De uitdagingen van de invoering van systemen voor financieel beheer bij de overheid en De integratie van deze systemen met de nieuwste technologie ter ondersteuning van resultaatgerichte budgettering vereist inzicht in de veranderde context waarin de overheden zich bevinden.
Figuur en grond
Core back-office technologie: de beroemde drieletterige acroniemen van ERP, SCM, CPM, CRM, PPM, GRC zijn niet langer de toonaangevende bedrijfstechnologieën. We leven in een SMACT-wereld (Social, Mobile, Analytics, Cloud, Internet of Things), niet in een ERP-wereld.
Overheden willen digitaal transformeren. Legacy-technologieën en legacy-projectdenken maken digitale transformatie niet mogelijk.
Technologie voor het beheer van overheidsfinanciën - noem het IFMIS of overheids-ERP, of wat wij graag 'GRP' noemen - is niet langer het grote ding in overheidstechnologie.
Wat is er aan de hand? Zijn back-office systemen verouderd?
Dit is een technologisch fenomeen dat bekend staat als "figuur en grond"bedacht door mediatheoreticus Marshall McLuhan. Back-office systemen, of "Systems of Record", zijn het fundament of de context van de nieuwe technologie geworden. Net zoals sociale media de televisie hebben verdrongen. Net als televisie zijn "Systemen van Opname" nog steeds belangrijk, omdat ze... contextualiseren wat onze aandacht trekt: sociaal. Het is het tijdperk van "Systems of Engagement".
Waarom systemen van betrokkenheid bij de overheid?
Het is al meer dan een half decennium geleden dat Geoffrey Moore... definieerde dit concept.
Moore suggereert dat Systemen van Registratie de efficiëntie verbeteren, terwijl Systemen van Betrokkenheid de effectiviteit verbeteren. Systems of Record richten zich op kosten, kwaliteit, standaardisatie en naleving.
Doeltreffendheid, in de vorm van prestaties en resultaten, is een belangrijk thema geworden bij de hervorming van de overheid. In de agenda van de IDB wordt verwezen naar de "definitie en het gebruik van prestatiegegevens". Systemen van betrokkenheid beloven complexe interactie tussen overheid, bestuurslagen, internationale organisaties, maatschappelijke organisaties en burgers te vergemakkelijken. Het is een optimistische en overtuigende visie.
Er is enige weerstand tegen het begrip "sociaal" in de overheid. Toch is het doel van de overheid sociaal. Regeringen worden geconfronteerd met "slechte problemen" van duurzaamheid, ongelijkheid, veerkracht, groei en welzijn. Deze problemen kunnen niet worden opgelost met traditionele bestuursmethoden. Betrokkenheid is noodzakelijk, en back-office systemen moeten dit ondersteunen.
A recente IBM Whitepaper beschrijft hoe systemen van betrokkenheid verschillen van systemen van registratie:
-
"Sociale toepassingen. De beste manier om werknemers aan te moedigen informatie te gebruiken is hen in staat te stellen samen te werken. Of het nu gaat om projectbeheer, ontwikkeling of onderzoek, sociale toepassingen kunnen de overgang vergemakkelijken van een onderneming met documentsystemen naar een onderneming met samenwerkingssystemen.
-
Integratie van systemen die nog niet "verbonden" zijn. Of het nu gaat om toeleveringsketens, ecosystemen van partners, HR-systemen, enz. om een systeem van betrokkenheid te laten functioneren als een samenhangend geheel, moeten de technologieën worden geïntegreerd.
-
Geschikte platformtechnologieën. Om systemen te integreren en nieuwe systemen aan te bieden ter ondersteuning van betere samenwerking - waar het bij systemen van betrokkenheid uiteindelijk allemaal om draait - zullen passende platformtechnologieën moeten worden ingezet. Hoewel de meeste cloud-basedkunnen zij worden voorgesteld als SaaS-, PaaS- of IaaS-aanbiedingen, naar gelang van het geval."
Routekaart van systemen van registratie naar systemen van betrokkenheid
De IDB heeft zich actief ingezet voor financiële transparantie van de overheid en participatieve budgettering. Op de agenda van de workshop staan veel van de hindernissen die verhinderen dat overheidssystemen betrokkenheid mogelijk maken. Dit maakt deel uit van de wereldwijde modernisering van het openbaar financieel beheer. De routekaart voor modernisering komt overeen met vier workshopthema's:
-
Integratie: De financiële systemen van de overheid in Latijns-Amerika en het Caribisch gebied zijn onvoldoende geïntegreerd. Begrotings- en boekhoudkundige classificaties verschillen vaak. En bij belangrijke financiële subsystemen zoals de salarisadministratie en de overheidsopdrachten ontbreekt het budgettaire bewustzijn. De agenda wijst op de behoefte aan "een betere integratie tussen de begrotingsinformatie en de boekhoudkundige registratie om tijdig en op geautomatiseerde wijze het financieel overzicht op te stellen". Dit is belangrijk voor efficiëntie, kosten en compliance in Systems of Record. Systemen van Opdracht hebben meer nodig dan integratie, ze hebben behoefte aan uniforme metadata. Ze hebben veel meer nodig dan tijdige rapportage, ze hebben actuele informatie en vroegtijdige waarschuwing nodig.
-
Transparantie: "Fiscale transparantie om de verantwoordingsplicht van het overheidsbeleid op een gebruiksvriendelijke manier te vergroten", is een ander thema van de workshop. Transparantie en verantwoordingsplicht zijn belangrijke nalevingsfactoren in registratiesystemen. Dit omvat overheidstoezicht zoals audits en toezicht door de civiele maatschappij. Transparantie is onlosmakelijk verbonden met systemen van betrokkenheid. De fiscale transparantie van de overheid wordt bemoeilijkt wanneer de metadata in de verschillende systemen verschillen.
-
Prestaties: De workshop wijst op de noodzaak van de "definitie en het gebruik van prestatiegegevens" en het vergroten van "het gebruik van IFMIS in het besluitvormingsproces". Prestatiebeheer is in de overheidssector veel moeilijker dan in de particuliere sector vanwege de complexe organisatiestructuren en de afwezigheid van winst als een bottom line. De weg naar prestatiebeheer door de overheid begint vaak met het definiëren van doelstellingen en programma's. Outputs en outcomes vullen de planning en beoordeling aan. Een uniforme indeling van de overheidsrekeningen die de geleidelijke activering van prestatiekenmerken in alle financiële subsystemen ondersteunt, is noodzakelijk. Alleen met deze prestatiestructuur kunnen regeringen de civiele samenleving betrekken door plannen aan resultaten te koppelen. Anders gaat de begrotingstoewijzing over inputs en is er geen objectieve informatie om te bewijzen of de regering erin slaagt de nationale doelstellingen te verwezenlijken.
-
Risico: Registratiesystemen ondersteunen de "C" in Governance, Risk en Compliance (GRC). De agenda wijst op de noodzaak van "ondersteuning van het beheer van bepaalde fiscale risico's, zoals die welke voortvloeien uit publiek-private partnerschappen". Nieuwe fiscale regelingen zoals PPP's, prestatiecontracten, uitbesteding en het delen van inkomsten gaan over verloving. Dit engagement belooft baanbrekende prestaties, maar verhoogt het risico voor de overheid. Systemen van betrokkenheid zijn noodzakelijk voor overheden om samen te werken en zo de risico's te beperken.
Verder dan technische integratie
Nauwe integratie is noodzakelijk om te voorzien in de behoeften van systemen van betrokkenheid inzake transparantie, prestaties en risicobeperking.
Het was een teken, jaren geleden, toen Microsoft Word spellingscontrole adviseerde om "naadloze integratie" te veranderen in "schaamteloze integratie". Dat kwam omdat integratie binnen grote bedrijfssoftware suites moeilijk was. Integratie buiten deze suites was nog ingewikkelder. Metadata waren moeilijk te beheren en kleine wijzigingen in een systeem leverden fouten op. De standaarden voor webservices hielpen tot op zekere hoogte, maar de consolidatie van bedrijfssoftware maakte de complexiteit nog groter. Veel klanten van Enterprise Resource Planning (ERP) zijn geschokt als ze vernemen dat het de normale praktijk is om metadata verschillend te definiëren tussen subsystemen in zogenaamde "geïntegreerde suites". Grote ERP-leveranciers, bijvoorbeeld, promoten integratie als een voordeel van hun productsuites. Dit is meestal hyperbool bij complexe integratiemechanismen, vooral bij softwareproducten uit overnames van leveranciers. Onze definities zijn:
- Interface: een manier om informatie van het ene systeem naar het andere te krijgen die vaak een handmatig proces vereist (zoals het importeren van batchgegevens) of een slechte praktijk (zoals platte bestanden en directe databaseaanroepen).
- Integratie: geautomatiseerde methode om transacties van het ene systeem naar het andere te krijgen, waarbij meestal goede praktijken worden gebruikt (zoals webdiensten en API's), maar die niet alle transacties omvat
- Interoperabiliteit: geautomatiseerde methode voor de integratie van alle functies van alle applicaties in de gehele PFM-levenscyclus, inclusief centraal beheer van metadata
Mijn aanbeveling aan overheidsorganisaties die willen moderniseren naar Systems of Engagement is zich te richten op het uniformeren van metadata als integraal onderdeel van het ontwerp. Unified Government Resource Planning (GRP) systemen, zoals de FreeBalance Accountability Suite, modernisering van de faciliteiten.
Voorbij de systemen van betrokkenheid?
Systems of Engagement is niet het eindspel. Een uniform ontwerp van Systemen van Registratie zal nodig zijn voor de context van betrokkenheid. Ray Wang, van de Constellation Research Group, heeft de zwakke signalen geïdentificeerd die wijzen op de opkomst van ervaringsgerichte en persoonlijke vervullingssystemen. Analisten bij de Gartner Groepzoals Michael Guay, beschrijft "Systemen van innovatie" en "Systemen van differentiatie"..
Daarom moeten de regeringen de integratie goed aanpakken.