Succesvolle blauwdruk voor overheidsmiddelenplanning

Geplaatst op 13 september 2018 in Economische groei en ontwikkeling, PFM

Grote IT-projecten van de overheid = hoog risico

Overheidsorganisaties worstelen met de succesvolle implementatie van systemen voor Government Resource Planning (GRP). Dit omvat op maat ontwikkelde Financiële Management Informatie Systemen (FMIS), de aanpassing van Enterprise Resource Planning (ERP) en andere commerciële bedrijfssoftwaretoepassingen. Implementaties van software die oorspronkelijk voor de particuliere sector is ontwikkeld, worden in het bijzonder uitgedaagd. Het risico van informatietechnologieprojecten in de overheidssector lijkt groter dan in de particuliere sector.
Niemand lijkt er iets aan te doen.

FreeBalance GRP-succesblauwdruk

We hebben het een en ander geleerd over succesfactoren na 35 jaar exclusieve ervaring met overheids-GOP. En succesvolle implementaties in zeer moeilijke omstandigheden. Ten eerste, traditionele IT project "best practices" zijn dat zelden. Veel orthodoxe benaderingen zijn slechte praktijken. En, veel van het advies dat door deskundigen wordt gegeven mist nuttige diepgang en dekking. (Een zoektocht op het web naar "ERP Success Factors" levert veel nutteloze informatie op).
Daarom hebben we de FreeBalance GRP Success Blueprint ontwikkeld.
Deze blauwdruk genereert scorekaarten om de mogelijkheden voor risicobeperking te visualiseren.
Spring naar het einde van de blogpost als je de Blueprint wilt beta-testen.

Deze "blauwdruk" stelt FreeBalance en overheden in staat de succesfactoren op vier contextuele pijlers te verbeteren:

1. Land categorieën die een gunstig klimaat scheppen:
   1. Politieke randvoorwaarden
   2. Menselijke capaciteit
   3. Technologische gereedheid
   4. Sociaal-cultureel klimaat
2. Overheid categorieën die een gunstig klimaat scheppen:
   1. Leadership buy-in
   2. Positieve prikkels
   3. Projectcapaciteit
   4. Organisatorische veranderingsbereidheid
3. Project categorieën die een gunstig klimaat scheppen:
   1. Projectpraktijken
   2. Openbare financiële beheerspraktijken
   3. Afstemming van de eisen
   4. Maatwerk vermijden
4. Verkoper vermogenscategorieën:
   1. Capaciteit van de verkoper
   2. Verkoper technologie
   3. Beheer van de verkoper
   4. Verbintenis van de verkoper

Elke categorie telt tussen 4 en 10 factoren. De ontwerp-blauwdruk voor GRP-succes bevat in totaal 100 factoren. Elke factor wordt geëvalueerd op een schaal van 1 tot 4. De meeste factorevaluaties zijn gebaseerd op tekstbeschrijvingen die een kritisch beoordelingsvermogen vereisen. De meeste landencontext wordt gevonden via beoordelingen door derden, zoals de Wereldwijde bestuursindicatoren.

Risico- en succesdiagnostiek

De FreeBalance GRP Success Blueprint maakt gebruik van standaard spreadsheettechnologie. De Blueprint heeft als diagnose de volgende kenmerken:

• Mogelijkheid tot gebruik ongeacht technologie of leverancierskeuze (kan worden toegepast op niet-GRP-projecten, met gebruikmaking van een subset van factoren)
• Voornamelijk gebruik van ordinale waarden waarbij de verschillen tussen de beoordelingen niet noodzakelijkerwijs gelijk zijn.
• Concept van gelijkheid tussen categorieën dat misleidend kan zijn (gebruik van een spreadsheet betekent mogelijkheid om kenmerken te wegen)
• Ondersteuning gedurende de gehele uitvoeringscyclus (ook als planningsinstrument voor regeringen die een hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën overwegen)
• Gaat niet over "beste praktijken", maar werkt eerder als waarschuwingssysteem
• Grotere nauwkeurigheid van de beoordelingen naarmate de projecten rijper worden
• Sommige factoren kunnen niet worden veranderd, zodat strategieën ter verbetering van andere factoren belangrijker worden.
• verwerpt het idee dat technologie of leveranciers een positieve of negatieve rol spelen bij het succes van de implementatie
• Focus op elementen die relevant zijn voor de overheidscontext, dus mogelijk niet volledig toepasbaar door organisaties in de particuliere sector.

Implementatie levenscyclus

De blauwdruk is ontworpen voor de gehele implementatiecyclus:

1. Planning
   1. Overheden kunnen de blauwdruk gebruiken voor het plannen van overnamevereisten en projectmethodologieën
   2. Er worden externe indicatoren verzameld
   3. FreeBalance maakt gebruik van Blueprint voor bestaande en toekomstige overheidsklanten.
2. Voorstel
   1. FreeBalance maakt risicoregisters na ontvangst van overheidsvoorstellen die input leveren voor de Blauwdruk
   2. In de voorstellen worden de eisen van de verkopers geformaliseerd, en de projectmethoden die kunnen worden beoordeeld.
   3. Organisatorisch veranderingsmanagement, flexibele projectmethoden en capaciteitsopbouw zijn kritieke factoren in GRP-projecten, veel belangrijker dan in de particuliere sector.
3. Project
   1. De blauwdruk maakt risicobeperking en toezichtstrategieën mogelijk die tijdens de start van het project zijn vastgesteld.
   2. Risicomonitoring stuurt de communicatie over de voortgang van de belanghebbenden
   3. Succesfactoren veranderen tijdens projecten, waaruit het belang van scorecards blijkt

FreeBalance Herhaalbare processen

De FreeBalance Strategy and Innovation-groep heeft herhaalbare implementatieprocessen ontwikkeld. We blijven processen toevoegen om succes herhaalbaarheid. Deze voor het overheidsdomein aangepaste klantgerichte aanpak sluit aan bij ons ISO9001:2015 kwaliteitsmanagementsysteem. De huidige procesdefinities omvatten:

• Blauwdrukken - die het succes, de configuratie en de doelstellingen inzake goede praktijken van het GRP bestrijken
• Doeken - met betrekking tot de landencontext, bestuursdiagnoses, blockchain adoptie door de overheid, lacunes in het bestuurdiagnostiek van informatietechnologie, risicoregisters, beheer van organisatorische veranderingen en talentmanagement.
• Borden - over agile processen, design thinking, brainstorming, software change management en projectstatus.
• Sjablonen - met storyboards, specificaties, rendement op investeringen, business cases, beleid en procedures

Procestabellen verwoorden hoe blauwdrukken, doeken, borden en sjablonen werken. Processen integreren als input en output "werkproducten".
Natuurlijk is er een model voor het verwoorden van processen.

FreeBalance maakt gebruik van gearticuleerde en herhaalbare processen voor interne doeleinden.

Projectmanagement Conventionele wijsheid = hoog risico?

Overheidsorganisaties kiezen voor starre, sterk gedocumenteerde projectmanagementtechnieken. Dit leidt vaak tot een spectaculaire mislukking. En leidt vaak tot de conclusie dat de processen niet voldoende rigide en gedocumenteerd waren. Dat is de project paradox - starre "waterval"-processen zijn riskant. Moderne agile processen, in gebruik bij grote webbedrijven, verlagen de kosten en voldoen beter aan de verwachtingen van de gebruiker. Veel van de documentatie die nodig is voor overheidsprocessen zijn ceremonieel van aard. Biedt weinig of geen waarde. Creëert vertragingen. Verhoogt de kosten. Verhoogt de weerstand tegen verandering. Conventionele wijsheid doordrenkt van het oude denken.

Watervalprojectbeheer gaat uit van een hoge voorspelbaarheid. Sommige GRP en overheids IT projecten hebben een relatief goede voorspelbaarheid. Niet alle waterval GRP projecten mislukken. De Agile of Waterfall GRP Checklist verbetert de GRP-succesblauwdruk met een meer gedetailleerde risicoanalyse. 26 projectelementen worden gewogen naar impact om richting te geven.

Ondernemingssoftware Conventionele wijsheid = hoog risico?

Overheden proberen vaak Enterprise Resource Planning (ERP) software aan te schaffen. Wanneer is ERP-software, geschreven voor de particuliere sector, geschikt voor de overheid? Als een GRP verkoper, zijn wij van mening dat ERP zelden geschikt is voor de kern van het financieel beheer van de overheid.. Veel waarnemers suggereren dat FreeBalance een ERP-leverancier is door uitgebreide registratiesystemen voor de overheid aan te bieden. Ons standpunt is dat om ERP te zijn, fabrikanten oplossingen moeten hebben voor "ondernemingen" (bedrijven met winstoogmerk), die meer dan één verticale markt ondersteunen. Wij verkopen niet aan ondernemingen, en onze sociale missie is om overheden te helpen.
Impliciet in de GRP Success Blueprint zijn risicofactoren gebaseerd op het door overheden gekozen type oplossing - horizontale generieke oplossing, ERP, GRP en op maat ontwikkeld. Dat wil niet zeggen dat de risicofactoren voor ERP niet kunnen worden beperkt. De blauwdruk helpt dit risico te articuleren. Dus, als u ervan overtuigd bent dat ERP de weg vooruit is voor uw overheid, gebruik dan de Blauwdruk. U hoeft geen slachtoffer te zijn van een ERP-storing! Ten eerste, wees er zeker van dat de beslissing om te kopen ERP gaat niet over status en aspiraties - van signaleringin plaats van het verbeteren van de effectiviteit van de overheid.
GRP verschilt van ERP:

1. GRP werd uitsluitend ontworpen voor de overheid en de software is alleen van toepassing in de publieke sector, terwijl ERP aanvankelijk werd ontworpen voor de particuliere sector en wordt verkocht in vele verticale markten, of industrieën, waaronder de overheid.
2. GRP software was ontworpen met budgetbewustzijn ingebouwd voor alle modules met geïntegreerde vastleggingsboekhouding terwijl ERP toegevoegde verplichtingen heeft en de meeste modules buiten financials niet budgetbewust zijn
3. GRP-software, door het ontwerp alleen gericht op de overheid, maakt gebruik van configuratie als het primaire mechanisme om aan de behoeften van de overheid te voldoen, terwijl ERP gebruik maakt van aanpassing van de code om aan de unieke behoeften van de overheid te voldoen.
4. Verkopers van GRP-software gebruiken terminologie voor de overheid en de publieke sector, terwijl ERP-verkopers terminologie voor de particuliere sector gebruiken, zoals "klanten" en "beheer van de toeleveringsketen".
5. Verkopers van GRP-software ontwerpen open systemen met het oog op financiële duurzaamheid, terwijl ERP-verkopers de neiging hebben gebruik te maken van verouderde technologie en eigen systemen om regeringen in hun software
6. GRP-softwareleveranciers optimaliseren implementatieprocessen voor de context van overheden, terwijl ERP-leveranciers voor implementaties vertrouwen op derden.

Zijn grote IT-projecten van de overheid gewoon grote IT-projecten?

En, kunnen generieke projectmethodologieën werken bij de overheid? Soms.
Overheids-IT implementaties zijn een grotere uitdaging. Vooral GRP. Verschillen zijn onder andere:

• Juridische hervorming - noodzaak van juridische hervorming om modernere praktijken aan te nemen - regeringen kunnen veel praktijken niet aannemen zonder wetswijzigingen (en wetten veranderen in de loop der tijd, die actualisering van de GVK-systemen vereisen)
  • De GRP-succesblauwdruk onderzoekt de huidige stand van de hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën en de aspiraties van de regering om de voetafdruk van toekomstige hervormingen te voorspellen.
• Verouderde technologie - hogere ratio legacy-technologie bij de overheid in vergelijking met bedrijven - bemoeilijkt IT-modernisering, gegevensmigratie
  • De GRP Success Blueprint evalueert de IT-infrastructuur en IT-processen (FreeBalance Advisory Services heeft een GRP-evaluatiedienst die alle financiële systemen en IT-infrastructuur onderzoekt en het risico beoordeelt)
• Beheer van organisatorische veranderingen - de weerstand tegen veranderingen met nieuwe technologie en processen is groot bij overheden - in de publieke sector worden veranderingen als riskant ervaren, met name wanneer functiebeschrijvingen veranderen en, meer nog, bij opkomende economieën
  • De GRP Success Blueprint maakt gebruik van gegevens over veranderingsbereidheid en leiderschapskenmerken

De complexiteit van organisatorisch veranderingsmanagement en IT projectmanagement bij de overheid omvat:

• Politiek - het effect van politieke belangen maakt het nog ingewikkelder, politici willen er goed uitzien
  • De blauwdruk voor GRP-succes traceert governance, stabiliteit en sociaal-culturele voorwaarden.
• Activiteiten - overheden werken met veel meer "lines of business" dan conglomeraten, hebben veel meer verschillende eisen
  • De GRP Success Blueprint evalueert de reikwijdte van het project, en of de reikwijdte realistisch is.
• Planning - planning en budgetten zijn richtlijnen in het bedrijfsleven, de wet in de overheid
  • De GRP-succesblauwdruk maakt gebruik van Overheidsuitgaven en financiële verantwoording (PEFA)-beoordelingen om de planningscapaciteiten te bepalen
• Beheer van prestaties - bedrijven hebben een objectieve bottom-line: winst (of verlies), terwijl overheden
  • De GRP-succesblauwdruk onderzoekt de rijpheid van programma- en prestatiebegrotingen en de integratie van financiële systemen met overheidsdoelstellingen.

Andere uitdagende kenmerken van IT bij de overheid omvatten:

• Jaarlijkse begrotingen: Hoewel regeringen over vele jaren plannen, ligt de nadruk op de jaarlijkse begroting. Dit leidt tot meer kortetermijndenken om binnen één begrotingsjaar geld te besparen ten koste van het rendement op lange termijn. Dit leidt tot een toenemende technische schuld in regeringen.
• Verouderde systemen: Kortetermijndenken leidt vaak tot lagere investeringen in nieuwe technologie, wat leidt tot meer investeringen in "het licht aanhouden"en de noodzaak van "big bang" projecten om systemen in de moderne wereld te trekken.
• Meerdere belanghebbenden: "Door de complexe en onderling verbonden aard van de overheid hebben zelfs kleine projecten meerdere belanghebbenden in verschillende agentschappen." Dit genereert concurrerende prikkels en vertroebelt het projectbeheer.
• Focus op oude processen: Weerstand tegen verandering bij de overheid leidt tot situaties waarin van nieuwe systemen wordt verwacht dat zij werken als oudere systemen, ook al zijn deze oude systemen ineffectief gebleken. "Dus in wezen automatiseer je uiteindelijk een domme manier om dingen te doen zonder echte operationele verbeteringen aan te brengen.."
• Gebrek aan zakelijke prikkels: De aard van de werkgelegenheid in de openbare sector betekent dat projectprestaties vaak weinig te maken hebben met carrièreprestaties, waar "politieke overwegingen kunnen een grotere rol spelen bij het nemen van een besluit om een project te starten of om te voorkomen dat mislukte projecten vroegtijdig worden beëindigd."
• Duivelsdriehoek op steroïden: Systeemintegratiebedrijven winnen grote kant en klare IT-projecten. Fabrikanten of hardware en software producten die in het project worden gebruikt maken zelden deel uit van de bestuursstructuur. Dit creëert een omgeving waarin systeemintegratoren prikkels hebben om hun inkomsten te verbeteren door de omvang te vergroten en waarin fabrikanten de integratoren als belangrijkste klanten beginnen te zien. Tijd en materiaal "projecten zullen bijna altijd boven het budget en buiten de planning liggen, omdat aannemers er duidelijk belang bij hebben de regering zoveel mogelijk in rekening te brengen.."

Het goede nieuws

Uw overheid kan GRP en risico's van grote IT-projecten beheren.

Hoe een beta GRP Success Blueprint gebruiker te worden

1. Laat een reactie achter op dit blogbericht met een e-mailadres
2. Geef aan of u wilt dat het commentaar openbaar wordt gemaakt of niet
3. We nemen contact met u op