Salarisplanning van de overheid in de 21e eeuw

Geplaatst op 13 juli 2018 in PFM

Financieel beheer van de overheid gaat over 3 dingen:

1. Begrotingen
2. Begrotingen
3. Begrotingen

Planning voor 15% tot 20% BBP

Toch slagen veel organisaties in de publieke sector er niet in een adequate begroting op te stellen voor salarissen en kosten van openbare dienstverlening zoals opleiding en onkosten. De "loonsom" van de overheid is in veel overheidsorganisaties vaak de grootste categorie van overheidsuitgaven. De uitgaven voor openbare diensten in ontwikkelde landen variëren van 15% tot 20% van het BBP die vertegenwoordigt 10% tot 35% van alle werkgelegenheid volgens de OESO. In de OESO-landen bedroeg de gemiddelde werkgelegenheid in de overheidssector 21,3% in 2013.. ILO gegevens in Wikipedia blijkt dat het aandeel van de publieke sector in de werkgelegenheid groter is in ontwikkelingslanden.
in kaart gebracht door Statista
Met ongeveer 20% van de totale werkgelegenheid in het land, en 15% van het jaarlijkse BBP aan loonkosten, controle van de loonbegroting, risicobeheer en uitgaven voorspelbaarheid is van cruciaal belang bij de overheid. Dit geldt met name wanneer nieuw gekozen regeringen de salarisschalen voor ambtenaren herzien. Om nog maar te zwijgen van de aanpassing van de pensioenmechanismen, waardoor de voorwaardelijke verplichtingen op lange termijn toenemen. Bijvoorbeeld, de Zuid-Afrikaanse publieke sector De loonkosten slokken nu bijna 35% van de begroting en 14% van het BBP op.die de grootste uitgavencategorie vormen, volgens een analyse van Moneyweb:


De IMF heeft een negatief verband tussen de stijging van de loonsom en het begrotingssaldoen nare gevolgen van slechte planning:
Loonsomuitgaven kunnen van invloed zijn op het begrotingssaldo en de samenstelling van de overheidsuitgaven. Indien zij niet effectief in de begrotingsplanning worden geïntegreerd, kunnen hoge of stijgende loonsommen de begrotingsplanning ondermijnen. Bovendien kan het verhogen van de overheidssalarissen of het stimuleren van de aanwerving tijdens conjuncturele oplevingen de productiefluctuaties verergeren doordat de vraag verder wordt gestimuleerd, de stabiliserende rol van het begrotingsbeleid wordt belemmerd en de overheidsschuld tijdens de neergang wordt opgedreven omdat de loonsverhogingen vaak moeilijk terug te draaien zijn. Hoge loonuitgaven kunnen ook prioritaire uitgaven voor openbare infrastructuur en sociale bescherming verdringen, die van cruciaal belang zijn voor economische groei en armoedebestrijding..
Betere planning  kan ervoor zorgen dat stijgingen van de loonsom naar behoren worden gefinancierd. Anders kunnen stijgingen van de loonsom onbedoelde nadelige gevolgen hebben voor het begrotingssaldo, waardoor op middellange termijn verstorende begrotingsaanpassingen nodig zijn om de budgettaire houdbaarheid te waarborgen. volgens de IMF. Niettemin, een IMF onderzoek bleek dat veel landen nemen beslissingen over loonstijgingen niet tijdig op in hun begrotingsplanning. De helft van de geavanceerde economieën voert ad hoc loononderhandelingen, waarbij meer dan een derde in de loop van het jaar besluiten neemt over loonstijgingen zonder deze rechtstreeks aan de begroting te koppelen.

Salarisplanning is veel meer dan geld

Alle openbare financiële functies, met inbegrip van de loonlijst, gaan over begrotingen. Begrotingen hebben een doel: het bereiken van gewenste resultaten. Bij de salarisplanning moet rekening worden gehouden met resultaatfactoren, volgens de IMF:
Een doeltreffend beheer van de loonkosten is nodig om ervoor te zorgen dat de gewenste overheidsdiensten op een kosteneffectieve en fiscaal houdbare wijze worden verstrekt. Dit vereist een adequate begrotingsplanning om een passende financiering van de loonsom te waarborgen, een concurrerende beloning om geschoold personeel aan te trekken en te behouden en prestaties te stimuleren, en de flexibiliteit om het niveau en de samenstelling van de werkgelegenheid aan te passen om efficiënt in te spelen op demografische en technologische ontwikkelingen. De ervaring heeft geleerd dat landen van alle inkomensniveaus op deze gebieden voor uitdagingen staan.
Daarom is salarisplanning meer dan het berekenen van de uitgaven. Personeelsbudgettering gaat over het mogelijk maken van resultaten van burgerdiensten. Dit betekent opleidingsprogramma's, het delen van kennis, detacheringen, prestatie- en certificeringspremies. Effectieve salarisplanning omvat dit investering in talent.

Software (niet) om te redden?

Government Resource Planning (GRP) software kan overheden helpen bij het plannen, begroten en beheersen van salariskosten. Sommige organisaties in de publieke sector kiezen voor Commercial-off-the-Shelf (COTS) HRP-software. (Vaak HCM genoemd voor Human Capital Management, of HRIS voor Human Resources Information Systems). Deze toepassingen werden oorspronkelijk ontwikkeld voor bedrijven. De belangrijkste beperking van deze klasse van software voor de overheid is begrotingsbewustzijn. De tweede belangrijke beperking is looncomplexiteit.
Beide beperkingen heeft de regering van Canada ondervonden bij het gebruik van dePhoenix Betaalsysteemeen aangepaste versie van PeopleSoft. Aangezien de Auditeur-generaal van Canada waargenomen:
Public Services and Procurement Canada heeft International Business Machines CorporationIBM een contract gegund voor het ontwerpen, aanpassen, integreren en implementeren van nieuwe software ter vervanging van het oude salarissysteem van de overheid. Het ministerie koos voor commerciële PeopleSoft-software, die moest worden aangepast aan de behoeften van de regering..
De noodzaak om PeopleSoft in hoge mate aan te passen en het niet begrijpen van de implicaties van budgetbeheer en integratie met human resources heeft bijgedragen tot de kosten van het systeem stijgen van de oorspronkelijke raming van C$310 miljoen tot ten minste C$1,2 miljard tot 2019, waarbij waarschijnlijk nog tientallen miljoenen zullen worden uitgegeven voordat de verhoopte vervanging in 2025 in werking treedt. Veel van deze kosten komen voort uit de herziening van honderdduizenden loonfouten, waarbij talrijke ambtenaren niet werden betaald, velen onderbetaald en sommigen overbetaald.
Er zijn vele factoren die ertoe hebben geleid dat deze technologie is mislukt, zoals suboptimale inkoop, governance, opleiding en veranderingsbeheer. Deze factoren waren gebaseerd op de fundamentele veronderstelling dat de loonlijstvereisten van de overheid sterk lijken op de loonlijstvereisten van grote ondernemingen. En dat eventuele verschillen gemakkelijk konden worden aangepast door het toonaangevende ERP-pakket (Enterprise Resource Planning) voor personeelszaken uit de particuliere sector alleen in te kopen. Dit idee van het vermijden van risico's door te kiezen voor PeopleSoft was de eerste stap in een moderne IT Griekse tragedie.

Begrotingsbewustzijn: Begrotingsintegratie tijdens de gehele begrotingscyclus

De 'Phoenix Betaalsysteem" is ontworpen om alleen de salarisfuncties te ondersteunen. Er lijkt geen geïntegreerde methode te bestaan voor de opstelling van de begroting of de begrotingscontrole. Elke financiële transactie van de overheid begint met een begroting. De meeste COTS-software voor loonadministratie, die oorspronkelijk voor de particuliere sector is ontworpen, is niet budgettair bewust. Overheidsorganisaties zien salarisadministratie vaak als een subadministratie zonder harde begrotingscontroles. Met andere woorden, de overheid betaalt mensen, zelfs als dat het budget overschrijdt. (Beschikbaarheid van contant geld is een meer waarschijnlijke beperking, vooral in ontwikkelingslanden).
Waarom moet salarissoftware voor de overheid integreren met begrotingen, verplichtingen en verbintenissen?

1. Salarissen en andere kosten van de openbare dienst zijn van wezenlijk belang voor de begrotingscontrole, zodat schommelingen aanzienlijke gevolgen kunnen hebben.
2. Overheidssalarissen fluctueren
3. Regeringen kunnen infrastructuuruitgaven afremmen, salarisverplichtingen niet zozeer

Vóór de invoering van het Phoenix Pay System was de salarisplanning en het salarisbeheer in de regering van Canada gedecentraliseerd. Salarisadviseurs in Canadese federale organisaties valideerden elke loonperiode van twee weken. Veel van deze organisaties gebruikten een FreeBalance product om dit te doen. Het product "Performance Budgeting for Human Capital" is bijgewerkt met behulp van het web-native FreeBalance Verantwoordingsplatform als "Civil Service Planning". De belangrijke les is hoe deze software de gehele salarisbegrotingscyclus ondersteunde:
Planning

• Integratie van salarisschalen en ambtenareninformatie uit salarissystemen, waaronder PeopleSoft
• Scenarioplanning en prognoses, inclusief het vermogen om nieuwe collectieve overeenkomsten te modelleren
• Meerjarenplanning en historische informatie
• Begrotingscontroles voor financiële systemen

Uitvoering

• Wijziging van de begrotingsraming op basis van de werkelijke loonkosten en andere uitgaven voor ambtenaren, zoals wijzigingen in uurloon, seizoenarbeid, overwerk, vacatures, bonussen om wijzigingen in de uitgaven mogelijk te maken.
• Integratie met financiële systemen voor boekhouding op transactiebasis, inclusief opgenomen verlof en nieuw opgebouwd verlof
• Identificatie van loonfouten

Het laatste punt is bijzonder interessant gezien de fouten die in het Phoenix Pay System zijn gemaakt. Uit de gegevens per 30 mei 2018 blijkt het volgende:

• 347.000 financiële transacties "buiten de normale werklast".
• 72.000 foutieve transacties ontvangen in de maand, met 97.000 verwerkt (inclusief eerdere onopgeloste problemen)
• 60% van niet-collectieve onderhandelingstransacties "verwerkt binnen dienstverleningsnormen".

Complexiteit salaris: Salarisadministratie overheid complexer dan particuliere sector

Overheden huren meer personeel in, dat op veel meer "bedrijfsonderdelen" actief is dan welk conglomeraat in de particuliere sector dan ook. Ontwikkelde landen, zoals Canada, hebben zeer complexe collectieve arbeidsovereenkomsten. Grote vakbondsovereenkomsten in de particuliere sector zijn niet zo ingewikkeld. Er zijn 27 collectieve overeenkomsten met 15 onderhandelingseenheden, gebruikt in de regering van Canada. Deze omvatten loonberekeningen met terugwerkende kracht. Er zijn ongeveer 80.000 verschillende loonregels in de Canadese federale overheid waarvoor ongeveer 200 aangepaste toevoegingen aan PeopleSoft nodig waren. En vakbonden zijn voortdurend in onderhandeling, wat betekent dat collectieve overeenkomsten in de loop der tijd veranderen.
De planning en prognoses van de loonlijst van de overheid zijn nog complexer:

• Fiscaal jaar is vaak niet het kalenderjaar, zoals in Canada, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten, waar de berekening van de uitkeringen verandert.
• Hoge variabiliteit in sommige overheidsorganisaties rond overwerk en seizoensgebonden veranderingen
• Extra bonusstructuren, steun voor leningen, complexe groepsgezondheid & integratie met prestatieprikkels in veel landen
• Het politieke karakter van de beloning in de publieke sector, dat in veel landen tot veranderingen leidt, zoals het toevoegen van een bonusperiode voor de beloning
• Schommelingen in wisselkoersen, uitgaven en inkomsten die de liquiditeit beïnvloeden
• Meer verplaatsing van werknemers tussen organisaties, en meer loonschommelingen bij de overheid

Bron: Onze wereld in gegevens

Noodzakelijke functionaliteit voor de salarisplanning van de overheid van de 21e eeuw

Overheden hebben behoefte aan een budgetgerichte salarisplanning met de volgende functionaliteiten

• Volledige ondersteuning van de begrotingscyclus bij de planning en uitvoering, ook over meerdere jaren
• Modellering van complexe salarisschalen in de overheidssector
• CAO-ramingen (groepering van loonregels, inclusief salarisschalen, functies enz.)
• Liquiditeitsintegratie voor kasvoorspelling
• Integratie van de begrotingsvoorbereiding om alle uitgaven te rationaliseren
• Ondersteuning voor complexe uitkeringen
• Modellering van seizoensgebonden veranderingen, vacatures
• Scenarioplanning om te anticiperen op de gevolgen van grote loonschommelingen
• Personeelsintegratie voor personeelswijzigingen zoals bevorderingen, burgerlijke staat, certificeringen, nieuwe werknemers, beëindiging van het dienstverband, geschrapte krachten, verlof, waarneming, in- en uitdiensttredingen, overplaatsingen
• Salarisintegratie voor re-forecasting
• Financiële integratie voor overlopende posten, subadministratieve functies, controles op vastleggingen
• Journaalbonnen om fouten te corrigeren
• Globale kostenconcepten voor de berekening van prognoses per kostenplaats, voor kostenposten zoals overuren, prestatiepremies of andere vergoedingen".