Digitale transformatie van de overheid: Van registratiesystemen naar innovatiesystemen

Geplaatst op 17 maart 2023 in Digitale transformatie van de overheid

De overheid en de digitale cycloon van verandering

Hoe kunnen overheden de kracht van digitaal benutten en tegelijkertijd de risico's beperken? We hebben 11 digitale mentaliteitsveranderingen en 11 veranderingsimplicaties geïdentificeerd in een eerdere post.

Digitale transformatie bij de overheid gaat over transformatie. Een dergelijke transformatie vereist organisatorisch veranderingsmanagement. Sterker nog, het vereist veranderingsmanagement op steroïden.

Veel waarnemers zien overheden als achterblijvers op het gebied van digitale transformatie, organisaties die gebukt gaan onder oude technologie en hoge operationele kosten, en met een hoge mate van weerstand tegen verandering. Toch hebben veel overheden in de voorhoede gestaan van technologische innovatie. Vergeet niet dat overheden de kracht hebben van beleid en regelgeving. En overheden beschikken over enorme hoeveelheden gegevens.

Wat is de rol van de overheid in digitale transformatie?

Overheden die sterktes en beperken zwakke punten de digitale mogelijkheden van de slimme overheid kunnen benutten voor duurzame groei en welzijn van de burgers.

Beleid, regelgeving en gegevens kunnen regeringen helpen de bedreigingen van economische verstoringen die sociale onrust kunnen veroorzaken. Dit omvat regelgeving om de gevolgen van:

• De sharing en gig economies - dreigen de aard van werkgelegenheid te veranderen.
• Industrie 4.0-technologieën van automatisering, kunstmatige intelligentie en 3D-printen - bedreigen uitbesteding en goedkope productie-industrieën.
• De "war for talent" bedreigt overal laaggeschoolde jobs.

Een succesvolle digitale transformatiestrategie van de overheid vereist ook technologie als een platform voor modernisering van "systems of record" naar "systems of innovation".

Mensen, processen en technologie zijn verplichte onderdelen van de digitale transformatiestrategie van de overheid, maar veel overheden stuiten op een technologiekloof bij een poging tot modernisering.

Waarom hebben overheden digitale transformaties nodig?

Eenvoudig gezegd is digitale transformatie in de publieke sector nodig om de systemen van de overheid te laten evolueren van een eenvoudige administratie naar innovatieve systemen die duurzame ontwikkeling en het welzijn van de burger mogelijk maken.

Er zijn veel verschillende definities van het genereren van bedrijfssoftware. We hebben geprobeerd hier iets zinnigs over te zeggen en zijn uitgegaan van het perspectief van de overheid om ze als zodanig te definiëren:

• Registratiesystemen: kerninformatiesystemen die gericht zijn op de overheid, die grafinformatie en transacties opslaan en, idealiter, de "single version of the truth" leveren.
• Systemen van betrokkenheid: Informatiesystemen die zijn ontworpen voor tweerichtingscommunicatie binnen de overheid en met burgers, bedrijven en andere belanghebbenden.
• Systemen van intelligentie: Informatiesystemen die zijn ontworpen om de informatiestroom te begrijpen.
• Systemen van innovatie: Informatiesystemen ontworpen voor baanbrekende bestuurlijke verbeteringen.

Elke fase is afhankelijk van eerdere fasen. Een System of Intelligence bijvoorbeeld, dat gebruik maakt van technologie voor machinaal leren om overheidsprocessen te verbeteren, kan niet effectief zijn zonder nauwkeurige gegevens van System of Record. Dat wil niet zeggen dat afhankelijke fases klaar moeten zijn voordat we beginnen aan geavanceerdere computersystemen. Overheidstechnologieën verschillen per systeem en in dat geval zou een goede digitale transformatiestrategie van de overheid zijn om te experimenteren met meer geavanceerde fasen om upgrades in afhankelijke systemen te motiveren. Sommige fasen worden mogelijk gemaakt door technologie-implementatiemethoden te vervangen.

Benchmark overheidstechnologie

Technologisch vermogen om een digitale transformatiestrategie van de overheid mogelijk te maken kan worden geanalyseerd. Dat is een dienst die we leveren. Dit omvat het benchmarken van belangrijke bedrijfstechnologieën en implementatiemethoden.

Registratiesystemen

• Planning van overheidsmiddelen: Kernfuncties op het gebied van financiën, inkoop, personeelszaken en prestatiebeheer kunnen worden ondersteund door Planning van overheidsmiddelen (GRP) software, zoals de FreeBalance Accountability Suite™. De financiële kernfuncties van de overheid worden vaak genoemd: Integrated Financial Management Information Systems (IFMIS). Het succes van meer geavanceerde technologiefasen is afhankelijk van GRP-systemen met:
  • Gemeenschappelijke metadata, workflow en controles om een enkele versie van de waarheid, nauwkeurigheid en compliance te garanderen.
  • Moderne open systemen, met web-native platforms, integreren en ondersteunen nieuwe technologieën.
• e-overheideGovernment biedt online overheidsinformatie en transactiediensten. Deze diensten hebben de neiging eenrichtingsverkeer te zijn en zijn gebaseerd op de structuur van overheidsorganisaties. eGovernment systemen zijn afhankelijk van effectieve GRP back-office systemen om transacties te voltooien. eGovernment is een voorstadium op weg naar Open Overheid.
• Gedeelde diensten: Gedeelde diensten is een consolidatieaanpak. Veel overheden delen niet-technologische diensten om middelen beter te benutten. Technologie gedeelde diensten zijn een voorbereidende fase van cloud computing, vaak "private cloud" genoemd. Technologie gedeelde diensten kunnen omvatten:
  • Datacenterconsolidatie om IT-kosten te besparen
  • Software portfolio management om onderhoudskosten te verlagen
  • Consolidatie van IT-personeel ter verbetering van
• Archiefbeheer: Overheden werken met records. Overheidsdocumenten en transactiedocumenten zoals facturen worden opgeslagen, gearchiveerd en vernietigd met behulp van records management systemen. Deze systemen verwerken fysieke en elektronische records. Net als GRP is records management technologie van vitaal belang voor de modernisering van de digitale overheid.

Systemen van betrokkenheid

• Slimme overheid: Slimme overheid en slimme stad technologieën maken gebruik van GRP transactiegegevens, records management "ongestructureerde" gegevens, software logs, Internet of Things (IoT) apparaten en e-mail, tekst en sociale media feeds. Er is veel opwinding over de belofte van 'slimme' overheid maar slimme overheidspilots kunnen niet succesvol worden opgeschaald zonder een effectief onderliggend GRP.
• Open Overheid: Open overheid, bestaande uit open data transparantie en engagement technologieën, vertegenwoordigt de volgende fase van eGovernment - die de belofte niet heeft waargemaakt. Dat komt omdat de meeste initiatieven gebaseerd waren op het gebruik van technologie om bestaande diensten te leveren, door die diensten na te bootsen. Overheidssilo's werden over het algemeen in stand gehouden. Pogingen tot outreach hadden teleurstellende resultaten omdat de communicatie voornamelijk in één richting verliep: van de overheid naar de burgers. Dit verandert wanneer gegevens open worden gemaakt en wanneer de betrokkenheid tweerichtingsverkeer is. Open data is afhankelijk van accurate back-office GRP en records management systemen.
• Cloud computing: Cloud computing is een technologie-implementatiemethode. Veel implementaties van gedeelde diensten door de overheid, waarbij gebruik wordt gemaakt van cloud-enablers zoals virtualisatie, hadden gemengde resultaten. Verouderde technologieën, met name legacy ERP met veel maatwerk, compliceren "private cloud"-implementaties. Deze systemen kunnen de hervorming van Public Financial Management (PFM) niet bijhouden. Veel overheden hebben meerdere ERP-instanties met verschillende sets aangepaste code en moeten nu hun technologie heroverwegen om gebruik te maken van cloudvoordelen van kosten, elasticiteit en betrouwbaarheid. Bij deze heroverweging hoort ook het bepalen waar "public cloud"-infrastructuren moeten worden gebruikt.
• Samenwerkingsverband GRP: GRP-systemen en -subsystemen werden oorspronkelijk ontwikkeld om de transactieverwerking te verbeteren. Samenwerkingstechnologieën werken afzonderlijk, maar er is behoefte aan samenwerking in een context. Gebruikers hebben toegang nodig tot kennissystemen, tot beleid en procedures en tot "just-in-time" leersystemen. Gebruikers moeten samenwerken met collega's om transacties te voltooien. En de reikwijdte van transactiesamenwerking neemt toe met open overheidsmechanismen. De workflow van een leveranciersvraag tijdens een eProcurement-cyclus heeft bijvoorbeeld baat bij front- en backoffice-integratie.

Systemen van intelligentie

• Overheid: Het gebruik van cognitieve en machine-learning technologieën om processen te versnellen is de opkomende "slimme" mogelijkheid in de publieke sector. Dit omvat ondersteuning van chatbots voor interactie met burgers, conversational user interfaces voor burgerdiensten en Robotic Process Automation (RPA) om ambtenaren bij te staan. Augmented government automatiseert routinematige en laagwaardige taken, zodat ambtenaren zich kunnen richten op hoogwaardige taken om de dienstverlening aan burgers te verbeteren. Nauwkeurigheid van big data System of Record is essentieel om machine learning mogelijk te maken.
• Vertrouwde overheid: Het resultaat van transparantie, een open overheid, efficiëntie en verbeterde besluitvorming is meer vertrouwen. Overheden die een 360-graden overzicht bieden, geven blijk van waar voor hun geld.
• Hypergeconvergeerde: Organisaties bereiken schaalvoordelen op IT-gebied door geavanceerde software-implementatie via hypergeconvergeerde infrastructuren. Dit is de volgende generatie cloud computing die ongeëvenaarde flexibiliteit en beheer belooft, door middel van softwaregedefinieerde netwerken.
• Intelligent GVK: Intelligent GRP biedt big data analytics voor besluitvormers. De combinatie van back-office GRP gestructureerde informatie, records management ongestructureerde informatie en externe gegevensbronnen zoals grondstoffenprijzen. Intelligent GRP maakt ook gebruik van activiteitenfeeds zoals softwarelogbestanden, e-mails, IoT-updates en feeds van sociale media. Patronen worden geanalyseerd, aangevuld met machine learning en gepresenteerd aan besluitvormers met behulp van geavanceerde visualisatie.

Systemen van innovatie

• Behendige overheid: Wendbaarheid bij de overheid wordt mogelijk gemaakt door proces- en productverbeteringen. Ambtenaren maken gebruik van processen zoals Design Thinking, Problem-Driven Iterative Adaptation (PDIA), Lean, Scrum, Kanban en DevOps om innovatie te verbeteren. Samenwerkende softwaretools, geïntegreerd in GRP-systemen, stellen ambtenaren in staat om innovatieprocessen te beheren. Het bijhouden van prestaties in GRP-kernsystemen is noodzakelijk om wendbaarheid te ondersteunen.
• Uitgebreid RelatiebeheerXRM' is een concept waarvan de belofte onvervuld is gebleven. XRM breidt back-office GRP-functionaliteit uit over netwerken van belanghebbenden. Overheidsgegevens, -betrokkenheid en -informatie wordt ingezet voor externe partijen: burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties, academische instellingen, enz. Bedrijven die bijvoorbeeld aan overheden verkopen en belasting betalen, krijgen geïntegreerde IT-diensten. Deze diensten kunnen geïntegreerde toegang omvatten tot:
  • Relevante statistische overheidsgegevens voor besluitvorming
  • Informatie over budgetplanning om overheidskansen te voorspellen
  • Geïntegreerde financiële software voor salarisadministratie, belastingplanning, kasbeheer en budgettering
  • Prognoses van centrale banken en mechanisme voor het afdekken van valutarisico's
• Duurzame ontwikkeling: De prestatieplanning van de overheid verandert dankzij de invoering van de 17 Duurzame Ontwikkelingsdoelen (SDG's). De SDG's helpen de overheid zich te concentreren op beleidsmaatregelen en regelgeving voor rechtvaardige en ecologisch duurzame groei. De uitdaging voor regeringen is de planning van programma's, uitvoering en resultaten, gecoördineerd tussen ministeries, departementen en agentschappen. Voor veel SDG's moet de coördinatie worden uitgebreid tot subnationale overheden, andere nationale overheden en internationale organisaties. GRP-systemen hebben daarom geavanceerde programma- en prestatieclassificatiestructuren nodig. Externe gegevens die in intelligente GRP worden gebruikt, zijn noodzakelijk voor regeringen om de programmaplanning en -uitvoering aan te passen aan wat werkt.
• Samengesteld glasvezelversterkte kunststof: De verschuiving weg van monolithische propriëtaire systemen is een fundamentele trend in de markt voor bedrijfssoftware. Marktconsolidatie heeft ervoor gezorgd dat een paar grote softwarebedrijven de legacy en monolithische ruimte in handen hebben. Propriëtaire monolithische systemen belemmeren de vooruitgang en overheden worden opgezadeld met hoge operationele kosten. Elke "geleidelijke activering"Het is moeilijk om voordeel te halen uit innovatieve technologieën in propriëtaire systemen met beperkte openheid. De markt heeft een verschuiving gezien van monolithische naar servicegeoriënteerde systemen. Veel zogenaamde "Service-Oriented Architectures (SOA's)" zijn echter eigenlijk gewoon monolithische systemen met verbeterde integratiefunctionaliteit. Overheden hebben open systemen nodig die geleidelijk activeren. Dit wordt bereikt wanneer bedrijfssoftware servicegerichtheid ondersteunt door middel van componenten. Open componenten vergemakkelijken de integratie met functies uit verschillende systemen. Een "samengesteld GRP" bestaat uit geassembleerde Commercial-Off-the-Shelf (COTS) technologiecomponenten, uitgebreid met configuratie, integratie en maatwerk door de overheid voor uitgebreide functionaliteit. Samengesteld GRP ondersteunt hervorming en wendbaarheid. Dit betekent dat kernfunctionaliteit van GRP, zoals financiële systemen die gebruikt worden als registratiesystemen, gebruik moeten maken van componentgebaseerde SOA's.

Om met een Public Financial Management expert te spreken over hoe FreeBalance de digitale transformatie van de overheid in uw land kan ondersteunen, kunt u neem contact op.