Begrijp het FMIS-proces en welke vragen u moet stellen
Dit is het eerste in een reeks over het verbeteren van FMIS-aanbestedingen van de overheid:
- Hoe FMIS-aanbestedingen verbeteren
- Gateway-vereisten voor effectieve FMIS-aanbestedingen
- Waar voor je geld bij FMIS-aanbestedingen
Je zou denken dat we na 38 jaar wereldwijde voorstellen wel het een en ander geleerd zouden hebben over overheidsopdrachten.
Dat hebben we.
We hebben ook professionals in de overheidsfinanciën, adviesbureaus en donororganisaties gevraagd hoe deze aanbestedingsdocumenten kunnen worden verbeterd om de concurrentie te vergroten en de prijzen te verlagen, met een betere prijs-kwaliteitverhouding. Dat komt omdat onze exclusieve focus op Public Financial Management (PFM) ook aanbestedingen omvat. adviesdiensten.
Wat is de FMIS-aanbestedingsprocedure?
Bijna elk advies begint met "begin met het doel voor ogen". Veel overheidsprofessionals denken dat dat het geval is bij aanbestedingen. Toch zijn er maar weinig die dat doen.
Waarom?
FMIS-aanbestedingen zijn het resultaat van complexe strategische, tactische en administratieve werkzaamheden. Het proces ziet er als volgt uit:
Overheidscontextpolitieke, economische, ecologische, sociale en culturele omgeving en problemen in landen, regio's of gemeenten.
Aanjagers van de hervorming: aansprekende gebeurtenissen, nieuw overheidsbeleid, voorbeelden van succes elders, beïnvloeding door de civiele samenleving en mogelijkheden voor financiering.
Oplossingen sets: mogelijke manieren om problemen te verminderen en kansen te benutten die tot uiting kunnen komen in jaarlijkse begrotingsdocumenten, nationale ontwikkelingsstrategieën of strategieën van partnerlanden
Pijlers: pijlers en doelstellingen afgestemd op reeksen oplossingen
Hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën: pijler ter verbetering van het bestuur, die soms als "transversaal" wordt gekenmerkt omdat algemene bestuursverbeteringen de uitvoering van andere pijlers ondersteunen, en in talrijke projecten is ondergebracht
Juridisch hervormingsproject: wettelijke wijzigingen op belangrijke gebieden zoals financieel beheer, schatkist, overheidsopdrachten, openbare dienstverlening, overheidsinvesteringen, transparantie, decentralisatie, activa en passiva die nodig zijn om het beheer van de overheidsfinanciën te verbeteren.
Project voor capaciteitsopbouw: opleiding en begeleiding van ambtenaren in meer geavanceerde PFM-concepten om voordeel te halen uit de hervorming
FMIS-project: reeksen functies op het gebied van de overheidsfinanciën die moeten worden geautomatiseerd en verbeterd om de resultaten op het gebied van het beheer van de overheidsfinanciën te ondersteunen
Waarom de focus op functies verkeerd is
Veel professionals op het gebied van overheidsfinanciën vragen ons naar kenmerken. Welke functies zijn nodig? Hoe verhouden de functies van FreeBalance zich tot die van de concurrentie?
Kenmerken vertegenwoordigen geen waarde.
Kenmerkenlijsten in aanbestedingen vloeien voort uit "solutioning". Veel overheden lijken volledigheid te willen garanderen en voegen daarom zoveel mogelijk kenmerken toe.
Dat betekent dat aanbieders met uitstekende oplossingen worden ontmoedigd om in te schrijven. En deze aanbieders worden in waarde verlaagd ten opzichte van aanbieders met veel mogelijkheden maar met weinig succes bij het bereiken van overheidsdoelstellingen.
"Oplossing" is het proces van het identificeren van soorten oplossingen en het schrijven van offertes op basis van deze veronderstellingen. Symptomen omvatten:
- Verplichten dat de oplossingen op maat gemaakt zijn of Commercial-Off-The-Shelf (COTS) Enterprise Resource Planning (ERP).
- Opleggen van hoe iets moet worden gedaan, in plaats van te focussen op wat moet worden gedaan
- Grote functiesets, vaak onpraktisch voor de landencontext
- Aandringen op "beste praktijken" die niet relevant zijn voor de overheidscontext
- Nadruk op cv's en certificaten in plaats van methodologie en succespercentages
- Kennis van het land vereist, waardoor verkopers met expertise in de particuliere sector maar weinig expertise in de publieke sector hoog kunnen scoren
- Algemene doelstellingen zoals efficiëntie, automatisering en transparantie
- Onrealistische schema's
- Gebruik van oude bedrijfssoftwareconcepten zoals "modules" en aanvaarding van oude in plaats van oude software. postmoderne technologieën
- Software stack vereisten (.Net, Java, Oracle etc.)
Vragen die u moet stellen wanneer u een FMIS-aanbesteding overweegt
De oplossingsgerichte aanpak resulteert in aanbestedingen die niet zijn afgestemd op de doelstellingen van de overheid. De eerste snelle oplossing is uit te leggen hoe het FMIS de prioriteiten van de overheid zal ondersteunen (zie volgende post over gateway-vereisten). Geef leveranciers krediet wanneer zij laten zien hoe hun aanpak overheidsdoelstellingen mogelijk maakt, zelfs wanneer die doelstellingen niet in de aanbesteding worden vermeld.
Denk aan de vragen die wij ons stellen bij het analyseren van aanbestedingen, het beslissen of wij een bod doen - en hoe wij een bod doen:
- Waarom ERP of maatwerk specificeren?
- Waarom steun voor boekhouding op transactiebasis, kaders voor uitgaven op middellange termijn (MTEF), programma- of prestatiebegroting?
- Is de overheid klaar voor geavanceerde functionaliteit?
- Waarom zijn de huidige systemen niet geïntegreerd?
- Waarom zijn een gemeenschappelijke schatkistrekening (TSA) en steun voor internationale normen nog niet ingevoerd?
- Waarom duurde het zo lang om de aanbesteding vrij te geven?
- Wat zijn de drijvende krachten achter de transparantie-eisen?
- Is de volgorde van de hervorming zinvol?
- Is de selectie van modules zinvol in de context?
- Waarom is het voorstel sterk gericht op IT en niet op PFM?
Voor meer informatie over hoe FreeBalance zorgt voor hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën, zie neem contact op.