Doug Hadden, VP Producten
Veel systemen voor financieel beheer worden bij de overheid nog steeds onvoldoende gebruikt. In ontwikkelingslanden zijn er aanzienlijke aanwijzingen dat er grote verschillen kunnen bestaan tussen het "systeem zoals het is ontworpen" en het "systeem zoals het wordt gebruikt". Dit komt tot uiting in het hele spectrum van financieel beheer, met inbegrip van begrotingsplanning, controles, kasmiddelen, schulden, boekhouding, inkomsten, uitgaven en salarisadministratie. Bij veel overheden worden sommige van de financiële subsystemen goed gebruikt, terwijl andere niet worden gebruikt. Dit omvat op maat ontwikkelde software en Commercial Off-the-Shelf (COTS).
Er zijn vele theorieën voor deze kloof. Studies wijzen vaak op een gebrek aan "politieke wil" bij de regeringsleiding. Veel studies wijzen vaak op slecht projectbeheer, met name op organisatorisch en technisch "veranderingsmanagement". Algemeen wordt aangenomen dat de technologie niet het probleem is. Mijn mening is dat een "root cause" analyse laat zien dat technologie: de gebruikte software oplossing en de onderliggende technologische infrastructuur een aanzienlijke last toevoegt aan verandering en leiderschap. Ik heb een "root cause exercise" gedaan op basis van problemen die ik in de literatuur tegenkwam en op basis van feedback op conferenties.
1. De systemen zijn te ingewikkeld om te gebruiken
Te complexe systemen kunnen worden ingevoerd als gevolg van slecht veranderingsbeheer. Het gekozen "product" kan aanzienlijke problemen veroorzaken, vooral als het product in de eerste plaats complex is. Wat als het product is afgestemd op de behoeften van de overheid en in een soortgelijke context doeltreffend is gebruikt?
2. Gebrek aan menselijke capaciteit
Oplossingen die werken in regeringen met een vergelijkbare menselijke capaciteit en boekhoudkundige achtergrond (d.w.z. lagere Human Development Index, post-conflict, Brits Gemenebest) zijn over het algemeen niet te "complex om te gebruiken", tenzij de ambtenaren niet zijn opgeleid. Het is waar dat capaciteitsopbouw geen problemen kan oplossen met zeer complexe oplossingen - maar deze oplossingen moeten niet worden gebruikt. De uitdaging van het gebruik van een geschikte oplossing voor financieel beheer is veranderingsmanagement. Het typische probleem hier is denken dat capaciteitsopbouw alleen maar om opleiding gaat. En proberen de kosten van opleiding te drukken. Capaciteitsopbouw omvat ook mentorschap en certificering. En de capaciteitsproblemen kunnen verschillend zijn, afhankelijk van de context - er kunnen bijvoorbeeld problemen zijn met de IT-capaciteit of met de boekhoudkundige capaciteit.
Ervan uitgaande dat de systemen geschikt zijn en dat er een goed programma voor capaciteitsopbouw is geweest, wat zou kunnen verklaren waarom het systeem niet goed wordt gebruikt?
3. Gebrek aan prikkels
Er zijn misschien geen effectieve prikkels om het systeem te gebruiken. Dit is een leiderschaps- en een veranderingsprobleem.
Leiders moeten "walk the walk" en "talk the talk" over de naleving van het gebruik van de financiële systemen. Er moet een klimaat van evenredige verantwoording en beloning zijn. Dit is een van de moeilijkste veranderingsuitdagingen: het socialiseren van de verandering enerzijds (omdat veel ambtenaren de voordelen van die verandering niet zullen begrijpen) en het bieden van voordelen via prestatiebeheer of certificeringsprogramma's anderzijds.
Ervan uitgaande dat er goede stimulansen zijn, wat zou kunnen verklaren waarom het systeem niet goed wordt gebruikt?
4. Gebrek aan vertrouwen
Ambtenaren kunnen het financiële systeem wantrouwen. Dit brengt een aantal problemen met zich mee.
- Verandering: verdenking dat het systeem is ontworpen om mensen te vervangen of mensen ten onrechte te betrekken bij corruptie. Er is vaak wantrouwen tegen buitenlandse verkopers.
- Product: slechte kwaliteit en hoge kosten maken systemen minder betrouwbaar
- Leiderschap: slecht beheer van de leverancier en het leiden van een project alsof het een generieke IT-implementatie is, heeft rampzalige gevolgen.
- Technologie: slechte infrastructuur of beveiliging kan ertoe leiden dat veel ambtenaren de doeltreffendheid van het financiële systeem wantrouwen - velen zullen hun toevlucht nemen tot papier en andere workarounds.
Ervan uitgaande dat er een omgeving van vertrouwen is, wat zou het niet goed gebruiken van het systeem kunnen verklaren?
5. Geen manier om naleving te garanderen
Ambtenaren kunnen terugvallen op oude manieren als het systeem niet is ingesteld op naleving. Dit kan een projectgebrek zijn doordat de functionaliteit in het systeem niet goed wordt gebruikt. Of het kunnen productbeperkingen zijn. Er zij op gewezen dat in veel landen een aanzienlijk deel van de uitgaven "buiten de begroting om" gaat, en helemaal geen deel uitmaakt van het financiële systeem.
Samenvatting van de categorieën van oorzaken
Het is duidelijk dat het niet effectief gebruiken van software voor financieel beheer bij de overheid niet alleen te maken heeft met verandering en leiderschap. Traditionele projectmethodologieën kunnen zwaar op de proef worden gesteld door product- en technologiebeperkingen. Het idee dat het falen van Government Resource Planning (GRP) "niet te maken heeft met de technologie" (d.w.z. alles met mensen) is een misvatting.