Optimaliseer implementaties met software voor overheidsmiddelenplanning
Wordt u geconfronteerd met het vooruitzicht van langdurige implementaties van software voor financieel beheer voor uw overheid?
- Begrotingsplanning
- Financiële kerngegevens
- Inkoop
- Belastingdienst
- Payroll
Het goede nieuws voor de overheid is dat het mogelijk is om implementaties te versnellen door gebruik te maken van Government Resource Planning (GRP) software:
- Ontworpen voor financieel beheer door de overheid
- Configureerbaar voor de meeste behoeften van de overheid
- Minder behoefte aan aanpassing van de code
- Zoals de FreeBalance Accountability Suite
Wat is anders voor implementaties is het vermogen om agile en iteratieve processen "on the fly" te gebruiken:
- Bedrijfsregels en workflow configureren
- Taal, terminologie en helpschermen aanpassen
- Nieuwe noodzakelijke tabellen en velden aanmaken
Achtergrond
- GRP-systemen, die speciaal voor de overheid zijn ontwikkeld, verschillen aanzienlijk van ERP-systemen die oorspronkelijk voor de particuliere sector zijn ontworpen.
- De overheidsboekhouding verschilt van de bedrijfsboekhouding omdat overheidsbegrotingen de juridische belichaming zijn van het overheidsbeleid.
- De GRP-systemen zijn hoofdzakelijk geconfigureerd ter ondersteuning van hervormingen en aanpassing aan economische schokken.
- Configuratiemogelijkheden zijn een van de belangrijkste redenen waarom GRP implementaties bij de overheid veel beter slagen dan ERP implementaties.
Waarom het belangrijk is is de mogelijkheid om snel een Minimum Viable Product configuratie te maken:
- Geleidelijk aan nieuwe functies en processen activeren
- Elimineer de noodzaak om "to-be" processen te documenteren door configuratieblauwdrukken van GRP uit te voeren.
- Ontdek overheidsprocessen die niet in procedurehandboeken zijn beschreven
- quick wins behalen, vooruitgang aantonen, om weerstand tegen verandering te verminderen
Methoden om de complexiteit te verminderen en de tijd tot resultaten te versnellen omvatten:
- Software configureren in overheidsworkshops om de behoeften te valideren
- iteraties leveren als werkversies om te testen, waarbij de meest waardevolle behoeften worden geïdentificeerd
- Opleiding van overheidsprojectteams over ingebouwde GRP-mogelijkheden om onnodig maatwerk te elimineren
- scopewijzigingen evalueren door de waarde te analyseren en "slechte praktijken" te elimineren
- Voortgang, problemen, risico's en veranderingen bewaken op fysieke of virtuele agile boards
Bij de cijfers: GRP-systemen hebben gemiddeld de helft van de Total Cost of Ownership (TCO) van ERP bij de overheid over 5 jaar, gebaseerd op concurrerende offertes.
Waarom is dit van belang voor de overheidsfinanciën? Financiële duurzaamheid en duurzaamheid van de hervormingen:
- Aanzienlijk lagere kosten gedurende de typische levensduur van FMIS van 15 tot 25 jaar.
- Progressieve activeringsfuncties ter ondersteuning van toekomstige juridische en proceshervormingen
- Voorzien in fiscale ruimte ter ondersteuning van onderliggende upgrades van de ICT-infrastructuur
