Dit is deel 2.3 van een serie blogartikelen die een Gids voor evaluatie van IFMIS-technologie door de overheid. Dit omvat informatie om te helpen bij het evalueren van IFMIS-opties en de technologievereisten voor FreeBalance IFMIS-implementaties.
Financieel beheer bij de overheid verschilt van dat in de privésector, vooral wat betreft budgetten en vastleggingen. Dit wordt vaak 'Commitment' of 'Encumbrance' accounting genoemd. Financial Accounting heeft betrekking op transacties die het grootboek beïnvloeden, zoals inkomsten, salarisadministratie en inkoop.
De boekhouding in de private sector richt zich op het vermogen van bedrijven om te sturen op de "bottom line": winst. Overheden hebben geen winstoogmerk. De "bottom line" van de overheid is begroting. De begroting is de juridische belichaming van het overheidsbeleid. Commitment Accounting gaat vooraf aan de traditionele boekhoudcyclus en bevat gewoonlijk de volgende elementen:
- Ontwerpbegrotingsplan - bestaat uit begrotingsramingen die nog moeten worden goedgekeurd.
- Begroting - bestaat uit budget op regelniveau.
- KredietenToewijzingen of warrants - bestaan uit begrotingsinformatie die uitgaven autoriseert. Dit kunnen combinaties zijn van korte- en langetermijntoewijzingen.
- Verplichtingen - vertegenwoordigen de start van een uitgavenproces door het genereren van een Purchase Requisition. Een vastlegging zet een geschat bedrag van het budget opzij. Dit voorkomt andere verplichtingen die het budget zouden kunnen overschrijden.
- Verplichtingen - vertegenwoordigt een wettelijke verplichting met een leverancier door het genereren van een inkooporder. De verplichting kan een ander bedrag betreffen dan de schatting. De oorspronkelijke verplichting wordt vrijgemaakt. De verbintenis wordt vervangen door de verplichting. (De overheid kan ervoor kiezen om geen contract aan te gaan. Het volledige bedrag wordt vrijgemaakt en beschikbaar gesteld in het budget).
- Ptoezeggingen - werkelijk verrichte betalingen. Door de betaling wordt het verplichte bedrag gedeblokkeerd en vervangen door het werkelijke bedrag, dat kan verschillen.
- Budget overschrijvingen en vieisen die de begrotingsbedragen wijzigen om veranderingen in de behoeften of de financiële positie van de overheid weer te geven. De overheid kan bijvoorbeeld erkennen dat er een tekort aan inkomsten zal zijn en het uitgavenbudget aanpassen. Of nieuwe prioriteiten vereisen het overhevelen van budget naar andere programma's.
Vastleggingsboekhouding vereist vele stappen voordat het invloed heeft op het grootboek. Systemen voor financieel beheer van de overheid moeten de status van al deze stappen bijhouden om ervoor te zorgen dat het budget niet wordt overschreden. Het beschikbare budget voor uitgaven wordt vaak het "vrije saldo" genoemd:
vrij saldo = begroting - (vastleggingen + verplichtingen + realisatie)
De status van budgetten, verplichtingen en verbintenissen bieden beleidsmakers van de overheid trendinformatie die afwijkingen in het budget kan voorspellen.
Er zijn verschillen in de boekhouding van vastleggingen tussen overheden:
- Terminologie: Verplichtingen worden vaak "zachte verplichtingen" of "voorbeslag" genoemd. Verplichtingen worden vaak "harde verplichtingen" of "lasten" genoemd.
- 1 of 2 fasen van verbintenis: Sommige regeringen houden de "zachte" vastlegging niet bij als zijnde van invloed op het budget. Dit is vaak het geval wanneer de overheid aan het moderniseren is en minder menselijke capaciteit heeft zodat processen gestroomlijnd moeten worden. Het is ook het geval wanneer de overheidsorganisatie van bescheiden omvang is en de waarde van zachte verbintenissen beperkt is.
- 1 of meer allotments: Sommige overheden maken gebruik van meer dan één krediet. Overheden hebben bijvoorbeeld vaak een jaarlijks krediet dat wordt gebruikt voor het voorspellen van budgetvariaties voor het jaar, en een maandelijks krediet dat wordt gebruikt voor het voorspellen van budgetvariaties voor het jaar. warrant of bevoegdheid om uit te geven.
- Contante of transactieboekhouding: Sommige overheden gebruiken een aangepaste of volledige boekhouding op transactiebasis, waarbij het grootboek wordt aangesproken wanneer de goederen of diensten en de factuur zijn ontvangen.
- Meerjarige verplichtingen: Overheden hebben vaak andere regels voor verplichtingen die langer dan een jaar kunnen duren. Sommige soorten goederen of diensten moeten in het fiscale jaar worden geleverd, anders wordt het contract geannuleerd.
Er zijn veel voordelen verbonden aan het gebruik van Commitment Accounting bij de overheid:
- Ervoor zorgen dat er voldoende fondsen beschikbaar zijn om aan contractuele behoeften te voldoen
- Garanderen dat budgetten niet worden overschreden
- Helpen bij het plannen van toekomstige kosten
- Helpen bij het bepalen van flexibiliteit bij het aanpassen van begrotingsoverschrijvingen
- Budgetvariaties voorspellen om uitgaven te versnellen of vertragen om overheidsdoelstellingen te halen
- In evenwicht brengen van de budgetcyclus met het grootboek om informatie-integriteit te waarborgen