het verleden te volgen. Het gebruik van design-thinking met prototypes en agile ontwikkeling kan deze "catch 22" ondervangen.
IT Futures en GRP
Wat zijn in de komende tien jaar de belangrijkste gevolgen van de informatietechnologie voor de ontwikkeling van IFMIS, gelet op de ontwikkelings- of aanschaf- en onderhoudskosten?
- Platformbenaderingen: Het gebruik van objectgeoriënteerde platforms, metadatastandaarden, servicebussen en hergebruik van functionaliteit zal GRP-systemen financieel duurzamer maken en de TCO verlagen. De investering in de verwerving of ontwikkeling van functionaliteit zal in meerdere modules worden hergebruikt. Hierdoor zullen de kosten voor extra functies dalen. Het gebruik van platformen zal de onderhoudbaarheid verhogen, waarbij eenmalige wijzigingen in meerdere toepassingen kunnen worden doorgevoerd.
- Overheidsapps: De overgang van grote systemen naar een orkestratie van kleinere systemen, waarbij gebruik wordt gemaakt van platformbenaderingen, zal overheden in staat stellen eenvoudige gebruiksvriendelijke web- en mobiele toepassingen te creëren. Deze toepassingen voor intern gebruik en gebruik door de burger zullen de doeltreffendheid van de overheid verbeteren en de in back-office GRP-systemen opgesloten informatie benutten.
- Internet der dingen: IoT, gecombineerd met big data analytics, zal zorgen voor een effectievere instrumentatie van overheidsprocessen.
Het gebruik van nieuwe technologieën als blockchain, cloud ERP en on-demand systemen verkennen.
- Open systemen: Met verouderde, propriëtaire en silo financiële systemen is het voor overheden erg moeilijk om nieuwe technologieën toe te passen. Het is bijvoorbeeld moeilijk om voordeel te halen uit gedistribueerde grootboeksystemen, zoals blockchain, als je veel silo grootboeken hebt die allemaal anders werken, en met verschillende definities.
- Cloud ERP: Het concept "cloud ERP" kan misleidend zijn. Ten eerste, ERP impliceert meestal software die oorspronkelijk voor de particuliere sector is ontworpen en moeilijk aan te passen is voor de overheid.. Ten tweede kan "cloud" op vele manieren worden ingezet. Ten derde, niet-ERP Enterprise Software zoals HR en CRM groeien sneller. Er is tegenwoordig veel verkeerde informatie over cloud, waarbij veel leveranciers de cloud "wassen" door schandalige beweringen te doen. De belangrijkste les is dat overheden applicaties moeten kunnen implementeren in datacenters (d.w.z. als "shared services" van de overheid) of in de publieke cloud. En overheden moeten toepassingen kunnen verplaatsen tussen de publieke en de private cloud.
- Slimme overheid: Ik denk dat er een grote verschuiving plaatsvindt van registratiesystemen zoals de traditionele IFMIS naar systemen van betrokkenheid. Dit verandert de aard van het bestuur fundamenteel. Technologie voor engagement zoals open overheid en slimme overheid vereist inspanningen een digitale transformatie. De technologie heeft een grote belofte, maar alleen met organisatorisch en maatschappelijk veranderingsmanagement.
- Blockchain: Blockchain is snel uitgegroeid tot de technologie die alle problemen oplost. Althans, dat is de hype. Blockchain zorgt voor vertrouwen in niet-vertrouwde omgevingen. Wij zien blockchain als een cruciaal anticorruptiemechanisme voor inkomsten en uitgaven.
Beheer van overheidsprestaties
Hoe kan het gebruik van IFMIS in het besluitvormingsproces in de landen worden verhoogd en de kwaliteit van de overheidsuitgaven worden verbeterd?
- Niet voldoen aan de ontwerpbehoeften: De kerndoelstelling van GRP is een betere toewijzing van middelen en betere beslissingen. Dat is het uitgangspunt. Als de bestaande systemen voor het plannen, controleren en beheren van overheidsuitgaven niet voldoen, moet er opnieuw worden nagedacht. Er is iets mis met systemen die niet aan de baseline voldoen. Overheden moeten systemen die niet aan de baseline voldoen identificeren en vervangen. Denk aan de situatie waarin regeringen achterstanden oplopen en aanvullende begrotingen nodig hebben. De kosten van slechte controles en beslissingsinformatie zijn veel hoger dan het vervangen van software.
- Van functionele naar prestatiegerichte structuren: GRP-systemen worden vaak ontworpen op basis van functionele overheidsstructuren. Dit is de traditionele methode van financiële controle die in handmatige systemen wordt gebruikt. Het probleem met beheer op basis van organisatorische structuren (ministeries, departementen, agentschappen) is dat de kwaliteit van de overheidsuitgaven niet kan worden gemeten. Efficiëntie en doeltreffendheid worden gemeten aan de hand van outputs en resultaten. Daarom moeten de indelingsstructuren worden gemoderniseerd ter ondersteuning van prestatie-indicatoren die rechtstreeks verband houden met overheidsdoelstellingen. Dit betekent dat prestatie-indicatoren moeten worden gecascadeerd tot gedetailleerde organisatorische doelstellingen met behulp van programmabudgettering. De balanced scorecard zou het ideale mechanisme kunnen zijn om deze structuren te ontwikkelen.
- Rapportage vs. analyse: Overheden eisen de opstelling van wettelijk voorgeschreven verslagen. Er is veel aandacht voor de naleving van de verslagen. Dit leidt niet noodzakelijkerwijs tot betere overheidsuitgaven. Om de besluitvorming te verbeteren zijn flexibeler methoden nodig om de prestaties te volgen, zoals het gebruik van dashboards. Het gebrek aan integratie tussen financiële systemen vermindert de tijdigheid van besluitvormingsinformatie. Er is zeer weinig informatie in "real time" nodig, maar de informatie moet wel tijdig zijn.
Hoe kunnen de definitie en het gebruik van prestatiegegevens in het IFMIS worden verbeterd in het kader van initiatieven op het gebied van begroting naar resultaat en evaluaties van de resultaten van overheidsprogramma's?
- Begroting naar resultaten: Een meerjarenplanning met expliciete doelstellingen is nodig ter ondersteuning van een resultaatgerichte begroting. In aanvulling op de opmerkingen over de prestaties uit het vorige antwoord, vereisen GRP-systemen een strak geïntegreerde begrotingsplanning en -uitvoering. Eenvoudige stand-alone budgetvoorbereidingssystemen die organisatorische budgetaanvragen leveren zijn inefficiënt. Budgetvoorbereidingssystemen moeten scenario's voor meerdere jaren modelleren.
- Uitgaven beoordelingen: Regeringen voeren vaak grondige evaluaties van de uitgaven uit. Deze evaluaties worden gebruikt om te bepalen of de uitgavendoelstellingen worden gehaald en of andere toewijzingsmethoden effectiever zouden kunnen zijn. Het gebruik van prestatieclassificaties vergemakkelijkt het proces. Bestedingsevaluaties kunnen leiden tot aanzienlijke wijzigingen in de toewijzingen. Doeltreffende begrotingsclassificatiestructuren die in de loop der tijd kunnen worden aangepast, de "rekeningstelsel voor meerdere jaren" is een belangrijk niet-functioneel ontwerpcriterium voor GVK-systemen.