Wat is het beste voor de overheid - ERP of GRP?
Meer en meer overheden kijken naar technologie voor oplossingen voor hun meest dringende uitdagingen op het gebied van openbaar financieel beheer. Een geïntegreerd informatiesysteem voor financieel beheer (IFMIS) maakt het beheer van de overheidsfinanciën efficiënter door het elimineren van handmatige processen. Deze systemen voor financieel beheer van de overheid worden doorgaans gebouwd met behulp van Enterprise Resource Planning (ERP) software of Planning van overheidsmiddelen (GRP) software - zoals de FreeBalance Accountability Suite™.
Met een IFMIS kunnen overheden fiscale regels en financiële controles handhaven, fouten verminderen en de veiligheid van gegevens verbeteren. Maar met zoveel opties op de markt vandaag, wat voor soort oplossing is het beste voor een overheid - ERP of GRP?
Hoe kiest u ERP-software voor uw ministerie, departement of overheidsinstelling?
Overheden die hun begrotingssysteem willen moderniseren hebben verschillende mogelijkheden om een IFMIS in te voeren. Deze opties vallen over het algemeen in twee categorieën uiteen - vanaf de grond opbouwen of een commerciële off-the-shelf (COTS) oplossing.
Een volledig op maat gemaakt systeem kan ofwel intern binnen de regering worden ontwikkeld, ofwel extern via een particuliere leverancier. Het is ook mogelijk een bestaand IFMIS van een andere overheid opnieuw te gebruiken. Een op maat gemaakt systeem is toegesneden op de behoeften van de overheid. Omdat het vanaf de grond wordt opgebouwd, kan het echter duur zijn en vatbaar voor vertragingen, waardoor het een onaantrekkelijke optie is voor wie onmiddellijke verbeteringen wil. Bovendien kan de afhankelijkheid van programmeurs met bepaalde vaardigheden een bedreiging voor de continuïteit na verloop van tijd.
Wegens de aanzienlijke risico's en kosten van de ontwikkeling van een op maat gesneden IFMIS, kiezen veel regeringen ervoor een kant-en-klaar Commercial-Off-The-Shelf (COTS) oplossing. Deze COTS-producten worden vaak Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen genoemd. ERP-software is een geïntegreerd IT-systeem dat wordt gebruikt om een bedrijf te beheren. Het verzamelt, aggregeert, slaat op, beheert en analyseert bedrijfsgegevens. De applicatie integreert alle verschillende functies en eenheden binnen de onderneming. ERP ontstond in de productiesector als een instrument om de winst te maximaliseren door de identificatie en vermindering van inefficiënties in de productie- en distributieprocessen van een bedrijf.
Wat is ERP-software voor de overheid?
Hoe werkt ERP-software voor de overheid?
Als een systeem dat oorspronkelijk is ontworpen voor gebruik in de particuliere sector, ERP past niet perfect als een IFMIS van de overheid. De ingebouwde functies van een ERP komen overeen met de eisen van particuliere bedrijven, niet van overheden. Ook al rebranden verkopers deze systemen als ERP-software voor de overheid, het blijft gewoon ERP. In tegenstelling tot bedrijven kunnen overheden veel van deze ingebouwde functies niet overnemen, omdat ze in strijd kunnen zijn met bestaand beleid en wettelijke kaders. Vandaar, uitgebreide aanpassing is noodzakelijk bij het inzetten van ERP software voor de overheid.
Aanpassing van ERP-software van de overheid leidt tot extra kosten en projectvertragingen. De ERP-leverancier zal de eisen van de overheid moeten analyseren, vertalen en in kaart brengen met de bestaande functionaliteiten van hun systeem. In de meeste gevallen zijn deze ERP-leveranciers niet gewend aan het tempo van verandering bij overheden. Anders dan in de particuliere sector, waar veranderingen in de bedrijfsprocessen bijna onmiddellijk plaatsvinden, verloopt de reengineering van processen bij de overheid aanzienlijk trager als gevolg van de verschillende regels en beleidslijnen die aan de bestaande praktijken ten grondslag liggen. ERP-leveranciers hebben noch de ervaring, noch de toegewijde middelen om het veranderingsmanagement dat nodig is om een ERP-systeem van de overheid met succes uit te rollen, op te volgen.
ERP-systemen zijn ook te ingewikkeld voor overheden om te gebruiken en te onderhouden. Deze systemen vereisen gebruikers met zeer specifieke technische vaardigheden en omdat zij gewoonlijk zijn gebouwd met propriëtaire en verouderde code, is het onderhoud moeilijk en duur.
Lees: ERP-fouten in de overheid
Dus als de ontwikkeling van een op maat gemaakt systeem te lang duurt en COTS ERP-software voor de overheid te veel duur maatwerk en onderhoud vergt, welke andere opties zijn er dan?
Wat is Government Resource Planning?
A Planning van overheidsmiddelen (GRP) systeem zoals de FreeBalance Accountability Suite™ is in wezen ERP-software voor overheden. In tegenstelling tot een conventioneel ERP, komen alle functies van GRP, inclusief toekomstige updates, overeen met bestaande functies van een overheid. Het heeft niet de onnodige bloat van ERP's, dus in plaats van dure aanpassingen, vereisen GRP-modules slechts configuratie. Met de juiste scoping van de vereisten kan een GRP worden geconfigureerd en ingezet in een fractie van de tijd en de kosten die nodig zijn om een ERP aan te passen.
Lees: Waarom zijn GRP IFMIS implementaties anders
Government Resource Planning (GRP) Software is budgetbewust
GRP software is budgetbewust. Het spreekt de taal van PFM. Dit is het grootste voordeel van GRP ten opzichte van ERP. Het is gebouwd op de essentie van PFM zoals de Rekeningschemade begroting en het grootboek. Dit is gebaseerd op het inzicht dat elk project en elke activiteit bij de overheid een kostenpost is die gekoppeld is aan een financieringsbron. Elke actie bij de overheid is dus terug te voeren op de begroting die eraan ten grondslag ligt. GRP richt zich op het beheer van een begroting en koppelt alle functies aan dit hoofddoel. Het is eenvoudig maar flexibel genoeg om met de verfijnde financiële regels en begrotingspraktijken van overheden om te gaan.
Voordelen van GRP Software
Het juiste systeem kiezen, het effectief laten implementeren en zorgen voor lokaal beheer van de oplossing heeft veel voordelen en is een essentiële factor voor een duurzame hervorming van het beheer van de overheidsfinanciën:
- Transparantie en verantwoording om de fraude en corruptie
- Betere toewijzing van budgetten
- Verbeterde uitgaven efficiëntie en doeltreffendheid
- Meer geloofwaardig budgetten
- Verbeterde fiscale discipline
Bovendien zijn de totale kosten van de uitvoering van een GVK oplossing is aanzienlijk lager dan bij de invoering van ERP, omdat de implementatie door de configuratieaanpak sneller verloopt.
