Begrijpen van Zero-Based Budgeting voor overheidsinstellingen

Geplaatst op 22 augustus 2023 in economisch, Economische groei en ontwikkeling, PFM, Financieel beheer van de overheid, Slimme overheid

Zero-based budgeting heeft de laatste jaren aan populariteit gewonnen, vooral bij overheidsinstellingen.

In deze blogpost verkennen we het concept van zero-based budgeting, de voordelen en uitdagingen ervan en hoe het kan worden toegepast in overheidsorganisaties.

Wat is Zero-Based Budgeting?

Zero-based budgeting is een budgetteringsmethode waarbij overheidsinstellingen hun budgetteringsproces vanaf nul moeten beginnen, alsof er in het voorgaande jaar geen budget bestond. Dit betekent dat de overheidsdienst elk jaar begint zonder geld om uit te geven en moet bepalen welke acties ondernomen moeten worden en wat de bijbehorende kosten zijn.

In tegenstelling tot traditionele budgetteringsmethoden, waarbij het budget van het vorige jaar als basis dient, vereist zero-based budgeting dat agentschappen elke uitgave die ze in hun budget opnemen rechtvaardigen. Dit betekent dat alle uitgaven moeten worden geëvalueerd op basis van hun belang, relevantie en waarde voor de doelen en doelstellingen van het agentschap.

Voordelen en nadelen van Zero-Based Budgeting

De voordelen van zero-based budgeting zijn onder andere:

• Kostenoptimalisatie: Zero-based budgeting moedigt een grondige herziening van alle uitgaven en activiteiten aan, wat kostenoptimalisatie bevordert. Door elke begrotingspost onder de loep te nemen, kunnen overheden inefficiënties identificeren, overbodige kosten elimineren en middelen effectiever toewijzen.
• Verhoogde verantwoordingsplicht: zero-based budgeting bevordert een cultuur van verantwoording binnen de overheid. Omdat elke begrotingspost onafhankelijk wordt geëvalueerd, wordt het gemakkelijker om individuen en afdelingen verantwoordelijk te houden voor hun beslissingen over de toewijzing van middelen en hun prestaties.
• Afstemming op beleidsprioriteiten van de overheid: Met zero-based budgeting zijn budgetbeslissingen direct gekoppeld aan de doelen en doelstellingen van de organisatie. Het dwingt managers om de middelen die nodig zijn voor hun activiteiten te verantwoorden en zorgt ervoor dat budgettoewijzingen in lijn zijn met strategische prioriteiten. Het zorgt er ook voor dat bezuinigingen niet gelijk verdeeld worden over de afdelingen en dat er meer geïnvesteerd kan worden in gebieden die in lijn liggen met de prioriteiten van de overheid.
• Verbeterde benutting van bronnen: Omdat zero-based budgeting overheden in staat stelt om middelen toe te wijzen op basis van hun werkelijke prioriteiten en behoeften, stimuleert het de herallocatie van middelen van laagwaardige activiteiten naar hoogwaardige activiteiten. Hierdoor kunnen overheden investeren in gebieden die de grootste impact hebben.

Aan de andere kant zijn enkele nadelen van zero-based budgeting:

• Tijd en moeite: De aard van het proces betekent dat er elk jaar een aanzienlijke investering in tijd en moeite moet worden gedaan in de hele organisatie. Verder, Overgaan op een zero-based budgeting model kan een tijdrovend proces zijn dat veel middelen vergt. Het vereist een uitgebreide analyse van elke begrotingspost, wat vooral een uitdaging kan zijn voor grote organisaties met complexe operaties, zoals overheden.
• Gebrek aan continuïteit: Aangezien zero-based budgeting voor elke budgetteringsperiode vanaf nul begint, is er een gebrek aan continuïteit en stabiliteit in de uitgaven. Dit kan leiden tot onzekerheid en het moeilijk maken om langetermijnprojecten of -initiatieven te plannen.
• Gebrek aan vereiste vaardigheden en expertise: Zero-based budgeting vereist bekwame financiële analisten en budgetteringsdeskundigen die begrotingsposten effectief kunnen evalueren en rechtvaardigen. Als overheden deze vaardigheden nog niet hebben, zullen ze moeten investeren in training of het aannemen van nieuw personeel met de benodigde expertise, wat een aanzienlijke kostenpost kan zijn.
• Potentieel voor kortetermijndenken: In een poging om elke uitgave te rechtvaardigen, bestaat het risico dat overheidsfunctionarissen een kortetermijnperspectief aannemen in plaats van langetermijnvoordelen in overweging te nemen. Dit kan leiden tot onderinvestering in kritieke gebieden die langdurige middelen vereisen.
• Weerstand tegen verandering: Het implementeren van zero-based budgeting kan op weerstand stuiten van ambtenaren en afdelingen die gewend zijn aan traditionele budgetteringsmethoden. Het kan gevestigde routines verstoren en leiden tot aanvankelijk verzet van mensen die het gevoel hebben dat hun budgetten oneerlijk onder de loep worden genomen.

Het Nul-Basis Budgetteringsproces

Het zero-based budgetteringsproces omvat gewoonlijk de volgende stappen:

1. Beslissingspakketten identificeren: Beslissingspakketten zijn soorten voorstellen die de middelen documenteren die nodig zijn om een specifieke activiteit uit te voeren en de verwachte output.
2. Beslissingspakketten evalueren en rangschikken: Hierbij wordt elk beslissingspakket geëvalueerd op basis van relevantie en belang voor de doelen en doelstellingen van het agentschap. Beslissingspakketten worden vervolgens gerangschikt in volgorde van prioriteit.
3. De begroting uitvoeren en controleren: Zodra het budget is ontwikkeld, moet het worden uitgevoerd en gecontroleerd om ervoor te zorgen dat de uitgaven binnen het goedgekeurde budget blijven.

Nulbegroting in de overheid

Nulbudgettering is gedeeltelijk of volledig ingevoerd in een groot aantal overheidsinstellingen over de hele wereld. Door te eisen dat instanties elke uitgave rechtvaardigen, helpt zero-based budgettering ervoor te zorgen dat belastinggeld effectief en efficiënt wordt gebruikt, geïnvesteerd in lijn met overheidsprioriteiten en verbetert het de transparantie en verantwoording van overheidsfinanciën.

Zoals hierboven vermeld, kunnen de tijd en middelen die nodig zijn om het zero-based budgeting proces te voltooien, evenals de mogelijkheid van vooringenomenheid in de besluitvorming, een bijzondere uitdaging vormen voor organisaties in de publieke sector. Om deze uitdagingen te beperken, is het belangrijk dat agentschappen een duidelijk en transparant proces hebben voor het evalueren en rangschikken van beslissingspakketten en dat ze technologie gebruiken om het financiële managementproces te stroomlijnen.

Technologie gebruiken ter ondersteuning van zero-based budgettering bij de overheid

Overheden hebben complexe en specifieke behoeften als het gaat om financieel beheer. Een effectief systeem voor het beheer van de overheidsfinanciën die deze behoeften erkent, kan tijd en geld besparen en de bredere doelstellingen van het bevorderen van verantwoording en transparantie bereiken.

Er is een breed scala aan leveranciers van hulpmiddelen voor enterprise resource planning op de markt, maar het is belangrijk om ervoor te zorgen dat elk systeem dat wordt overwogen specifiek voldoet aan de financiële behoeften van de overheid.

Als zero-based budgeting wordt gebruikt, moet het systeem deze aanpak ook ondersteunen.

FreeBalance richt zich uitsluitend op Planning van overheidsmiddelen (GRP), en dankzij vele jaren van succesvolle implementaties bij klantenbegrijpen we echt de behoeften van overheidsfunctionarissen. Als je verschillende leveranciers overweegt om je zero-based budgetteringsproces te ondersteunen, zijn hier enkele belangrijke functionaliteiten om in overweging te nemen. Je GRP-systeem moet in staat zijn om:

• Gegevens consolideren: Besluitvormers hebben toegang tot historische uitgavenpatronen en kostenfactoren uit verschillende bronnen, wat cruciaal is voor het uitvoeren van zero-based budgetanalyses.
• Model budgetplanningscenario's: PFM-professionals kunnen de mogelijke gevolgen van verschillende scenario's beoordelen voordat ze de begroting afronden. Dit is vooral belangrijk als er vanaf nul naar boven wordt gewerkt, zodat de impact van het niet uitgeven op een bepaald gebied net zo grondig kan worden geanalyseerd als de impact op investeringen.
• Kostenveroorzakers identificeren: Inzicht in welke activiteiten of factoren de uitgaven aanzienlijk beïnvloeden, stelt instellingen in staat om specifieke activiteiten te optimaliseren of te elimineren, kosten te besparen en op schema te blijven met de afgesproken budgetten.
• Gedetailleerde informatie over uitgaven analyseren: Beslissers kunnen uitgaven op postniveau bekijken voor verschillende instellingen of kostenplaatsen, wat een grondiger onderzoek van uitgaven mogelijk maakt.
• Prestaties bewaken, bijhouden en controleren: Door de prestaties van het budget voortdurend te vergelijken met de werkelijke uitgaven, kunnen afwijkingen van de gebudgetteerde bedragen worden vastgesteld, zodat tijdig corrigerende maatregelen kunnen worden genomen.
• Prestaties van het programma meten: Door de prestaties van programma's of projecten af te zetten tegen de overeengekomen uitgaven, kunnen besluitvormers succesvolle initiatieven identificeren en middelen dienovereenkomstig toewijzen.
• Workflow management: Voor een succesvolle werking van zero-based budgettering is een naadloze samenwerking tussen belanghebbenden essentieel. Verschillende afdelingen en teams moeten via het systeem kunnen bijdragen aan het budgetteringsproces, waardoor de workflows gestroomlijnd worden en alle budgetvoorstellen grondig geëvalueerd worden.
• Datavisualisatie en -rapportage: Het beheren van gegevens is van cruciaal belang. Maar het presenteren van complexe financiële informatie op een gemakkelijk te begrijpen en visueel aantrekkelijke manier is ook van cruciaal belang omdat het de identificatie van kostenbesparende mogelijkheden en inefficiënties binnen het budgetteringsproces vergemakkelijkt.

De FreeBalance Accountability Suite^TM biedt alle bovenstaande functionaliteit en meer. De uitgebreide financiële inzichten en tools sluiten goed aan bij de principes van zero-based budgeting. Door gebruik te maken van de software van FreeBalance, adviesdiensten en uitgebreide trainingsmogelijkheden kunnen organisaties hun financieel beheer hervormen en zero-based budgettering stroomlijnen.

Samenvatting

Over het algemeen kan zero-based budgeting een waardevol instrument zijn voor overheidsinstanties die kosten willen optimaliseren, verantwoording willen verbeteren en middelen willen afstemmen op strategische doelstellingen. Het vereist echter zorgvuldige planning, voldoende middelen en een balans tussen korte- en langetermijnoverwegingen om de potentiële nadelen te overwinnen. Technologie, zoals de FreeBalance Accountability Suite^TMstelt overheden in staat om zero-based budgetteringsprocessen effectiever te implementeren, te monitoren en erover te rapporteren, terwijl ook de verantwoording en transparantie van overheidsfinanciën wordt verbeterd.

Als je meer wilt horen over hoe de FreeBalance Accountability Suite^TM uw organisatie kan helpen weloverwogen budgetteringsbeslissingen te nemen, de financiële discipline te verbeteren en kosten over de hele linie te optimaliseren, kunt u neem contact op.