Zijn autonome inkoopsystemen een goed idee voor de overheid? class=

Zijn autonome aanbestedingssystemen een goed idee voor de overheid?

Geplaatst op in Economische groei en ontwikkeling

We zijn talloze overheden over de hele wereld tegengekomen die de prijs-kwaliteitverhouding wilden verbeteren door middel van elektronische overheidsopdrachten, ook wel "e-GP" genoemd. Veel van deze overheden zien de noodzaak in van een standalone e-procurement systeem dat vanaf de grond wordt opgebouwd of met behulp van commerciële software die is ontworpen voor de particuliere sector. Dit wordt vaak gezien als een quick-win, vooral als de integratie met andere financiële systemen tot een minimum wordt beperkt. Is dit een goed idee?

Publieke sector is anders

  • Boekhouding en controle is anders in de publieke sector. Budgetten zijn de wet en controle op vastleggingen is nodig tijdens het hele inkoopproces, anders lopen overheden het risico dat ze "te veel uitgeven".
  • Inkoopmethodologie is onderdeel van beleid. Overheden zijn geïnteresseerd in de beste prijs-kwaliteitverhouding. Maar deze waarde is meer dan kosten x kwaliteit. Het gaat ook over economische ontwikkeling en het zaaien van industrieën. Overheden willen geen geld besparen op aanbestedingen ten koste van lagere belastinginkomsten en hoge werkloosheid.
  • Sommige vormen van aanbestedingen, met name de "planning van overheidsinvesteringen", zijn cruciaal voor het beleid. Beleid voor de ontwikkeling van infrastructuur of verbeteringen in de gezondheidszorg hebben aanzienlijke politieke implicaties.

Cyclus overheidsopdrachten

e-GP is veel meer dan het publiceren en gunnen van aanbestedingen. Er zijn een aantal fundamentele elementen in overheidsopdrachten:

  1. Beleid: Regeringsbeleid inzake economische ontwikkeling, beheer van overheidsinvesteringen en prestatiebeheer
  2. Budget Planning: Beleids- en macro-economische informatie gebruiken om uitgaven te plannen
  3. Uitvoering van de begroting: Inkomsten- en uitgavenbeheer met vastleggingsboekhouding en begrotingsaanpassingen tijdens begrotingsjaren
  4. Inkoop: De backofficeprocessen van het maken van offertes, het evalueren van en onderhandelen met leveranciers
  5. Contractbeheer: Beheren van meerjarige contracten die complexe criteria kunnen bevatten
  6. E-overheid: De front-office inkoop of e-Procurement
  7. Controles: Begroting, vastlegging, goedkeuring, workflow en fiscale controles om een goede fiscale discipline, scheiding van functies en naleving van de begrotingswetgeving te waarborgen.
  8. Analytics: Voorspellen van begrotingsoverschotten of -tekorten en gegevens gebruiken om betere aankoopbeslissingen te nemen

Er zijn enkele belangrijke verbanden tussen deze grondbeginselen

  1. Beleid
    • informeert [2] Budgetplanning
    • creëert fiscale en inkoop [7] Controles
  2. Budget Planning
    • gaat vooraf aan [3] Uitvoering begroting
    • geïnformeerd door [8] Analytics over begrotingsgeschiedenis
    • sets [7] Besturingselementen die in volgende fasen worden gebruikt
    • informeert [8] Analytics over belangrijke prestatie-indicatoren
  3. Uitvoering van de begroting
    • gaat vooraf aan [4] Inkoop in het aanvraagproces
    • gecontroleerd door verbintenis [7] Controles
    • geïnformeerd door [8] Analytics over prognoses van begrotingsoverschotten/tekorten
    • informeert [8] Analytics over informatie over uitgaven en inkomsten
  4. Inkoop
    • gecontroleerd door verplichting en workflow [7] Controles
    • geïnformeerd door [8] Analytics over prognoses van begrotingsoverschotten/tekorten
    • informeert [8] Analytics over gewijzigde uitgaveninformatie
    • beheert de back-office inkoopfunctionaliteit die integreert met [5] E-overheid
  5. E-overheid
    • publiceert back-office informatie van [4] Inkoop
    • gecontroleerd door inkoopprocessen in [7] Controles om ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan overheidsvoorschriften
    • geïnformeerd door [8] Analytics over prognoses van begrotingsoverschotten/tekorten
    • informeert [8] Analytics over gewijzigde uitgaveninformatie
    • publiceert [6] informatie over contractbeheer, zoals de naam van de winnende bieder
  6. Contractbeheer
    • controleert betalingen op basis van contract en proces [7] controles
    • publiceert winnende bieder op [5] e-overheidsportalen
    • informeert [2] de budgetplanning voor eventuele meerjarige verplichtingen
  7. Controles
    • Reeks beleids-, fiscale, budget-, verbintenis-, verplichting-, functiescheiding-, nalevings- en goedkeuringscontroles
  8. Analytics
    • Set analytische tools waaronder rapportage, OLAP, datamining en dashboards die worden gebruikt voor betere budget- en uitgavenplanning

Koppelingen tussen overheidsopdrachten in detail

Als leverancier van Government Resource Planning (GRP) ondersteunt FreeBalance de hele budget- en inkoopcyclus. Veel waarnemers maken de fout om inkoop te zien als een van de vele zwarte dozen met een beperkte en beheersbare gegevensintegratie.
 
De realiteit is dat er een aanzienlijk verlies aan controles in de hele inkoopcyclus kan optreden wanneer diepgaande integratie bij de overheid niet wordt geïmplementeerd. Veel kant-en-klare inkoopsystemen hebben bijvoorbeeld geen inzicht in begrotings- en vastleggingscontroles.
 

  1. Beleid
    1. Prestatie taxonomie: overheidsbeleid bepaalt doelstellingen - deze doelstellingen worden gestructureerd en aangevuld (2.1) Rekeningstelsel voor het volgen en beheren van
    2. PrestatiebeleidRegeringsbeleid bepaalt de aanpak van tarieven, vrijhandel, economische ontwikkeling (zoals het stimuleren van achtergestelde regio's, minderheden of industrieën).
  2. Budget Planning
    1. Rekeningschema: budgetclassificaties omvatten prestatie-taxonomie (1.1), organisatie-, locatie-, programma- en fondsinformatie die wordt gebruikt bij planning en uitvoering (3)
    2. BegrotingscontrolesEr worden uitgavenlimieten gecreëerd, meestal op geaggregeerde niveaus van het rekeningstelsel en vaak met meerdere controles op verschillende niveaus en in verschillende tijdsbestekken, afhankelijk van het gebruikte controleregime - dit is de belangrijkste input voor controles (7) in Public Financial Management (PFM).
  3. Uitvoering van de begroting
    1. Inkoopverzoeken: gecreëerd op basis van het (2.1) rekeningstelsel en beheerd door (7.4) controles op vastleggingen en regels met betrekking tot inkoopmethoden en -bedragen die goedkeuring vereisen
    2. Opslag en inventaris: sommige aanvragen worden ingevuld door interne regeringswinkels
    3. Budgetoverschrijvingenop basis van (8.1) macro-economische analyse, (8.2) scenario's (8.3) begrotingsprognoses maken regeringen gebruik van begrotingsoverschrijvingen, overschrijvingen en aanvullingen op basis van een reeks regels - deze wijzigingen worden doorgevoerd in de hele aanbestedingscyclus, inclusief vastleggingen en verplichtingen
    4. Activa, faciliteiten en vloot: Aankopen die worden (6.3) geleverd worden vaste en kapitaalgoederen die vervolgens worden afgeschreven (en in sommige gevallen worden gewaardeerd) bij gebruik van een boekhouding op transactiebasis (en de vervanging van activa vormt een onderdeel van de budgetplanning).
  4. Inkoop
    1. Sourcing: proces voor het identificeren van gekwalificeerde bieders
    2. Catalogi van leverancierscatalogi worden gebruikt voor eenvoudige tot complexe aankopen, zoals het identificeren van leveranciers die een productklasse produceren
    3. Inkoop workflowOverheden hebben verschillende inkoopmethoden met verschillende regels - deze regels moeten fungeren als (7) controles zodat het hele inkoopproces geautomatiseerd is om te voldoen aan de regelgeving van de overheid - dit omvat aanbestedingen in meerdere fasen, zoals een verzoek om informatie als eerste fase van een verzoek om voorstel of het gebruik van omgekeerde veilingen. [Ook: wijzigingen, verduidelijkingen, uitbreidingen en annuleringen zijn typische situaties, dus inkoopsoftware moet de communicatie beheren via portals, e-mails en case management tools].
    4. Evaluatiecriteria: concepten van 'waar voor je geld' betekenen dat de evaluatiecriteria moeten worden ontwikkeld voordat de aanbesteding wordt vrijgegeven, of in sommige gevallen, voordat de aanbesteding wordt geëvalueerd.
    5. InkoopdocumentHet aanbestedingsdocument met de algemene voorwaarden, vereisten, waarde-informatie en criteria voor verkopers moet automatisch worden weergegeven op basis van de workflow om fouten te voorkomen.
    6. Aanbesteding publiceren: inschrijvingen worden gepubliceerd op (751) e-aanbestedingssites met leveranciersregistratie - workflowregels kunnen ook e-mailmelding van leverancier omvatten
    7. Ontvangst van offertes: de overheid ontvangt aanbestedingen fysiek en via portals - er is meestal een lockbox-ontwerp zodat alle voorstellen op hetzelfde moment open zijn
    8. Evaluatie aanbestedingOverheidspersoneel evalueert inschrijvingen en selecteert winnaars
    9. Onderhandelingen met leveranciersoverheden en verkopers onderhandelen over voorwaarden - dit moet worden vastgelegd omdat het van invloed is op contracten
    10. Inkooporder(7.3) Er zijn verplichtingencontroles nodig om ervoor te zorgen dat het budget niet wordt overschreden voordat de PO en het contract automatisch worden verstrekt.
    11. Winnaar Publicatie: winnende inschrijvers en contractbedragen worden gepubliceerd op het (5.1) e-aanbestedingsportaal voor transparantie en om leveranciers aan te moedigen meer te concurreren op het gebied van prijs en waarde
    12. Verplichtingen voor meerdere jarencomplexe inkoopcontracten langer duren dan één boekjaar - de noodzaak om vastleggingen te beheren omvat (3) controles en wordt tijdens (2) de begrotingsplanning onderkend dat een deel van het jaarlijkse budget al is vastgelegd vanwege een contract
    13. Leveranciersgeschiedenis: kan worden gebruikt om inschrijvingen te evalueren
    14. Beheer van geschillenverliezende bieders kunnen een deel van het proces en de genomen beslissingen betwisten, of willen een winst/verliesrapport invullen - er moet een workflow zijn die de communicatie beheert en bijhoudt
    15. Zwarte lijst van leveranciers: stelt overheden in staat om verkopers te elimineren die niet goed hebben gepresteerd of oneerlijk zijn
  5. E-overheid
    1. eProcurement-portaal: beheert leveranciers en aanbestedingen en toont winnaars
    2. eResultaten Portaal: toont vooruitgang en resultaten van openbare investeringsprojecten
  6. Contractbeheer
    1. Contract rendering:het contract moet automatisch worden weergegeven op basis van overheidscontroles (7.7) en goedkeuringsworkflow om fouten te voorkomen
    2. Levering: Goederen Ontvangstbewijzen, documentatie die bewijst dat leveranciers producten en diensten hebben geleverd waarvoor moet worden betaald en die worden gebruikt om (7.2) overheidsresultaten te tonen waar burgers de voortgang van het project kunnen bekijken.
    3. Acceptatie: acceptatietesten kunnen vereist zijn voordat het betalingsproces van start gaat
    4. Wijzigingen: wijzigingen in het contract als gevolg van (7.7) contractcontroles
    5. Beheer van betalingen: betalingen aan leveranciers moeten het contract, (7.7) contractcontroles en (7.8) betalingscontroles volgen.
    6. Beheer van geschillen: workflow voor eventuele geschillen over betalingen en te leveren producten moet worden beheerd
  7. Controles
    1. Scheiding van takenzorgt ervoor dat één persoon niet te veel taken kan uitvoeren om fraude te voorkomen
    2. GoedkeuringsregelsOverheidsregels met betrekking tot goedkeuringsmethoden in meerdere stappen op basis van de context van budgetvoorbereiding, uitvoering, inkoop, aanwerving, betaling enz.
    3. Begrotingscontrolesde controles op hoog niveau, meestal meer dan 1 set geaggregeerde controles van het (2) begrotingsvoorbereidingssysteem
    4. Verplichting ControlesSoms zachte verplichtingen of pre-encumbrances genoemd, zetten fondsen opzij voor geschatte kosten om ervoor te zorgen dat (3.1) Purchase Requisitions het totale budget niet overschrijden.
    5. Verplichting ControlesSoms ook wel harde verplichtingen of encumbrances genoemd, waarbij middelen opzij worden gezet voor aankooporders (4.10) om ervoor te zorgen dat contractuele verplichtingen het totale budget niet overschrijden.
    6. Inkoopcontrolesvaak gerelateerd aan totaalbedragen en inkoopmethoden
    7. ContractcontrolesZorgt ervoor dat betalingen volgens de letter van het contract gebeuren, inclusief het beheer van hold-backs, contractwijzigingen, mijlpaalbetalingen, boetes enz.
    8. Betalingscontrolesde laatste fase van het goedkeuren van onkostenbonnen en betalingen
  8. Analyse
    1. Macro-economische analyse: analyse om verwachte inkomsten en beschikbare schuld te bepalen, voornamelijk gebruikt in (2) Budgetplanning
    2. Scenario planninghet ontwikkelen van verschillende modellen om snelle actie tijdens het fiscale jaar mogelijk te maken
    3. Budgetprognose: analyse van trends in uitgaven en inkomsten op basis waarvan wijzigingen kunnen worden aangebracht in (33) begrotingen tijdens het begrotingsjaar
    4. Beheer van uitgavenanalyse van meerdere contracten waarmee het (1.1) inkoopbeleid kan worden geactualiseerd en waarmee ook meerdere (3.1) inkoopaanvragen kunnen worden gebundeld om volumeprijzen te realiseren

Andere opmerkingen

  • Aankoopsoftware die niet budgetbewust is, verhoogt de last voor overheden voor handmatige en dubbele processen waarbij het risico bestaat dat de stemming wordt overschreden.
  • Back-office inkoopprocessen bij de overheid zijn vaak complexer dan in de particuliere sector, zoals elke aannemer bij de overheid zich heeft gerealiseerd als hij kijkt naar software voor het automatiseren van offertes.
  • Aan veel aanbestedingsprocedures wordt veel ruchtbaarheid gegeven. In Canada bijvoorbeeld waren de laatste twee keer dat nationale regeringen ten val kwamen door moties van wantrouwen, het gevolg van aanbestedingen. vliegtuigaanschaf (2011) en evenementen sponsorinkoop (1993-2006). (In Canada is inkoop al een groot probleem sinds de tijd van de Canadian Pacific Railway. pacifisch schandaal (1871) en omvat wederkerigheid of vrijhandel met de Verenigde Staten (1911), de debat over pijpleiding (1956), “Zakelijke welvaart zwervers" (1972), en aanschaf militaire helikopters (1993). De resultaten van deze gepolitiseerde aanbestedingssituaties?
    • Verandering van partij aan de macht in 1871, 1911, 1956, 1993 en 2006
    • Partij aan de macht verliest meerderheidsregering in 1972
    • Minderheidsregering bereikt meerderheidsstatus ondanks situatie in 2011
  • Aanbestedingen zijn een belangrijke bron van corruptie in ontwikkelingslanden en ontwikkelde landen. Het gebrek aan integratie tussen systemen maakt controle moeilijk.

Onderwerpen

Neem contact op met