Er zijn hoge incidenten van mislukking van ERP-implementaties in de overheid van late levering, over budgettering tot onvermogen om de verwachte voordelen te bereiken. Veel ERP-implementaties, zelfs in de meest geavanceerde landen, mislukken.
Inhoud
- Overzicht
- Mislukkingen van grote ERP-projecten in ontwikkelde landen - Overheid
- Mislukkingen van grote ERP-projecten in ontwikkelde landen - Publieke sector
- Mislukkingen van grote ERP-projecten in ontwikkelingslanden - Overheid
- Zijn grote ERP-leveranciers ethisch verantwoord?
- Grote IT-projecten zijn riskant
- Bewijs van grote IT-projectproblemen bij de overheid
- Bewijs van beperkte succespercentages bij ERP-implementaties in meerdere sectoren
- Succespercentages
- Kosten
- Tijdige levering
- Behoefte aan maatwerk
- Analyse van GRP vs. ERP 5 jaar totale eigendomskosten
1. Overzicht
- Overheden maken steeds meer gebruik van Commercial-Off-the-Shelf (COTS) software ter vervanging van bestaande en op maat ontwikkelde softwaretoepassingen voor het beheer van financiën, begrotingen, uitgaven, belastingen, schatkist en overheidsdiensten.
- Een belangrijke impuls voor recente COTS-projecten is het vervangen van meerdere applicaties binnen een overheidsorganisatie door één geïntegreerde oplossing of het ondersteunen van meerdere overheidsorganisaties met een gehoste gedeelde dienst of een private overheidscloud.
- Overheidsorganisaties kunnen ervoor kiezen om Enterprise Resource Planning (ERP) software van grote softwarebedrijven waarvan de software in meerdere "verticale" markten wordt gebruikt of Planning van overheidsmiddelen (GRP) software exclusief ontworpen voor overheden.
- FreeBalance, met de FreeBalance Accountability Suite™is een GRP provider. FreeBalance bouwt of levert geen software aan de particuliere sector.
- IT-projecten hebben in het algemeen slechtere resultaten opgeleverd in de publieke sector. De United States Government Accountability Office heeft "gerapporteerd en getuigd dat federale IT-projecten te vaak kostenoverschrijdingen en vertragingen oplopen, terwijl zij weinig bijdragen tot missiegerelateerde resultaten".
- Complexe regels en politieke overwegingen bij de overheid komen nog bij de algemene redenen voor problemen met grote IT-projecten.
2. Mislukkingen van grote ERP-projecten in ontwikkelde landen - Overheid
Canada
In Canada is het gebruik van ERP voor de modernisering van de salarisadministratie (Phoenix Betaalsysteem) heeft ertoe geleid dat meer dan 1/4 van de ambtenaren fouten heeft gemaakt bij de betaling en dat sommigen maandenlang geen salaris hebben ontvangen omdat het systeem "herhaaldelijk in de war is geraakt" zoals de New York Times gerapporteerd. De totale kosten om de ERP-problemen te overwinnen kan maar liefst C$2,6 miljard kosten.
Een uitleg van het "Phoenix Pay System" regering van Canada ERP-falen door Macleans Magazine:
Australië
De regering van Australië onderzoekt de hoge ERP-kosten en de praktijken van de belangrijkste leveranciers. Meer dan de helft van het budget recente upgrade naar een nieuwe versie van ERP in Australië (GovERP) werd snel verbruikt door consultants, omdat een "gebrek aan expertise“.
Frankrijk
Een grote Gedeelde ERP-diensten project in Frankrijk werd door het accountantskantoor geschat op $200 miljoen boven het budget en meer dan een jaar te laat.(1) en resulteerde in achterstallige betalingen van meer dan $2,2 miljard aan defensieaannemers(2).
Duitsland
De Duitse regering heeft geprobeerd de verantwoordelijkheid voor een boekhoudkundige blunder van 55 miljard euro af te wenden, waardoor zij na haar aanhoudende kritiek op de Griekse boekhoudpraktijken wordt beschuldigd van onbekwaamheid en hypocrisie.(3).
Verenigd Koninkrijk
De Nationale Rekenkamer in het Verenigd Koninkrijk vond dat het gebruik van gedeelde ERP-diensten de kosten deed stijgen in plaats van dalen.(4).
En een Cabinet Office analyse gevonden:
- Gemiddelde kosten om een Tier 1 ERP te implementeren is £160 per werknemer via de traditionele methode.
- Theoretische kosten voor inzet via gedeelde diensten is £93 per werknemer
- Gebruik van goedkopere oplossingen à £52 per werknemer
Een andere analyse van de Cabinet Office in het Verenigd Koninkrijk ontdekte inconsistente softwarelicentieprijzen bij de overheid voor hetzelfde Tier 1 ERP-pakket, waarbij de twee toonaangevende leveranciers "de meest inconsistente prijzen voor ERP-licentie en onderhoudsondersteuning bij centrale overheidsafdelingen" hadden.
Uit een ander Brits onderzoek bleek dat de tevredenheid over ERP bij de overheid laag was en dat meer dan de helft van de respondenten Tier 1 ERP-software gebruikte. Uit het onderzoek bleek dat de tevredenheid over Tier 1 ERP veel lager is dan bij alternatieve oplossingen.
- 63%: ERP-systeem voldeed niet aan de verwachtingen op ten minste één gebied
- 60%: Zou een ander bedrijf kiezen om het ERP te implementeren als ik het over moest doen
- 50%: Tier 1 ERP-implementatie kosten hoger dan verwacht
- 45%: Tier 1 ERP-implementatie duurde langer dan verwacht
- 43%: Zou andere software kiezen dan het geïmplementeerde ERP als ik het over moest doen.
- 40%: Het vermogen van Tier 1 ERP om te voldoen aan de eisen van de overheid zonder maatwerk is lager dan verwacht.
- 39%: gebruiksgemak van Tier 1 ERP-systeem erger dan verwacht
- 25%: Het vermogen van Tier 1 ERP om te voldoen aan de behoeften van de overheid na aanpassing lager dan verwacht
- 20%: ERP-systeem had negatief effect over organisatie
Gebruikers van niet-Tier 1 ERP-oplossingen hadden vier keer meer kans om hun oplossing te beoordelen als boven verwachting op een van de vijf dimensies en de helft minder kans om hun oplossing te beoordelen als slechter dan verwacht.
Verenigde Staten
In de Verenigde Staten, rapporten van de United Staten Government Accountability Office (GAO) en het ministerie van Defensie (DoD) Inspecteur-generaal (IG) vond dat:
- 11 van de 13 ERP-projecten waren te hoog begroot, wat de Amerikaanse belastingbetaler miljarden dollars kostte.
- Eén ERP-project resulteerde in $1 miljard "grotendeels verspild".(5)
- Voor een ander project dat na zeven jaar en $1 miljard geïnvesteerd is, is nog eens $1,1 miljard nodig voor ongeveer een kwart van de oorspronkelijke omvang.
- En dat kostenramingen voor lopende projecten zeer onnauwkeurig zijn.
A verslag uit 2017 van de DoD IG bleek dat "de marine en de Defense Finance and Accounting Service $2,5 miljard hebben uitgegeven in de afgelopen tien jaar en van plan zijn nog eens $823,4 miljoen uit te geven in de komende vijf jaar aan het onderhouden en ontwikkelen van nieuwe functionaliteit voor financiële beheersystemen van de marine die niet voldoen aan de standaarden die mogelijk geen controleerbare jaarrekeningen ondersteunen en niet voldoen aan het mandaat van het Congres om controleerbare jaarrekeningen te hebben."
Uit onze eigen studie van ERP-contracten met het Amerikaanse ministerie van Defensie (DOD) blijkt dat projecten met 's werelds twee grootste ERP-leveranciers meestal over het budget heen gaan.
- Slechts drie implementaties werden dicht bij het budget opgeleverd
- Drie implementaties overschreden het budget met meer dan 5x
- En één met meer dan 11x - deze heeft misschien $5,2 miljard verspild en heeft nooit echt gewerkt.(6)
Een analyse van de US Navy $1B ERP storing door Eric Kimberling van Third Stage Consulting:
3. Mislukkingen van grote ERP-projecten in ontwikkelde landen - Publieke sector
ERP-fouten en kostenoverschrijdingen in de publieke sector hebben geleid tot problemen, contractopzeggingen en rechtszaken, hoewel rechtszaken zelden voorkomen omdat verkopers liever doen wat nodig is om de situatie recht te zetten dan geconfronteerd te worden met potentiële reputatieschade als gevolg van een opvallende juridische strijd:
- Australië: belastingkantoor, staatsoverheden (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9), voormalig overheidsbedrijf
- Canada: non-profit, steden (1) (2), overheidsopdrachtenuniversiteiten (1) (2)
- Frankrijk: stad
- Ierland: 2 projecten binnen een belangrijk ministerie
- Nieuw Zeeland: onderwijs payroll, stad, stad met storingen met 2 verschillende ERP's
- Verenigd Koninkrijk: universiteit (1) (2) (3), raden (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7), ministeries (1) (2) (3) (4), politie (1)
- Verenigde Staten: non-profit, schooldistricten (1) (2) (3), universiteiten (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10), hacken via ERP-kwetsbaarheid in 62 hogescholen, a politieafdeling, steden (1) (2) (3) (4), provincies (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7), staatsregeringen (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15), de federale overheid (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13), openbaar nut
KPMG een aantal ERP-patronen in de publieke sector gevonden:
- Budgetoverschrijdingen met name bij implementatie waar extra softwareaanpassingen nodig waren: meestal zes maanden tot een jaar
- Slechts 57% van de uitvoeringsprojecten bleef binnen het budget.
- Veel deelnemers aan de enquête konden zich de oorspronkelijke begroting niet herinneren
Panorama Consulting Uit onderzoek blijkt dat 78% van de ERP-implementaties in de publieke sector over het budget en de planning heen gaan en 35% gewoon mislukken!
In beoordelingen van top ERP mislukkingen journalist Chris Kanaracus bleek dat iets meer dan de helft afkomstig was uit de publieke sector, ondanks het feit dat deze slechts 20% van de marktomvang vertegenwoordigde. De meeste IT-rampen betroffen ERP-implementaties.
4. Mislukkingen van grote ERP-projecten in ontwikkelingslanden - Overheid
Hoewel het algemeen bekend is dat een FMIS is essentieel voor de hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën in ontwikkelingsmarkten zijn er voortdurend problemen met deze grootschalige IT-projecten. Een recente enquête van 46 landen door het IMF is gebleken dat veel landen bij het omvormen van hun FMIS tot een effectief instrument voor budgettaire governance voor ernstige problemen staan. Deze uitdagingen hebben betrekking op:
- Zwakke punten in de kernfuncties van het systeem
- De institutionele dekking
- De gebruikte informatietechnologieplatforms
- Het gemak van het delen van gegevens met andere IT-systemen
Voorbeelden van ERP-implementatieproblemen bij de overheid in opkomende economieën zijn onder meer: Albanië, AzerbeidzjanBulgarije, Cambodja, Kaaiman EilandenCosta Rica, Kroatië, Ecuador (meer), Ghana, Kazachstan, Kenia (update), Lesotho, MalawiMaleisië, Malediven, Moldavië, Nigeria, Noordelijke Marianen, Panama, Papoea-Nieuw-Guinea (update), Rusland, Rwanda, Servië, Zuid-Afrika (+gemeente), St. Vincent en de Grenadines, Tanzania, Oeganda, Zambia (update) en Vietnam.
5. Zijn grote ERP-leveranciers ethisch verantwoord?
Er is steeds meer bewijs dat grote ERP-verkopers onethische middelen gebruiken, waaronder:
- Omkoping en corruptie in: Afrika en het Midden-Oosten, India, Costa Rica, Colombia, Chili, Mexico, Panama, Roemenië, Zuid-Afrika, Oekraïne
- Exportbeperkingen omzeilen in: Iran
- Klanten die voor integratie betaalden "indirecte toegang" aanrekenen (1) (2)
- Klanten aanklagen voor: mislukte projecten in: Oregon en verliezend concurrerend cloud bod in de Ministerie van Defensie van de Verenigde Staten
- Klanten lokken voor extra inkomsten door middel van "licentiecontroles“
- Dubieus personeelsbeleid, waaronder het omzeilen van EU-regelgeving en het ontslaan van oudere werknemers
- Dreigen met het uitschakelen van toepassingen in een Zuid-Afrikaanse staatsonderneming in een betalingsgeschil
- Het bevorderen van sociale media surveillance van demonstranten in China
6. Grote IT-projecten zijn riskant
Alle grote IT-projecten zijn riskant. A McKinsey en Universiteit van Oxford studie concludeerde "dat 71% van de grote IT-projecten te maken heeft met kostenoverschrijdingen en dat 33% van de projecten ongeveer 50% boven het budget zitten. Gemiddeld leveren grote IT-projecten 56% minder waarde op dan voorspeld." Veel van deze projecten hebben betrekking op ERP.
De implementatie van GRP-systemen bij de overheid kan een grotere uitdaging vormen dan typische IT-projecten. GRP-projecten combineren algemene IT-risico's met ERP en hervormingstransformatie.
7. Bewijs van grote IT-projectproblemen bij de overheid
Uit een analyse van vele studies blijkt dat capaciteit eerder een projectprobleem is bij de overheid dan in de particuliere sector. Wij zijn van mening dat organisatorisch veranderingsmanagement in studies van de Wereldbank onderbelicht blijft als een factor die bijdraagt tot het mislukken van projecten, terwijl het waarschijnlijk een belangrijke factor is die bijdraagt tot problemen met projectbeheer.
Het is niet allemaal slecht nieuws. David Eaves waargenomen van Standish meldt dat het succes van IT bij de overheid mettertijd is verbeterd.
Hier zijn enkele dia's die ik maakte op basis van gegevens uit de standish rapporten. De eerste is een vergelijking van de rapporten in de tijd. Regeringen worden - langzaam - beter. 1/2 @angelquicksey @mskatiebenjamin @sboots @arouault @AlexCEngler https://t.co/yofuTLlgGH pic.twitter.com/oRLAGb40x7
- David Eaves (@daeaves) 13 februari 2021
En had het waarschijnlijk ook gewoon uit kunnen typen, maar wat gegevens uit hun rapport van 2018. Hoop dat deze nuttig zijn. 2/2 pic.twitter.com/zVxZLthqLN
- David Eaves (@daeaves) 13 februari 2021
8. Bewijs van beperkte succespercentages met ERP-implementaties in meerdere sectoren
Hoewel er enkele rapporten zijn over verbeterde tevredenheid met ERP-implementaties, deze CIO functie blijkt dat er nog steeds opmerkelijke problemen zijn in de sector:
- Leaseplan stopte met haar op SAP gebaseerde Core Leasing System (CLS) en schreef 92 miljoen euro ($100 miljoen) aan projectkosten af en nog eens miljoenen aan gerelateerde herstructurerings- en advieskosten. Het slaagde erin slechts 14 miljoen euro te redden die het had uitgegeven aan afzonderlijk ontwikkelde IT-modules waarvan het verwachtte dat ze in de toekomst economische voordelen zouden opleveren.
- Revlon's SAP HANA-implementatie "saboteerde" in wezen zijn productiefaciliteit in North Carolina, wat leidde tot miljoenen dollars omzetverlies en de aandelenkoers in een neerwaartse spiraal deed belanden - wat op zijn beurt leidde tot een rechtszaak tegen de eigen aandeelhouders van het bedrijf.
- De SAP-implementatie bij Target Canada zat zo vol fouten dat uit een onderzoek bleek dat slechts ongeveer 30% van de gegevens in het systeem daadwerkelijk correct was.
Een analyse door Price Waterhouse Coopers vond geen enkel ERP-project dat alle succescriteria haalde.
A enquête van Oakton Toepassingen bleek dat "de meeste organisaties zichzelf een ERP-gat hebben gegraven met overbelaste teams, complexe aanpassingen en een achterstand in dure upgrades." Uit het onderzoek bleek ook dat "maatwerk voor meer dan 80% van de organisaties sterk wordt gedreven door 'verbetering van bedrijfsprocessen' of 'unieke branchevereisten'." Dit wijst op de misvatting dat ERP-pakketten voor algemene doeleinden effectief meerdere bedrijfstakken kunnen ondersteunen.
Succespercentages
- Tussen 55% en 75% van alle ERP-projecten halen de doelstellingen niet(1)
- 58% van de ERP-uitvoerders beoordeelde hun implementatie als niet-succesvol(2)
- Bij bijna 70% van de grote projecten bleek het onwaarschijnlijk dat het project zou slagen (3)
- 80% van de klanten is ontevreden over hun huidige ERP(4)
- 90% geen meetbare ROI opleveren(5)
- 5% van de falende bedrijven besteedt minder dan 10% van het totale budget aan onderwijs/opleiding/veranderingsmanagement(6)
- 32% van de ERP-managers is ontevreden(7)
- 39% van de ERP-werknemers is ontevreden(8)
- 66% van de ERP-implementaties ondervindt een grote operationele verstoring(9)
- 41% van de ondernemingen haalt meer dan de helft van de verwachte voordelen niet(10)
- 75% van de organisaties ervaart een productiviteitsdip na invoering van ERP(11)
- 40% van de CIO's vindt het niet gemakkelijk om bedrijfs- en klantgegevens te raadplegen, te analyseren of zelfs te gebruiken voor betere besluitvorming(12)
Kosten
- 80% van de organisaties begrijpt licentiemodellen bij de aanschaf van hun ERP-software(1)
- 64% van ERP-systemen overschrijden de geraamde begrotingsdoelstellingen(2)
- De gemiddelde ERP-implementatie duurt 23 maanden, heeft een total cost of ownership van $15 miljoen en met een gemiddelde negatieve netto contante waarde van $1,5 miljoen(3)
- Gebruikers van Tier 1 ERP-leveranciers zullen een hogere Total Cost of Ownership (TCO) ervaren dan gebruikers van Tier 2 leveranciers(4)
- ERP-upgrades kosten ongeveer ½ van de waarde van de oorspronkelijke licentiekosten en 20% van de oorspronkelijke implementatiekosten(5)
- Experts waarschuwen dat organisaties moeten verwachten dat ze tot 3 keer de oorspronkelijke ERP-softwarekosten betalen om te upgraden naar nieuwe technologie(6)
- 57% van de SAP-referentieklanten heeft geen positieve ROI(7)
- Kostenoverschrijdingen van de 2 grote ERP-pakketten met 13% en 18%(8)
- 43% van klanten neutraal - zeer ontevreden over kosten ERP-implementatie(9)
- 43% van budgetoverschrijdingen als gevolg van onrealistische budgetten die vooraf zijn vastgesteld (10)
- Slechts 4% hebben hun kosten binnen een jaar terugverdiend(11)
Tijdige levering
- 79% van ERP-implementaties duurt langer dan verwacht(1)
- ERP-implementaties duren gemiddeld 30% langer dan verwacht(2)
- De twee belangrijkste problemen die tijdens de uitvoering werden geconstateerd, waren onvoldoende testen en onvoldoende reengineering van bedrijfsprocessen (3)
- Overschrijding van de geschatte tijd door de drie grote ERP-software met 47%, 28% en 17%.
Behoefte aan maatwerk
Aanpassing van de code verhoogt de implementatie-, ondersteunings- en upgradekosten. Organisaties passen code aan om functionaliteit te bereiken die niet door ERP-leveranciers "out of the box" wordt geleverd.
- 47% organisaties passen hun ERP sterk aan(1)
- 34% van de organisaties gelooft dat meer maatwerk de juiste manier is om meer waarde uit hun ERP-oplossing te halen(2)
- 11% organisatie zonder maatwerk, 38% gering maatwerk (1-10% gewijzigde code), 32% enig maatwerk (11-25%), 12% aanzienlijk maatwerk (26-50%), 9% extreem of volledig aangepast(3)
9. Analyse van GRP vs. ERP 5 jaar totale kosten van eigendom
FreeBalance concurreert internationaal met grote ERP-aanbieders. Prijsopgaven worden vaak openbaar gemaakt tijdens aanbestedingen in veel landen. De meeste internationale eisen vragen om alle kosten over een periode van drie of vijf jaar, inclusief softwarelicenties, implementatie, ondersteuning, training, middle-ware en hardware. Uit onze analyse blijkt dat:
- ERP-prijzen gemiddeld 175% van de prijs van FreeBalance
- De mediane ERP-prijs is 225% van de prijs van FreeBalance.
Aanvullende referenties:
A 2003 studie door de Wereldbank vonden een gebrek aan succes in FMIS-implementaties van de overheid, of het nu ERP, GRP COTS of op maat ontwikkeld is:
- 43% geleverd zoals gespecificeerd
- 50% binnen budget geleverd
- 21% op tijd geleverd
- 25% onhoudbaar
- 69% waarschijnlijk duurzaam
- 6% hoogstwaarschijnlijk duurzaam
A 2011 studie door de Wereldbank geconstateerd dat de duurzaamheid van de implementatie van IFMIS is verbeterd, maar dat 18% nog steeds niet duurzaam is. Gebleken is dat het gebrek aan capaciteit en leiderschap in de overheidsdienst een grotere rol speelt bij het mislukken van IFMIS dan bij algemene implementaties van bedrijfssoftware.