Klanten van FreeBalance zijn gewend aan verandering. Dat is de aard van de overheid. Politieke veranderingen. Hervormingen. Proces veranderingen. Reorganisatie.
Vreemd genoeg blijft "best practices" een dominante term onder leveranciers en deskundigen op het gebied van overheidstechnologie. Praktijken kunnen moeilijk objectief "best" zijn als ze voortdurend in beweging zijn.
We hebben tijdens FreeBalance International Steering Committee (FISC) conferenties veel gesprekken gevoerd met onze overheidsklanten over verandering. En de implicaties voor de belangrijkste systemen voor overheidsfinanciën. Dat was vorige maand in Miami niet anders. FISC is zeer interactief. Het is moeilijk voor iemand om te beweren dat een praktijk "het beste" is in universele zin.
Overheidsorganisaties zijn voortdurend op zoek naar betere praktijken: goede praktijken die passen bij de context. Toch zijn veel implementaties van Government Resource Planning (GRP) gebaseerd op het begrip "best". Implementaties worden ontworpen met re-engineering van bedrijfsprocessen om de bestemming "best practices" te bereiken. Herontwerp van rekeningen. Boekhouding op transactiebasis. Single Treasury Account (TSA). Juridische hervorming.
De uitvoeringsrealiteit
Implementaties van systemen voor financieel beheer door de overheid verlopen zelden volgens het "beste praktijken"-principe. Juridische hervorming kost tijd. De politiek staat in de weg. Nieuwe software voor elektronische aanbestedingen of belastingadministratie kan niet worden geïmplementeerd omdat de hervormingswet nog moet worden aangenomen. En de goedgekeurde wet weerspiegelt niet de beoogde praktijken in financiële software.
Boekhouding op transactiebasis en TSA zijn vaak meerjarige initiatieven. Radicale veranderingen in rekeningstructuren leiden tot verwarring.
Het is hoog tijd om te kijken naar de flexibiliteit van informatiesystemen ter ondersteuning van organische procesveranderingen bij de overheid. We moeten af van die dwaasheid van IT "beste praktijken" in het openbaar financieel beheer. Best practices' lijkt meer leverancierspraat, met name ERP-leveranciers. Een eufemisme voor wat leveranciers in software hebben ingebouwd. En zeer moeilijk te veranderen zonder aanpassing van de code. Welke technologie analist, de Gartner Groep, roept legacy ERP.
Er is een betere "postmoderne" manier. We noemen het "progressieve activering".
GRP Progressieve activering en overheidshervorming
Regeringen moderniseren processen voor overheidsfinanciën. Regeringen decentraliseren. Regeringen automatiseren meer functies op het gebied van de overheidsfinanciën. Regeringen verbeteren de fiscale transparantie.
Hervorming en modernisering verschillen per regering, afhankelijk van de context. Grotere en meer bevolkte landen decentraliseren vaak. Landen met veel hulpbronnen richten zich op belastinghervorming. Liquiditeitsproblemen leiden vaak tot een hervorming van de schatkist. Regeringen met infrastructuurbehoeften richten zich op modernisering van overheidsopdrachten en contractbeheer.
GRP-software moet hervormingen in alle moderniseringsdimensies vergemakkelijken. Inflexibele technologie staat hervorming van de overheid maar al te vaak in de weg. Zeer flexibele GRP maakt modernisering mogelijk door wijziging van de configuratie, geen aanpassing van de code.
Progressieve activering van de overheid
Deelnemers aan FISC 2018 leerden over onze agile methodologie update, A-i3+qMTM. De bijgewerkte methodologie formaliseert de geleidelijke activering, te beginnen met de eerste configuraties via een "GRP-referentiemodel".
Het GRP-referentiemodel is een blauwdruk van een reeks typische goede bestuurspraktijken. Het model wordt een ankerpunt om huidige en nagestreefde praktijken te vergelijken. Het GRP-referentiemodel stelt FreeBalance-adviseurs in staat goede bestuurspraktijken te onderzoeken bij het ontwerpen van configuratieblauwdrukken.
Deze blauwdrukaanpak is bedoeld om veel van de tekortkomingen van het traditionele IT-projectbeheer van de overheid wegnemen. Deelnemers aan FISC 2018 spraken over hoe starre processen projectvertragingen veroorzaken en risico's vergroten.
Het FreeBalance-implementatieteam vraagt het overheidspersoneel niet om gedetailleerde workflows en bedrijfsregels op te stellen bij het gebruik van A-i3+qMTM. Wij vragen hoe overheidsorganisaties praktijken op het gebied van overheidsfinanciën volgen, zoals het vastleggen en vastleggen van middelen. Ons team werkt samen met overheidsorganisaties om te bepalen hoe de praktijk van de overheidsfinanciën kan worden veranderd om de doelstellingen te bereiken.
De configuratie van het GRP-referentiemodel ondersteunt de meeste "to-be"-praktijken van de overheid op het gebied van overheidsfinanciën.
Vanuit het GRP-referentiemodel worden blauwdrukken ontwikkeld. Deze blauwdrukken worden gebruikt voor het configureren van de FreeBalance Accountability Suite als Proof Of Concept (POC) kandidaten die in productie worden getest en in productie kunnen worden aangepast aan de behoeften.
Dat is een voordeel van massaal configureerbare systemen die progressieve activering ondersteunen: POC's gaan over in productie. Het rekeningstelsel hoeft niet perfect te zijn. FreeBalance ondersteunt een COA voor meerdere jaren. Overheden kunnen overgaan op boekhouding op transactiebasis en TSA.
Het GRP-referentiemodel vereenvoudigt de geleidelijke activering door zich te richten op de vier dimensies van de hervorming en modernisering van het beheer van de overheidsfinanciën. Regeringen kunnen kiezen uit een menu van goede praktijken op het gebied van processen, functies, transparantie en decentralisatie om routekaarten voor de hervorming van het beheer van overheidsfinanciën op te stellen.
Functionele Progressieve Activering
De meeste deelnemers aan FISC 2018 kwamen uit regeringen die meerdere hervormingsfasen hebben meegemaakt. We hadden een deelnemer van de allereerste FISC in 2007, wiens land toen over financiële basisfunctionaliteit beschikte. Dat land heeft nu geavanceerde functionaliteit voor begrotingsformulering, begrotingsuitvoering, inkoop, contractbeheer, salarisadministratie, personeelszaken, prestatiebeheer en transparantie.
Veel commerciële toepassingen, zoals de meeste ERP, bieden een element van integratie tussen modules. Deze leveranciers praten over integratie, ook al zijn er tal van beperkingen. Overgenomen softwarebedrijven met verschillende technologische onderbouwingen betekenen dat traditionele hulpmiddelen voor metadatabeheer en bedrijfsintegratie nodig zijn. Met andere woorden, dezelfde tools die nodig zijn om systemen van verschillende leveranciers te integreren. En de toonaangevende legacy providers ontwikkelden software in monolieten, wat betekent dat metadatabeheer nodig is om modules te integreren die met hetzelfde platform zijn ontwikkeld.
Dit is een onhoudbare vorm van intra-suite integratie.
De FreeBalance Accountability Suite werd ontwikkeld met een uniform ontwerp. Dit betekent dat configuratie en metadata die bij een module zijn ontwikkeld, worden hergebruikt voor nieuwe modules. De COA die in één module is gemaakt, wordt in de hele suite hergebruikt om functionele progressieve activering mogelijk te maken.
En, FISC-deelnemers zijn zich ervan bewust dat bestaande functionaliteit kan worden gebruikt voor product roadmap items. Dit helpt bij het bepalen van de prioritaire punten van de routekaart. FISC-deelnemers onze routekaart voor producten en diensten aanpassen elk jaar.
Functionele progressieve activering werkt in alle uitvoeringsfasen:
- Gefaseerde aanpak: modules worden gefaseerd ingevoerd op basis van overheidsprioriteiten, om de benodigde functionaliteit snel te leveren
- Workshops: Demonstraties en design thinking sessies zorgen voor een visualisatie die de analyse van de behoeften versnelt en de software afstemt op de reële behoeften.
- Storyboards en blauwdrukken: Visuele hulpmiddelen versnellen het proces van het formuleren van configuratie- en aanpassingsbehoeften die snel testplannen genereren.
- Systeemconfiguratie: Snelle configuratie, zonder de noodzaak van softwarecodering, valideert of wijzigingen voldoen aan de eisen.
- Kleine tests en snelle successen: Modules kunnen snel worden getest in productie proofs-of-concept om vooruitgang aan te tonen, kwaliteitsproblemen te identificeren en weerstand tegen verandering te verminderen.
Het "waarom" begrijpen - De waarde van FISC voor klantinnovatie
Het FreeBalance management team was een beetje sceptisch toen onze President en CEO, Manuel Pietralegde het uitgangspunt van FISC uit in 2006. Dit was niet hoe bedrijfssoftware bedrijven zich gedroegen. De resultaten hebben de verwachtingen overtroffen. FISC heeft FreeBalance-besluitvormers voorzien van context. Wij begrijpen waarom onze overheidsklanten om specifieke functies of diensten hebben gevraagd. We hebben geleerd over motivaties voor verandering. Over dagelijkse uitdagingen. Van hervormingsprikkels.
We hebben ook geleerd hoe gepassioneerde ambtenaren goede bestuursmogelijkheden ontdekken. Ik geloof dat de fulltime interactie tussen FISC-deelnemers en FreeBalance-managers onze beslissingen verbetert. Dat is klantinnovatie.