Het is geen geheim: grote IT-projecten voldoen vaak niet aan de verwachtingen van de klant. Een onderzoek uit 2003 toonde aan dat slechts 34% van de grote IT-projecten succesvol was, terwijl een ander onderzoek naar Enterprise Resource Planning (ERP) projecten een gemiddelde afwijking van 182% van de geschatte kosten en 230% van de geplande tijd liet zien.
In het beste geval gebruiken organisaties met een hoge capaciteit software die speciaal is ontworpen voor hun markten. Dit is deels om de risico's te minimaliseren die gepaard gaan met het implementeren van oplossingen die niet gespecialiseerd of bewezen zijn voor hun specifieke behoeften.
Wat zegt dat over IFMIS-projecten voor de overheid in opkomende landen? Om te beginnen staan leveranciers klaar met een reeks redenen om de klant de schuld te geven. Geef het slachtoffer de schuld.
In deze portefeuille van schuld wordt het slachtoffer beschuldigd van:
- Onredelijke verwachtingen hebben - te snel te veel willen.
- Gebrek aan voldoende opgeleid personeel.
- Niet voldoende toegewijd zijn.
- Aantoonbaar slecht projectmanagement.
- Vaak van richting veranderen
- Het bedrijfsproces niet effectief verwoorden.
- Terughoudend zijn om organisatorische verandering te managen.
De ernst van deze risico's staat buiten kijf. Maar wanneer overheden gedetailleerde offerteaanvragen doen waarbij verkopers moeten aantonen dat ze over voldoende kwalificaties beschikken en wanneer verkopers offertes maken voor contracten met een vaste prijs, hoe is het dan eerlijk om overheden verantwoordelijk te stellen voor al deze risico's?
Succes wordt niet alleen gevonden in de implementatie, maar ook in duurzaam implementatie. Daarom is het de taak van softwareleveranciers en consultancybedrijven om samen te werken met overheden om deze risico's te beperken, zodat ze geen permanente breuken worden.
- Onrealistische verwachtingen. De voorgestelde software moet kunnen voldoen aan het tijdschema van de klant voor implementatie. Als het drie jaar duurt om de IFMIS-software te implementeren, terwijl de vereisten één jaar voorschrijven, dan is het tijd om de software te heroverwegen.
- Opgeleid personeel. Onze ervaring is dat capaciteitsopbouw een doorslaggevende factor is voor succes. Het is verleidelijk om te bezuinigen op training om de offertekosten te verlagen, maar het gaat niet alleen om de software, het gaat om de kwaliteit van het publieke financiële beheer en bredere IT-training. Verkopers moeten dus aandringen op training.
- Niet voldoende toegewijd. Elke organisatorische verandering test betrokkenheid. Snelle, tastbare successen zijn nodig om betrokkenheid te bevorderen.
- Projectbeheer. De leverancier moet een gespecialiseerde ploeg leveren die het projectmanagementteam van de overheid helpt en begeleidt - niet andersom.
- Vaak van gedachten veranderen. Overheden maken specificaties op basis van de omstandigheden van dat moment. Van overheden kan niet worden verwacht dat ze weten hoe huidige problemen kunnen worden opgelost of hoe nieuwe problemen kunnen worden opgelost die worden geïntroduceerd door het gebruik van de software. Verkopers moeten veranderingen verwachten.
- Uitwerking van bedrijfsprocessen. Overheden kopen IFMIS om bedrijfsprocessen te veranderen. Verkopers moeten ervaring hebben met overheidsfuncties en hoeven geen algemene vragen over bedrijfsprocessen te stellen. In plaats daarvan moeten ze de overheid helpen bij het invoeren van goede praktijken.
- Tegenzin om te veranderen. Heel weinig mensen houden van verandering - dat is een feit. Alleen toegewijde en gepassioneerde adviseurs kunnen effectief verandering motiveren.
Je zou verwachten dat verkopers nu wel geleerd zouden hebben hoe ze succes kunnen maximaliseren. Maar helaas leren leveranciers die hun verantwoordelijkheid voor mislukkingen ontkennen zelden. Door te analyseren waarom we het duidelijk beter doen dan de industriestandaarden, hebben we succesvolle benaderingen kunnen codificeren, onze processen kunnen verbeteren en methoden kunnen bedenken om dergelijke risico's effectief te beperken. We begrijpen dat de softwareontwikkelaar nauw betrokken moet zijn bij en zich moet inzetten voor het succes van het IFMIS-project. We werken samen met onze consultingpartners om succes te garanderen. We hechten veel waarde aan het vermogen van onze software om beter te voldoen aan de eisen van overheden in opkomende economieën.