Waarom is Human Capital Management anders bij de overheid?
Commercieel verkrijgbare software voor Human Capital Management (HCM) en Human Resources Information System (HRIS) biedt zelden volledige mogelijkheden voor overheden, ook al loonfacturen zijn vaak de grootste uitgaven in overheidsorganisaties. De uitgaven voor openbare diensten in ontwikkelde landen variëren van 15% tot 20% van het BBP die vertegenwoordigt 10% tot 35% van alle werkgelegenheid volgens de OESO. En in ontwikkelingslanden is het aandeel van de werkgelegenheid in de publieke sector veel groter.
Dat is waarom de FreeBalance Accountability Suite™ omvat Beheer van ambtenarenzaken.
Kwesties met betrekking tot het beheer van het ambtenarenapparaat
Met zo'n 20% van de totale werkgelegenheid in het land en 15% van het jaarlijkse bbp aan loonkosten is het voor de overheid van cruciaal belang om de loonbegroting nauwkeurig te controleren, risico's te beheren en de uitgaven voorspelbaar te maken. En dan hebben we het nog niet eens over de aanpassing van pensioenmechanismen, waardoor de voorwaardelijke verplichtingen op lange termijn toenemen.
De loonlijst van de overheid is vaak een bron van corruptie, Veel regeringen betalen duizenden "spoken". En nieuw gekozen regeringen houden ervan om de salarisschalen van ambtenaren te herzien.
In een notendop is het beheer van menselijk kapitaal bij de overheid complexer omdat:
- De lonen van de overheid vallen onder de wettelijk bindende begroting en daarom budgetbeheer is kritischer dan in de privésector
- Payroll regels zijn complexer bij de overheid met veel meer hiërarchieën en lagen
- Planning salarisbudget is veel belangrijker bij de overheid, omdat dit direct wordt meegenomen in de nationale begrotingsplanning.
- Beheer van betalingen is complexer bij de overheid, vooral in opkomende economieën
- Personeelsbeheer is bij de overheid complexer dan in de particuliere sector
Het budgetbeheer van de overheid en de controle op de vastleggingen maken het beheer van de ambtenarij complexer dan HCM in de privésector.
Begrotingsbeheer in de ambtenarij
Waarin verschilt "budgetbeheer" de loon- en ambtenarenkosten van de overheid van die van de privésector?
Bij elke salarisrun van de overheid moeten de salarisuitgaven worden vergeleken met de budgetten, waardoor vaak budgetaanpassingen nodig zijn.
- Budgetten zijn de wet: Overheden mogen salarisbudgetten niet overschrijden, dus de salarisadministratie moet worden bijgehouden en potentiële tekorten moeten elke salarisperiode worden voorspeld om uitgavenaanpassingen en mogelijke budgetoverschrijvingen te identificeren.
- Begrotingen omvatten alle uitgaven voor ambtenarensalarisadministratie, voordelen, reizen, opleidingen, subsidies. niet alleen salarissen
- Budgetten hebben betrekking op dienstverlening: geld besparen door minder gewerkte uren, opleidingen en professionele certificeringen de kwaliteit van de dienstverlening aan de burger vermindert
- Budgetten gaan over de toekomstheeft betrekking op pensioenrechten voor gepensioneerde ambtenaren
Wat is er anders aan loonregels bij de overheid dan in het bedrijfsleven?
- Collectieve overeenkomsten van de overheid tienduizenden salarisregels genereren - en deze regels veranderen om de paar jaar! (Er wordt bijvoorbeeld geschat dat de regering van Canada meer dan 80.000 salarisregels heeft - een van de redenen waarom het overheidsbrede Oracle PeopleSoft implementatie mislukt en blijft problemen veroorzaken).
- Complexiteit van de salarisschaal omvat schalen voor politiek benoemde, civiele, militaire, openbare veiligheids-, onderwijs- en gezondheidswerkers die vaak verschillen (dit wordt nog gecompliceerder gemaakt door de betalingsschalen van individuele contractanten)
- Subsidies voor openbare diensten zijn complexer met toelagen, subsidies, voordelen en dagvergoedingen (bijvoorbeeld sommige FreeBalance Ambtenarenzaken regeringen hebben etnische subsidies gehad om eigen vermogen te ondersteunen, en subsidies aan veteranen, met subsidies aan kinderen en kleinkinderen van oorlogsveteranen)
- Hervorming maakt het nog ingewikkelder omdat regeringen van opkomende markten en ontwikkelingslanden (EMDE) vaak hun salarisschalen en betalingsalgoritmen moeten hervormen als reactie op valutaschommelingen en economische schokken (wat niet wil zeggen dat er geen hervormingen plaatsvinden in geavanceerde economieën - dat gebeurt wel)
- Loonperiodes verschillen: EMDE-overheden hebben vaak loonbetalingen voor de 13e en 14e maand of eenmalige hardheids- of kosten van levensonderhoud (Bovendien berekenen veel FreeBalance-klanten het loon op basis van het percentage van de gewerkte maand in plaats van het aantal dagen en vakantiedagen in een maand).
Hoe is "budgetplanning" anders bij de overheid dan in de privésector?
Overheden houden zich bezig met complexe "wat als"-planning voor ambtenaren, bestaande uit loonberekeningen en andere uitgaven voor openbare diensten op basis van vestigingsregels.
Bij alle financiële functies van de overheid, inclusief de salarisadministratie, draait het om budgetten. Budgetten hebben een doel: het bereiken van gewenste resultaten. Bij het plannen van salarissen moet rekening worden gehouden met resultaatfactoren, volgens de IMF:
"Een doeltreffend beheer van de uitgaven voor de loonkosten is nodig om ervoor te zorgen dat de gewenste openbare diensten op een kosteneffectieve en fiscaal houdbare manier worden geleverd. Dit vereist een adequate budgettaire planning om te zorgen voor een passende financiering van de loonkosten, concurrerende beloningen om geschoold personeel aan te trekken en te behouden en prestaties te stimuleren, en de flexibiliteit om het niveau en de samenstelling van de werkgelegenheid aan te passen om efficiënt in te spelen op demografische en technologische ontwikkelingen. De ervaring heeft geleerd dat landen van alle inkomensniveaus op deze gebieden voor uitdagingen staan.”
Begrotingsscenario's om te voldoen aan wettelijke vereisten en om geloofwaardige budgettering te ondersteunen zijn complex omdat scenario's onder andere omvatten:
- Complex loonlijst, voordelen, subsidies en dagvergoedingen
- Variabele kosten zoals overwerk, uurloon en seizoensarbeid
- Potentiële vacaturepercentages, arbeidsverzekeringsuitkeringen, extra aanwervingen, loonsverhogingen vanwege vaardigheidscertificering en eventuele jaarlijkse algemene verhogingen
Daarnaast, EMDE-regeringen zijn vaak niet in staat om volledige salarissen te betalen vanwege liquiditeitsbeperkingen waardoor landen betalingsachterstanden oplopen en begrotingsscenario's nog belangrijker worden.
Waarom is betalingsbeheer bij de overheid complexer?
HR- en loonrapportering, audit en prestatiebeheer zijn complex bij de overheid, omdat:
- Transparantieveel regeringen vereisen rapportage over de salarissen en uitgaven van politici en hoge ambtenaren (Eén klant van FreeBalance vereist ook financiële openbaarmaking van ambtenaren als anticorruptiemechanisme)
- Betaalmethoden: EMDE's, in het bijzonder, ondersteunen payroll via contant geld, beveiligd afdrukken van cheques, 'betaalagenten' van banken, EFT's naar bankrekeningen, en EFT's naar betaalkaarten of mobiele telefoons voor ambtenaren die geen bankrekening hebben (en, deze betalingsmethoden verschillen per regio, hervorming in de tijd)
- SchaalGrote aantallen ambtenaren in combinatie met grote aantallen salarisregels gebruiken aanzienlijke computerbronnen, vooral met enkelvoudige systemen voor een nationale overheid (Bijvoorbeeld, FreeBalance Ambtenarenzaken genereert salaris voor 320.000 ambtenaren in Oeganda)
- Uitzonderingen: detacheringen, overplaatsingen van ambtenaren tussen regeringen en fouten bij het invoeren van gegevens (wanneer CSM-systemen niet zijn uitgerold over alle overheidsorganisaties) kunnen leiden tot grote uitzonderingsrapporten die aanzienlijke financiële aanpassingen vereisen.
Hoe wordt personeelsbeheer bij de overheid complexer?
- AanwervingDe complexiteit van de regels voor het aannemen van personeel, certificeringen, goedkeuring, toezicht en examens voor ambtenaren overtreft die van de particuliere sector (sommige FreeBalance CSM-klanten vereisen goedkeuring voor het aannemen van personeel op de hoogste ministeriële niveaus van de overheid).
- AmbtenarengegevensHet materiaal dat over ambtenaren wordt verzameld, de zogenaamde "grafsteengegevens" over adressen, kwalificaties, familie en arbeidsverleden, overtreft de gegevens die in de particuliere sector worden verzameld - en deze informatie moet gedurende het hele leven van de ambtenaar worden bewaard voor eventuele nieuwe aanwervingen of voor degenen die de overheid hebben verlaten, en voor overheidspensioenen.
- Bewegingambtenaren hebben de neiging om sneller naar andere overheidsorganisaties over te stappen dan in het bedrijfsleven, waardoor de complexiteit van de gegevens toeneemt
- Beheer van talent: overheden doen op meer manieren aan training, detachering, certificering en capaciteitsopbouw dan bedrijven (veel FreeBalance CSM overheidsklanten ondersteunen speciale organisaties voor capaciteitsopbouw bij de overheid)
Voor meer informatie over FreeBalance's Beheer van het ambtenarenapparaat oplossing, alstublieft neem contact op.