Agile voor duurzame modernisering bij de overheid

Geplaatst op 5 juni 2019 in Digitale transformatie van de overheid, PFM

Is agile projectmanagement en productontwikkeling een duurzame aanpak voor overheidsmodernisering?

Het is een keerpunt in de technologiepraktijk. Op grote schaal overgenomen door de tech-reuzen, de meerderheid van de ontwikkelingsteams en projecten omarmen nu agile methodologieterwijl zuivere watervalbenaderingen in de minderheid zijn. Wij hebben vastgesteld dat agile kan bijzonder effectief zijn in veranderingsmanagement.
Is agile geschikt voor de overheid? Kan agile op- en afschalen? Kan agile momentum groeien?
Onze ervaring leert dat agile financieel en qua hervormingen duurzaam is voor complexe Enterprise Software implementaties bij de overheid.
Agile processen bevorderen duurzame ontwikkeling volgens Agile Manifest principes. Het doel van dit blogartikel is na te gaan hoe agile duurzaamheid mogelijk maakt bij de hervorming en modernisering van de overheid.
Enkele belangrijke punten over de staat van agile:

• Agile is meer dan softwareontwikkeling, technieken als Kanban alle soorten projecten bestrijken
• Agile technieken voor landenontwikkeling, zoals Probleemgestuurde iteratieve aanpassing (PDIA)zijn mainstream geworden
• Agile kan worden toegepast om software in de tijd aan te passen, hoewel bi-modale IT-benaderingen voor systeemonderhoud het meest geschikt zijn.
• Agile kan een aantal technieken omvatten, zoals design denken, DevOpsen Scrum

Hoe kunnen we duurzaamheid meten?

Er is een reden waarom we deze blog "de duurzaamheidsblog" hebben genoemd. Veel systemen voor Government Resource Planning (GRP) zijn financieel onhoudbaar geworden. Andere GRP-systemen hebben zich niet kunnen aanpassen aan de hervormingswetgeving van de overheid. Daarom geloven wij dat financieel en hervorming duurzaamheid zijn de twee elementen die moeten worden gemeten voor elk IT-systeem bij de overheid, met inbegrip van GRP.
Financiële duurzaamheid gaat over betaalbaarheid op lange termijn, inclusief:

• Totale kosten van eigendom (TCO) voor de gehele levenscyclus van het systeem over 10 jaar of meer, inclusief milieukosten (zie bijlage)
• Interne ondersteuningskosten voor overheidspersoneel om systemen te onderhouden, te ondersteunen en te upgraden, inclusief extra kosten voor talent, opleiding en retentie, die vaak niet in TCO-berekeningen zijn opgenomen (zie bijlage)
• Technische schuld in de vorm van potentiële cyber-, weerbaarheids- en integratierisico's die misschien niet onmiddellijk duidelijk zijn, met inbegrip van verborgen kosten (zie bijlage)

Duurzaamheid van de hervorming gaat over het vermogen van systemen om zich aan te passen aan overheidshervormingen:

• Progressieve activering van ingebouwde functies en configuratie voor bedrijfsregels en workflow
• Uitbreidbaarheid een breder scala aan functionaliteit te ondersteunen door hergebruik van wat er al is (het benutten van de bestaande investering maakt systemen ook betaalbaarder)
• Technische schaal waar systemen kunnen worden opgeschaald om meer organisaties en meer gebruikers te ondersteunen

Agile processen ondersteunen deze definities van duurzaamheid door:

• Minder kosten voor ontwikkeling, ondersteuning, onderhoud en upgrades
• Bestaande investeringen benutten door middel van experimenten
• De beperkingen van de huidige investeringen snel opsporen
• vaststellen welke processen baat hebben bij agile, en welke niet met de bimodale aanpak om kosten en risico's te beheren
• De ervaring uitbreiden om agile te gebruiken in
• Verbetering van de voorspelbaarheid door iteratievoortgangsmeting

Wat is de duurzaamheidscontext van de overheid?

De duurzaamheidscontext is anders in de publieke sector. Hiermee moet rekening worden gehouden bij de implementatie van agile bij de overheid:

• Hogere omzet bij de overheid dan in de particuliere sector
• Lagere capaciteit in het ambtenarenapparaat dan in de publieke sector
• Meer belanghebbenden bij de overheid dan in het bedrijfsleven
• Minder erkende "beste praktijken" bij de overheid dan in het bedrijfsleven
• Meer verandering in de regering door verkiezingen en revolutie dan in het bedrijfsleven
• Meer hindernissen voor verandering bij de overheid dan in het bedrijfsleven vanwege politieke prikkels en de noodzaak van juridische hervormingen.

Ons wordt vaak gevraagd of onze systemen en processen duurzaam zijn nadat wij een land hebben verlaten. Wij geloven erin overheden te helpen zelfvoorzienende systemen en processen te realiseren. Maar wij denken niet dat het maatschappelijk verantwoord is om overheden met "kant-en-klare" oplossingen in de steek te laten nadat de betaling is ontvangen.
Wij geloven dat capaciteitsopbouw maatschappelijk verantwoord is. Wij vinden dat het leveren van operationeel overheidswerk na uitvoering een uitzondering moet zijn. Wij gebruiken onze stuurcomité om bestuurs- en hervormingstrends te bestrijken om de regeringen te helpen de behoeften aan capaciteitsopbouw te voorspellen.
Het voornaamste duurzaamheidsprobleem dat wij tegenkomen is het verlies van de eigen verantwoordelijkheid van het land voor de hervorming. Dit leidt tot ongecoördineerde, sporadische hervormingen die in silo's plaatsvinden.
Wij geloven dat verkopers en adviseurs procesmethoden moeten vinden om de overheid meer zeggenschap te geven. Om overheden te helpen om loodhervorming. Van een push- naar een pull-model.

Agile technieken bieden hulpmiddelen om beter te begrijpen problemen na verloop van tijd, beter te identificeren oplossingen aan probleem, en oplossingen aanpassen aan schaal. Bijvoorbeeld de Provincie Ontario Methodekaarten kan worden gebruikt om gebruikersgerichte ontwerpen te ondersteunen, de digitale gereedheid te diagnosticeren en problemen te formuleren.
Continu leren is een ander agile voordeel dat duurzaamheid van oplossingen mogelijk maakt. Agile processen maken metingen met korte tussenpozen mogelijk. Agile maakt ook experimenten met prototypes mogelijk en A/B testen. Deze wetenschappelijke aanpak vermindert de kosten en optimaliseert de resultaten. De de prijs-kwaliteitverhouding wordt gemaximaliseerd.

Wat is de agile ervaring bij de overheid?

Overheden zijn laat begonnen met de invoering van agile, maar zien nu aanzienlijke voordelen. De Amerikaanse federale overheid TechFARHandboek noemt de volgende voordelen van agile:

1. Verbetering van de investeringen beheersbaarheid en budgettaire haalbaarheid
2. Vermindering van de totale risico
3. Frequente levering van bruikbare capaciteiten die waarde sneller naar klanten
4. Verhoogd flexibiliteit
5. Creëren van nieuwe mogelijkheden voor kleine bedrijven
6. Groter zichtbaarheid in de prestaties van de aannemer

U zult merken dat 5 van deze 6 voordelen gevolgen hebben voor de duurzaamheid:

• Beheerbaarheid via agile vermindert onderhoudskosten
• Risicoreductie via agile vermindert verborgen kosten
• Waardeoptimalisatie en snellere time-to-results via agile verhoogt de waarde
• Flexibiliteit via agile maakt oplossingen mogelijk die problemen beter aanpakken
• Zichtbaarheid en transparantie in de prestaties van de contractant, en interne prestaties, verhoogt de waarde

Agile bij de overheid is niet alleen voor kleine projecten. Agile is effectief in het oplossen van grote overheids IT project problemen. De United States Digital Serviceheeft bijvoorbeeld aanzienlijke mislukkingen in IT-projecten overwonnen door middel van agile, waaronder het stabiliseren en verbeteren van Healthcare.gov.
Agile is volwassen geworden om schaal. Het schalen van agile is de norm geworden. Dit omvat voorschrijvende raamwerken zoals Scaled Agile Framework (SAFe), Large Scaled Scrum (LeSS), Disciplined Agile Delivery (DAD), Nexus, het Spotify-model en een overvloed aan andere. De belangrijkste voordelen van agile studies wijzen op de duurzaamheid van processen:

• SAFe claimt 30-75% betere time-to-market, 10-50% verbeterde betrokkenheid van werknemers, 25-75% verbeterde productiviteit, 20-50% verbeterde kwaliteit, die allemaal wijzen op een hoog potentieel voor duurzaamheid.
• Eén studie vond als belangrijkste voordelen van agile het vermogen tot aanpassing aan veranderende processen (78%), en een grotere samenwerking (62%), waarbij de duurzaamheid van processen wordt verbeterd door aanpassing aan toekomstige veranderende processen met samenwerking en samen werken.
• Volgens een ander onderzoek waren de belangrijkste voordelen van agile het verbeterde vermogen om veranderende prioriteiten te beheren (69%) en de zichtbaarheid van projecten (65%), waarbij de duurzaamheid van processen wordt verbeterd door aanpassing aan toekomstige veranderende processen en transparantie.
• Volgens een derde studie was het belangrijkste voordeel van agile het verbeteren van de samenwerking (54%), waarbij de duurzaamheid van de processen wordt verbeterd door samenwerking en samen werken.

Wat is de agile ervaring met landenontwikkeling?

Problem-Driven Iterative Adaptation (PDIA), een methode voor de ontwikkeling van de publieke sector en van landen, pakt deze complexiteitsuitdaging aan. PDIA is ontwikkeld door de Building State Capacity faciliteit van de Harvard Kennedy School of Government. Dit is veel meer dan een academische oefening met talrijke casestudies in de echte wereld. Het maakt deel uit van de Ontwikkeling anders doen beweging. Wij zijn grote fans van PDIA. Veel van onze leidinggevenden hebben Executive Education voor PDIA gevolgd. Veel van onze medewerkers hebben online PDIA cursussen gevolgd.
PDIA is een agile en iteratieve aanpak. Principe nummer 3, proberen, leren, itereren, aanpassen laat zien dat PDIA een agile methode is. Schaalvergroting door verspreiding, principe 4, laat zien hoe PDIA kan schalen.

Andere aspecten van PDIA waaruit duurzaamheid blijkt, zijn onder meer:

• Veel initiatieven voor hervorming van het bestuur niet bereiken aanhoudend prestatieverbeteringen omdat organisaties pretenderen te hervormen door het beleid en de organisatiestructuren te veranderen in plaats van wat zij feitelijk doen
• Lokaal gestuurde problemen construeren ... het is een meer duurzaam benadering omdat zij legitimiteit verleent aan veranderingsprocessen die inherent een controversiële mix van "winnaars" en "verliezers" opleveren.
• PDIA gaat over bouwen en ondersteunend brede coalities van belanghebbenden, zowel op politiek als op uitvoeringsniveau, die aan een gemeenschappelijk doel werken.

Hoe sluit agile aan bij de duurzaamheid van het GRP-systeem?

De algemene aanpak van de implementatie van GRP is waterval. Waterval veronderstelt dat deze projecten volledig voorspelbaar zijn. Ze zijn lang niet zo voorspelbaar als waterval nodig heeft. Een strikte naleving van de vereisten en specificaties van het RFP leidt tot implementaties die de overheidsproblemen niet aanpakken en de hervormingsdoelstellingen niet ondersteunen.
Een recent document van de Inter-Amerikaanse Ontwikkelingsbank vonden dat de trend is om de gebruikersgerichtheid van IFMIS te versterkenzowel door een grotere deelname aan het ontwerp en de uitvoering van het systeem aan te moedigen (via gebruikerscomités) als door de bruikbaarheid te verbeteren en te voorzien in adequate diensten en opleiding. Deze voordelen strekken zich uit tot duurzaamheid. Met name een betere bruikbaarheid vermindert de behoefte aan onnodige opleiding. Agile just-in-time opleiding verbetert de functionele en technologische capaciteit.

Waar helpt agile niet bij duurzaamheid?

Agile is niet het wondermiddel voor de duurzaamheid van GRP. Er zijn enkele beperkingen waarmee rekening moet worden gehouden:

• Agile is niet altijd wendbaar: vele methodologieën zijn omgedoopt tot agile wat betekent dat er weinig duurzaamheidsvoordelen zijn.
• Sprinten is niet duurzaam: de agile methode van sprints om sneller meer functionaliteit op te leveren zou een uitzondering moeten zijn.
• Er moet wendbare capaciteit worden opgebouwd: cultuurverandering is noodzakelijk, met name bij de overheid, om de voordelen van agile te benutten - zoals uit een studie is gebleken: ondanks de wil om agile te zijn, gaapt er een kloof tussen de goede bedoelingen en de daadwerkelijke capaciteit
• Gekozen GVK oplossingen zijn belangrijk: sommige software is sterk configureerbaar of gebruikt low-code benaderingen om hervormingen na de implementatie te vergemakkelijken, terwijl op maat ontwikkelde software en oudere ERP-systemen dat doorgaans niet doen.

Bijlage - Berekening van financiële duurzaamheid, totale kosten van eigendom en technische schuld

Deze bijlage is een samenvatting van 3 eerdere blogartikelen, aangevuld met observaties over de rol van agile.
Een FreeBalance blogbericht uit 2012 beschrijft hoe je TCO berekenen voor GVK-systemen. Dit behandelt het TCO-probleem in Enterprise Software en overheid. Aankoop- en implementatiekosten worden beschreven. Wij hebben vastgesteld dat de kosten van softwarelicenties vaak niet van belang zijn voor de totale implementatiekosten in vergelijking met diensten. En de totale implementatiekosten kunnen in het niet vallen bij de totale kosten na de implementatie. Veel overheden zoeken binnen 5 of 7 jaar naar nieuwe kern- of subsysteem-GPP-oplossingen vanwege de toenemende technische schuld. Het blogartikel beschreef de voetafdruk voor lopende en verborgen kosten.

Doorlopende kosten

• Onderhoudskosten voor alle aankopen van hardware en software, inclusief klantenondersteuning door de leverancier. Dit is meestal een jaarlijks contract.
• Overheidspersoneel dat optreedt als eerstelijnsondersteuning voor apparatuur en software. Dit omvat ook case management om bugs en verbeteringen op te sporen en tegelijkertijd de relatie met de leverancier te onderhouden.
• Systeem afstemming van databases, besturingssystemen en netwerken naarmate het aantal transacties toeneemt.
• Wijzigingen in configuratie en aanpassing van verslagen of formulieren die door intern personeel of consultants zijn opgesteld.
• Bandbreedte, telecommunicatie, elektriciteit en huur/huur/ruimte kosten.
• Nieuw boekjaar verwerking met inbegrip van de overdracht van middelen van vorig jaar, uitgevoerd door intern personeel of consultants
• Upgrade kosten in verband met de overgang naar nieuwere softwareversies. Dit omvat wijzigingsbeheer om ervoor te zorgen dat alle aanpassingen die in de vorige versie zijn gemaakt, worden toegevoegd aan de volgende versie, testen en acceptatie.

Verborgen kosten

De totale kosten veranderen gedurende de levenscyclus van het gebruik van GRP, waarbij de implementatiekosten hoger zijn dan de kosten per jaar. De extra kosten per jaar kunnen oplopen door software-upgrades, modernisering van de overheid en onverwachte kosten.

• Verloren productiviteit aangezien de systemen parallel lopen en de werknemer leercurve.
• Verminderde efficiëntie door zogenaamde "best-practices" toe te voegen die de bestaande processen complexer maken.
• Beheer van veranderingen kosten voor nieuwe overheidsvoorschriften en opleiding voor processen binnen de software.
• Ramp, verloren gegevens, bedrijfsonderbreking door late implementatie of systeemfouten, met inbegrip van verstoring van audits en verslaglegging.
• Reis- en onkostenvergoedingen voor gebruikersconferenties en opleidingen om op de hoogte te blijven van softwareveranderingen.
• Licentiecontroles wanneer de verkoper aanvullende betalingen eist
• Onderhoudsopties kunnen extra betaling vereisen om de noodzakelijke service om problemen te overwinnen.
• Onverwachte toevoegingen wanneer het productassortiment niet aan alle eisen voldoet.
• Veranderingen in de middleware zoals besturingssysteem of databases buiten de upgradeperiode van het GRP-systeem.

Implicaties van agile voor duurzaamheid

• Agile verbetert onderhoudbaarheid (inclusief het upgraden van het systeem) en tegelijkertijd aanpassingsvermogen in vergelijking met traditionele methoden met snellere uitvoering
• Agile verbetert systeem steun door een probleemgerichte aanpak die verder gaat dan de symptomen...
• Agile is bestand tegen hervormingen verandert door iteratie

Een 2015 FreeBalance blog entry beschreef technische schuld in GRPof Financiële Management Informatie Systemen. De vermelding beschreef de tekenen van technische schuld als:

• Hoe meer verschillende FMIS-subsystemen (begrotingsvoorbereiding, salarisadministratie, inkoop, boekhouding, activa enz.) die op verschillende technologieplatforms werken (4GL's, .Net, Java, proprietary enz.), hoe minder uitbreidbaarheid, hoe meer onderhoudskosten, hoe minder integratie en hoe minder hervorming (omdat de functionaliteit over meerdere systemen moet worden gedupliceerd, zoals een wijziging van de begrotingsclassificatie).
• Hoe meer systemen op maat worden ontwikkeld of aangepast COTS vertegenwoordigt aanzienlijke kosten voor onderhoud en upgrade - dit kan worden bepaald op basis van de hoeveelheid interne IT-ondersteuning en externe consultant die nodig is voor bediening, probleemoplossing, aanpassing en upgrade.
• De hoeveelheid manuele interventie die nodig is om de hele begrotingscyclus te voltooien, inclusief manuele stappen, manueel dubbel werk en het opstellen van analyses en verslagen op spreadsheets die losstaan van de FMIS-systemen.

Implicaties van agile voor duurzaamheid

• Agile verbetert onderhoudbaarheid (inclusief het upgraden van het systeem) en tegelijkertijd aanpassingsvermogen in vergelijking met traditionele methoden met snellere uitvoering
• Agile identificeert problemen in verband met handmatige en dubbele systemen door het in kaart brengen van het traject

Een ander 2015 FreeBalance blogbericht beschreef de aard van software-investeringen en het effect van technische schuld en systeemuitbreiding. Technische schuld wordt gekenmerkt door het gebruik van legacy en op maat ontwikkelde software bij de overheid dat beperkt verandering. Dit is vooral problematisch bij de overheid, waar het beheer van de overheidsfinanciën voortdurend moet worden hervormd. Informatiesystemen die zich niet gemakkelijk aan veranderingen kunnen aanpassen, worden financieel onhoudbaar. Een ander teken van technische schuld is wanneer een aanzienlijk deel van het IT-budget wordt besteed aan het laten branden van het licht. De blog entry introduceerde een kader om risico's van technische schuld te identificeren.

1. Dekking: Verkopers met puntoplossingen hebben geen uitbreidbare software. Kopers moeten op hun hoede zijn voor verkopers die Beheer van de overheidsfinanciën functionaliteit met software uit de particuliere sector, met name op gebieden als begrotingsplanning, salarisadministratie en overheidsopdrachten, waar de eisen van de overheid aanzienlijk verschillen van die in het bedrijfsleven.
2. Herbruikbaarheid: Modern software ontwerp maakt gebruik van objectgeoriënteerd programmeren voor hergebruik. Kleine componenten worden geassembleerd om functionaliteit te bieden. Dit verschilt van legacy-ontwerp waarbij grote of monolithische objecten werden gecreëerd met dubbele functionaliteit die niet gemakkelijk kan worden geassembleerd.
3. Metadata: Unified design betekent de mogelijkheid om iets één keer te veranderen. Veel leveranciers hebben toepassingen overgenomen en vereisen complexe hulpmiddelen voor het beheer van metadata om ervoor te zorgen dat de definities consistent blijven.
4. Integratie: Volledige ondersteuning van industriestandaard webdiensten vereenvoudigt hergebruik en uitbreidbaarheid. Propriëtaire en flat file integratiemethoden introduceren technische uitdagingen.
5. Openheid: Hoe opener een systeem is ontworpen, hoe gemakkelijker het uit te breiden is. Open systemen verminderen lock-in. Sommige leveranciers proberen kopers aan zich te binden met propriëtaire databases, besturingssystemen en programmeertalen.
6. Aanpassing: Systemen die niet zijn ontworpen om gemakkelijk te kunnen worden gewijzigd, verhogen de kosten wanneer wordt getracht de hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën te ondersteunen. De noodzaak om dure consultants of de oorspronkelijke verkoper van de software-ontwikkeling te contracteren verhoogt de technische last.
7. Platform: Er zijn veel definities van een "platform", van een technologieplatform tot een volledig bedrijfsplatform. Een volledig Commercial Off-the-Shelf (COTS) bedrijfs- en technologieplatform zoals het FreeBalance Verantwoordingsplatform het noodzakelijke hergebruik tussen de componenten.
8. Taal: Veel leveranciers van bedrijfssoftware gebruiken propriëtaire programmeertalen, vaak ontwikkeld tijdens het client/server-tijdperk. Dit beperkt de keuze tot een kleine groep consultants die nieuwe functies kunnen ontwikkelen en gebruik kunnen maken van de uitbreidbaarheid van de software.

Agile verbetert herbruikbaarheid en aanpassingsvermogen door te experimenteren en oplossingen die werken te schalen.