Overheidsorganisaties hebben steeds meer behoefte aan betekenisvolle relaties met een breed scala aan belanghebbenden. Systemen voor betrokkenheid zijn de afgelopen tien jaar uitgegroeid tot een transformerende kracht, die overheden in staat stelt naadloze verbindingen met belanghebbenden aan te gaan, financiële processen te stroomlijnen en toezichtmogelijkheden te verbeteren. Ze spelen een belangrijke rol bij de ondersteuning van overheden om digitale oplossingen te omarmen en zijn een bouwsteen voor de digitale transformatie van de overheid.
Wat zijn systemen van betrokkenheid?
Betrokkenheidssystemen zijn een soort informatiesystemen die speciaal zijn ontworpen om tweerichtingsinteracties tussen overheidsorganisaties en hun belanghebbenden te vergemakkelijken. Effectieve communicatie en interactie, niet alleen met interne doelgroepen (werknemers) maar ook met externe doelgroepen (zoals burgers, bedrijven, de media en belanghebbenden binnen andere publieke organisaties), zijn van het grootste belang geworden voor overheden om publieke middelen zo effectief mogelijk te beheren.
Betrokkenheidssystemen kunnen een breed scala aan technologieën omvatten, waaronder mobiele applicaties, sociale mediaplatforms, cloudgebaseerde oplossingen en real-time communicatiemiddelen. Deze technologieën kunnen op allerlei manieren worden gebruikt om de interactie tussen medewerkers en burgers en de overheid op het gebied van financieel beheer te verbeteren.
De term werd voor het eerst gebruikt in het witboek "Systemen van betrokkenheid en de toekomst van bedrijfs-IT", geschreven door Geoffrey Moore. Sindsdien zijn systemen van betrokkenheid meer ingeburgerd geraakt en is het concept verder ontwikkeld met de opkomst van systemen van intelligentie en systemen van innovatie.
Belangrijkste kenmerken van systemen van betrokkenheid
In tegenstelling tot traditionele registratiesystemenSystemen van betrokkenheid, die vooral gericht zijn op 'backoffice' gegevensopslag en -beheer, zijn bedoeld voor gebruik in 'frontlinie'-contexten. Ze geven prioriteit aan realtime interacties en gebruikersbetrokkenheid, waardoor burgers, bedrijven en overheidsfunctionarissen kunnen samenwerken, informatie uitwisselen en bijdragen aan weloverwogen financiële beslissingen.
Betrokkenheidssystemen worden gekenmerkt door een aantal belangrijke kenmerken die hen onderscheiden van traditionele IT-systemen:
- Gedecentraliseerde architectuur: systemen van betrokkenheid zijn geen gecentraliseerde opslagplaatsen van gegevens, maar eerder gedecentraliseerde systemen die gebruikers in staat stellen om te communiceren en samen te werken op basis van hun specifieke behoeften en rollen.
- Real-time gegevensuitwisseling: systemen van betrokkenheid vergemakkelijken de uitwisseling van real-time gegevens, waardoor organisaties onmiddellijk inzichten kunnen verwerven en geïnformeerde beslissingen op het moment zelf kunnen nemen.
- Gebruikersgericht ontwerp: Aan de basis van een goed systeem van betrokkenheid ligt een filosofie waarin de gebruiker centraal staat. Ze faciliteren betrokkenheid en samenwerking tussen werknemers, klanten, partners en andere belanghebbenden en geven prioriteit aan toegankelijkheid, bruikbaarheid en een naadloze gebruikerservaring. Dit alles bevordert transparantie en verantwoording in het beheer van overheidsfinanciën.
- Mobiele mogelijkheden: systemen voor betrokkenheid erkennen de steeds mobieler wordende beroepsbevolking en bieden toegang tot tools en informatie vanaf elke plek en op elk moment.
De voordelen van systemen van betrokkenheid voor overheden
In de publieke sector kunnen systemen van betrokkenheid een transformerende rol spelen bij het verbeteren van de betrokkenheid van burgers, het vergroten van de transparantie van de overheid en het stroomlijnen van overheidsdiensten. Systemen van betrokkenheid kunnen bijvoorbeeld
- Burgers betrekken bij beleidsvorming: systemen van betrokkenheid kunnen platforms bieden voor burgers om deel te nemen aan beleidsdiscussies, waardevolle feedback te geven en overheidsbeslissingen vorm te geven
- De transparantie van de overheid vergroten: systemen van betrokkenheid kunnen gegevens en informatie van de overheid toegankelijker maken voor burgers, wat het vertrouwen en de verantwoordingsplicht bevordert.
- Openbare diensten stroomlijnen: systemen van betrokkenheid kunnen online toepassingen, het maken van afspraken en het delen van documenten vergemakkelijken, de bureaucratie verminderen en de ervaring van de burger verbeteren.
- De samenwerking tussen overheidsinstanties verbeteren: systemen van betrokkenheid kunnen silo's tussen overheidsinstanties doorbreken, zodat informatie naadloos kan worden gedeeld en diensten gecoördineerd kunnen worden geleverd.
Als het gaat om het beheer van overheidsfinanciën in het bijzonder, helpt de gebruikersgerichte, interactieve focus van systemen van betrokkenheid om de transparantie van overheidsfinanciën te vergroten, waardoor het voor burgers makkelijker wordt om te begrijpen hoe hun belastinggeld wordt besteed. Dit bevordert op zijn beurt een grotere verantwoordingsplicht van overheidsfunctionarissen en wekt vertrouwen bij het publiek.
De implementatie van een systeem van betrokkenheid voor PFM kan overheden een groot aantal voordelen opleveren, waaronder:
- Meer transparantie en verantwoording: Betrokkenheidssystemen voor het beheer van overheidsfinanciën doorbreken silo's en bevorderen open communicatiekanalen, waardoor burgers, bedrijven en andere belanghebbenden naadloos toegang hebben tot financiële informatie.
- Betere betrokkenheid van burgers: Betrokkenheidssystemen voor het beheer van overheidsfinanciën bieden burgers platforms om deel te nemen aan het begrotingsproces, feedback te geven over financieel beleid en de toewijzing van overheidsmiddelen te volgen.
- Versterkt toezicht en audit: Systemen voor het beheer van de overheidsfinanciën maken het externe actoren, zoals wetgevers en auditinstanties, gemakkelijker om doeltreffender toezicht te houden op de overheidsfinanciën, mogelijke onregelmatigheden op te sporen en te zorgen voor een correct gebruik van overheidsmiddelen.
- Gestroomlijnde financiële processen: Betrokken PFM-systemen automatiseren taken, leveren realtime gegevens en stroomlijnen communicatiekanalen, waardoor financiële processen efficiënter verlopen en minder vatbaar zijn voor fouten.
- Gegevensgestuurde besluitvorming: Betrokken PFM-systemen verzamelen, analyseren en presenteren financiële gegevens op een gebruiksvriendelijke manier, zodat overheidsfunctionarissen geïnformeerde beslissingen kunnen nemen op basis van actuele informatie.
Uitdagingen en overwegingen bij het implementeren van systemen van betrokkenheid in instellingen voor openbaar financieel beheer
Hoewel systemen van betrokkenheid aanzienlijke voordelen bieden, zijn er een aantal uitdagingen waar overheden rekening mee moeten houden. Ten eerste verwerken systemen van betrokkenheid net als registratiesystemen complexe en gevoelige gegevens, dus moeten de beveiligingsprotocollen robuust zijn. Ten tweede vormen systemen van betrokkenheid een overlay van en een aanvulling op registratiesystemen en kunnen ze afhankelijk zijn van andere systemen om goed te werken. Integratie met andere bestaande systemen moet soepel verlopen om een naadloze gegevensstroom te garanderen, gegevenssilo's te vermijden en een uniforme gebruikerservaring te garanderen; het gaat niet alleen om het nieuwe systeem, maar om de manier waarop het interageert met, ondersteuning biedt aan en ondersteund wordt door andere systemen.
Mensen zijn een van de grootste factoren bij de implementatie van IT-systemen. De overstap naar een systeem van betrokkenheid binnen PFM zal waarschijnlijk niet alleen een verandering in de afdelingsprocessen vereisen, maar ook in de organisatiecultuur. Overheden moeten een uitgebreid plan voor verandermanagement ontwikkelen om de voordelen van de nieuwe systemen te communiceren, de zorgen van belanghebbenden weg te nemen en adequate training en ondersteuning te bieden. Tot slot moeten er van tevoren afspraken worden gemaakt over plannen voor duurzaamheid en onderhoud. De duurzaamheid en het onderhoud op lange termijn van een PFM-systeem van engagement is cruciaal voor het succes ervan. Overheden moeten voldoende middelen uittrekken voor doorlopend onderhoud, upgrades en ondersteuning om ervoor te zorgen dat de systemen effectief en up-to-date blijven.
PFM systemen van betrokkenheid in de praktijk
Systemen van betrokkenheid vormen de kern van een aantal moderne overheidsstrategieën, waaronder slimme overheid, open overheid en collaboratieve resourceplanning.
In elk geval is het systeem van betrokkenheid dat deze benaderingen mogelijk maakt, afhankelijk van een effectief oplossing voor resourceplanning bij de overheid (GRP)zoals de FreeBalance Accountability SuiteTM:
- Slimme overheid en slimme stad technologieën maken gebruik van GRP transactiegegevens, records management "ongestructureerde" gegevens, software logs, Internet of Things (IoT) apparaten en e-mail, tekst en sociale media feeds. Hoewel dit met veel enthousiasme wordt ontvangen, konden sommige pilots niet succesvol worden opgeschaald omdat een effectieve onderliggende GRP-oplossing ontbrak.
- Technologieën voor open datatransparantie en betrokkenheid hebben hun oorspronkelijke belofte niet waargemaakt, omdat de meeste initiatieven gebaseerd waren op eenrichtingscommunicatie van de overheid naar burgers. Dit verandert wanneer het delen van informatie wordt vergemakkelijkt door een nauwkeurige en gebruiksvriendelijke GRP-tool, en de betrokkenheid tweerichtingsverkeer is.
- GRP-systemen en -subsystemen werden oorspronkelijk ontwikkeld om de transactieverwerking te verbeteren, maar ze bieden de mogelijkheid om de efficiëntie te verhogen wanneer ze in een context samen worden gebruikt. GRP is niet voor geïsoleerd gebruik: gebruikers hebben toegang nodig tot kennissystemen, tot beleid en procedures en tot "just-in-time" leersystemen. Ze moeten samenwerken met collega's om transacties te voltooien. En de reikwijdte van samenwerking bij transacties neemt toe met open overheidsmechanismen. Bijvoorbeeld, de workflow van een leveranciersvraag tijdens een eProcurement cyclus heeft baat bij front- en back-office integratie.
De FreeBalance Accountability SuiteTM is specifiek ontworpen voor overheden. Het biedt een reeks oplossingen voor de planning van overheidsmiddelen die een systeem van betrokkenheid ondersteunen gedurende de gehele begrotingscyclus.
Bijvoorbeeld de FreeBalance (PFM) beheertool voor overheidsfinanciën stelt overheden in staat om snel en eenvoudig wettelijk verplichte financiële rapporten online te publiceren. (GTM) Schatkistbeheer van de overheid biedt functionaliteit voor nalevingsrapportage en (CSM) Beheer van het ambtenarenapparaat levert interactieve wervings-, selectie- en inwerktools om ervoor te zorgen dat het beste personeel wordt aangenomen en behouden.
Conclusie
Door te kiezen voor systemen van betrokkenheid kunnen overheden de kloof overbruggen tussen hun interne activiteiten en hun werknemers, burgers en belanghebbenden. Betrokkenheidssystemen helpen bij het bevorderen van betekenisvolle verbindingen, verbeteren de samenwerking en zorgen ervoor dat overheden meer gericht zijn op de burger, transparanter zijn en beter inspelen op de behoeften van de gemeenschappen die ze dienen.
Lees meer over hoe de FreeBalance Accountability SuiteTM kan voldoen aan uw behoeften op het gebied van registratiesystemen, Bel met onze PFM-experts.