Langzaam en regelmatig wint soms de race. Er valt iets te zeggen over gecontroleerde "beste praktijken" in instellingen. Het probleem met zogenaamde "beste praktijken" van de overheid is dat de meeste zijn ontwikkeld om problemen op te lossen die u niet heeft, op manieren die u niet kunt gebruiken. Je moet opkomende goede praktijken vinden die problemen oplossen die je hebt, op manieren die je kunt gebruiken.
Deze gedachte was te zien tijdens de bestuursworkshops op de Internationale stuurgroep FreeBalance conferentie in Miami vorige maand. Er is een groeiend gevoel dat traditionele project management methoden ineffectief zijn gebleken voor grote overheids- IT-implementaties en hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën. Dit geldt met name bij de implementatie van Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen bij de overheid.. Hoewel het gebruik van bedrijfssoftware voor de overheid, zoals Government Resource Planning (GRP), de succespercentages verbetert, is er meer nodig.
Legacy is wat Legacy doet
Er wordt veel gesproken over legacy-technologie bij de overheid. Overheden maken gemiddeld hogere kosten voor IT-operaties en onderhoud dan bedrijven. Het probleem is niet zozeer legacy-technologie als wel denken in erfgoed. Veel overheden migreren van verouderde technologie naar legacy op een moment dat bedrijven overgaan naar de cloud met gemakkelijk aanpasbare en goedkope SaaS-applicaties. Onze mening is dat er iets fundamenteel mis met zogenaamde IT "best practices" bij de overheid.
Te beginnen met het bekijken van GRP als IT, in plaats van als hervorming en modernisering. Het is geen IT, het is transformatie.
Wij onderzochten deze IT-praktijken bij het FISC.
De meeste implementaties van GRP zijn gericht op risicobeperking door middel van documentatie en scheiding van zorgen.
Overdreven gedocumenteerde praktijk
De primaire risicobeperkende strategie bij legacy-denken is documentatie: documenteer het project, documenteer de as-is, documenteer de to-be, documenteer het testplan, documenteer het projectplan, documenteer notulen van elke vergadering, documenteer elke stap in gebruikersacceptatie ....
Je snapt het wel.
Aanbieders worden auteurs en redacteurs. De complexiteit van de documentatie leidt tot een focus op verouderde praktijken uit vorige systemen. Meer code wordt aangepast. De focus op naleving betekent dat leveranciers zich verankeren in contracten. Projecten wijken af van de behoeften.
En de tijd die nodig is om documenten te documenteren, te begrijpen en goed te keuren zorgt voor vertragingen. Vertragingen resulteren in toenemende weerstand tegen verandering. Dat komt omdat documenten een slecht beeld geven van de voortgang. Projectmanagers van overheden worden onwillig om af te tekenen bij mijlpalen omdat complexe documentatie abstract is.
Deze praktijken betekenen dat implementaties zeker niet voldoen aan de oorspronkelijke behoefte, of niet op tijd worden geleverd, of niet het oorspronkelijke budget kosten. Veel implementaties voldoen niet aan alle drie.
En, bij de post-mortems van projecten wordt vaak gesuggereerd dat er meer documentatie had moeten worden geschreven.
Scheiding van zorg
Het idee was om zogenaamde "beste praktijken" te gebruiken. Bijvoorbeeld: fabrikanten scheiden van integratoren, budget, financiën, inkoop, personeelszaken, belastingen in silo's onderbrengen.
Scheiding van zorgen betekent uitvoering buiten het grote geheel, met verschillende prikkels voor aanbieders, gebrek aan integratie, zonder volledige dekking van de begroting - veel uitgavenapplicaties werken volledig buiten de boekhouding van de vastleggingen om.
De gescheiden benadering heeft veel regeringen belet een holistische kijk te hebben op het afstemmen van software op de verwachte hervorming, het heeft perverse prikkels gecreëerd voor adviseurs, softwarefabrikanten, voorsteladviseurs en IT-personeel.
Het ontbreken van een holistische visie en integratie betekent dat systemen zelden voldoen aan langetermijndoelstellingen. Het lot is een cyclus van systemen vervangen door nieuwe systemen die ook niet voldoen aan de langetermijnbehoefte. Zoals beschreven in een vorige post:
Traditioneel projectbeheer gaat ervan uit dat projecten ingewikkeld, maar voorspelbaar zijn. De bouw van een brug, bijvoorbeeld, kan gecompliceerd zijn en technische expertise vereisen. Ingenieurs begrijpen de sterkte van materialen, hoe te bouwen in verschillende bodemomstandigheden en om te gaan met temperatuursveranderingen. De voortgang van het project kan worden voorspeld op basis van soortgelijke projecten. Natuurlijk is de werkelijke voortgang heel gemakkelijk te zien.
Implementaties van bedrijfssoftware zijn complex. Government Resource Planning (GRP) projecten zijn transformerend. Financiële, personeels- of inkoopdeskundigen van de overheid zijn nodig. Net als IT-experts. Gebruikers hebben speciale training nodig. (Bruggebruikers hebben geen nieuwe training nodig). Het belangrijkste is dat GRP-projecten processen transformeren en automatiseren die aanzienlijke weerstand tegen verandering veroorzaken.
Waterval IT-projecten van de overheid
Watervaltechnieken gaan ervan uit dat alle planning kan worden uitgevoerd voordat de software kan worden aangepast. Men gaat ervan uit dat het eindresultaat van de software aan de verwachtingen zal voldoen door het strenge ontwerpwerk.
In het legacydenken worden IT- en PFM-hervormingsprojecten als voorspelbaar beschouwd. Bestaande praktijken worden aan contractanten opgelegd om de gepercipieerde risico's te beperken. Onze analyse van FreeBalance-projecten, projecten van andere bedrijven en de literatuur over projectbeheer en de hervorming van het beheer van overheidsfinanciën heeft ons tot de conclusie gebracht dat watervalpraktijken het projectrisico aanzienlijk verhogen.
Het ontwerpwerk, bestaande uit "As-Is" en "To-Be" analyses in Software Requirements Documents duurt vaak een jaar.
- Documentatie-focus verankert implementaties op hoe legacy-systemen werken, in plaats van op overheidsdoelstellingen
- Documentatiefocus leidt tot onnodige aanpassing van de code
- Oplossingsgerichtheid omvat ongepaste "beste praktijken" uit verschillende contexten, waardoor projecten worden losgekoppeld van te overwinnen problemen.
- Contractfocus zorgt voor nadruk op functionele checklists, ten koste van niet-functionele behoeften zoals bruikbaarheid, en beheersbaarheid.
Overheden stellen vaak vast dat de traditionele behoeftenanalyse er niet in slaagt alomvattende behoeften aan het licht te brengen. Dat komt omdat de analyse in een vacuüm werkt, zonder een bredere context van hoe overheidstaken eigenlijk worden uitgevoerd, welke problemen moeten worden opgelost en welke opkomende praktijken kunnen worden gebruikt voor verandering.
Laten we eerlijk zijn: overheden implementeren al tientallen jaren commerciële software voor GRP en PFM. Oude praktijken hebben het succes beperkt. Dit komt op een moment dat overheden worden uitgedaagd om digitaal te transformeren. Om burgergerichte mobiele systemen te implementeren. Om de dienstverlening te verbeteren door middel van digitaal. Integratie met sociale netwerken. Om blockchain en kunstmatige intelligentie te implementeren.
Overheden staan voor een strategisch keerpunt. Dominante IT-praktijken bij de overheid beperken het succes van digitale transformatie
![Omslagpunt voor IT-projectbeheer bij de overheid]()
De Agile evolutie van de overheid
Net als grote ondernemingen beheren overheden vele IT-systemen. Legitieme zorgen over veiligheid, prestaties, kwaliteit en betrouwbaarheid betekenen dat overheden een sterke IT-governance nodig hebben. De verschuiving van waterval naar agile implementatie mag de IT-governance niet in gevaar brengen. De Gartner Groep, beveelt bijvoorbeeld een bi-modaal benadering van IT: "Bimodaal is de praktijk van het managen van twee afzonderlijke maar samenhangende werkstijlen: de ene gericht op voorspelbaarheid; de andere op verkenning. Modus 1 is geoptimaliseerd voor gebieden die meer voorspelbaar en goed begrepen zijn. Zij richt zich op het benutten van wat bekend is, terwijl de bestaande omgeving wordt gerenoveerd tot een staat die geschikt is voor een digitale wereld. Modus 2 is exploratief, experimenteert om nieuwe problemen op te lossen en is geoptimaliseerd voor gebieden met onzekerheid..”
Veel waarnemers vinden dat bi-modaal niet ver genoeg gaat. Analist Dion Hinchcliffe stelt bijvoorbeeld dat "de echte wereld van de technologie en de activiteiten die er de vruchten van plukken, kunnen niet netjes in een tweeledige structuur worden ondergebracht." Succes kan beter worden gevonden in een multimodale aanpak. Of door meer agile processen te overwegen voor de implementatie en meer rigide processen na de implementatie.
Agile in de echte wereld
Hoe ontwikkelen internetgiganten innovatieve oplossingen? Welke patronen zijn relevant voor overheden? Zijn er opkomende overheidsspecifieke succespatronen? Dit waren de vragen die we stelden na het diagnosticeren van problemen bij de implementatie van GRP en ERP in de publieke sector. De succespatronen leidden tot de update van onze agile methodologie, A-i3+qMTM.
Wij zagen dat onze positieve implementatie-ervaringen overeenkwamen met agile technieken die bij innovatieve internetbedrijven worden toegepast. Het kwam ook overeen met opkomende praktijken van landenontwikkeling. De succespatronen concentreerden zich rond vier dimensies:
- Productintegratie: GRP en ERP implementatiemethodologieën zijn traditioneel gescheiden van productontwikkelingsmethodologieën. En de code voor COTS-software wordt zelden door de fabrikant aangepast aan de behoeften van de klant. In plaats daarvan wordt aangepaste code ontwikkeld. FreeBalance integreert al tientallen jaren implementatie en productontwikkeling. Aangepaste code vult onze COTS-software aan. Deze aanpak werkt vergelijkbaar met DevOpseen agile software ontwikkelingsproces.
- Workshops: De context is cruciaal voor het welslagen van hervormingen. Wij ontdekten dat documenten en verslagen zelden het verhaal van de hervorming van de openbare sector vertellen. Daar kom je achter door mensen erbij te betrekken. Wij ontdekten ook dat ambtenaren niet werden blootgesteld aan hervormingscontexten: goede en passende praktijken in plaats van onrealistische "beste praktijken" of zeer slechte praktijken uit het verleden. Gebruikers- en projectteambetrokkenheid was nodig. FreeBalance ontwikkelde engagementworkshops als een mager mechanisme om context te communiceren. En we hebben geleerd van de opkomende "canvas" benadering zoals de Business Model Canvasom regeringsspecifieke workshopstructuren te creëren.
- Storyboards: De structuur van de FreeBalance-specificaties is in 2008 herzien om de aanpak van herbruikbare componenten, die wij "overheidsentiteiten" noemen, weer te geven. Dit omvat de articulatie van de entiteit en de entiteitparameters. Deze parameters maken een enorme configureerbaarheid mogelijk. De interactie tussen entiteiten is gedefinieerd. Want entiteiten worden hergebruikt tussen toepassingen. Het is allemaal heel logisch voor onze productontwikkelaars, maar abstract voor PFM-experts. Wij ontwikkelden een storyboard-benadering om de specificatieontwikkeling te vergemakkelijken, gebruikmakend van een benadering van design denken. Dit is uitgebreid in onze vernieuwde agile methodologie. (Gedemonstreerd tijdens FISC 2018 workshops.)
- Beheer van veranderingen: Organisatieverandering is een bijzondere uitdaging bij de overheid. We hebben geleerd van de Probleemgestuurde Iteratieve Aanpassing (PDIA) aanpak van de Harvard Kennedy School. PDIA omvat veel meer dan veranderingsmanagement. De techniek heeft een ideale overheidsgerichte benadering van de identificatie van belanghebbenden (agenten), en communicatiebenaderingen. Wij hebben ook ontdekt dat de waarde van verandering zelden doeltreffend wordt gecommuniceerd aan potentiële veranderaars of toekomstige gebruikers. Wij realiseerden ons dat de Waardepropositie Canvas is een ideaal instrument om te gebruiken. (Gedemonstreerd tijdens FISC 2018 workshops.)
A-i3+qMTM maakt gebruik van succespatronen voor een uitgebreide agile methodologie die ook omvat:
- GESCED: Een aangepaste versie van de bedrijfsstrategie PESTLE (Politiek, Economisch, Sociaal, Technologie, Juridisch, Milieu) voor de overheidscontext. (Aangetoond tijdens FISC 2018 workshops.)
- Agile: Een aangepaste versie van Kanban en Scrum voor iteratieve ontwikkeling
- Ontwikkeling anders doen: Een agile aanpak, met een manifest, voor stapsgewijze overheidsontwikkeling, die PDIA omvat
Agile Implementatie Resultaten
A-i3+qMTM omvat de hele levenscyclus van een project, vanaf ons voorstel aan de overheid. Wij evalueren risicofactoren van tevoren, zoals programmabeperkingen, tegenstrijdigheden tussen vereisten en slechte praktijken. Dit bepaalt onze risicobenadering en vormt de basis voor de contractonderhandelingen.
De sleutel A-i3+qMTM kenmerk is het itereren van kernprocessen die in waterval serieel worden opgeleverd. Deze parallelle processen beginnen met verplichte producttraining. Overheidsprojectteams moeten systeemmogelijkheden in actie zien. Dit wordt gebruikt voor configuratie- en aanpassingsworkshops. Capaciteit wordt parallel opgebouwd. Configuraties worden afgetekend als ze in actie te zien zijn. Net als aangepaste code. Vooruitgang is visueel.
A-i3+qMTM versnelt de uitvoering door projecten te verankeren in de aspiraties voor winst en in de mogelijkheden van het nieuwe systeem. Configuratie heeft niet veel documentatie nodig, alleen blauwdruk outputs van de FreeBalance Accountability Suite. De aangepaste ontwikkeling proces vermindert complexiteit voor deskundigen op het gebied van het beheer van overheidsfinanciën om de behoeften onder woorden te brengen en te valideren.
A-i3+qMTM aangepaste ontwikkelingsproces omvat:
- FreeBalance on-site diensten medewerkers bouwen storyboards en use cases interactief met klanten
- De medewerkers van het FreeBalance-productbeheer valideren deze input met behulp van technologische kennis, en stellen vast hoe overheidsentiteiten kunnen worden uitgebreid voor andere vereisten van de PFM Component Map.
- De gevalideerde storyboards en use cases worden goedgekeurd door klanten
- De medewerkers van het FreeBalance-productbeheer ontwikkelen specificaties
- FreeBalance productontwikkeling valideert de specificaties alvorens code te ontwikkelen
- Het personeel van FreeBalance on-site diensten draagt bij aan de kwaliteitsborging om ervoor te zorgen dat het resultaat voldoet aan de behoeften van het land.
- Client User Acceptance Testing valideert het gebruik van de code in productie (of toont aan dat de specificaties moeten worden aangepast)
Herhaalbaarheid is een belangrijke uitdaging voor elke methodologie. A-i3+qMTM omvat procesinstrumenten voor herhaalbaarheid.
- Canvas: Grote zichtbare werkruimte, meestal van muur of groot whiteboard, die online kan worden ingezet, volgens een reeks workshopstappen voor brainstorming en besluitvorming.
Kan ook online worden ingezet - Borden: Grote zichtbare werkruimte, meestal aan de muur of op een groot whiteboard, die online kan worden gebruikt en dynamisch lopende activiteiten weergeeft.
Kan ook online worden ingezet - Blauwdrukken: Beschrijving van een FreeBalance-configuratie die bedrijfsregels en workflow articulatie, landspecifieke aangepaste ontwikkeling, rapporten en interfaces omvat.
Beschrijft elke landspecifieke ontwikkeling op maat - Sjablonen: Documentsjabloon voor het creëren van projectartefacten
Bijlage: A-i3+qMTM Beschrijving
De kenmerken van de A-i3+qM methodologie zijn:
- Versneld door zoveel mogelijk oude watervalprocessen die tot projectproblemen leiden te elimineren. Dit omvat onnodige documentatie en gedetailleerde projectplannen, ten gunste van workshops en korte processtappen. De teamgrootte wordt klein gehouden om communicatie met de klant mogelijk te maken en coördinatieoverhead te verminderen.
- Geïntegreerd via één enkele methodologie ter ondersteuning van de ontwikkeling en de implementatie van diensten. Dit wordt geïntegreerd met de eisen van de klant via de klantgerichte processen. Dit zorgt voor transparantie tussen de klantmedewerkers, de uitvoerders en het ontwikkelingsteam. Implementatie- en productontwikkelingsteams zijn geïntegreerd volgens DevOps-praktijken.
- Iteratief om in te spelen op veranderingen van de klant en de implementatie door middel van fasen. De methodologie maakt gebruik van het beste van bewezen "lean" softwareontwikkeling en dienstenmethodologieën met workshops, korte iteraties, user stories, mijlpalen en de mogelijkheid om vooruitgang aan te tonen. Deze technieken worden uitgebreid tot buiten de ontwikkelingsorganisatie voor implementatiediensten, waardoor de productiviteitswinst en het vermogen om te reageren op de eisen van de klant worden vergroot.
- Uitvoering-gericht met goede praktijksjablonen en bewezen programmamanagementprocessen. Deze methodologie is gericht op het succes van de klantimplementatie, in plaats van op een softwarerelease die interne of willekeurige doelen bereikt. Implementatie en productontwikkeling worden beheerd via een Program Management Office.
- Kwaliteit aanpak zorgt ervoor dat de software wordt vrijgegeven en ondersteund volgens de goede praktijken van Commercial Off-the-Shelf (COTS) met unit-, systeem-, stress- en regressietests. Kwaliteit is geïntegreerd met implementatie waarbij FreeBalance test op basis van klantomgevingen.