Public Financial Management (PFM) verwijst naar het geheel van processen en praktijken die overheden gebruiken om overheidsmiddelen effectief te beheren. Het belang van een goed beheer van de overheidsfinanciën kan niet genoeg worden benadrukt, want het zorgt voor transparantie en verantwoordingsplicht bij het gebruik van overheidsmiddelen, bevordert goed bestuur en helpt overheden om middelen efficiënt toe te wijzen.
In deze blog belichten we het belang van goed PFM en bespreken we de doelstellingen, het PFM-proces, de belangrijkste spelers en het belang van verantwoording en transparantie in PFM.
Doelstellingen van het beheer van overheidsfinanciën:
- Verantwoordingsplicht en transparantie waarborgen: Een van de belangrijkste doelstellingen van PFM is het garanderen van verantwoordingsplicht en transparantie bij het gebruik van overheidsmiddelen. Verantwoordingsplicht verwijst naar de verplichting van overheidsambtenaren om verantwoording af te leggen voor hun handelingen bij het beheer van overheidsmiddelen. Transparantie verwijst naar de beschikbaarheid van informatie over hoe overheidsmiddelen worden gebruikt. Verantwoordingsplicht en transparantie zijn cruciaal om ervoor te zorgen dat publieke middelen effectief worden gebruikt en dat overheidsfunctionarissen verantwoordelijk worden gehouden voor hun acties.
- Bevordering van goed bestuur: Goed bestuur verwijst naar de manier waarop macht wordt uitgeoefend bij het beheer van de economische en sociale middelen van een land voor ontwikkeling. Het vereist transparantie, verantwoordingsplicht, participatie, de rechtsstaat en ontvankelijkheid voor de behoeften van het volk. PFM is een cruciaal onderdeel van goed bestuur omdat het ervoor zorgt dat publieke middelen effectief worden gebruikt en dat overheidsfunctionarissen verantwoordelijk zijn voor hun daden.
- Efficiënte toewijzing van middelen: Een ander doel van PFM is ervoor te zorgen dat overheden de middelen die ze tot hun beschikking hebben optimaal benutten. Dit houdt in dat uitgaven worden geprioriteerd op gebieden die de grootste impact hebben op de economische en sociale ontwikkeling, terwijl verspilling en inefficiëntie tot een minimum worden beperkt. PFM is essentieel voor de efficiënte toewijzing van middelen omdat het overheden helpt bij het vaststellen van hun uitgavenprioriteiten, het opstellen van begrotingen en het controleren van uitgaven om ervoor te zorgen dat middelen effectief worden gebruikt.
- Monitoring en evaluatie van overheidsprogramma's: Het beheer van overheidsfinanciën is ook cruciaal voor de systematische en objectieve beoordeling van de doeltreffendheid van overheidsprogramma's. Hierbij wordt beoordeeld of programma's de beoogde resultaten behalen, of middelen efficiënt worden gebruikt en of er aanpassingen nodig zijn om de effectiviteit van programma's te verbeteren. PFM helpt overheden om de prestaties van programma's bij te houden, de impact van uitgaven te beoordelen en weloverwogen beslissingen te nemen over toekomstige uitgavenprioriteiten.
Het proces van openbaar financieel beheer
Het PFM-proces bestaat uit verschillende onderling verbonden fases, die elk een cruciale rol spelen bij het garanderen van transparant, verantwoordingsplichtig en verantwoordelijk financieel beheer. De belangrijkste fasen van het PFM-proces zijn:
- Planning en budgettering: Deze eerste fase omvat het formuleren van overheidsbeleid, doelstellingen en prioriteiten om de toewijzing van middelen te sturen. Planning stelt strategische doelen voor de middellange tot lange termijn vast en identificeert de financiële middelen die nodig zijn om deze doelen te bereiken. Budgettering daarentegen vertaalt deze beleidsdoelstellingen in een gedetailleerd financieel plan voor een specifieke periode, meestal een fiscaal jaar. Het budget wijst fondsen toe aan verschillende ministeries, departementen en agentschappen op basis van hun functies en verantwoordelijkheden. Een goed opgestelde begroting stemt middelen af op prioriteiten, bevordert efficiëntie en stimuleert verantwoording.
- Inkomsten genereren: De inkomstengeneratiefase richt zich op het mobiliseren van financiële middelen om overheidsactiviteiten en openbare diensten te financieren. Dit kunnen belastingen, tarieven, vergoedingen, subsidies, leningen en andere inkomstenbronnen zijn. Het effectief genereren van inkomsten vereist een robuust belastingsysteem, efficiënte inningsmechanismen en strategieën om belastingontduiking en -ontwijking tegen te gaan.
- Uitgavenbeheer: Uitgavenbeheer houdt zich bezig met de uitvoering en controle van overheidsuitgaven. Het gaat om de toewijzing en uitbetaling van middelen in overeenstemming met het goedgekeurde budget. Goed uitgavenbeheer zorgt ervoor dat middelen efficiënt en effectief worden gebruikt om openbare diensten te leveren, beleidsdoelstellingen te halen en verspilling of corruptie te voorkomen.
- Boekhouding en financiële rapportage: Accurate en transparante boekhoudpraktijken zijn fundamenteel voor het PFM-proces. Deze fase omvat het registreren van financiële transacties, het bijhouden van financiële documenten en het produceren van financiële overzichten die een duidelijk en volledig beeld geven van de financiële positie en prestaties van de overheid. Financiële verslaglegging is essentieel voor zowel de interne besluitvorming als de externe verantwoording aan burgers, donoren en andere belanghebbenden.
- Audit en evaluatie: De laatste fase van het PFM-proces richt zich op het waarborgen van de verantwoordingsplicht en het leren van de cyclus van financieel beheer. Dit omvat twee belangrijke onderdelen:
- Controle: Er worden regelmatig onafhankelijke audits uitgevoerd om de nauwkeurigheid, naleving en effectiviteit van financiële transacties en controles te beoordelen. Externe auditors beoordelen financiële gegevens en verklaringen om zekerheid te verschaffen dat publieke middelen op de juiste manier en in overeenstemming met wet- en regelgeving zijn gebruikt.
- Evaluatie: Hierbij gaat het om het beoordelen van de impact en effectiviteit van overheidsprogramma's en -beleid. Evaluaties helpen bij het identificeren van successen, uitdagingen en gebieden die voor verbetering vatbaar zijn, zodat beleidsmakers weloverwogen beslissingen kunnen nemen op basis van bewijs.
Door deze fasen te combineren, creëert het PFM-proces een cyclus van voortdurende verbetering en verantwoording. Goed bestuur en goed financieel beheer zijn cruciaal voor het bevorderen van economische stabiliteit, duurzame ontwikkeling en het leveren van hoogwaardige openbare diensten aan burgers. Overheden die prioriteit geven aan effectief PFM zijn beter in staat om aan maatschappelijke behoeften te voldoen, corruptie te verminderen en economische groei te stimuleren.
Hoofdrolspelers in het beheer van overheidsfinanciën:
Verschillende belanghebbenden zijn betrokken bij het PFM-proces en deze zullen van land tot land verschillen, afhankelijk van hoe de overheid en de processen zijn gestructureerd. Bij wijze van indicatie zouden de belanghebbenden kunnen zijn:
- Overheidsfunctionarissen en politici: Deze groep bepaalt meestal het fiscale beleid, de begrotingsprioriteiten en de economische doelen. Ze kunnen ook toezicht houden op de goedkeuring van het budget en de toewijzing van fondsen.
- Ministerie van Financiën (MoF): Het ministerie van Financiën beheert doorgaans de financiële zaken van de overheid, het opstellen van de begroting, het innen van inkomsten, uitgaven en rapportage.
- Afdelingen Financiën, Ontvangsten en Financieel Beheer: Binnen het ministerie van Financiën zijn er verschillende afdelingen die toezicht houden op het kasbeheer, de overheidsschuld en de financiële operaties om efficiënt aan de verplichtingen te voldoen. Er zal ook een functie zijn die verantwoordelijk is voor het effectief genereren van inkomsten en het innen van belastingen.
- Auditeur-generaal: Hoewel de titel hiervan kan variëren, heeft elke regering meestal een onafhankelijke functionaris die financiële transacties van de overheid controleert en beoordeelt op transparantie en verantwoording.
- Burgermaatschappij en burgers: Hoewel deze groep buiten de werking van de overheid staat, is het van cruciaal belang om te pleiten voor een verantwoord gebruik van overheidsmiddelen, de uitgaven te controleren en feedback te geven.
- Ontwikkelingspartners en donoren: In veel landen zijn partners en donoren van essentieel belang bij de ondersteuning van het beheer van overheidsfinanciën door middel van technische bijstand en financiële hulp om goed bestuur te bevorderen.
Samenwerking tussen deze spelers is cruciaal voor een efficiënt, transparant en controleerbaar beheer van de overheidsfinanciën, het stimuleren van economische groei en effectieve dienstverlening door de overheid.
Uitdagingen bij het bevorderen van verantwoording en transparantie in het beheer van overheidsfinanciën:
Verantwoording afleggen en transparantie zijn essentieel om ervoor te zorgen dat overheidsgeld effectief wordt gebruikt en dat overheidsprogramma's de gewenste resultaten opleveren. Het kan echter een uitdaging zijn om verantwoording af te leggen en transparantie te bereiken, gezien de complexiteit van het PFM-proces. Overheden moeten meer gegevens dan ooit beheren en werken vaak met minder middelen en lagere budgetten dan ooit tevoren.
Bovendien kan het veranderen van de cultuur binnen een organisatie een uitdaging zijn, vooral als er weerstand is tegen het veranderen van de traditionele, op papier gebaseerde financiële beheerprocessen.
Deze uitdagingen kunnen worden verminderd of overwonnen met behulp van technologie, het implementeren van gebruiksvriendelijke en efficiënte PFM-systemenervoor zorgen dat cultuurverandering wordt ondersteund door middel van grondige training en het betrekken van maatschappelijke organisaties bij het PFM-proces.
Technologie gebruiken om effectief beheer van overheidsfinanciën te ondersteunen
Effectief beheer van overheidsfinanciën kan eenvoudiger worden gemaakt door gebruik te maken van moderne technologie.
Software voor overheidsmiddelenplanning (GRP)zoals de FreeBalance Accountability Suite™ is ontworpen om overheden te ondersteunen bij het beheren van de gehele begrotingscyclus. Dit omvat het opstellen van de begroting, het uitvoeren van de begroting, boekhouding en verslaglegging en controle.
Er zijn veel voordelen van het gebruik van een GVKwaaronder het verbeteren van de operationele efficiëntie, het vergroten van de zichtbaarheid en transparantie van de besluitvorming en het verbeteren van de begrotingsdiscipline.
Het gebruik van effectieve PFM-software helpt onbedoelde menselijke fouten en opzettelijke frauduleuze activiteiten te verminderen. Dit vermindert op zijn beurt corruptie en maximaliseert transparantie en verantwoording.
De beste technologische oplossing kiezen voor effectieve PFM: ERP vs. GRP
De meeste software voor enterprise resource planning (ERP) op de markt is ontworpen voor grote commerciële bedrijven, die heel andere behoeften hebben dan organisaties in de publieke sector. Proberen om traditionele ERP's te configureren voor overheden is tijdrovend en kostbaar. Helaas deze projecten mislukken om te leveren wat nodig is om publieke middelen te beheren. Een GRP-systeem is veel beter afgestemd op de behoeften van de overheid.
De FreeBalance Accountability Suite™ is de enige PFM-oplossing die exclusief is ontworpen voor gebruik door overheden en organisaties in de publieke sector. Het wordt wereldwijd door meer dan 25 overheidsklanten gebruikt om de transparantie te verbeteren en goed bestuur te bevorderen. Elke implementatie is ontworpen om aan de specifieke behoeften van de organisatie te voldoen; het is geen 'one size fits all'-benadering.
Wilt u meer weten over hoe de overheidsspecifieke diensten van FreeBalance uw doelen kunnen ondersteunen? neem contact op.