Doug Hadden, VP Producten
Onlangs stuitte ik op het begrip "tried and true" in verband met het gebruik van ERP-software bij de overheid. Dit begrip staat in contrast met de werkelijkheid. Dat is waarom ik de zaak heb gemaakt dat Government Resource Planning (GRP) software ontworpen voor de overheid is minder risicovol en heeft een lagere Totale kosten van eigendom (TCO) dan software die oorspronkelijk voor de particuliere sector is ontworpen, bij de overheid. Meer bewijs komt uit een analyse van het US Government Accountability Office (GAO) verslag over ERP-implementaties in het Amerikaanse ministerie van Defensie van 30 maart. Chris Kanaracus van IDG Nieuws meldde op 2 april:
"ERP (enterprise resource planning) softwareprojecten in de publieke sector kennen van oudsher enkele van de meest dramatische kostenoverschrijdingen en vertragingen, een feit dat in een nieuw rapport van het U.S. Government Accountability Office scherp naar voren komt."
Laag risico
De GAO verslag zorgt voor een interessante analyse. Verder onderzoek onthult welke ERP-software werd gebruikt en welke systeemintegrator het contract won. De ERP-software komt van de twee grootste leveranciers. De HR-software komt van een van die toonaangevende leveranciers en is het toonaangevende HR-pakket. Alle integratoren staan bekend om hun gevestigde methodes. Met andere woorden, "beproefd en betrouwbaar". Laag risico. De resultaten laten alles behalve dat zien.
Ik moest enkele veronderstellingen maken omdat er informatie ontbreekt over sommige van de 11 projecten. Sommige hebben geen nieuwe "actuele" geschatte einddatum of begroting. En, als het de bedoeling is dat iets tijdens een fiscaal jaar eindigt - wanneer is dat dan? Ik nam aan dat het fiscale jaar het midden van het fiscale jaar was. Kostenoverschrijdingen van 10% indien niet gedocumenteerd en tijdsoverschrijdingen van 18 maanden vanaf de geraamde datum of 24 maanden indien de geraamde datum reeds is verstreken.
Toch blijkt uit de resultaten het volgende:
- De gemiddelde tijdsoverschrijding bedroeg 43% en de budgetoverschrijding 95%, wat betekent dat de gemiddelden meer dan 2,5 jaar en $607 miljoen bedragen.
- De totaalcijfers zijn enigszins vertekend door een specifiek project
- De HR-implementaties lijken beter aan de doelstellingen te voldoen, maar er zij op gewezen dat het in wezen om dezelfde implementatie gaat die voor drie diensten is aangepast
Militaire complexiteit?
Militaire implementaties zijn complexer dan vele in de particuliere sector. En, niet-militaire in de publieke sector. Dus, wat vertelt ons dit over risico's en ERP falen in de publieke sector?
Toch was de primaire doelstelling voor deze projecten het vervangen van legacy software door Commercial-off-the-Shelf (COTS) en het aanpassen van processen aan de "best practices" van ERP. Dit gaat niet over het uitvinden van stealth vliegtuigen. Er is hier geen grote mate van onzekerheid of innovatie.
En, de tijdlijnen van deze projecten waren vrij lang om te beginnen. Evenals de budgetten die varieerden van $209 miljoen tot $3,9 miljard!
Kan het erger zijn dan gemeld?
Michael Krigsman, de CEO van Asuret wordt geciteerd in de IDG artikel:
Krigsman waarschuwde dat de cijfers van het rapport misschien niet het hele verhaal vertellen, en merkte op dat in een aantal gevallen de gerapporteerde uitgaven voor een project niet op een logische manier lijken overeen te komen met de tijdschema's. "Het is duidelijk dat gedetailleerde audits moeten worden uitgevoerd om de details te ontwarren en de waarheid te achterhalen. "Het is duidelijk dat gedetailleerde audits moeten worden uitgevoerd om de details te ontwarren en de waarheid te achterhalen", zei hij.
Waarom falen?
Het komt vaak voor dat de het slachtoffer krijgt de schuld van ERP-fouten. Ik denk niet dat in 10 van de 11 gevallen het Ministerie van Defensie verantwoordelijk is voor de mislukkingen. Mijn onderzoek naar de projecten en het GAO-rapport suggereren dat de ERP-software een belangrijke bijdrage levert aan deze problemen:
- Flexibiliteit: Aanpassing van processen uit de particuliere sector aan de openbare sector, waarvoor meer aanpassing van de code nodig was dan verwacht.
- Integratie: Integratie met bestaande software is een ironisch probleem, aangezien ERP-leveranciers zoveel over integratie praten.
- Complexiteit: Omgaan met complexe ERP-software voor configuratie en maatwerk.
- Erfenis: Omgaan met eigen ontwikkelingstalen en infrastructuurVeel daarvan is gebaseerd op oude client/server-technologie.
Dit brengt nog meer twijfel over de business case van ERP in de regering. ERP falen in de overheid is een publiek geheim geworden. Het is geprobeerd en echt - zelden lukt het.
Ik maakte een opmerking over risico's tijdens een presentatie vorig jaar over als ERP risicobeheer. Het is bijna een zekerheid dat een van de volgende zaken waar zal zijn van een ERP overheidsimplementatie:
- De geplande voordelen worden niet bereikt of de reikwijdte wordt beperkt.
- Het zal langer duren dan het plan om uit te voeren
- De uitvoering zal meer kosten dan gepland
- Het onderhoud zal meer kosten dan gepland